高校辦公室提高工作效率的若干途徑

李萬強

【摘 要】高校辦公室在學校發展中的作用愈發突顯，提高辦公室的工作效率，是辦公室適應時代發展，符合師生需求的重要因素。筆者從事辦公室工作多年，通過自身經歷與思考，用平實的語言，切合工作實際，闡述了辦公室工作提高效率的若干途徑。

【關鍵詞】高校辦公室 工作效率

隨著社會經濟與文化的高速發展，對高等教育的發展要求也越來越高。在高等院校的各項工作中，辦公室工作是其中十分重要的內容之一。高校辦公室在學校中起著承上啟下、總攬全局、溝通各方的作用，高校辦公室工作人員的素質高低將會影響辦公室的管理水平和工作績效，甚至會影響到整個學校的形象與聲譽。如何緊緊圍繞著學校的改革和發展，加強自身建設，拓展管理職能，提高工作效率，推動學校各項任務的順利完成，已成為當前亟待深入探討的課題。

一、高校辦公室的重要地位

辦公室是重要的執行部門。學校大到規章、制度、措施，小到通知，基本都要辦公室負責落到實處，既扮演“二傳手”的作用，又是執行力的高度體現。

辦公室是溝通的橋梁和紐帶。辦公室是同老師和學生打交道最多的部門。老師上課、考核、評職、科研等等，都要辦公室的相關同志進行服務、指導和溝通。學生選課、報到、報退等等，離不開辦公室教務員的辛勤工作。在日常工作中，師生們的意見和要求，辦公室同志也是第一時間掌握，并向上級主管部門反映，傳遞民聲，為學校決策和建設和諧校園發揮重要作用。

辦公室是學校發展的重要組成部分。學校教學科研的發展，如果沒有機關辦公室的共同進步是不可能取得良好局面的。很難想象，一個設備落后，人員素質低，工作能力差，效率低下的辦公室，會給學校的發展帶來怎樣的副作用！

不難看出，辦公室在高校發展中所扮演的重要角色！對辦公室各種職能要求面前，高效、快捷地完成各項任務是重中之重！

二、提高高校辦公室工作效率的途徑

1.深刻了解、掌握學校的方針、政策。對學校有關的規章制度，特別是涉及本崗位的，要熟練掌握，領會精神，能舉一反三。對待原則問題，不打折扣，嚴格執行。只有透徹了解相關政策，才能在碰到問題的第一時間反應出應對辦法，有理有據地對待相關工作，結果往往也讓會達到師生滿意、信服。

2.對辦公室工作具有高度熱情。不難理解，當一個人喜愛一項工作時，一定會積極地發揮主觀能動性，全身心地投入到工作中去。這種工作熱情，需要從意識上培養，思想上提高，并且從服務師生中體現自身價值，找到工作的樂趣。

3.不斷提高自身素質，提高辦事能力和辦事技巧。學歷和學位不是工作能力的必要條件，但一定會促進部門整體能力的提升。對網絡、對辦公軟件、對各職能部門的熟悉程度，會成為高效辦公的有力的支撐。也要注意對日常工作的經驗積累，掌握一些對人、對事的辦公技巧，既不違反原則，又能達到滿意的結果。

4.提高辦公條件。現代化的辦公設備是高效工作的保障。不少辦公室設備陳舊，電腦配置低，系統慢，網絡不暢通，復印機、傳真機、打印機等更新不及時，再加上保養維護不及時，嚴重影響了辦公效率。有的單位對辦公室工作不夠重視，在更新設備方面總是拖一拖，等一等，考慮考慮，研究研究。其實，對辦公自動化設備的經費投入，會帶來全方位的服務升值和效率回報。

5.學會統籌安排工作。辦公室工作繁雜，突發事件很多。要提高大局觀，掌握工作重點，把握核心。要學會在眾多工作中捋出頭緒，突出重點，抓大放小，有急有緩。把重點工作提前化，常規工作程序化，難點工作階段化。避免胡子眉毛一把抓，齊頭并進，卻有始無終。

6.學會總結和提煉。要主動進行階段性的總結，無論是幾條經驗，還是發表論文，都會對自己的辦公效率和質量有所提高。我們往往對年終總結敷衍了事，甚至把往年的總結稍加修改復制粘貼，失去了對自己總結和積累的意義。

7.科學設置崗位，明確崗位職責。崗位設置是部門科學化管理的提前，全面落實“按需設崗，按崗競聘，平等競爭，擇優聘任，按崗取酬，嚴格考核，獎優罰劣，崗變薪變”的管理原則，優化辦公室人員年齡結構，性別比例，素質層次。

8.制定常規工作流程圖。對一些例行工作，我們可以制定簡明流暢、通俗易懂的辦公流程圖，在網站公布或者制成展板在顯著位置張貼，方便師生辦理業務。

高校辦公室作為學校發展的重要組成部分，作為服務部門，單單要求“微笑服務”和“儀容儀表”等表面文章已經遠遠不夠，我們需要深入工作實質，把握學校發展核心，了解師生需求，不斷提高自身素質，才能高效履行辦公室工作職能。endprint