高校辦公室提高工作效率的若干途徑

李萬強

【摘 要】高校辦公室在學校發(fā)展中的作用愈發(fā)突顯，提高辦公室的工作效率，是辦公室適應時代發(fā)展，符合師生需求的重要因素。筆者從事辦公室工作多年，通過自身經(jīng)歷與思考，用平實的語言，切合工作實際，闡述了辦公室工作提高效率的若干途徑。

【關鍵詞】高校辦公室 工作效率

隨著社會經(jīng)濟與文化的高速發(fā)展，對高等教育的發(fā)展要求也越來越高。在高等院校的各項工作中，辦公室工作是其中十分重要的內(nèi)容之一。高校辦公室在學校中起著承上啟下、總攬全局、溝通各方的作用，高校辦公室工作人員的素質(zhì)高低將會影響辦公室的管理水平和工作績效，甚至會影響到整個學校的形象與聲譽。如何緊緊圍繞著學校的改革和發(fā)展，加強自身建設，拓展管理職能，提高工作效率，推動學校各項任務的順利完成，已成為當前亟待深入探討的課題。

一、高校辦公室的重要地位

辦公室是重要的執(zhí)行部門。學校大到規(guī)章、制度、措施，小到通知，基本都要辦公室負責落到實處，既扮演“二傳手”的作用，又是執(zhí)行力的高度體現(xiàn)。

辦公室是溝通的橋梁和紐帶。辦公室是同老師和學生打交道最多的部門。老師上課、考核、評職、科研等等，都要辦公室的相關同志進行服務、指導和溝通。學生選課、報到、報退等等，離不開辦公室教務員的辛勤工作。在日常工作中，師生們的意見和要求，辦公室同志也是第一時間掌握，并向上級主管部門反映，傳遞民聲，為學校決策和建設和諧校園發(fā)揮重要作用。

辦公室是學校發(fā)展的重要組成部分。學校教學科研的發(fā)展，如果沒有機關辦公室的共同進步是不可能取得良好局面的。很難想象，一個設備落后，人員素質(zhì)低，工作能力差，效率低下的辦公室，會給學校的發(fā)展帶來怎樣的副作用！

不難看出，辦公室在高校發(fā)展中所扮演的重要角色！對辦公室各種職能要求面前，高效、快捷地完成各項任務是重中之重！

二、提高高校辦公室工作效率的途徑

1.深刻了解、掌握學校的方針、政策。對學校有關的規(guī)章制度，特別是涉及本崗位的，要熟練掌握，領會精神，能舉一反三。對待原則問題，不打折扣，嚴格執(zhí)行。只有透徹了解相關政策，才能在碰到問題的第一時間反應出應對辦法，有理有據(jù)地對待相關工作，結果往往也讓會達到師生滿意、信服。

2.對辦公室工作具有高度熱情。不難理解，當一個人喜愛一項工作時，一定會積極地發(fā)揮主觀能動性，全身心地投入到工作中去。這種工作熱情，需要從意識上培養(yǎng)，思想上提高，并且從服務師生中體現(xiàn)自身價值，找到工作的樂趣。

3.不斷提高自身素質(zhì)，提高辦事能力和辦事技巧。學歷和學位不是工作能力的必要條件，但一定會促進部門整體能力的提升。對網(wǎng)絡、對辦公軟件、對各職能部門的熟悉程度，會成為高效辦公的有力的支撐。也要注意對日常工作的經(jīng)驗積累，掌握一些對人、對事的辦公技巧，既不違反原則，又能達到滿意的結果。

4.提高辦公條件。現(xiàn)代化的辦公設備是高效工作的保障。不少辦公室設備陳舊，電腦配置低，系統(tǒng)慢，網(wǎng)絡不暢通，復印機、傳真機、打印機等更新不及時，再加上保養(yǎng)維護不及時，嚴重影響了辦公效率。有的單位對辦公室工作不夠重視，在更新設備方面總是拖一拖，等一等，考慮考慮，研究研究。其實，對辦公自動化設備的經(jīng)費投入，會帶來全方位的服務升值和效率回報。

5.學會統(tǒng)籌安排工作。辦公室工作繁雜，突發(fā)事件很多。要提高大局觀，掌握工作重點，把握核心。要學會在眾多工作中捋出頭緒，突出重點，抓大放小，有急有緩。把重點工作提前化，常規(guī)工作程序化，難點工作階段化。避免胡子眉毛一把抓，齊頭并進，卻有始無終。

6.學會總結和提煉。要主動進行階段性的總結，無論是幾條經(jīng)驗，還是發(fā)表論文，都會對自己的辦公效率和質(zhì)量有所提高。我們往往對年終總結敷衍了事，甚至把往年的總結稍加修改復制粘貼，失去了對自己總結和積累的意義。

7.科學設置崗位，明確崗位職責。崗位設置是部門科學化管理的提前，全面落實“按需設崗，按崗競聘，平等競爭，擇優(yōu)聘任，按崗取酬，嚴格考核，獎優(yōu)罰劣，崗變薪變”的管理原則，優(yōu)化辦公室人員年齡結構，性別比例，素質(zhì)層次。

8.制定常規(guī)工作流程圖。對一些例行工作，我們可以制定簡明流暢、通俗易懂的辦公流程圖，在網(wǎng)站公布或者制成展板在顯著位置張貼，方便師生辦理業(yè)務。

高校辦公室作為學校發(fā)展的重要組成部分，作為服務部門，單單要求“微笑服務”和“儀容儀表”等表面文章已經(jīng)遠遠不夠，我們需要深入工作實質(zhì)，把握學校發(fā)展核心，了解師生需求，不斷提高自身素質(zhì)，才能高效履行辦公室工作職能。endprint