淺談研究生學籍管理現狀、問題及對策

熊金蘋，程捍衛，陶 波

（西北農林科技大學 研究生院，陜西 楊凌 712100）

淺談研究生學籍管理現狀、問題及對策

熊金蘋，程捍衛，陶 波

（西北農林科技大學 研究生院，陜西 楊凌 712100）

研究生學籍管理貫穿于高校學位與研究生教育管理的每個環節，其管理是否科學、高效是決定研究生教育管理水平高低的重要指標之一。本文從分析高校研究生學籍管理現狀及存在的問題入手，旨在對如何提高研究生學籍管理水平提出了四點對策。

研究生；學籍管理；以人為本

學籍信息是教育行政主管部門用于學生的在校學期信息統計管理的電子檔案，學籍信息包括姓名、身份證號等個人信息，也包括了專業、年級等信息。對于我國高校研究生來說，只有經過省級招生部門審核、并在中國高等教育學生信息網（以下簡稱“學信網”）進行學籍注冊的高校錄取研究生才具有學籍。高校研究生學籍管理是研究生從入校注冊取得研究生學籍到培養、畢業資格審查認定、畢業答辯、獲得學歷證書的全過程管理，是高校管理工作的重要組成部分。

研究生學籍管理貫穿于高校學位與研究生教育管理的每個環節，其管理是否科學、高效是決定研究生教育管理水平高低的重要指標之一。本文從分析高校研究生學籍管理現狀及存在的問題入手，旨在對如何提高研究生學籍管理水平提出了四點對策。

一、高校研究生學籍管理工作

學籍管理是一個多方面、多層次、多角度的動態過程，具有很強的政策性、技術性和服務性。學籍管理工作是學生自入學到畢業，即在校期間學習全過程情況的記載、組織、協調與控制，是教學管理工作不可或缺的一個組成部分。

學籍管理包括入學報到注冊、建立學籍管理數據庫、學籍異動、畢業管理、學年電子注冊、學籍信息維護等，它是規范研究生培養過程、保證研究生培養質量的重要手段。近年來隨著研究生招生規模的不斷擴大，研究生學籍管理的信息量也急劇增加。通過紙質、Excel、Visval Foxpro等工具和軟件來管理研究生學籍信息已無法滿足研究生教育管理的需求，很多高校要么自主研發，要么購買公司研發的研究生綜合管理信息系統（以下簡稱“系統”），通過系統來管理研究生招生、培養、答辯、畢業等各項事務，其中也包含學籍管理。以西北農林科技大學為例，2009年西北農林科技大學正式啟用清華教育技術研究中心開發的“系統”。系統中包括研究生學號、姓名、性別、專業、培養層次、研究生圖像信息等二十幾項基本信息，可實現各類統計與查詢功能，這在很大程度上滿足了校、院二級管理的需要。

為規范研究生學籍管理，教育部制定了《高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規定》（教學〔2001〕4號）、《普通高等學校學生管理規定》（教育部令〔2005〕21號）、《普通高等學校新生學籍電子注冊暫行辦法》（教學〔2007〕3號）、《關于普通高等學校學生學年電子注冊的通知》（教學司〔2008〕21號）和《關于普通高等教育學歷證書即時電子注冊的通知》（教學司〔2010〕8號）等一系列文件，進一步規范了學籍學歷管理。文件中規定新生學籍需在學信網上注冊，老生每學年需在學信網上進行學年電子注冊，2001年及以后畢業的學歷研究生需在學信網上進行學歷電子注冊。各高校根據相關文件，結合本校實際，制定了適合本校的研究生學籍學歷管理規定。

二、目前高校研究生學籍管理現狀及存在的問題

研究生學籍管理是維持研究生教育教學秩序、保障研究生培養質量的重要工作之一。隨著我國高校研究生規模不斷擴大，研究生學籍管理任務日益繁重、管理難度日益增大，在實際管理過程中存在著規章制度不完善、學籍管理隊伍不穩定、部分研究生對學籍管理規章制度的理解不全面、資源共享利用率不高等問題，研究生學籍管理工作難以有效開展。因此，需要在規章制度、管理理念、管理體制以及管理隊伍建設等方面進行加強和完善。

（一）規章制度不完善

學籍管理工作本身是一項非常繁瑣、復雜、細致的工作，加之隨著學位與研究生教育的不斷發展，研究生學生類別不斷豐富，研究生就業形勢的變化和公派出國的增加，研究生學籍管理規定中的部分條款已無法適應甚至阻礙了學籍學歷的規范化、科學化管理。

比如部分高校對于研究生休學的規定：除因病、生育、應征入伍、出國和學校認為必須休學等條件外，不允許研究生因工作休學。但在就業形勢日益嚴峻的情況下，研究生在學期間找到工作，處于兩難選擇的時候，筆者認為給予研究生雙重選擇的權利，這樣也更體現以人為本的管理理念。

（二）學籍管理隊伍不穩定

學籍管理是一項政策性強又繁瑣的工作，要求由熟悉教務管理、計算機操作能力強、對工作認真負責并有一定學歷層次的人擔任，以確保學籍管理工作的效率。從2004年開始，教育部要求各高校的學籍管理進入學信網學籍學歷信息管理平臺。近年來，隨著教育部對高校研究生日常學籍管理工作不斷納入網絡化進程的加速，對校級數據與信息管理平臺數據一致性要求不斷提高，要求學籍管理人員不斷更新原有的知識，提高計算機的操作能力、統計分析能力，錯誤和遺漏的問題少犯或達到“0”。例如要求新生和老生未報到注冊人數必須為“0”，學信網上嚴格要求對放棄、取消入學資格或注銷學籍的研究生做出明確標示，一旦標示錯誤，恢復數據極其麻煩。不少高校的學籍管理人員由于不適應工作、壓力大等原因，加之思想認識不到位，領導重視不夠等原因，人員更換極其頻繁，導致許多工作重復進行，一些連續性的工作因人員的更換而受到影響，極大地影響了各項工作的順利展開，影響學籍管理質量的提升。

（三）部分研究生對學籍管理規章制度的理解不全面

部分研究生認為學校各個階段的學籍管理規章制度相差不大，在經過本科或碩士階段的學習后，對學籍管理規章制度已經了解或是“行家”，對在學期間學校的有關規定置若罔聞。雖然學校通過集中組織學習、向研究生新生發放研究生手冊等方式，宣傳和強調學校學籍管理相關規章制度，但相當一部分研究生仍認識不到其重要性。由于研究生的“不關心”或“不知道”，加之部分研究生指導教師往往只注重研究生的科學研究，疏忽了對研究生的日常學籍管理，讓研究生在實際工作和學習過程中走很多彎路，同時，降低了研究生學籍管理工作的效率，管理人員要重復、不停地解釋和回答研究生相同的疑惑。

（四）資源共享利用率不高

研究生學籍信息不僅貫穿于研究生從入學到畢業各個教育培養環節，學校其他部門如研究生管理部門的研究生三助獎學金評定和發放、財務部門的研究生學費、住宿費和生活補助的收繳和發放、后勤部門的住宿管理、醫院醫保工作和檔案館的學籍檔案的保存等各項工作均會用到學籍信息，但由于資源無法完全共享，學籍管理人員需協助這些部門完成信息的共享，這不僅給學籍管理者增加工作量，而且也會在數據的導出、導入過程中引起數據出現錯誤。

三、提高研究生學籍管理工作水平的對策

近年來，隨著我國高等教育的不斷發展，研究生學籍管理工作也進入了一個嶄新的階段，其中也暴露出一些問題，值得我們去深思，面對以上高校研究生學籍管理現狀及存在的問題，從學籍管理實際工作出發，本著以學生為本的教育教學理念，探尋解決問題的對策，以提高學籍管理工作的水平。

（一）與時俱進，不斷完善研究生學籍管理規定

研究生學籍信息和管理涉及研究生從入學、培養到畢業方方面面的信息，學籍管理規定為維護學校正常的教學秩序提供了保障，是研究生維護其合法權益的依據。近年來，研究生學生類別的豐富，研究生公派出國等都給學籍管理帶來了新的挑戰，各高校應結合國家有關文件，根據學校實際和發展，以人為本，不斷完善研究生學籍管理規定，做到有規可依，有章可循。

（二）加強研究生學籍管理隊伍建設

高校研究生學籍管理實行校院二級管理制度。一支優秀的、穩固的、具有高素質的學籍管理隊伍是做好學籍管理工作的重要保障。高校要建立起覆蓋校院兩級的學籍管理隊伍，加強對管理人員的政策法規培訓和職業道德教育，注重學籍管理人員專業能力的塑造和計算機軟件知識的培訓。同時，要突出以研究生為中心的管理理念，服務研究生的成長成才，學籍管理人員必須樹立起對學籍管理工作重要性的認識。同時確保研究生學籍管理隊伍的穩定性，在管理人員中促成互幫互助自我提升的良好局面。

另一方面，導師是研究生學習期間的主要指導者，讓導師了解學籍管理條例中的相關內容，主動參與到學籍管理工作中來，得到他們的理解、配合與支持，對于搞好研究生的學籍管理工作將起到極大的推動作用。

（三）加強學籍管理規章制度的宣傳，提高研究生對規章制度的認識

研究生學籍管理的服務對象主要是研究生，從入學到畢業貫穿整個研究生學習階段，因此，研究生對學籍管理規定不重視或一知半解，甚至不了解，往往會給研究生造成不必要的麻煩。出現這些問題多半是學校對學籍管理規定宣傳力度不夠，為此應利用各種渠道開展宣傳教育工作，在新生入學教育時開展學籍管理的專題講座，在學校信息網上公布相關規章制度；有新的制度要及時更新并告知研究生。只有研究生了解了學籍管理的制度，才能切實提高學籍管理的工作效率，讓研究生少走彎路，維護自己的合法權益。

（四）加快信息化建設，實現資源共享

學校應該加快信息化建設，實現資源共享。學校的核心組織是師生，職能處室服務學生，學籍信息的共享，會給各部門、處室工作帶來方便，大大提高工作效率，最大程度地減少工作失誤。

總之，研究生學籍管理是學校管理的一個重要內容，是一項復雜繁瑣、政策性強的工作，是為廣大研究生服務的，同時肩負著學校和各部門的統計和預算工作。針對目前研究生學籍管理工作中普遍存在的一些問題，一方面應切實做好學籍制度的完善與落實；另一方面要加強對相關人員的培訓教育，提高其對學籍管理重要性的認識，熟練掌握現代化辦公管理手段；同時，還需加快信息化建設。通過這些措施，不斷規范研究生學籍管理工作，提升管理效率，為高校培養高素質優秀人才提供有力保障。

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G643

A

1674-9324（2014）42-0180-03

熊金蘋（1981-），女，湖北麻城人，碩士，西北農林科技大學研究生院辦公室科員，研究方向：研究生教育及學籍管理；程捍衛（1975-），男，安徽安慶人，碩士，西北農林科技大學研究生院辦公室主任，研究方向：研究生教育管理；陶波（1979-），女，陜西咸陽人，碩士，西北農林科技大學研究生院辦公室秘書，研究方向：研究生教育管理。