探討掃描病案的必要性和可行性

劉紅云

重慶市涪陵中心醫院信息科病案室，重慶408099

探討掃描病案的必要性和可行性

劉紅云

重慶市涪陵中心醫院信息科病案室，重慶408099

現如今是網絡信息時代，隨著科技的迅猛發展，醫學科學正在不斷完善，醫院的病案管理也已經逐步從紙質檔案轉換為掃描文檔格式，也就是說電子檔案將逐漸成為病案管理的主流形式。在今后的醫學科技領域中，發展掃描病案是病案管理的必然趨勢，也是社會進程的必然結果。該研究首先介紹了病案的相關信息，其次詳細講解了紙質病案的弊端和掃描病案的優勢，最后敘述了掃描病案的必要性和可行性。

病案；掃描；可行性；必要性；探討分析

一直以來，醫療機構的病案管理部門都是采用紙質檔案來記錄患者的住院相關信息，即紙質材料是記錄病例僅有的一種形式。這種病案管理形式會給醫務人員的工作帶來很多不良問題[1]。比如說儲存紙質檔案的庫房緊缺、病案查找不方便、保留時間比較短等。并且在一定程度上消耗了很多人力、物力以及財力等。紙張的保護比較困難，除了一些磨損、涂改、偷盜等一些人為因素的影響，還會遇到因如火災、洪災等的自然災害的影響，造成的損失不可預計[2-3]。但病案經過掃描之后不僅不用擔心上述問題，還能快速、安全地被醫務人員查閱利用，所以說掃描病案是必要。

1 病案的相關信息

1.1 病案的定義

病案，顧名思義，是指記錄病人疾病的檔案。它的保存形式主要有紙質文檔、電子文檔、病理切片以及醫學影像檢查膠片等。它是醫療機構的病案管理部門根據相關的規定去規范的記錄和保存病人疾病臨床表現和診斷治療情況的檔案[4]。換句話說，它是醫務工作人員完整地、客觀地、真實地、連續地去觀察記錄病人的一系列病情變化、診療過程、臨床效果以及最終轉歸的疾病診療過程的文件，它是醫療方面、教學方面、科研方面的基礎資料，同時也是醫學科學的原始檔案材料。

1.2 病案與病歷的區別

病案和病歷是不同的，廣義的來講，病歷包括病案。通常來說，病歷指的是住院病歷，即是處于運行中的、還未歸檔的病案。病人在醫院內的全部病歷最終都需要存檔，存檔之后即為病案[5]。若病人想要復制或者查閱病案可以根據規定進行程序性的向醫院的病案管理部門申請。

2 紙質病案的缺點

①保存分散，難以查找，容易丟失；②內容是自由文本形式，字跡可能不清楚，內容可能不完整，意思可能模糊；③科學分析時需要轉抄，容易出現潛在的錯誤；④只能被動地供醫生作決策參考，不能實現主動提醒、警告和建議。

3 掃描病案的優點

3.1 縮小空間、便于管理

現如今，病案的數量呈逐年大幅度遞增，即使現在很多醫院的規模已經很大或者正在擴大，但除了醫療設備大批量的更新占用大量空間外，因為病案增長的速度比較快，長時間下去病案庫房不堪負重。而利用掃描病案的技術來存儲病案后，大量的病案資料得以存儲到光盤上，在一定程度上解決了庫房面積緊張的問題,大大地節省了庫房的空間。此外，由于病案保存時間比較久遠，編號和排架順序比較混亂，下架，上架，倒架十分浪費時間和人力，再加上庫房擁擠，給病案工作帶來很多不便，而且容易出錯。應用光盤技術掃描之后，按住院號排序，使用病案時可用計算機檢索查詢患者住院號、姓名，還可以使用激光打印機將病案還原，打印之后的病案蓋上公章，在法律上與原件具有同等作用，非常方便，大大減少了人工操作的工作量，同時也提高了病案查詢的準確性。

3.2 借閱便捷、效率提高

在病案實行掃描前，借閱者查閱病案資料十分麻煩，需要按照姓名或者疾病的索引去查找，程序較多，對需要交叉檢索的病案查詢時，使用手工操作無法解決，還有一些病案被借走后歸還不及時，間接地影響了他人的借閱。在實行病案掃描技術后，用如光盤、切片等進行存儲大量的病案信息，使用時可通過計算機快速查詢，簡單快捷，準確性大大提高，病案使用效率明顯提高。

3.3 方便保管、不易丟失

掃描病案使病案管理從庫房存儲形式變為了光盤存儲的電子存儲形式，電子存儲形式容量更大，保存時間更長，數據不會改變、不易丟失，避免了以往傳統的病案管理的種種不便，大大地減輕了工作人員的負擔。

3.4 優質美化工作環境、改善工作秩序

大量的病案掃描后，原始檔案全部銷毀，釋放了大量的工作空間，庫房的擁擠狹窄變得美觀整齊，而且方便醫護人員隨時借閱，建立了良好的工作秩序。

3.5 提高醫療糾紛舉證能力

通過掃描的病案，避免了紙質病案的缺頁、漏項、語意模糊、書寫潦草等問題，可能會對醫院工作造成不良影響但卻可以避免的錯誤明顯減少，為舉證倒置提供有力的法律依據。這不僅維護了醫院和醫護人員的合法權益，而且給醫院名譽、經濟效益都帶來很多益處。

4 掃描病案的必要性

4.1 應用掃描技術保存管理病案在現今醫院病案管理中的必要性

①病案需要進行備份，或者是使用光盤去記錄下來。病案必須要保管好，是不能丟失的，它是醫院病案管理部門的工作人員的一項重要任務，是工作人員的重要責任。但是不是每個醫院都能保證病案一定不會丟失。若是醫院沒有完整良好的保存病案，那么當有醫療糾紛產生時，由于無法舉證，敗訴的可能性比較大。但若是能夠運用掃描技術去復制并保存病案，然后蓋上醫院單位的公章，那么這份材料就可以和原件有著同樣重要的作用。

②掃描檔案在社會利用中是方便簡捷的，應用掃描檔案的技術可以幫助患者、醫保單位以及公檢法等去復印病案，既方便又快捷。外地的患者有需要時也可以傳真，在一定程度上幫助患者節省了時間、金錢和精力[11]。掃面檔案的效率也是相當高的，它省去了很多人力所不必要浪費的時間和精力，是紙質檔案無法超越的。

③掃描檔案在醫院內的利用也是方便簡捷的，使用計算機進行網絡信息操作，可以便捷的、有效的為醫務人員提供一些在醫療、教學、科研方面的網上信息服務，醫務人員在辦公室就可以直接查閱，省去了要去病案室查閱的時間，讓醫務人員有更加充裕的時間去為患者進行診療服務。

④通過掃描技術在電子閱覽室就可以直接查閱醫務人員想要了解的病案信息。醫療衛生服務水平比較高的、條件比較好的醫院可以建立一個電子閱覽室，方面醫務人員去查閱。

⑤醫院和醫保服務中心聯網之后可直接在網上進行查閱掃描病案。如果醫保中心的醫務人員想要審查、核對醫?；颊咴谧≡弘A段的真實的具體疾病治療過程以及一些相關信息，可以直接在辦公室內進行查看[12]。因為聯網之后電子掃描的檔案和紙質檔案是完全相同的。

4.2 在病案管理中掃描病案的優質特征

①紙質檔案長時間的查閱或是整理可能避免不了會有磨損、涂改或是丟失，甚至因為其他一些自然損害造成不必要的問題。

②掃描檔案可以讓更多人同時在網上進行查閱，即共同享用資源，這也是紙質檔案無法與之相比的。

5 掃描檔案的可行性

一般來說，縣級的醫院出院病案的情況很少，使用一臺掃描儀器完全足夠。而一臺掃描儀器的價格大約在10000元人民幣左右，一臺帶刻錄機的計算機的價格和普通計算機的價格相差不多，只是略為偏高，也就是說想要完整的掃描記錄病案的儀器的費用不是太多，各醫院可以實現掃描病案的措施。相對于一些小醫院來說，大醫院的出院病案比較多，若是資金充裕，或者因工作的必要性，可以適時增加掃描儀器的數量，方便醫務人員工作，并且要保證當天的病案當天掃描，不能放置或拖延。

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[3]念華明.電子病案應用中存在的問題與改進措施[J].中國病案,2012,13(7):18-19.

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[7]李建敏,周冬梅,王磊.基于SAS體系的存儲擴容技術[J].電腦知識與技術，2012，5（13）:14-15.

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[12]何偉,馬艷凱,馬云娜,等.病案示蹤系統應用的研究[J].中國病案，2013，14（12）:25-26.

Discuss the Necessity and Feasibility of Scanning Medical Record

LIU Hong-yun
Department of Information Science,Chongqing Fuling Central Hospital,Chongqing,408099 China

Nowadays is the era of network information,with the rapid development of science and technology,medical science is constantly improving,the management of medical record has gradually from paper files conversion for scanning document format.That is to say,electronic archives will gradually become the mainstream form of medical record management. In the field of medical science and technology in the future,the development of the medical record is the inevitable trend of medical record management,and is the result of inevitable result of social processes.This paper first introduces the relevant information of the medical record,secondly explains the disadvantages of paper medical record and the advantages of the scan,and then describes the necessity and feasibility of the medical record.

Medical record;Scanning;Feasibility;Necessity;Analysis

R197.322

A

1672-5654(2015）05(b）-0082-03

2015-03-02）

劉紅云(1965-)，女，重慶長壽人，本科，檔案館員，研究方向：病案管理。