適應新醫改形勢下的醫院檔案管理改進方案探討

王志超

山東省菏澤市第三人民醫院醫保辦，山東菏澤 274000

近年來新醫改針對醫療衛生體制所存在的問題提出了相應的改革意見。改革的根本目的在于解決群眾在接受醫療過程中所遇到的普遍問題，從眼前入手，努力解決群眾“看病難”的問題，并希望醫改的長期實行最終能夠為群眾提供安全、有效、方便、價廉的醫療衛生服務[1]。為人民群眾服務責任重大，責任驅使，醫療機構需要從多種方面入手，發現并解決醫院存在的及潛在的管理隱患。

作為醫療水平發展過程及醫療過程的記錄載體，回顧總結醫療過程提高醫療水平的寶貴財富，醫院檔案管理制度改進方法的制定與實施是對醫學科學的負責，使醫療水平在總結與思考中提高，更是對患者的負責[2]。面對基礎的檔案管理工作幾乎被忽略的現狀，從管理制度、管理團隊、懲罰標準、管理方法的改革等方面入手，將現有的物質、人力資源充分利用，融入電子管理系統、新的醫療理念等因素，對醫院檔案管理制度的改進進行了探討。新元素的融入，新路徑的探索為檔案管理的嚴謹性、完整性及系統性的提高提供了條件。

1 醫院檔案管理現狀存在的分析

1.1 意識薄弱，態度不積極

不能夠準確定位醫院檔案管理工作的意義，給予的重視程度不足是目前檔案管理工作停滯不前的主要原因[3]。究其原因，醫院檔案管理工作與醫院的治療工作不同，前者不能夠為醫院帶來直接的利益、名譽等，更多的是在幕后充當著促進醫院醫療水平的發展、記錄醫院日常情況的工具。相對于將更多的注意力放到長期才能見效的檔案管理的發展中，將物質及資源直接應用到臨床技能的培訓與應用中似乎能得到更多人的呼應。

1.2 懈怠管理，制度不完整

由于對醫院檔案管理的重視程度普遍較低，醫院不能夠定期修正管理制度，甚至沒有一個完整的管理制度。不完善的制度為日常的檔案管理工作帶來了多方面的阻礙，如材料收集不完全，檔案整理不及時，經驗總結不出來，心得、意見無法交流等。對醫療工作的定期總結，醫療水平的階段性提高造成了影響。出現信息收集率和利用度降低的現象，使檔案管理的意義不能夠充分發揮，浪費了信息資源[4]。長期的管理與整理過程脫節，使工作重點與時代的發展也逐漸脫節，得不到更新的醫療觀念與群眾需求之間的差距也將逐漸拉大，由此帶來的結果將與新醫改意見背道而馳。

1.3 管理人員素質各異，專業度不高

管理人員工作能力的強弱不等，素質高低不一也與對檔案管理的認識不足密切相關。多數人員為非專業人員，專業人員的工作積極性會受到一定影響，身兼數職的非專職人員的工作效率也將受到影響[5]。這樣的人員結構應用于檔案管理中實在是難以保證高效率的工作。人員對檔案管理相關法規的不熟悉、對檔案管理根本職責的未透徹理解，使檔案管理工作難以保證其合理性甚至合法性。

1.4 設備不良，管理模式落后

由于管理團隊專業性的缺乏，一些管理人員由于工作任務重而不能夠將足夠的精力集中到檔案管理工作中導致，檔案管理模式難以得到突破。常規的檔案保存受到時間和空間的限制，為檔案的查找和存放工作帶來了困難。因存放空間不足而不能夠繼續存放的資料，其所包含的信息財富也將永久地被移除。定期整理時，由于過多的檔案量，對人力資源的要求也極高，且存在一定的失誤發生率。不能夠將進步的科學技術應用于檔案的管理中也是需要給予關注的問題之一。

2 針對問題做出的改進措施

2.1 努力完善管理制度，強化管理模式

改善醫院檔案的管理，首先需要對新醫改的中心思想進行學習和了解。將檔案管理制度的制定原則與新醫改的指導思想、基本原則和總體目標保持同步。發揚以人為本的原則，將人民的利益放在第一位，結合我國國情及醫療行業行情，努力發展中國特色的醫療衛生體制[6]。綜合新醫改的要求，檔案管理制度的改革也應以發現問題，探討方案，解決問題的步驟給予全程的計劃。首先組成具有足夠專業性的檔案管理團隊，各團隊人員在工作中各司其職，分配的工作任務應涵蓋檔案管理工作中的方方面面。工作內容則通過討論得到總結，從檔案收集到分類、儲存、整理到學習總結，制定一個流程作為規范。任何事情的成功都需要一個目標，驅使人們向著這個目標而努力。可以為整體制定工作目標，如成功維修醫療儀器的概率，也可以依據各人工作能力的差異，為每個人制定不同的工作目標。將檔案管理的主動權掌握回檔案管理小組的手中，而不是各個流程的負責部門都分隔開。用統一的規范，統一的管理原則，促進檔案管理工作向規范的方向發展，提高檔案管理工作進行的效率。

2.2 加強管理人員培訓，提高管理專業性

想要擁有一個高工作效率的工作團隊，就要保證這個團隊的專業性。故對檔案管理小組人員進行專業培訓是檔案管理改進道路上不可或缺的一部分。組織小組人員學習有關檔案管理的基本規章制度，一定階段的學習后可以通過階段性的考核來檢驗受試者是否具備成為專業檔案管理人員的資格。嚴格的學習與考核制度，使醫院檔案管理小組成員的整體專業水平提高，有利于團隊內部的協調與合作。團隊的默契配合能夠不斷產生新穎的想法，從本質工作效率的提高到后續影響到醫院整體醫療水平的提高、醫院的醫療環境建設及醫療特色的發揮均能夠起到積極的作用。

2.3 設定獎懲制度，調動工作積極性

除了完善的管理制度和高效的工作團隊，高漲的工作積極性在工作的順利進行中必不可少。根據個人目標的到達與否，團隊目標的達到與否給予適當的獎勵和懲罰，能夠調動團隊工作的積極性，對團隊的協作能力培養也能夠起到積極的作用。團隊意識的增強有利于信息的流通，有助于每位成員對工作現狀的了解。

2.4 加強檔案規范性，將現代因素融入檔案管理

制定統一的書寫格式，并嚴格進行檢查，如有不符合要求的必須改正。這對檔案的納入和查找能否高效進行起著關鍵性的作用，是對患者的負責也是對醫院的負責。此外，現代科技迅速發展，電子檔案也逐漸融入到了醫療衛生行業的日常工作當中[7]。在電子檔案的使用過程中，需要通過系統安全保障保證系統的保密性，不得使資料落入濫用之人手中。定期進行備份也是需要注意的工作，電子檔案在應用方面的簡便性、多樣性使檔案的整理工作輕松了不少。但需注意納入時的準確性并隨時關注軟件的更新情況，做到真正的與時俱進。

2.5 提高檔案的利用率

檔案整理的最終目的在于發揮其信息中所包含的內容。故在整理檔案的過程中，工作人員需要盡可能以便于利用的原則對檔案進行分類整理[8]。定期的檔案匯總，按照科室或研究領域進行簡單的匯總，將最新發現的具有實用價值的內容呈現給一線醫療工作人員，為使用者提供更多的信息。另外要善于從整理結果中發現問題，并解決問題。

3 結語

綜上，醫院檔案的管理對醫院各方面水平的提高均能夠起到積極的作用，作為醫療工作人員，應發現其潛在的作用。以科學、創新的管理原則發現并努力解決出現于醫院檔案管理中的問題。

[1]曾永輝.新形勢下醫院檔案管理工作的新思路探究[J].中國當代醫藥，2013,20（11）:143-144.

[2]楊慧莉.新醫改下醫院檔案管理的改進方法探究[J].當代醫學，2013,19（10）：26-27.

[3]糜瑛.淺析醫院檔案管理[J].中國現代醫生，2011,49（20）：136-137.

[4]黃桂敏.新醫改時期醫院綜合檔案管理工作的思考[J].中國醫藥指南，2013,11（16）：781.

[5]何姝婧.新醫改下醫院檔案管理中存在的問題及改進策略[J].中國醫藥科學，2012,2（15）：163-164.

[6]劉良鳳.簡析醫院檔案管理中存在的問題與對策[J].中醫藥管理雜志，2013,21（2）：203.

[7]王莉紅.淺談醫院檔案管理工作中存在的問題及對策[J].基層醫學論壇，2011（15）：560-561.

[8]胡慶宏.基層醫院檔案管理現狀分析與對策[J].中國當代醫藥，2012,19（13）：153-154.