內部刊物采訪工作現狀及對策

王爽（遼寧省圖書館，遼寧沈陽110015）

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內部刊物采訪工作現狀及對策

王爽
（遼寧省圖書館，遼寧沈陽110015）

[摘要]地方內部刊物屬于非正式出版的地方文獻，具有重要的文獻價值。內部刊物采訪工作雖然存在難點，但隨著網絡和現代通訊技術的發展，其采集工作也面臨著機遇。采訪人員應不斷開拓內部刊物的采訪領域，探求新的采訪方法。

[關鍵詞]內部刊物采訪工作網絡資源信息資源建設

[分類號]G255

1內部刊物文獻特點及其文獻價值

內部刊物也稱為非正式連續出版物，是灰色文獻的一種，也是重要的特種地方文獻。特指持準印證，在本系統、本行業、本單位內用于指導工作、交流經驗、交換信息的非商品性連續出版物[1]。內部刊物體現出如下文獻特點：首先，從內容上看具有鮮明的地域性，其內容基本都是關于本地該行業的信息發布、經驗交流等。即使某些科技性質或者文學性質的內部刊物也體現出相應的地方特色，例如遼寧省散文學會的內部刊物《遼海散文》，其采稿原則是文章內容需反映遼寧地區風貌或作者為遼寧籍或者在遼寧工作過。因此內部刊物集中反映了一地、一單位、一領域的地方特色。第二，內部刊物具有較強的專業性?？蒲性核?、大中企業、專業情報網大都辦有對外交流的內部刊物。這些刊物主要報道本單位的研制成果、學術論文、技術報告、應用實例、國內外新理論、新技術動向、新工藝介紹和譯文等[2]。第三，內部刊物的系統性強，其發行具有計劃性與連貫性的特征。內部刊物可視為圖書館地方文獻系統的一個子系統，同時在內部刊物這一文獻系統下按其內容也可以分為多個系統。例如，科技內部刊物、文學藝術內部刊物等。這些刊物由于發行的時間長，在本領域長期以來形成較好的口碑，成為該領域重要的信息交流和傳播媒介。例如，遼寧省圖書館征集到的遼寧文學藝術類內部刊物——《遼海散文》《遼寧傳記文學》《文藝春秋》《通俗文藝》《遼寧詩歌》《遼寧文學院刊》《遼寧美學》等，涉及文學藝術發展的多個研究領域，將這些刊物收集齊全則可系統地展示遼寧地區文學藝術發展的現狀。第四，從其發行分布上看，內部刊物的覆蓋面極廣，幾乎所有的黨政機關、人民政協和民主黨派、社會團體、科研院校、研究機構、廠礦企業都編有內部刊物。依筆者統計數據來看，截至2013年末，遼寧省內部刊物達到500余種，另外還有很多筆者沒有掌握的刊物信息，而正式出版的地方刊物不足300種，內部刊物的發行數量遠多于正式出版刊物的數量，形成了較為龐大的文獻體系。

地方文獻工作先驅杜定友先生曾提出地方文獻采集應“巨細不遺，寧濫毋缺”。他在《地方文獻的搜集與使用》中指出：“地方文獻是指有關本地方的一切資料”，“凡有歷史價值的，即‘斷簡另篇’‘片紙只字’，也在收集之列”。并且指出：“對于新的材料要及時收羅，以免稍縱即逝[3]?！钡胤絻炔靠锞哂姓鎸嵑蛯嵱眯?，既具有現實的科學成果應用價值，為現行工作服務；又具有憑證、研究價值，為歷史研究服務[4]。因此內部刊物作為重要的地方文獻，需要征集工作者及時采訪、深入探求。

2內部刊物采訪工作現狀

2.1內部刊物采訪工作的難點

內部刊物屬于非正式連續出版物，具有發行范圍有限，傳播范圍不廣，易流失，收集難度大等特點。因此其采訪工作也體現出如下難點：①重視程度低，缺乏制度保障。相對來說，內部刊物受重視程度較低，其征集工作沒有相應的呈繳制度做保障，只能靠征集人員逐一主動采訪。另外，有的圖書館開展相關征集工作較晚，這給內部刊物的系統征集帶來更多的阻力，難以系統完整地征集。②難以公開，不易獲取。內部刊物基本在本行業內流傳，征集人員難以獲得公開發布的消息，因此難以獲取。③發布信息分散，難以集中。由于內部刊物不能像正式出版刊物那樣在郵電部門發行、零售，因此其發行信息不集中，給征集線索的收集帶來一定的難度。

2.2傳統征集方法的局限性

圖書館傳統的征集方法主要有接納呈繳、書店征訂、隨機上門征集和讀者贈送，這是地方文獻采集的常規途徑[5]。由于內部刊物出版、發行、傳播的獨特性和多樣性，僅靠傳統的采集方法難以全面、系統、及時獲取。因此，需要征集人員主動拓展內部刊物采集渠道，采用多種征集模式。

2.3網絡版內部刊物的多樣性

隨著政府、企事業單位、科研院所等單位上網工程的普及推廣，地方文獻信息的網絡化迅速發展[6]。筆者在近兩年的征集工作中也不斷得到部分單位停止內部紙質刊物發行，改為網上發布的消息。

通過考察遼寧省內部刊物發行單位的網站，發現國家機關及其下屬的各職能部門網站建設比較完善，其中約有1/3的單位設有專門的內部刊物欄目。例如遼寧銀行業的北方金融網，遼寧國稅的稅研網，遼寧經貿、遼寧司法廳、遼寧政協、遼寧作協等單位都設有專門的內部刊物欄目。另外，某些資金、技術、人力資源相對較弱的學會則通過建立博客的方式發布所主辦刊物的內容，如《遼海散文》《文苑春秋》《遼寧記憶》等。有的單位是紙本刊物和網絡同步發行，有的單位則是用網絡發布的形式取代紙本刊物的發行。

網絡內部刊物與紙本刊物具有相同的特點，但是從載體形態上看其又有相對的優勢。數字化的內部刊物信息資源具有便于整理收藏與檢索使用的特點?，F有的紙質刊物只能為讀者提供現場閱讀服務，如果能夠將網絡上的相關內部刊物信息收集整理建成相應的數據庫，則非常便于檢索利用。但是網絡信息也存在不穩定性，許多網絡信息提供者出于經濟、技術因素的考慮，并不在網絡上長期保存信息，給讀者用戶的系統閱讀、檢索帶來不便。信息源分散、無序、更迭和消亡無法預測。[6]因此，網絡版內部刊物信息也存在消失而無法獲取的可能，因此需要及時采集。

3內部刊物采訪工作設想

3.1借助地方文獻工作聯盟來擴充內部刊物的征集渠道

建立地方文獻工作聯盟即組建圖書館協作征集網絡，聯合省、市、縣區公共圖書館合作征集地方文獻資源的組織系統。地方文獻具有鮮明的地域性與集中性特質，省級公共館要對全省各地出版的內部刊物進行系統征集，往往是鞭長莫及，力不從心。因此，通過合作征集網絡可以發揮基層圖書館的地緣優勢，大大提高征集效率。遼寧省圖書館于2014年組織召開了全省圖書館地方文獻工作聯盟會議，就如何開展征集協作做了充分的探討。遼寧省圖書館正在通過網絡等相關渠道積極搜集各市內部刊物的基本信息，以期通過征集協作的方式征集相關的刊物。

3.2通過網上書店購買缺藏內部刊物

圖書館內部刊物的征集工作不可能面面俱到，毫無疏漏；內部刊物出版單位也不可能將所有出版物永久保存。在現代技術條件下，網絡可以成為圖書館補充內部出版物的重要渠道。例如《遼寧省情》這一刊物，在其出版單位缺藏創刊號的情況下，筆者通過孔夫子舊書網了解到2007年出版的創刊號信息，并成功獲取，有效補充了館藏。通過網絡購買的方式可以對缺藏的過期內部刊物進行有效補充。

3.3與各級學會建立聯系，保持征集工作的持久性

各領域的學會和研究會是產生內部刊物的重要機構。例如遼寧省散文學會、美學學會、傳記文學學會、詩詞學會、法學學會等等，都是內部刊物的出版單位。圖書館采訪人員有必要與這些學會建立長期友好的聯系，適時關注各類學會舉辦的活動。筆者在地方文獻征集工作中，為便于聯絡，申請加入了遼寧散文學會，通過參加學會的活動結識了遼寧文學領域的很多朋友和作家，為征集工作打開了局面。在學會的QQ群中積極宣傳地方文獻征集工作的理念，帶動了很多學會成員主動捐贈自己的作品，并提供相關內部刊物。遼寧散文學會的成員來自全省各地，他們的所在單位都出版相應的內部刊物，通過他們可以編織一個覆蓋全省的內部刊物征集網絡。

3.4運用新型聯絡方式提高工作效率

內部刊物的出版呈現出連續性、不定期性、不公開性等特點，需要征集人員與被征集單位保持良好、高效的溝通。筆者在工作中發現，通過郵寄紙質征集函的方式有效征集率不足10%，通過撥打電話征集內部刊物的有效征集率在20%左右，主動到被征集單位走訪的有效征集率則可高達90%。雖然采用不同方法的征集效率差別很大，但各有優勢。紙質征集函的覆蓋面廣，輻射速度快；走訪的方式雖然成功率高，但是人員有限，每天能走訪的單位有限。因此在征集工作初期這3種方式都要使用，互為配合。在與被征集單位建立聯系，成功獲取刊物之后，需要與被征集單位保持良好的關系。筆者在征集工作中除了獲取聯系人、聯系單位的電話、郵箱、地址之外，特別留心獲取聯系人的QQ號和該單位的QQ群號。通過QQ可以即時溝通，還可群發信息，有助于提高工作效率。

3.5加強網絡內部刊物的采集工作

網絡版內部刊物可以采取多種方式進行采集和保存。①復制網站上的相關內容，編輯成WORD文本。這種采集方式類似于網絡資料匯編，可以借鑒網絡資料匯編的工作方法。即將每種刊物的每一期的內容都下載到WORD文檔中，進行編輯，形成可以編輯、檢索的WORD文件。②可以考慮網站截圖的方式，這種方式可以保持網站資源的原貌，但是在檢索利用中不是很方便。③建立超鏈接導航。很多圖書館建立有地方文獻專欄，可在地方文獻專欄中介紹本館收藏的內部刊物資源，同時將載有內部刊物的網絡資源鏈接提供給讀者，供讀者檢索利用。④依托國家圖書館網絡信息資源采集與保存項目，加強地方文獻網絡信息的采集與保存。我國最早實施的網絡信息采集項目是國家圖書館2003年開啟的網絡信息資源采集與保存實驗項目——WICP（Web Infor?mation Collection and Preservation），到目前為止該項目已經存儲了大量專題信息，并不斷地進行完善。國家圖書館開發的網絡資源工作平臺系統，注重數字保存，將網絡文檔保存為符合ISO28500標準的WARC文檔，實現了網絡資源的長期保存。同時系統集網絡資源的采集、保存、編目和發布與服務功能于一體，為圖書館員提供了一個流暢的網絡資源采編存閱的一體化平臺。2014年開始各省圖書館相繼開展了政府信息公開網絡信息的自主采集工作，并且自主采集的范圍不斷擴大，還將包括其他地方文獻相關網絡信息。國家圖書館給各省級圖書館提供了成熟的網絡信息采集平臺，并且為相關工作人員提供培訓。圖書館采訪人員可將發表有內部刊物的網站納入到采集范圍內，對其內容進行采集、保存。

4　結語

隨著文獻載體的豐富和網絡的發展，內部刊物發行的載體形式也在發生變化，內部刊物采訪工作也面臨著新的機遇與挑戰。地方文獻采訪工作者不僅要有高度的工作熱情和責任感，還要掌握科學有效的采訪方法，保證內部刊物的系統收藏、全面收藏，為地方文化的延續發展以及地方社會的和諧發展做出貢獻。

參考文獻：

[1]于宣.中宣部新聞出版署郵電部國家工商局聯合發出通知：切實加強內部刊物管理.[J].中國職工教育，1994（9）：35.

[2]金忠毅.內部刊物的現況及其改進建議[J].情報學刊，1988（10）：84.

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[5]倪俊明.地方文獻非常規采集述論[J].圖書館論壇，2008. （12）：218.

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[9]中國國家數字圖書館[EB/OL].[2014-07-21].http：//www. ndlib.cn/xtjs2012/201201/t20120113_57991_1.htm.

王爽女，1977年生。碩士，館員。研究方向：地方文獻咨詢與征集。

收稿日期：（2015-01-20；責編：徐向東。）