淺淡房地產企業檔案管理創新與服務模式

文/梁淑儀 廣州市萬德投資管理有限公司 廣東 廣州 511442

淺淡房地產企業檔案管理創新與服務模式

文/梁淑儀 廣州市萬德投資管理有限公司 廣東 廣州 511442

隨著我國對房地產建設的政策越來越嚴格，各項管理制度不斷地在完善，房地產企業的檔案也受到檔案管理部門的重視與肯定。那么，如何讓房地產企業檔案更好的發揮它應有的作用呢？本人結合自身的檔案工作經歷與管理經驗，談談檔案管理的創新與服務模式。

房地產企業；檔案管理；創新；服務模式

做好房地產企業檔案的工作，檔案管理的創新與服務是重要而關鍵的環節。創新與服務模式是有別于傳統的管理經驗，但也必須是依附在傳統管理的基礎之上，區別是在于我們用起來怎樣才可以更得心應手，以及更適合房地產企業的檔案管理。本人認為可以從以下幾方面來進行探索與實施！

一、設置企業檔案管理部門的要求

檔案管理部門在企業的整個體系來看，一般是不會直接產生經濟效益的，鑒于這個特點，大多數企業的各業務部門也不是特別的重視。那么，要想更好地解決檔案管理這個問題，就得首先要企業的總經理有檔案管理的意識，在設置檔案管理部門時，應由隸屬于總經理直接管理的部門來管理，在企業業各業務部門設定一位兼職檔案員，并把兼職檔案員收編于檔案管理部門管理，經過這樣的設置所起的作用是最好，最直接的。接收檔案后，在整理的過程中，可發現企業存在的問題，并可及時與領導反映，并進行進一步的優化。

二、設定企業檔案的文件密級

設立企業的文件密級，可以加強企業的檔案管理，規范文件密級的管理工作，對密級文件進行有效控制，防止文件泄密行為的發生。企業檔案的密級，可以參考國家的相關規定來設定，但建議不能與國家的密級等級“秘密”、“機密”、“絕密”的文字表達方式一致，可根據房地產企業自身的特點，自行設立密級標識。如：“企業絕密”、“企業機密”、“企業秘密”，或“AAA級”、“AA級”、“A級”，或“公司A級”、“公司B級”、“公司C級”等等，形式可多樣化。

文件密級管理制度可由檔案管理部門制定并推廣實施。在制定的過程中，需明確以下幾點：各部門的職責與分工，文件密級如何分類，文件密級由誰定立，文件密級怎樣標識等等。在企業形成的每一份文件當中，需要定密的，在擬寫或接收時就需要確定文件密級，并作出標識；若沒有任何標識的，則視作無密文件處理歸檔。

三、制定企業檔案管理分類方案

制定企業檔案管理的分類方案，是加強企業檔案管理的標準化、規范化建設，適應檔案管理現代化的需要，充分發揮檔案的作用，更好地為企業的各項工作服務。檔案管理分類方案的設定，需要完成以下幾個步驟：1、全面了解整個企業所有已形成的文件，以及隨著企業的發展狀大，將來可能會形成的文件。2、根據國家已確立的檔案管理的相關規定，結合企業自身的特點，擬定企業文件的歸檔范圍、歸檔時間及保管期限。3、設立檔案類型、分類原則、分類方法、檔號結構等細則。4、檔案的分類方案制定后，向各業務部門進行意見征求，在不改變檔案管理的原則下結合實際的問題進行修改并完善。

分類方案在正式實施過程中，需要各種與檔案相關的流程配合操作，如：檔案移交流程、檔案利用流程等。首先，需要對各業務部門的兼職檔案員進行培訓；其次，到各業務部門現場對收集、整理、移交、利用等各個環節作指導；最后，就是檔案管理部門如何更合理地對所接收的檔案進行歸檔管理。

四、啟動企業檔案管理系統

當企業發展到一定程度時，所形成的檔案數量也是驚人的。為了能更方便、更快捷、更直接地利用企業檔案，那么，啟動檔案管理系統是一個必然的趨勢。現代化的管理，離不開電子化的操作，挑選一個適合企業發展的檔案管理系統，所表現出來的強大功能，是傳統手工管理的一個劃時代的體現，猶如錦上添花，如虎添翼。

五、完善企業檔案利用與服務模式

檔案利用與服務是企業檔案工作重要而關鍵的環節，做好檔案利用與服務工作，是企業檔案管理部門和檔案工作者的重要職責。

所謂的檔案利用，是利用者以查閱、借閱、復制等方式使用檔案的活動。在建立企業檔案利用制度時，是需要根據上文所提到的文件密級來確定檔案審批的流程。文件密級越高，重視程度則越大，審批流程越需謹慎。同時，檔案的利用制度里，需要體現以下幾方面：1、利用部門與檔案管理部門的職責與分工；2、檔案利用形式的確立，不同的形式，所走的流程不一樣；3、檔案的歸還與續借流程；4、檔案利用過程中的維護；5、檔案利用效果的登記等等。

所謂的檔案服務，從狹義來講，則主要指企業檔案管理部門以室藏檔案信息資源為基礎，以滿足利用者某方面需求為目的，通過一定的方式和途徑主動為利用者提供服務的工作。在檔案的服務中，檔案管理部門是主體因素。檔案服務是由檔案管理部門提出的一種與傳統檔案利用工作不同的新理念，需主動開展各種檔案服務，如：檔案的展覽、公布與開放檔案、編輯出版檔案文獻匯編或檔案參考資料、開展與媒體的合作等等。此舉措既能提高企業自身的企業文化，又能提高企業的知名度，并強化員工對企業的向心力。

綜合以上幾方面，房地產企業的檔案管理將會進入一個創新與先進并舉的管理模式，本人也會在檔案工作中不停地探索與創新，堅持各項檔案管理原則，更好地保證檔案管理的與時俱進。