對信息時代檔案管理工作創新的探析

蘇立群

摘 要： 信息時代的到來給檔案管理工作帶來新的挑戰及機遇，并要求其及時創新。本文在闡述檔案管理工作創新必要性及其意義體現的基礎上，探討其創新的有效措施，旨在促進信息時代下檔案管理工作效率的提高。

關鍵詞： 信息時代 檔案管理 創新

1.引言

檔案是一種借助紙質形式和電子形式幫助人們記錄文字、聲像等信息的社會資源，它既保留了歷史的變革與發展歷程，又為人們利用信息提供了條件。隨著信息時代的到來，現代信息技術逐步滲透到了檔案管理工作之中，對此，我們應順應時代的變化積極探索有效措施以促進檔案管理工作的創新。

2.檔案管理工作創新的必然性及意義體現

信息時代下，傳統檔案管理方式的缺點日益顯現，總結起來有如下四點：第一，檔案管理工作理念落后。傳統的檔案管理理念為“重視收藏，忽視實用”，是一種相對狹隘的理念思想，無法適應信息時代“信息量大，實用性強”的檔案管理要求。第二，檔案管理方式落伍。傳統的檔案管理工作是通過手工編輯及檢索實施的，無法及時并完整地對檔案資料進行歸檔。在信息時代下，這種傳統的工作方法已經無所適從[1]。第三，工作隊伍整體素養較低。信息時代下的檔案管理工作要求相關工作人員掌握更多的檔案管理知識，并掌握相關計算機使用技能。第四，檔案資料的保密措施有待改善。傳統的檔案資料基本是以紙質形式保存的，而信息時代下則增加了電子信息的形式，所以傳統的保存及保密措施已難以適應當前的檔案管理工作。這些缺點的出現在客觀上要求檔案管理工作順應時代發展，及時進行創新與改革。

現代信息技術的應用促進了電子信息的出現，尤其是電子檔案的自動化收錄與管理實現了對于傳統檔案管理方式的突破，有效提高了檔案管理工作人員的工作效率及檔案使用人員的利用效率。另外，信息時代下檔案管理工人員不斷更新管理方式及服務方式，在客觀上實現了信息的時效性、服務的效率性、檔案使用的有效性。

3.信息時代檔案管理工作的創新

3.1促進檔案管理工作理念的轉變

傳統的檔案管理工作重視檔案的收藏意義，卻忽視了檔案的實際使用意義，這樣的管理理念無法實現信息時代下檔案資源的功能價值，對此，我們必須努力革新檔案管理的工作理念，既重視其收藏價值，更注重其實用價值。具體來說可從如下兩個方面著手：第一，促進檔案管理工作人員形成現代創新意識。思想意識的創新是檔案管理工作創新的首要前提，是創新效果實現的必然要求，另外信息時代的到來促進了檔案管理工作網絡化及社會化的轉變。所以工作人員必須順應時代要求，及時摒除傳統的重藏輕用思想，敢于探索、敢于嘗試，努力實現檔案資料的電子信息化，為日后的便捷管理及使用提供基礎。第二，促使檔案管理工作人員形成檔案使用的效率意識。首先，檔案管理工作人員要明確檔案整理的根本目的在于對檔案的使用。其次，工作人員要正視檔案管理，要以良好的心態、嚴謹的態度對待工作。最后，檔案管理工作人員要明確并重視檔案的實用價值，在工作中努力提高自己的效率意識[2]。

3.2促進檔案管理服務方式的創新

檔案管理工作創新的基本承載體是服務方式的創新。對服務方式進行創新的途徑有如下三種：第一，要努力加強對電子檔案資料的自動化管理。信息時代下檔案管理工作的一個關鍵性問題就是電子檔案資料的自動化上傳與整理，這種電子檔案資料通過簡單的下載便可實現科學及有效的使用。對此，必須努力加強對于電子檔案資料的自動化管理，以實現檔案管理人員及檔案使用人員能夠在第一時間上傳、接收、收集并整理電子檔案信息[3]。第二，積極構建網絡服務平臺。傳統的檔案利用方式需要由專人到檔案部門進行搜索和查詢，耗時較長，且工作效率相對較低，難以適應信息時代對于信息實效性及有效性的要求。對此，我們應有效利用計算機及網絡技術，努力構建具有開放性、廣泛性的網絡服務平臺。第三，促進檔案部門之間的“十字聯合”，有效實現資源共享。所謂“十字聯合”是縱向聯合與橫向聯合的結合體。隨著社會的不斷發展，人類所積累的信息量與日俱增，對于這些豐富的資源，單靠某個或某幾個檔案部門是無法實現對于所有信息的收集與管理的，這就要求檔案部門打破傳統的“各自執政”局面，積極開展橫向和縱向聯合，以有效實現資源的共享。

3.3有效加強檔案資料的保密工作

現代信息技術就像一把雙刃劍，一方面給檔案管理工作帶來便利及機遇，另一方面給檔案資料的保密工作帶來隱患。在使用計算機的過程中，隨時都會出現設備故障、病毒感染、操作失誤、存儲丟失、人為破壞等問題，不利于檔案信息的保存與保密。對此，必須采取有效措施以加強檔案資料的保密工作，第一，檔案管理部門應啟用安全性能高的軟件系統以保障系統安全。第二，禁止在檔案管理及使用過程中與外網鏈接，以避免黑客入侵。第三，對計算機進行周期性的全面檢測、及時殺毒。第四，對于重要檔案資料及絕密檔案，應采用專業保管設備及措施。第五，對檔案室的進入權利進行設置，避免人為破壞狀況的出現。

4.結語

檔案管理工作在日常生活中發揮著重要作用，我們必須順應信息時代的發展要求，積極探索更多有效措施促進檔案管理工作創新。

參考文獻：

[1]徐輝.淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].黑龍江科技信息，2012（23）：120-124.

[2]張記英.信息時代下檔案管理工作的創新[J].辦公室業務，2013（05）：255-256.

[3]李成.論信息時代檔案管理工作的創新與實踐[J].電子商務及電子政務，2013（21）：25-27.