國際工程物資采購管理信息系統研究

中石化中原石油工程有限公司海外工程公司 張亞紅

國際工程物資采購管理信息系統研究

中石化中原石油工程有限公司海外工程公司 張亞紅

摘 要：隨著中國企業(yè)進入國際工程市場，企業(yè)面臨著新的采購和物流環(huán)境，同時，以信息技術為主的高新技術不斷發(fā)展，建立國際工程物資采購管理信息系統，是企業(yè)生產運行的重要保障和提高競爭力的有效途徑。本文從物資采購管理的演變出發(fā)，論述了如何結合采購策略建立國際工程物資采購管理信息系統，為企業(yè)國際工程物資管理提出建設性解決方案。

關鍵詞：國際工程 物資采購管理 信息系統

國際工程管理過程中，要應對國內物資供應周期延長，工程所在國物資供應種類不全、價格高，物資標準不統一，商業(yè)慣例不同以及法律法規(guī)和海關政策的波動，用傳統的國內物資管理方式已經不能適應上述要求。利用物資管理信息系統保障物資供應，提升管理水平具有十分重要的現實意義，其中，物資采購管理信息化是物資管理信息系統的核心內容。

1 物資采購管理

1.1 物資采購管理的概念

供應鏈環(huán)境下物資采購管理的定義：物資采購管理是計劃、執(zhí)行、評價和控制采購戰(zhàn)略的過程，在此過程中，執(zhí)行采購決策，指導采購活動，利用企業(yè)自身優(yōu)勢，實現公司的長期目標。物資采購管理的目標：對物資進行有效管理，從而降低企業(yè)生產成本，加速資金周轉，進而促進企業(yè)盈利，以提高企業(yè)在市場中的競爭力。

1.2 物資采購管理的演變

企業(yè)的物資采購管理經歷了按庫采購、按單采購和準時化采購的階段，現已進入供應鏈環(huán)境下的戰(zhàn)略采購管理階段。隨之，采購上升到戰(zhàn)略高度，與企業(yè)的戰(zhàn)略管理相結合。

1.3 供應鏈采購管理的核心思想

1.3.1 從為庫存采購轉變?yōu)橛唵尾少?/p>

采購活動的管理目標在供應鏈管理模式下不再以補充庫存為目標，而是以客戶需求為導向，采用訂單驅動方式，以制造訂單驅動采購訂單，采購訂單再驅動供應商，以“拉式”代替“推式”，以“準時供貨”代替“庫存儲備”；信息傳遞方式變化，供應商共享制造商信息，提高供應商應變力，供應鏈系統得以準時響應用戶的需求，以此降低庫存成本，提高企業(yè)的物流速度和庫存周轉率。

1.3.2 重點是管理外部資源，建立業(yè)績評價和激勵機制

供應鏈管理思想是系統性、協調性、集成性、同步性，在生產控制中要求采用基于訂單的準時化生產模式，要求企業(yè)與供應商保持信息聯系和合作，提高企業(yè)采購的柔性和市場的響應能力。采購工作的重點是對外部資源進行有效管理，包含：參與供應商的產品設計和產品質量控制，以增強供應鏈的敏捷性和產品的質量保證；為供應商提供相關培訓，改善產品質量；制定供應商評價和激勵制度，建立供應商退出機制，形成穩(wěn)定的、多層次的供應商網絡，與戰(zhàn)略型物資的供應商建立戰(zhàn)略伙伴關系。

1.3.3 企業(yè)和供應商是雙贏的戰(zhàn)略協作伙伴關系

傳統采購模式中，系統協調性差，企業(yè)和各供應商沒有協調一致的計劃，供應商與需求企業(yè)之間是簡單的買賣關系，無法解決涉及全局性、戰(zhàn)略性的供應鏈問題。在供應鏈環(huán)境下，實現企業(yè)與供應商雙贏的合作伙伴關系，各環(huán)節(jié)相連形成整體，供需雙方緊密合作，表現在供應商在企業(yè)的幫助下降低成本、改進質量、產品開發(fā)加快。同時，供應商為企業(yè)提供上游市場行情分析供企業(yè)決策參考，雙方建立相互信任的關系，提高交易效率，降低交易費用，用長期合同取代短期合同。這種戰(zhàn)略協作伙伴關系解決了傳統模式中的信息扭曲問題，避免了因需求放大而造成的過剩庫存，降低了交易過程中因不可測的需求變化而導致的運輸過程、信用、產品質量等風險。

1.3.4 信息化采購

以信息技術為手段，信息化使供應鏈管理區(qū)別于傳統意義的管理。采購信息化體現在采購內部業(yè)務信息化和外部運作信息化兩方面。為了優(yōu)化物資采購管理，從初級供應商開始，環(huán)環(huán)相扣，直至貨物最終到達用戶手中，按鏈的性質改造企業(yè)業(yè)務流程節(jié)點，實現各個節(jié)點都具有處理物流、信息流的自組織和自適應能力。形成貫穿物資采購體系的數據庫的信息集成，從而反饋質量數據并集中協調不同企業(yè)的關鍵數據。關鍵數據指生產計劃、訂貨預測、庫存狀態(tài)、缺貨情況、運輸安排等數據。

2 采購策略

科學的采購策略對采購管理具有重要意義。采購策略旨在確定物資采購及操作執(zhí)行的管理原則，是采購部門為了實現企業(yè)的整體戰(zhàn)略目標，在充分分析企業(yè)的外部宏觀環(huán)境和供應商所處行業(yè)環(huán)境以及企業(yè)內部微觀環(huán)境的基礎上，確定采購管理目標，制定采購規(guī)劃并組織實施的一個動態(tài)管理過程。采購策略要解決的問題包括：如何確定不同種類的供應商的準入條件，如何選擇和評價供應商，與供應商建立何種關系，對不同種類的供應商如何建立考評體系，如何依據物資分類的不同采取相應的采購策略，如何確定采購的時間、地點、數量和價格，如何確定各類物資適應的供應商，如何控制采購的風險等。

在供應鏈環(huán)境下，企業(yè)采購策略應遵循內外兼顧、縱橫聯合、戰(zhàn)略合作、溝通流暢、信息透明，風險分擔和利益共享原則。其中，外因包括法律因素、經濟環(huán)境、技術發(fā)展、采購市場動態(tài)、供應商素質等多個方面；內因包括企業(yè)的目標和政策、原料的重要性程度、產品在生命周期所處的位置等方面。企業(yè)應根據不同因素對企業(yè)戰(zhàn)略目標的影響、運用的資源和面臨的不同環(huán)境而采取適合企業(yè)實際情況的采購策略。

基于物資供應細分方法的采購策略充分意識到不同類型的物資需要不同采購策略與之相適應，它在對物資供應細分的基礎上對不同類型的物資采取差別化的策略，為不同類型物資制定不同的采購策略，分配相應的管理資源，使企業(yè)實現采購管理效率最大化。

物資供應細分是采用采購風險度及成本/價值兩個指標對采購物資進行分類，這樣細分后的物資按供應市場特征及其價值重要性分成不同的組，每組物資具有相似的特征。各個分組物資的特征不同，采購管理也有很大差異，相應的采購策略也要實現差別化。

差別化采購策略主要體現在供應商管理、采購活動管理、庫存管理等方面，本文主要從采購活動管理的差異性進行闡述。

2.1 戰(zhàn)略物資采購策略

戰(zhàn)略物資的特征是采購金額大，采購金額對企業(yè)的成本和利潤的影響大，物資技術專有性或特殊性強，市場上的供應商數量少，采購成本和采購風險高，所以，此類物資對企業(yè)影響很大，是企業(yè)物資管理的重點。

對于此類物資，除了價格，質量、市場供應的穩(wěn)定性和競爭性等也是采購要考慮的重要因素。基于上述特點，采購策略如下：

(1)通過各種協同與關鍵供應商在企業(yè)計劃和發(fā)展方面保持溝通，提高產品質量，保障供給，建立長期合作，努力與合適的供應商之間建立戰(zhàn)略合作伙伴關系，介入供應商的產品設計和開發(fā)，充分利用供應商的專業(yè)技術和創(chuàng)新能力，實現產品創(chuàng)新或使供應商在資源方面做好準備，設置安全庫存。

(2)此類物資的供應商管理要強化供應商關系管理，增強彼此的信任和依賴。

(3)通過信息系統與戰(zhàn)略合作伙伴實施系統連接，一方面，保障物資供應；另一方面，可以降低庫存。通過企業(yè)和供應商的合作，提高雙方聯合競爭力。

(4)發(fā)展新供應商，將相對低風險和低金額的戰(zhàn)略型物資向杠桿型物資轉化。

2.2 瓶頸物資采購策略

瓶頸物資的特征是采購金額不高，但非常專業(yè)或受到專有技術、專利、市場規(guī)模的限制，而且供應商在雙方關系中出于支配地位，這會導致高昂的價格，較長的交貨時間和低質的服務，市場供應不充分，供應商數量少，選擇供應商的權利受限，采購難度大，重新尋源需要消耗較多資源。此類物資雖然采購金額不高，但采購風險大，增加企業(yè)的經營風險。對于這類物資，應降低其在數量和質量上的風險。基于上述特點，采購策略如下：

(1)考慮供應中“斷和長”采購周期等因素，應通過與供應商形成比較穩(wěn)定、相互信賴的合作關系，簽訂長期合作合同，使供應商提前獲得采購需求或較準確的需求預測，努力減少這類采購在質量和數量上的風險。

(2)在供應商相對固定的基礎上將重點放在確定公平價格方面，設置安全庫存。

(3)通過設計部門的重新設計來弱化其專業(yè)性、獨特性或集中資源開發(fā)新的供應商，降低采購風險，將瓶頸型物資向普通型物資轉變。

2.3 杠桿物資采購策略

杠桿物資的特征是采購資金高，此類物資對企業(yè)運營影響較大，占企業(yè)成本的比重大，價格變化將對企業(yè)的成本造成相對較大的影響，而且市場供應充分，供應商數量多或有較多可替代物資，轉換供應商的難度和成本不大，物資的價格彈性較大。總之，此類物資雖然采購成本高，但采購風險不大，對企業(yè)成本、利潤影響大。基于上述特點，采購策略如下：

(1)通過中短期計劃整合采購需求，通過集中和標準化需求實現價格批量優(yōu)勢，并適當運用一攬子合同，提高執(zhí)行率，確保決策受控。

(2)通過擴大尋源范圍，運用適當的供應商選擇方法等手段，獲得總擁有成本的競爭低價。

(3)在供應商管理上，企業(yè)不必與供應商建立密切的關系，需對供應商實施動態(tài)管理，引進競爭機制。

(4)運用信息系統整合采購需求，提高執(zhí)行效率，保持戰(zhàn)略尋源收益，提高決策支持度。

2.4 普通物資的采購策略

普通物資的特征是品種多采購金額小，供應充分，有較多的供應商，不同供應商提供的物資差異小，操作成本對于采購支出來說較高，采購風險不大，對企業(yè)成本、利潤影響小。基于上述特點，應簡化操作，降低操作成本，采購策略如下：

(1)物資標準化，應用信息系統，簡化采購操作，提高流程效率。

(2)適當選擇距離較近的本地供應商，實施供應商管理庫存的采購模式。

(3)整合供應商的數量，與優(yōu)質供應商合作，穩(wěn)定價格，尋求增值服務和利益，在低投入的基礎上建立供應商進入與退出機制，強化競爭。

3 物資采購管理信息系統的建立

3.1 物資采購管理信息系統框架

采購策略的實現和采購業(yè)務的提升離不開采購系統的建立，采購系統要實現物資采購業(yè)務全流程、全覆蓋，實現管理與交易一體化，實現業(yè)務管理分級授權的目標。以采購管理體系為基礎，建立物資采購管理信息系統。

物資采購管理信息系統應包括基礎平臺和業(yè)務交易平臺，基礎平臺包括物資管理及供應商管理等模塊，業(yè)務交易平臺應包括采購管理、交易管理等模塊。

采購計劃作為物資采購的源頭可以由ERP系統計劃管理模塊實現。利用ERP強大的資源平衡功能，實現需求計劃層層上報、匯總、平衡，產生擬采購計劃，并從ERP系統傳輸到物資采購管理信息系統。

采購計劃經過物資采購管理信息系統的采購管理、交易管理、招標管理等模塊進行相關業(yè)務處理后形成采購訂單。采購計劃經過物資采購管理信息系統內部的“分級目錄”處理后，實現采購物資分類，進而制定差別化的采購策略。采購人員在系統內依據采購計劃的具體采購物資確定采購方案，采購方案在線審批后，采購人員依據采購方式(公開招標、邀請招標、詢價、競爭性談判、單一來源)的不同，在物資采購管理信息系統上實現動態(tài)采購交易，依據采購交易結果最后確定采購結果，采購結果在線審批后，依據審批后的采購結果生成采購訂單，使整個采購過程實現業(yè)務處理自動化、業(yè)務管理規(guī)范化。

3.2 物資采購管理信息系統的設計思想

3.2.1 集成性

整體上實現采購供應鏈前后貫穿。采購交易向前與ERP系統的計劃管理模塊銜接，采購交易向后實現與ERP采購訂單、結算的銜接；物資采購管理信息系統內部通過物資供應細分、采購方案和采購結果與交易的結合，加強了管控，提升管理水平。

3.2.2 統一性

所有的采購交易活動，所有的采購方式都在此系統上完成，并統一相關的流程。

3.2.3 一體化

實現門戶、決策、業(yè)務管理、基礎管理的綜合性信息管理系統，并為與合作伙伴在系統上交流奠定基礎。

3.2.4 分級授權

每個層級根據其管理權限分別授權，實現控制器對應對的物資管理和交易權限。

3.3 物資采購管理信息系統功能

物資采購管理信息系統包括決策平臺、業(yè)務管理平臺、業(yè)務交易平臺、基礎管理平臺、系統門戶五個部分。決策平臺包括采購戰(zhàn)略管理、決策分析報告、業(yè)務情況報表等模塊；業(yè)務管理平臺包括需求和采購計劃管理、采購管理、招標管理、合同管理、結算管理、倉儲管理、配送管理等模塊；業(yè)務交易平臺包括交易管理等模塊；基礎管理平臺包括供應商管理、物料管理、專家管理、質量管理、價格管理、目錄管理、知識管理等模塊。

4 結語

信息化程度決定企業(yè)的管理水平，在國際工程管理過程中，企業(yè)結合項目所在國情況，從專業(yè)和自身實際情況出發(fā)，加快信息化進程，建立行之有效的物資采購管理信息系統，具有十分重要的現實意義。

參考文獻

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中圖分類號：F252

文獻標識碼：A

文章編號：2096-0298(2015)05(c)-176-03