新形勢(shì)下醫(yī)院辦公室工作的創(chuàng)新

黎芳玲

廣西壯族自治區(qū)河池市天峨縣人民醫(yī)院人事科，廣西河池547300

新形勢(shì)下醫(yī)院辦公室工作的創(chuàng)新

黎芳玲

廣西壯族自治區(qū)河池市天峨縣人民醫(yī)院人事科，廣西河池547300

醫(yī)院辦公室為醫(yī)院行政管理部門，是醫(yī)院各機(jī)關(guān)的樞紐，將各職能部門緊密聯(lián)系起來(lái)，對(duì)醫(yī)院的順利運(yùn)轉(zhuǎn)具有十分重要的作用。隨著改革創(chuàng)新步伐的加快及醫(yī)療理念的轉(zhuǎn)變，醫(yī)院辦公室工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。該研究首先對(duì)醫(yī)院辦公室職能進(jìn)行概述，進(jìn)而對(duì)新形勢(shì)下醫(yī)院辦公室工作面臨的挑戰(zhàn)進(jìn)行分析，最后提出幾點(diǎn)創(chuàng)新的建議，以期為新形勢(shì)下醫(yī)院辦公室工作的改進(jìn)提供參考。

新形勢(shì)；醫(yī)院；辦公室工作；創(chuàng)新

近年來(lái)，在醫(yī)療改革模式的推動(dòng)下，醫(yī)療市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激化，為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，醫(yī)院需不斷提高自身業(yè)務(wù)能力，對(duì)醫(yī)院行政服務(wù)能力及效率進(jìn)行強(qiáng)化[1]。在新形勢(shì)下，醫(yī)院辦公室工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)，只有結(jié)合自身職能特點(diǎn)及醫(yī)院具體實(shí)際，才能有效提升醫(yī)院辦公室工作的效能，確保醫(yī)院各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行。本文從辦公室職能的角度出發(fā)，對(duì)新形勢(shì)下醫(yī)院辦公室工作進(jìn)行簡(jiǎn)要的分析。

1 醫(yī)院辦公室職能概述

作為醫(yī)院行政工作的管理部門，醫(yī)院辦公室是綜合性的辦事機(jī)構(gòu)，對(duì)醫(yī)院各部門的工作進(jìn)行協(xié)調(diào)，其職能主要包括輔助決策、落實(shí)管理及檢查督辦等。

1.1 輔助決策

醫(yī)院辦公室作為輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的機(jī)構(gòu)，可向領(lǐng)導(dǎo)提供決策建議及方案，具有戰(zhàn)略性及全局性的意義。在制定重要決策時(shí)，辦公室可充分發(fā)揮自身行政管理職能，強(qiáng)化各部門之間的聯(lián)系，向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)詳細(xì)反饋研究結(jié)果，從實(shí)際出發(fā)，為領(lǐng)導(dǎo)層提供準(zhǔn)確的第一手材料。

1.2 落實(shí)管理

通常情況下，醫(yī)院決策需通過(guò)辦公室進(jìn)行傳達(dá)，體現(xiàn)了辦公室的權(quán)威及能力；同時(shí)，及時(shí)傳達(dá)及協(xié)調(diào)管理也是醫(yī)院辦公室工作的重要職能。醫(yī)院開(kāi)展的各項(xiàng)活動(dòng)涉及到各個(gè)部門，因此，辦公室需起到良好的協(xié)調(diào)作用。在開(kāi)展活動(dòng)時(shí)，需及時(shí)反饋各種信息。醫(yī)院辦公室需對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃中的各種矛盾進(jìn)行綜合分析，作為各科室運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐，辦公室需充分發(fā)揮管理、協(xié)調(diào)的作用，盡量消除不利因素，不斷提升自身工作效率[3]。

1.3 檢查督辦

醫(yī)院辦公室被形象地喻為醫(yī)院的“心臟”，提高醫(yī)院職能部門的工作能力是目前各階層醫(yī)院管理層面臨的重點(diǎn)和難點(diǎn)。醫(yī)院辦公室工作可作為醫(yī)院行政工作效果評(píng)定的重要指標(biāo)，同時(shí)可對(duì)醫(yī)院行政工作進(jìn)行監(jiān)督，有利于醫(yī)院將被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，由事后服務(wù)向事前服務(wù)轉(zhuǎn)變，保證醫(yī)院各項(xiàng)行政工作落實(shí)到實(shí)處，提高各部門的工作效率，推動(dòng)醫(yī)院工作更好更快的發(fā)展[4]。

2 新形勢(shì)下醫(yī)院辦公室工作面臨的挑戰(zhàn)

在醫(yī)療市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈演愈烈的背景下，醫(yī)院傳統(tǒng)運(yùn)營(yíng)機(jī)制及管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。因此，新形勢(shì)對(duì)醫(yī)院辦公室職能提出了新的要求，促使其向多元化、現(xiàn)代化及科學(xué)化發(fā)展。

2.1 職能多元化

在新形勢(shì)下，辦公室服務(wù)的對(duì)象及內(nèi)容發(fā)生了劇烈的變化，呈現(xiàn)服務(wù)多元化的趨勢(shì)。首先，服務(wù)對(duì)象，不再單單服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)層，同時(shí)需為相關(guān)科室、患者及家屬提供服務(wù)。其次，服務(wù)內(nèi)容也從過(guò)去的傳遞決策轉(zhuǎn)變?yōu)橹苯訁⑴c、信息反饋等。

2.2 工作現(xiàn)代化

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展使得計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)在醫(yī)院工作中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛。近年來(lái)，大部分醫(yī)院已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙化辦公轉(zhuǎn)變?yōu)闊o(wú)紙化辦公，要求醫(yī)院辦公室工作人員具備較高的工作能力。在改善醫(yī)院辦公室工作條件上，醫(yī)院花費(fèi)了大量的力度及經(jīng)費(fèi)，在優(yōu)化醫(yī)院辦公室工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度的同時(shí)，有效提高了其服務(wù)質(zhì)量及效率。傳統(tǒng)的辦公室工作人員主要為一線選調(diào)，現(xiàn)階段，醫(yī)院需提高辦公室工作人員的能力，需聘用專業(yè)性較強(qiáng)的專業(yè)人士，且具備過(guò)硬的現(xiàn)代化辦公技能，可熟練掌握各種辦公軟件、設(shè)備的使用。

2.3 管理精細(xì)化

醫(yī)院管理模式對(duì)醫(yī)院的發(fā)展具有十分重要的影響，近年來(lái)，為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，各級(jí)醫(yī)院對(duì)國(guó)外先進(jìn)管理理念及模式進(jìn)行了學(xué)習(xí)和借鑒。在醫(yī)院轉(zhuǎn)變管理模式的情況下，醫(yī)院辦公室的管理需向精細(xì)化發(fā)展，需對(duì)各工作崗位的職責(zé)進(jìn)行明確，并制定合適的獎(jiǎng)懲機(jī)制，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，以提高醫(yī)院辦公室工作的有效性及管理科學(xué)性。

3 新形勢(shì)下強(qiáng)化辦公室效能的建議

新形勢(shì)下，醫(yī)院辦公室需直面挑戰(zhàn)，改變傳統(tǒng)管理模式，盡量減少資源浪費(fèi)，不斷提高工作效率。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，可采用以下幾點(diǎn)措施：

3.1 完善相關(guān)規(guī)章制度

制定符合醫(yī)院具體實(shí)際的規(guī)章制度，對(duì)醫(yī)院辦公室每位工作人員進(jìn)行定崗，詳細(xì)劃分各崗位的具體職責(zé)，并將崗位職責(zé)作為績(jī)效考核的依據(jù)，納入年終考核的評(píng)定中。如出現(xiàn)責(zé)任交叉現(xiàn)象，則需依據(jù)情況，對(duì)主要及次要責(zé)任人進(jìn)行區(qū)分[5]。另外，針對(duì)醫(yī)療過(guò)程中可能出現(xiàn)的糾紛，對(duì)接訪流程進(jìn)行細(xì)化，制定相應(yīng)的預(yù)警分級(jí)制度，落實(shí)責(zé)任。通過(guò)規(guī)章制度的完善，對(duì)辦公室及醫(yī)院全部人員給予有效的獎(jiǎng)懲制度，調(diào)動(dòng)工作人員的主動(dòng)性及積極性，以利于醫(yī)院辦公室工作人員工作效率的提高。

3.2 轉(zhuǎn)變服務(wù)理念

在工作中，醫(yī)院辦公室需樹(shù)立以人文本的理念，服務(wù)于廣大群眾及醫(yī)務(wù)人員，在情感上貼近職工、在利益上維護(hù)職工。在與患者和家屬進(jìn)行溝通時(shí)，需學(xué)會(huì)換位思考和傾聽(tīng)，同時(shí)需學(xué)會(huì)拒絕無(wú)理的要求，盡量將簡(jiǎn)單的信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息。在工作中，辦公室人員需改變思維方式，勇于突破常規(guī)，創(chuàng)造性地開(kāi)展各項(xiàng)工作。為了達(dá)到以上要求，辦公室工作人員需發(fā)揮吃苦耐勞的精神，不斷學(xué)習(xí)、充實(shí)自己，以具備良好的人文素養(yǎng)及專業(yè)知識(shí)，不斷開(kāi)發(fā)自身的潛力，提高個(gè)人綜合素質(zhì)，盡量做到領(lǐng)導(dǎo)、患者、職工滿意。

3.3 完善督查制度

必要情況下，醫(yī)院辦公室可成立督查小組，完善醫(yī)院管理工作的督查。在開(kāi)始階段，醫(yī)院進(jìn)行重大決策及工作部署后，督查小組需及時(shí)進(jìn)行討論，將內(nèi)容一一落實(shí)后方可開(kāi)展立項(xiàng)；并將所有辦理意見(jiàn)進(jìn)行登記，堅(jiān)持專事專項(xiàng)的原則，將相關(guān)資料進(jìn)行調(diào)查，并依據(jù)相關(guān)要求對(duì)記錄表進(jìn)行填寫，完成后封檔封存。在進(jìn)行交辦時(shí)，需將任務(wù)明晰化、量化，與相關(guān)部門進(jìn)行溝通，對(duì)管理事項(xiàng)的進(jìn)展進(jìn)行深入了解，在遇到問(wèn)題時(shí)需迅速提出解決方案，并催辦、督辦。

3.4 充分發(fā)揮輔助決策的作用

為了減輕醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層的工作壓力，集中精力進(jìn)行其他重大問(wèn)題的思考，在領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行決策時(shí)，醫(yī)院辦公室需及時(shí)提供輔助性建議，把握政策及會(huì)議的方向，盡量減少領(lǐng)導(dǎo)在決策時(shí)可能出現(xiàn)的缺漏。另外，辦公室需對(duì)各項(xiàng)文件資料、審核工作等進(jìn)行精簡(jiǎn)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)制定的決策文件進(jìn)行復(fù)查，遇到問(wèn)題需及時(shí)報(bào)告，充分發(fā)揮輔助決策的職能，樹(shù)立參與管理和決策的意識(shí)。

4 結(jié)語(yǔ)

在醫(yī)院改革創(chuàng)新的形式下，醫(yī)院辦公室的工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。為了進(jìn)一步提高自身的工作職能和效率，醫(yī)院辦公室需明確自身工作職能，了解新形勢(shì)下的職能發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)完善相關(guān)規(guī)章制度及督查制度、轉(zhuǎn)變服務(wù)理念、充分發(fā)揮輔助決策的作用，以更好地發(fā)揮中心樞紐的作用。充分調(diào)動(dòng)醫(yī)院工作人員的工作積極性，有利于醫(yī)院工作的有序開(kāi)展，從而立足于激烈的競(jìng)爭(zhēng)中。

[1]王映璇,申玫鑫.淺析醫(yī)院辦公室文秘人員的信息素養(yǎng)[J].中國(guó)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育,2014,20(2):118-119.

[2]王鳳英.對(duì)深化地方醫(yī)院辦公室工作的思考[J].中國(guó)保健營(yíng)養(yǎng)（上旬刊）,2014,24(7):4564-4565.

[3]謝雄英.淺談醫(yī)院辦公室工作人員應(yīng)具備的工作能力與心理素質(zhì)[J].醫(yī)學(xué)信息,2014,18(21):29.

[4]劉樂(lè).淺析PDCA循環(huán)法在醫(yī)院辦公室管理中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代醫(yī)院,2014,23(7):115-116.

[5]鄧麗瓊.淺談如何科學(xué)高效做好辦公室工作[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘（電子版）,2013,14(26):164-166.

Innovative Thinking Hospital Office Work Under the New Situation

LI Fang-ling
Human Resources Section,Tian'e County People's Hospital,Hechi,Guangxi，547300 China

Hospital to hospital administration department office is the hub of the organs of the hospital,will be closely linked to the various functional departments,to the smooth functioning of the hospital has a very important role.With the change to accelerate the pace of reform and innovation and medical philosophy,the hospital administration is facing unprecedented challenges.In this paper,the hospital office work under the new situation analysis,the first overview of the hospital office functions,and then to the challenges in the new situation facing the hospital office to analyze,and finally put forward some innovative suggestions in order to work for the hospital administration under the new situation improved reference.

New situation;Hospitals;Office work;Innovation

R197.3

A

1672-5654(2015）05(b）-0089-02

2015-03-02)

黎芳玲（1971.11-），女，水族，專科,廣西河池人，主管護(hù)師，主要從事醫(yī)院辦公室、人事科工作。