內(nèi)部刊物采訪工作現(xiàn)狀及對策

王爽（遼寧省圖書館，遼寧沈陽110015）

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內(nèi)部刊物采訪工作現(xiàn)狀及對策

王爽
（遼寧省圖書館，遼寧沈陽110015）

[摘要]地方內(nèi)部刊物屬于非正式出版的地方文獻，具有重要的文獻價值。內(nèi)部刊物采訪工作雖然存在難點，但隨著網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)代通訊技術(shù)的發(fā)展，其采集工作也面臨著機遇。采訪人員應(yīng)不斷開拓內(nèi)部刊物的采訪領(lǐng)域，探求新的采訪方法。

[關(guān)鍵詞]內(nèi)部刊物采訪工作網(wǎng)絡(luò)資源信息資源建設(shè)

[分類號]G255

1內(nèi)部刊物文獻特點及其文獻價值

內(nèi)部刊物也稱為非正式連續(xù)出版物，是灰色文獻的一種，也是重要的特種地方文獻。特指持準印證，在本系統(tǒng)、本行業(yè)、本單位內(nèi)用于指導(dǎo)工作、交流經(jīng)驗、交換信息的非商品性連續(xù)出版物[1]。內(nèi)部刊物體現(xiàn)出如下文獻特點：首先，從內(nèi)容上看具有鮮明的地域性，其內(nèi)容基本都是關(guān)于本地該行業(yè)的信息發(fā)布、經(jīng)驗交流等。即使某些科技性質(zhì)或者文學(xué)性質(zhì)的內(nèi)部刊物也體現(xiàn)出相應(yīng)的地方特色，例如遼寧省散文學(xué)會的內(nèi)部刊物《遼海散文》，其采稿原則是文章內(nèi)容需反映遼寧地區(qū)風(fēng)貌或作者為遼寧籍或者在遼寧工作過。因此內(nèi)部刊物集中反映了一地、一單位、一領(lǐng)域的地方特色。第二，內(nèi)部刊物具有較強的專業(yè)性。科研院所、大中企業(yè)、專業(yè)情報網(wǎng)大都辦有對外交流的內(nèi)部刊物。這些刊物主要報道本單位的研制成果、學(xué)術(shù)論文、技術(shù)報告、應(yīng)用實例、國內(nèi)外新理論、新技術(shù)動向、新工藝介紹和譯文等[2]。第三，內(nèi)部刊物的系統(tǒng)性強，其發(fā)行具有計劃性與連貫性的特征。內(nèi)部刊物可視為圖書館地方文獻系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，同時在內(nèi)部刊物這一文獻系統(tǒng)下按其內(nèi)容也可以分為多個系統(tǒng)。例如，科技內(nèi)部刊物、文學(xué)藝術(shù)內(nèi)部刊物等。這些刊物由于發(fā)行的時間長，在本領(lǐng)域長期以來形成較好的口碑，成為該領(lǐng)域重要的信息交流和傳播媒介。例如，遼寧省圖書館征集到的遼寧文學(xué)藝術(shù)類內(nèi)部刊物——《遼海散文》《遼寧傳記文學(xué)》《文藝春秋》《通俗文藝》《遼寧詩歌》《遼寧文學(xué)院刊》《遼寧美學(xué)》等，涉及文學(xué)藝術(shù)發(fā)展的多個研究領(lǐng)域，將這些刊物收集齊全則可系統(tǒng)地展示遼寧地區(qū)文學(xué)藝術(shù)發(fā)展的現(xiàn)狀。第四，從其發(fā)行分布上看，內(nèi)部刊物的覆蓋面極廣，幾乎所有的黨政機關(guān)、人民政協(xié)和民主黨派、社會團體、科研院校、研究機構(gòu)、廠礦企業(yè)都編有內(nèi)部刊物。依筆者統(tǒng)計數(shù)據(jù)來看，截至2013年末，遼寧省內(nèi)部刊物達到500余種，另外還有很多筆者沒有掌握的刊物信息，而正式出版的地方刊物不足300種，內(nèi)部刊物的發(fā)行數(shù)量遠多于正式出版刊物的數(shù)量，形成了較為龐大的文獻體系。

地方文獻工作先驅(qū)杜定友先生曾提出地方文獻采集應(yīng)“巨細不遺，寧濫毋缺”。他在《地方文獻的搜集與使用》中指出：“地方文獻是指有關(guān)本地方的一切資料”，“凡有歷史價值的，即‘?dāng)嗪喠砥堉蛔帧苍谑占小薄２⑶抑赋觯骸皩τ谛碌牟牧弦皶r收羅，以免稍縱即逝[3]。”地方內(nèi)部刊物具有真實和實用性，既具有現(xiàn)實的科學(xué)成果應(yīng)用價值，為現(xiàn)行工作服務(wù)；又具有憑證、研究價值，為歷史研究服務(wù)[4]。因此內(nèi)部刊物作為重要的地方文獻，需要征集工作者及時采訪、深入探求。

2內(nèi)部刊物采訪工作現(xiàn)狀

2.1內(nèi)部刊物采訪工作的難點

內(nèi)部刊物屬于非正式連續(xù)出版物，具有發(fā)行范圍有限，傳播范圍不廣，易流失，收集難度大等特點。因此其采訪工作也體現(xiàn)出如下難點：①重視程度低，缺乏制度保障。相對來說，內(nèi)部刊物受重視程度較低，其征集工作沒有相應(yīng)的呈繳制度做保障，只能靠征集人員逐一主動采訪。另外，有的圖書館開展相關(guān)征集工作較晚，這給內(nèi)部刊物的系統(tǒng)征集帶來更多的阻力，難以系統(tǒng)完整地征集。②難以公開，不易獲取。內(nèi)部刊物基本在本行業(yè)內(nèi)流傳，征集人員難以獲得公開發(fā)布的消息，因此難以獲取。③發(fā)布信息分散，難以集中。由于內(nèi)部刊物不能像正式出版刊物那樣在郵電部門發(fā)行、零售，因此其發(fā)行信息不集中，給征集線索的收集帶來一定的難度。

2.2傳統(tǒng)征集方法的局限性

圖書館傳統(tǒng)的征集方法主要有接納呈繳、書店征訂、隨機上門征集和讀者贈送，這是地方文獻采集的常規(guī)途徑[5]。由于內(nèi)部刊物出版、發(fā)行、傳播的獨特性和多樣性，僅靠傳統(tǒng)的采集方法難以全面、系統(tǒng)、及時獲取。因此，需要征集人員主動拓展內(nèi)部刊物采集渠道，采用多種征集模式。

2.3網(wǎng)絡(luò)版內(nèi)部刊物的多樣性

隨著政府、企事業(yè)單位、科研院所等單位上網(wǎng)工程的普及推廣，地方文獻信息的網(wǎng)絡(luò)化迅速發(fā)展[6]。筆者在近兩年的征集工作中也不斷得到部分單位停止內(nèi)部紙質(zhì)刊物發(fā)行，改為網(wǎng)上發(fā)布的消息。

通過考察遼寧省內(nèi)部刊物發(fā)行單位的網(wǎng)站，發(fā)現(xiàn)國家機關(guān)及其下屬的各職能部門網(wǎng)站建設(shè)比較完善，其中約有1/3的單位設(shè)有專門的內(nèi)部刊物欄目。例如遼寧銀行業(yè)的北方金融網(wǎng)，遼寧國稅的稅研網(wǎng)，遼寧經(jīng)貿(mào)、遼寧司法廳、遼寧政協(xié)、遼寧作協(xié)等單位都設(shè)有專門的內(nèi)部刊物欄目。另外，某些資金、技術(shù)、人力資源相對較弱的學(xué)會則通過建立博客的方式發(fā)布所主辦刊物的內(nèi)容，如《遼海散文》《文苑春秋》《遼寧記憶》等。有的單位是紙本刊物和網(wǎng)絡(luò)同步發(fā)行，有的單位則是用網(wǎng)絡(luò)發(fā)布的形式取代紙本刊物的發(fā)行。

網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部刊物與紙本刊物具有相同的特點，但是從載體形態(tài)上看其又有相對的優(yōu)勢。數(shù)字化的內(nèi)部刊物信息資源具有便于整理收藏與檢索使用的特點。現(xiàn)有的紙質(zhì)刊物只能為讀者提供現(xiàn)場閱讀服務(wù)，如果能夠?qū)⒕W(wǎng)絡(luò)上的相關(guān)內(nèi)部刊物信息收集整理建成相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，則非常便于檢索利用。但是網(wǎng)絡(luò)信息也存在不穩(wěn)定性，許多網(wǎng)絡(luò)信息提供者出于經(jīng)濟、技術(shù)因素的考慮，并不在網(wǎng)絡(luò)上長期保存信息，給讀者用戶的系統(tǒng)閱讀、檢索帶來不便。信息源分散、無序、更迭和消亡無法預(yù)測。[6]因此，網(wǎng)絡(luò)版內(nèi)部刊物信息也存在消失而無法獲取的可能，因此需要及時采集。

3內(nèi)部刊物采訪工作設(shè)想

3.1借助地方文獻工作聯(lián)盟來擴充內(nèi)部刊物的征集渠道

建立地方文獻工作聯(lián)盟即組建圖書館協(xié)作征集網(wǎng)絡(luò)，聯(lián)合省、市、縣區(qū)公共圖書館合作征集地方文獻資源的組織系統(tǒng)。地方文獻具有鮮明的地域性與集中性特質(zhì)，省級公共館要對全省各地出版的內(nèi)部刊物進行系統(tǒng)征集，往往是鞭長莫及，力不從心。因此，通過合作征集網(wǎng)絡(luò)可以發(fā)揮基層圖書館的地緣優(yōu)勢，大大提高征集效率。遼寧省圖書館于2014年組織召開了全省圖書館地方文獻工作聯(lián)盟會議，就如何開展征集協(xié)作做了充分的探討。遼寧省圖書館正在通過網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)渠道積極搜集各市內(nèi)部刊物的基本信息，以期通過征集協(xié)作的方式征集相關(guān)的刊物。

3.2通過網(wǎng)上書店購買缺藏內(nèi)部刊物

圖書館內(nèi)部刊物的征集工作不可能面面俱到，毫無疏漏；內(nèi)部刊物出版單位也不可能將所有出版物永久保存。在現(xiàn)代技術(shù)條件下，網(wǎng)絡(luò)可以成為圖書館補充內(nèi)部出版物的重要渠道。例如《遼寧省情》這一刊物，在其出版單位缺藏創(chuàng)刊號的情況下，筆者通過孔夫子舊書網(wǎng)了解到2007年出版的創(chuàng)刊號信息，并成功獲取，有效補充了館藏。通過網(wǎng)絡(luò)購買的方式可以對缺藏的過期內(nèi)部刊物進行有效補充。

3.3與各級學(xué)會建立聯(lián)系，保持征集工作的持久性

各領(lǐng)域的學(xué)會和研究會是產(chǎn)生內(nèi)部刊物的重要機構(gòu)。例如遼寧省散文學(xué)會、美學(xué)學(xué)會、傳記文學(xué)學(xué)會、詩詞學(xué)會、法學(xué)學(xué)會等等，都是內(nèi)部刊物的出版單位。圖書館采訪人員有必要與這些學(xué)會建立長期友好的聯(lián)系，適時關(guān)注各類學(xué)會舉辦的活動。筆者在地方文獻征集工作中，為便于聯(lián)絡(luò)，申請加入了遼寧散文學(xué)會，通過參加學(xué)會的活動結(jié)識了遼寧文學(xué)領(lǐng)域的很多朋友和作家，為征集工作打開了局面。在學(xué)會的QQ群中積極宣傳地方文獻征集工作的理念，帶動了很多學(xué)會成員主動捐贈自己的作品，并提供相關(guān)內(nèi)部刊物。遼寧散文學(xué)會的成員來自全省各地，他們的所在單位都出版相應(yīng)的內(nèi)部刊物，通過他們可以編織一個覆蓋全省的內(nèi)部刊物征集網(wǎng)絡(luò)。

3.4運用新型聯(lián)絡(luò)方式提高工作效率

內(nèi)部刊物的出版呈現(xiàn)出連續(xù)性、不定期性、不公開性等特點，需要征集人員與被征集單位保持良好、高效的溝通。筆者在工作中發(fā)現(xiàn)，通過郵寄紙質(zhì)征集函的方式有效征集率不足10%，通過撥打電話征集內(nèi)部刊物的有效征集率在20%左右，主動到被征集單位走訪的有效征集率則可高達90%。雖然采用不同方法的征集效率差別很大，但各有優(yōu)勢。紙質(zhì)征集函的覆蓋面廣，輻射速度快；走訪的方式雖然成功率高，但是人員有限，每天能走訪的單位有限。因此在征集工作初期這3種方式都要使用，互為配合。在與被征集單位建立聯(lián)系，成功獲取刊物之后，需要與被征集單位保持良好的關(guān)系。筆者在征集工作中除了獲取聯(lián)系人、聯(lián)系單位的電話、郵箱、地址之外，特別留心獲取聯(lián)系人的QQ號和該單位的QQ群號。通過QQ可以即時溝通，還可群發(fā)信息，有助于提高工作效率。

3.5加強網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部刊物的采集工作

網(wǎng)絡(luò)版內(nèi)部刊物可以采取多種方式進行采集和保存。①復(fù)制網(wǎng)站上的相關(guān)內(nèi)容，編輯成WORD文本。這種采集方式類似于網(wǎng)絡(luò)資料匯編，可以借鑒網(wǎng)絡(luò)資料匯編的工作方法。即將每種刊物的每一期的內(nèi)容都下載到WORD文檔中，進行編輯，形成可以編輯、檢索的WORD文件。②可以考慮網(wǎng)站截圖的方式，這種方式可以保持網(wǎng)站資源的原貌，但是在檢索利用中不是很方便。③建立超鏈接導(dǎo)航。很多圖書館建立有地方文獻專欄，可在地方文獻專欄中介紹本館收藏的內(nèi)部刊物資源，同時將載有內(nèi)部刊物的網(wǎng)絡(luò)資源鏈接提供給讀者，供讀者檢索利用。④依托國家圖書館網(wǎng)絡(luò)信息資源采集與保存項目，加強地方文獻網(wǎng)絡(luò)信息的采集與保存。我國最早實施的網(wǎng)絡(luò)信息采集項目是國家圖書館2003年開啟的網(wǎng)絡(luò)信息資源采集與保存實驗項目——WICP（Web Infor?mation Collection and Preservation），到目前為止該項目已經(jīng)存儲了大量專題信息，并不斷地進行完善。國家圖書館開發(fā)的網(wǎng)絡(luò)資源工作平臺系統(tǒng)，注重數(shù)字保存，將網(wǎng)絡(luò)文檔保存為符合ISO28500標準的WARC文檔，實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)資源的長期保存。同時系統(tǒng)集網(wǎng)絡(luò)資源的采集、保存、編目和發(fā)布與服務(wù)功能于一體，為圖書館員提供了一個流暢的網(wǎng)絡(luò)資源采編存閱的一體化平臺。2014年開始各省圖書館相繼開展了政府信息公開網(wǎng)絡(luò)信息的自主采集工作，并且自主采集的范圍不斷擴大，還將包括其他地方文獻相關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息。國家圖書館給各省級圖書館提供了成熟的網(wǎng)絡(luò)信息采集平臺，并且為相關(guān)工作人員提供培訓(xùn)。圖書館采訪人員可將發(fā)表有內(nèi)部刊物的網(wǎng)站納入到采集范圍內(nèi)，對其內(nèi)容進行采集、保存。

4　結(jié)語

隨著文獻載體的豐富和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，內(nèi)部刊物發(fā)行的載體形式也在發(fā)生變化，內(nèi)部刊物采訪工作也面臨著新的機遇與挑戰(zhàn)。地方文獻采訪工作者不僅要有高度的工作熱情和責(zé)任感，還要掌握科學(xué)有效的采訪方法，保證內(nèi)部刊物的系統(tǒng)收藏、全面收藏，為地方文化的延續(xù)發(fā)展以及地方社會的和諧發(fā)展做出貢獻。

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王爽女，1977年生。碩士，館員。研究方向：地方文獻咨詢與征集。

收稿日期：（2015-01-20；責(zé)編：徐向東。）