美國紐約州公共圖書館理事會制度研究

吳麗娟　（深圳圖書館 廣東 深圳 518036）

美國紐約州公共圖書館理事會制度研究

吳麗娟（深圳圖書館 廣東 深圳 518036）

美國紐約州擁有超過750家的公共圖書館，23個公共圖書館系統，在其百余年的發展歷程中，理事會制度在圖書館彰顯城市活力中發揮著重要作用。紐約州圖書館理事協會是當地圖書館支持力量和信息的重要來源之一，它是圖書館理事會的州組織，提供一系列有價值的服務。紐約州公共圖書館理事會制度有完善的法律保障、明確的理事會職責、規范的會議要求及權責分明的用人機制。

圖書館理事會制度紐約州

1　紐約州公共圖書館概況

1844年和1845年，美國紐約州議會兩次通過法案，決定把紐約州公共圖書館和博物館歸入紐約州立大學管理。紐約州公共圖書館隸屬于紐約州教育部門（當時紐約州大學既是一所大學，又是州的教育主管部門），由此開創了公共圖書館隸屬于公立教育部門管理的先例。紐約州公共圖書館和圖書館理事會由美國最具廣泛性和全面性的圖書館網絡支持，這個網絡既包含體制層面也包含數據層面。公共圖書館由紐約州地區大學董事會特許設立，是龐大的、遍及全州的教育系統的一部分。董事會的職責是監管所有的教育和公共文化機構，包括超過750家的公共圖書館，23個公共圖書館系統[1]。紐約州公共圖書館系統主要有3種類型: 合并型公共圖書館系統、聯合型公共圖書館系統、合作型公共圖書館系統。紐約州圖書館理事協會是當地圖書館支持力量和信息的重要來源之一，它是圖書館理事會的州組織，提供一系列有價值的服務，主張為了圖書館利益在州層面為感興趣的理事提供培訓和年度研討會[1]。

紐約州公共圖書館系統中有協會、市立、學區和特別立法區4種類型的圖書館。表1為以上4種類型公共圖書館的稅收來源及理事會組成。

2　理事會制度相關法律法規

作為教育機構，圖書館需遵守聯邦、州和地方法律、法規。雖然理事會不可能熟知所有相關法律的細則，但他們應該足夠熟悉主要的法律問題以保證所作出的決策符合法律的規定，同時，還應積極向精通教育和地方法規的法律顧問征求意見。《紐約州教育法》（New York State Education Law）及《理事規則》（Commissioner's Regulation）對圖書館理事會權利作出了相應規定。例如，《紐約州教育法》對理事會權利、圖書館服務標準、公共圖書館的建立、圖書館服務協議等內容作出了規定；《理事規則》對理事會注冊標準、公共圖書館系統的批準、公共圖書館認證、人員的任命等內容作出了規定[3]。

所有公共圖書館都應遵守《教育法》《公職人員法》和《不以營利為目的的公司法》，以及監管公司行為的紐約州其他法律。協會圖書館、市立公共圖書館、學區公共圖書館及特別區域公共圖書館同時也要遵守那些旨在保護公共利益的法律。例如，《公務員法》（Civil Service Law）中關于職稱、考試、訴訟程序的內容；《一般國內法》 （General Municipal Law）中關于招標采購、利益沖突的內容；《勞動法》（Labor Law）中關于工時、工資、安全的內容，等等。紐約州公共圖書館在其網站提供了一個最新的總結、摘錄紐約州相關圖書館法律和法規的信息平臺以供圖書館系統、理事會、圖書館員隨時查閱。

3　紐約州公共圖書館理事會制度細則

3.1職責

紐約州公共圖書館理事會作為授予特許和監管教育機構的公共機構，以“關懷、忠誠和服從”為己任。具體遵守以下3項行為準則：（1）關懷的職責，一名理事應秉誠行事、恪盡職守，以一個謹慎的普通人的想法去決定同等情況、同等位置所該行使之關懷；（2）忠誠的職責，理事必須忠誠于所屬協會，應當以該組織的最大利益為出發點真誠行事，理事任何時候都應以組織的利益為目標，而非個人利益和商業目的；（3）服從的職責，理事有責任確保該機構的資源用于理事會使命的完成，理事會成員也有責任確保機構符合所有適用法律，不從事任何未經授權的活動[4]。

理事會的特定職責數量雖少，但范圍卻非常廣。主要包括：（1）創造和發展圖書館；（2）選拔、雇傭和定期評估圖書館館長；（3）為圖書館的服務項目爭取到足夠的資金；（4）在使用公共和私人基金時行使理事職責；（5）就圖書館的管理和使用采取恰當的政策和規則；（6）定期計劃和評估圖書館的服務計劃；（7）保持設施滿足圖書館和社區的需求；（8）促進當地和全社會圖書館事業的發展；（9）以開放且符合倫理規范的方式開展圖書館業務，確保其符合法律法規的規定并尊重相關工作人員和公眾[4]。

每一位理事都作出個人承諾，貢獻時間和精力去忠實地執行這些職責，盡管理事會作為一個機構對圖書館的所有方面都負有法律責任，但期望一名理事或整個理事會成為圖書館各項工作的專家是不合理的。對于一名理事來說，他們所能做的更重要的事情常常是承認自身缺乏足夠的信息和資源，而去尋求幫助。理事會要做的是根據所獲得的最好的可用信息作出最佳決定。理性的做法往往是去請教公共圖書館系統的工作人員和諸如律師、會計師、建筑師、電腦分析師等專業人員。根據紐約州相關法律規定，圖書館理事會具有廣泛且專有的權力和權威來管理圖書館，理事會不僅應當關心組織的內部運作，同時也要警惕外部趨勢和變化對圖書館計劃造成的影響[4]。

3.2章程

根據《紐約州教育委員會管理辦法》（Regulations of Commissioner of Education of New York State）可知，章程是一個組織確認其結構和管理職能的一系列規則，不得與聯邦和州法律法規有任何沖突；理事會應定期檢查并及時調整章程內容，以保證章程的靈活性和適應性。

理事會的章程包含以下內容：（1）組織的名稱、目的、目標和服務區域；（2）理事會條款及組成；（3）理事會的選舉、任命和免職程序；（4）加注有效期限的程序；（5）理事會成員的職責和權利；（6）會議排期；（7）特別會議程序；（8）考勤要求；（9）法定人數的要求；（10）館長職責概要；（11）常設和專門委員會；（12）會議議程；（13）理事會的權利；（14）章程的修改程序[5]。

3.3會議

理事會會議依章程而進行。為了讓所有理事妥善地準備會議，會議組織者應在會議前不少于一周的時間以郵件的方式通知參會成員以下內容：會議議程、之前的會議記錄、財務報告、館長報告及其他會議相關文件。所有的理事都應全面參與會議討論及行動，并熟悉理事會指定的每一項活動。理事應定期按時出席會議，如無法參會應提前通知理事會主席。《紐約州教育法》第226條規定，如果一名理事無正當理由連續3次缺席會議，則被視為辭職[6]。

最有效的會議應是集中時間和精力著重解決那些對圖書館未來有重大影響的事務，而那些可以由理事個人在會議進程外完成的事項（如閱讀會議紀要）則不應占用理事會寶貴的時間。哈佛大學教育學院、非營利組織委員會的權威人士理查德·柴特認為，這種方式的關鍵概念在于理事會的注意力只集中在真正重要的問題上；充分利用會議時間和流程尋求問題的解決途徑；確保理事會作為一個有效的法人團體運作[6]。

理事會會議一般應當在兩個小時內完成，如需更長時間，可將討論問題提交給理事會或館長作進一步研究，并列出時間表在下一次的會議中進行討論，總之，理事會應設定一個會議結束時間并持之以恒。為了確保會議的有效性，理事會主席負有確保會議按時召開和會議討論事務解決質量的職責。

3.3.1公開會議和內部會議

根據《紐約州教育法》第260條a款和《公職人員法》第7章的規定，包括協會圖書館在內的紐約州所有公共圖書館的理事會會議都應向公眾開放[7]。同時，如果是達到理事會法定出席人數的行政會議（即便是非正式會議）也必須向公眾宣傳和開放。所有的理事會會議通知都應發送給新聞媒體，并在圖書館網站發布，在公共場所的宣傳欄張貼。內部的行政會議只是作為公開的理事會會議的一部分，而非單獨的理事會。行政會議應以投票的形式決定一項事務的執行和除公共資金撥款之外的一般性質事務。當然，這些行為應記錄在會議紀要中。

3.3.2會議紀要

依相關法律，所有理事會會議的紀要都必須向公眾公開。財務報表和其他官方的記錄應保存在一個安全且公眾便于查閱的地方。理事會定期會議紀要應包含會議所有建議、決議、行為、表決的記錄和總結。盡管非必須，大多數的會議紀要還應包含所討論問題的摘要。無論討論的問題是否已被批準，會議紀要在兩周內應可供公眾隨時查閱。

3.3.3法定人數

圖書館章程必須明確理事會的法定人數，或理事會開展事務所必需的最少人數。理事會成員必須出席會議并參與投票，法律不允許以電話會議的形式投票。視頻會議是被允許的，但是必須將視頻放在公開的網站上，并在會議通知中公布網站地址。根據《紐約州通用建設法》第41條規定，無論法定人數是多少，唯有符合整體的多數意見，理事會方可采取行動[8]。換句話說，如果理事會由7名成員組成，需4個贊成票方可通過決議，無需考慮實際出席的理事有多少名。

3.3.4議程

對于圖書館事務的執行，一個相對確定的議程是非常必須的。會議的議程堪為會議的藍圖，為了避免意外發生，議程應由館長起草、理事會主席審核，所有相關材料一并提前發給各位理事。理事如要改變議程，應在會議開始時獲得認可方可。以下是一個典型的議程模板：（1）會議秩序；（2）效忠誓言；（3）會議議程；（4）前次批準的會議紀要；（5）公開表達階段；（6）往來函件；（7）相關人員報告；（8）財務主管的報告；（9）館長和行政主管的報告；（10）委員會報告；（11）過往事務；（12）新的事務；（13）公眾表達階段；（14）下一次會議日期；（15）其他事項[9]。

3.4成 員

3.4.1成員管理

圖書館的管理和運行是通過理事會、圖書館館長、館員和志愿者的共同合作完成的。

作為圖書館的管理機構，理事會有責任雇傭一位有能力、具備專業素質和負責任的館長，之后定期考核和評估其表現。理事會有義務在雇傭關系下全心全意地支持館長的工作。理事會和館長之間良好的交流和合作是管理好圖書館的先決條件。

圖書館的日常管理包括館長對員工的管理。館長負責管理和監督圖書館其他館員，是唯一受理事會監督的人員。理事會有責任獲悉館員的情況但要保持謹慎的態度和基于職業規范的恰當距離，以防止對館長行政特權的侵占，從而造成對其個人身份的質疑及權威的削弱。

3.4.2理事責任

理事會最主要的職責是監管圖書館的財務，圖書館所有的開支都必須經依法舉行的理事會會議批準。循環性開支（如館員薪水和物業賬單）則可以在理事會會議之前被批準，但必須在下一次會議獲得正式批準。理事會應接收、審查和了解最新的涉及財務狀況和采用預算的組織報告，但這并不意味著其應處理每一項開支，其責任是確保適當的制衡以實現圖書館的有效運轉，并且適當地盡職調查。

3.4.3人員任免

紐約州教育法規定，一切人事任命類行為都必須經依法舉行的理事會會議批準[6]。這并不是說理事會要負責館長以外的人員的選聘工作。它是指理事會要創設崗位、建立薪酬標準和根據館長的推薦正式任命員工。簡言之，館長選擇員工，理事會任命員工。

盡管理事會基本上會批準所有的任命、頭銜和薪酬，并記錄在會議紀要中，但往往是簡單的人員任命（如兼職后勤人員的任命），無法延續到下一次理事會召開之時。針對這種情況，通常的做法是追溯任命。一般情況下，理事會負責審查晉升更高層位置（如部門主管或副館長）的員工的文憑及各類證書，以便熟悉圖書館領導層。

3.4.4館長選拔

圖書館理事會最重要的職責之一就是遴選館長。館長不僅要能有效地為理事會服務，也要具備管理圖書館這一公共機構的專業能力，同時還要反饋所在圖書館讀者和社區居民的想法。此外，《理事規則》要求所有的公共圖書館都應遵守其設定的館長任職最低標準，同時公共圖書館也要遵守其管轄區和紐約州的公務員雇用規則[10]。

在著手選拔館長的過程中，通常會有一些關于公共圖書館、理事會和他們需求的領導階層等至關重要的問題被問到。例如，圖書館館長最有價值的品質是什么？圖書館館長最重要的技能是什么？圖書館館長在理事會、員工和社區之間扮演什么樣的角色？未來5年內對于圖書館最重要的舉措和挑戰是什么？

圖書館理事會通常都會作出最簡便、最快捷或是最低成本的選擇。能力足夠勝任其職責的館長是理事會有效管理和鑄造成功未來的保障；能力有所欠缺的館長將給理事會帶來更多不必要的工作和一個令人失望的圖書館。每一個圖書館都應有一名合格的館長，他既受理事會重視又被社區尊重。

為了確保獲得最佳人選，候選人應來源廣泛。圖書館理事會在徹底評估個人簡歷的同時應對優秀的候選人附加面談；在法律許可的范圍內進行尖銳的提問；參考推薦信和前任雇主的意見。最后，理事會與候選人之間應對薪酬和福利作出一個公平的協商。

3.5績效評估

為了保持清晰的溝通和有效的管理，理事會對館長績效進行定期評估至關重要，這通常也是最困難的任務之一。理事會對館長開展年度考核工作的作用有以下幾點：（1）館長工作綜述是對其工作表現的一次正式反饋；（2）評估工作為理事會提供了關于圖書館運營和績效的關鍵信息；（3）評估過程可以被用于建立圖書館目標，也可以用于建立館長目標；（4）一次全面的評估可以將薪酬與工作表現掛鉤；（5）一次深思熟慮的評估可以為館長提供動力、方向和鼓勵；（6）評估過程可與社區需求相配合，從而為圖書館的持續規劃過程提供重要的組成部分；（7）正式的評估過程需要恰當的文件去證明不符合要求的績效[11]。

作為績效評估的依據，一份書面的、合理的和最新的工作說明是必不可少的。年度評估開始的時間通常是理事會主席及成員關注圖書館面臨的最重要問題以及評估館長和理事會如何作為一個團隊履職之時。評估的形式多種多樣，但真正重要的事情通常不是評估的形式，而是評估的過程。為了使評估過程更有效，《紐約州公共圖書館理事會手冊（Handbook for Library Trustees of New York State（2010））》中列出了以下一些評估技巧：（1）要有一個有效的、客觀的工作描述；（2）要有一個書面的協議或合同規定館長聘用的條件、薪酬和福利；（3）由理事會成員就工作的關鍵方面進行一個書面評估，或由館長提供一份詳細的自我評估材料由理事會審查和討論；（4）針對圖書館的長期目標和戰略計劃評估館長的績效；（5）利用評估館長的機會同時評估理事會的績效；（6）確定全體理事會成員都參與了評估過程；（7）評估過程應秉承開放、誠信、面對面的原則[11]。

理事會應時刻銘記其首要的責任對象是圖書館和服務的社區。很多理事會并不習慣雇主這一角色，他們常常寧可身處尷尬位置也不面對現實。特別是在一些小型圖書館，理事和圖書館員常常是多年的朋友和鄰居，他們并不愿意直接去處理人事問題，最終導致了對圖書館和所服務社區的利益的損害。如果一名館長持續被認為無法勝任圖書館管理工作，理事會就必須物色新的館長而非為其找借口或自己來運轉圖書館。

[1]Handbook for Library Trustees of New York State(2010)[EB/OL].[2014-05-03].http://www.nysl.nysed.gov/libdev/trustees/handbook/index.html.

[2]Types of Library Systems: A Comparison[EB/OL].[2014-05-05].http://www.nysl.nysed.gov/libdev/libs/libtypes.htm.

[3]Library Laws and Regulations[EB/OL].[2014-05-07].http://www.nysl.nysed.gov/libdev/trustees/handbook/index.html#Laws.

[4]Trustee Duties and Responsibilities[EB/OL].[2014-05-08].http://www.nysl.nysed.gov/libdev/trustees/handbook/index.html#Duties.

[5]Library Board Organization[EB/OL].[2014-05-08].http://www.nysl.nysed.gov/libdev/trustees/handbook/index.html#BoardOrganization.

[6]Ed.Law Sec.226 - Powers of Trustees[EB/OL].[2014-05-09].http://www.nysl.nysed.gov/libdev/excerpts/edn226.htm.

[7]Ed.Law Sec.260- Trustees[EB/OL].[2014-05-09].http://www.nysl.nysed.gov/libdev/excerpts/edn260.htm.

[8]General Construction[EB/OL].[2014-05-10].https://www.lawserver.com/law/state/new-york/ny-laws/ny_general_construction_law_41-a.

[9]Open Meetings and Executive Sessions[EB/OL].[2014-05-10].http://www.nysl.nysed.gov/libdev/trustees/handbook/index.html#BoardMeetings.

[10]Commissioner's Regulation 90.8- Personnel[EB/OL].[2014-05-10].http://www.nysl.nysed.gov/libdev/excerpts/finished_regs/908.htm.

[11]Planning and Evaluation[EB/OL].[2014-05-12].http://www.nysl.nysed.gov/libdev/trustees/handbook/index.html# PlanningEvaluation.

吳麗娟 女，1981年生，碩士，現工作于深圳圖書館，館員。

Research on System of New York State Library Board of Trustees in the United States

There are more than 750 public libraries and 23 public library systems in New York State.The system of library board of trustees plays an important role in the library to reveal the urban vitality during its hundred years' development history.New York Library Association(NYLA) is the support power of local libraries, and it is one of the most important sources of information.It is the state organization of library board of trustees which provides a series of valuable services.The system of New York State library board of trustees has perfect policy guarantee mechanism, well-defined board missions, normative meeting specifications and employment mechanism with clear rights and responsibilities.

Library; Board of trustees system; New York State

G251

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