關于電力企業檔案信息化建設的探討

顧同江　安金鵬

通過調研及探討，本文對電力企業集團檔案信息化建設提出了一些見解。

【關鍵詞】檔案 信息化 企業管理

1 當前電力企業檔案管理模式及存在問題

1.1 檔案管理模式

隨著公司的發展，原有OA版本已不能適應檔案工作需求，其引發的問題還有可能導致嚴重的后果。現在使用的軟件都沒有實現全文檢索、在線OCR、web查詢等功能，且0A軟件在科檔管理方面存在重大缺陷：在安裝過程中，不同平臺的數據導入時出現丟失；在日常管理中，時常出現數據（案卷或文件）丟失現象；數據庫無法備份，數據安全存在極大隱患；在新舊分類大綱同時存在時，檔案的分類出現沖突現象，致使檔案號紊亂等。

1.2 檔案存儲模式

當前檔案業界還是支持以紙張為主要的存儲介質。集團不僅需要解決部分紙質材料的數字化轉換和處理，還需要解決企業日益增長的聲音信息、視頻信息等檔案信息資料的數字化轉換和處理。

1.3 檔案查詢模式

在手工查詢檔案信息的檢索過程中，檢索流程為：查到案卷目錄，再查到文件目錄，根據文件目錄記錄的檔案檔號信息查到檔案在庫房的存放地址，然后通知庫房調卷，辦理相關手續。紙質文件給檢索調閱帶來了困難，且在此過程中，查詢的途徑不夠全、查全率、查準率低，容易出現文件丟失、損壞或無法找到所需的資料，難以充分的利用業務檔案資源向公司各級部門提供良好的服務。

由于OA系統并非專業的檔案管理系統，所以其查詢功能簡單，檢索信息的查全率和查準率都較低，無法迅速快捷地找到所需要的信息，給檔案管理工作帶來了極大的不便。作為大型的集團企業，所屬企業眾多而且檔案管理都是相對獨立，橫向縱向各不互通，所以未能實現資源的共享和整合，不能更好地發揮檔案的效益。

2 集團數字檔案館的設想和建設方案

集團式管理的企業，下屬機構眾多且層次復雜，涉及多元化行業，分布地域廣泛。并且各所屬機構業務重點不同，檔案管理的重點及管理特性也不同，各機構都設有獨立的檔案管理機構，相對獨立地對本機構的檔案進行管理和利用。

集團企業檔案信息化建設的目標就是要實現所屬機構與總部檔案系統檔案信息的互聯互通。根據總部及所屬機構網絡基礎建設情況，信息化系統建設模式，程度以及系統維護能力等不同的情況，部署可支持既集中又分布的混合式建設方案。方案中應充分考慮應用規模大而廣，注冊用戶數量多，對系統性能要求高等因素，應具備良好的網絡環境，總部與下屬機構通過專網或VPN連接，最終實現總部與屬下機構形成分布式虛擬數字檔案館。

2.1 檔案信息系統實現的功能

檔案信息系統提供檔案從形成到利用或銷毀的全過程管理功能，對文件的產生進行超前控制，包括對文件進行初步鑒定、著錄歸檔標識及邏輯歸檔等。系統應具備符合國家檔案管理相關規定的檔案綜合管理功能，不僅能完成檔案管理各環節，還要求具備管理多門類檔案及文件資料、科技資料、規程、圖書及其它資料的管理功能。從文件注錄到形成檔案編研材料、專題匯編對各門類檔案進行全方位管理，不僅能管理文本文件，還應提供管理聲像、圖片等形式多媒體文件的管理功能。利用計算機記錄檔案的物理存放位置，并能提供科學的查詢、統計功能，從而減少人為錯誤，提高檔案管理的效率。

實現整個檔案管理業務流程的全面數字化。通過檔案管理與其它業務流的集成，建立文檔一體化管理系統，實現各類電子文件實時歸檔（邏輯歸檔，即在線歸檔）。通過與其它系統的無縫鏈接，以及對各立檔單位形成的電子文件實行遠程監控，實時接收，用數字化手段對檔案業務各流程進行管理，從而真正實現文檔一體化。

總部和各下屬機構的檔案管理信息系統組建成一個虛擬檔案館。總部可以查閱到各下屬機構的檔案信息資源，各所屬機構的檔案信息由相應的檔案管理部門自行維護。系統用戶可通過局域網或者互聯網，在任何時刻、任何地點享有檔案信息或其它信息資源查詢和閱覽服務。

建成各類數字信息資源庫，并對數據進行有效的組織和挖掘，為全集團的生產、管理、決策提供高質量的服務。建成后的數字檔案館的數字信息資源庫的內容不僅涵蓋了原來的檔案信息資源，而且進一步擴大到文件、矢量化圖紙、語音、視頻、圖形圖像等更為廣闊的領域，從而使檔案信息資源庫通過計算機網絡聯接成超大規模的知識庫。通過對數據有效的組織和挖掘，可以為公司的生產、管理和決策提供必要的依據以及高質量的服務。

2.2 技術方案

參考OAIS模型建立基于J2EE平臺的標準化、可擴展、多全宗協同的分布式數字檔案館系統；具有檔案信息獲取、管理、存儲、利用、交換和服務等一系列功能；為檔案利用者提供一站式、無縫集成的、個性化的檔案查詢服務以及其他相關服務；為用戶提供基于WEB的界面，包括：用戶提交界面、搜索界面、系統管理界面等各種界面。利用Java虛擬機和Java服務器技術，系統允許用戶通過瀏覽器訪問系統；采用強大的工作流引擎建立檔案管理工作相關業務的審批流程。

采用XML技術、基于J2EE平臺、以JAVA語言開發的分布式數字檔案館系統，支持ORACLE、SQLSERVER、DB2、SYBASE、MYSQL等多種關系型數據庫系統。系統的通訊協議采用HTTP，TCP/IP，SSL。

根據檔案管理的特點，檔案的應用程序、處理的數據及實際的計算廣泛的分布于網絡中，為了平衡這種分布，采用RMI技術實現系統的分布式計算，RMI是遠程方法調用（Remote Method Invocation）。RMI技術可以實現檔案業務所涉及的數據遠程移交，即檔案機構的下級單位的數據可以主動或被動的通過網絡傳輸遷移至主管機構的數據庫中。

3 實施方案

（1）第一步：統一建設集團公司總部與各下屬機構的檔案管理信息系統，能夠實現對歷史檔案的數字化管理、實現對現行文件的有效管理、實現與現有各系統的無縫接口。

（2）第二步：實現集團公司總部可以通過統一的界面查閱各下屬機構的檔案信息資源。

（3）第三步：實現集團公司總部與各下屬機構檔案信息資源的互聯互通。

（4）第四步：基于集團公司總部、各下屬機構的數字化檔案資源，開發超大規模、分布式虛擬數字檔案館，建立集團數字檔案館。

通過建成的數字檔案館，實現檔案信息化，做到業務規范化，機構網絡化，數據電子化，進一步促進企業集團邁向國際化。

作者單位

新疆信息產業有限責任公司 新疆維吾爾族自治區烏魯木齊市 830002endprint