簡潔性在商務英語信函詞匯中的體現

方筱婧

【摘 要】隨著國際商務信息傳遞方式和語言的現代化，商務英語信函中詞匯的選擇也與時代同步發生變化。在國際貿易往來頻繁的今天，信函中詞匯的選擇更加體現了簡潔性這一顯著特點。本文即圍繞詞匯簡潔性展開具體的闡述和分析。

【關鍵詞】商務英語信函 簡潔詞匯 縮略詞 詞匯特點

隨著時代的發展，市場競爭的加劇，辦公效率的提高，在各種商貿往來活動中，作為主要信息傳遞方式之一的商務英語信函，正隨著傳真以及電子郵件的普及經歷著一次復興。作為語言的重要組成部分，詞匯是人們相互溝通的基礎。我們使用不同的詞匯，表達不同的想法和感情。有效得體詞匯的使用，對商務雙方的交易，產生良好的溝通效果。商務英語信函中詞匯的使用也與時俱進，多年慣用的陳詞濫調、繁文縟節已不合時宜。取而代之的是強調既通俗易懂又不失禮節與慎重的職業化、規范化詞匯的運用。簡潔詞匯和縮略詞在商務英語信函中的高頻率使用有效地體現了其詞匯運用的“簡潔性”這一原則。

一、簡潔詞匯的偏愛

我們先來比較以下幾組從商務英語信函中挑選出來的句子：

A.We have your remittance of June 20 in the amount of $5，500 and wish at this time to thank you for it.

B.Thank you for your remittance of June 20 for $5，500.

A. We have delivered your goods in accordance with your request.

B. We have delivered your goods as you requested.

A.Enclosed herewith please find a cheque of $2，000.

B.We enclose a cheque of $2，000.

通過A、B兩組句子的對比，我們發現，即使B組句子運用了更多的詞語，使用詞語相對較少的A組句子更受人青睞。同樣的句意，A組句子的表達更清晰簡潔，同時也不失禮貌。

在過去，包含大量華麗辭藻的商務信函給人們留下了深刻的印象。然而，現在我們生活的時代，是一個強調在商業世界中“時間就是金錢，效率就是生命”的年代，繁縟的表達方式已成為信函寫作中的禁區。現代信函寫作著重簡潔詞匯的運用，這一點與商務信函寫作的“簡潔性”原則不謀而合。簡潔性意味著在不影響句子意思表達的完整性和禮貌性的前提下，盡量用較少的詞語表達。在寫作時，我們應該站在對方的角度換位思考，對商務人士而言，他們每天要處理大量的信函，他們更愿意看到直接的信息。因此，在商務信函寫作中，我們要避免拖泥帶水的表達方法，以下為常見的例子：

Wordy（繁縟） Concise（簡潔）

a long period of time a long time

at the present time now

due to the fact that because

in the near future soon

in a sufficient number enough

in the course of during

please allow me to take please let me say

with regard to about

以上的詞匯選擇對比中，顯而易見，簡潔詞匯在商務信函寫作中的運用意味著表達溝通的高效性，節約貿易雙方的時間。正如Lindsell Roberts所倡導的 “ Good business letters should be expressed essentially and well-written. Try to be concise then readers will clearly get the meaning which you aim to convey”。

二、縮略詞的廣泛運用

商務英語信函寫作中詞匯的另一與時俱進的顯著特征是縮略詞的廣泛和高頻率的使用。英語縮略詞出現的歷史不長，直到20世紀40年代，首字母縮略詞才出現。顯然，簡化的單詞和縮略詞是現代社會發展的產物。商務英語信函中常出現的縮略詞有以下幾類：

1）貨幣符號的縮略詞：如CNY（Chinese Yuan）和EUR（European Dollar）。

2）公司、組織和部門名稱的縮略詞：如R&D（Research and Development），CCPIT （China Council for the Promotion of International Trade）。

3）職銜的縮略詞：如CFO（Chief Financial Officer），CPA（Certified Public Accountant）。

4）重量和測量單位的縮略詞：如kg（kilo gram）， in（inch）。

5）其他類別的縮略詞：如pls （please）， IAC（ In any case）， EMS （Express Mail Service）。

請看以下例句：

Domestic plate price level is only about KRW （Korean Currency） 950，000/MT（Magnetic Tape）， which is about US$910/MT（exchange rate US$1=KRM1，045）.

在這個句子中，貨幣單位和物品名稱都以縮略詞的形式出現，它們被貿易雙方所接受、理解。正如廖瑛教授在商務英語寫作標準中所陳述 “Conciseness is often considered to be the most important writing principle and language feature. It enables to save both the writers and the recipients time. Conciseness means you should clearly express what you would do in a short and pithy style of writing as possible as you can without sacrificing completeness， concreteness and courtesy”， 縮略詞的使用，在形式上拼寫經濟，在有限的空間內，它們傳遞出更多的信息，滿足追求高效的商務人士的需求。

在世界經濟發展日新月異的今天，國際貿易往來越來越密切，人們的生活節奏日益加快。作為貿易往來的主要載體之一，商務英語信函的寫作也應符合KISS原則——keep it short and simple。長單詞、長短語、長句子和長段落已不符合時代發展的需求，它們只能把讀者弄糊涂。在商務信函寫作中，正如以上所闡述分析的兩大點，要盡量使用簡潔的詞匯，簡單的表達法，明確而又簡潔地表達寫作的目的。這樣才能直截了當，切中主題。

【參考文獻】

[1]程迎春.商務英語詞匯特點和學法研究[J].商場現代化， 2007.

[2]廖瑛等.國際商務英語——商務理論、語言與實務[M]. 長沙： 中南大學出版社， 2005.

[3]李太志，王學文.商務英語寫作修辭的對比研究[M]. 上海： 上海外語教育出版社， 2009.endprint