視頻會議系統在圖書館總分館的應用研究
——以東莞圖書館為例

葉少青

(東莞圖書館，廣東東莞 523071)

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視頻會議系統在圖書館總分館的應用研究
——以東莞圖書館為例

葉少青

(東莞圖書館，廣東東莞 523071)

視頻會議系統；總分館；東莞圖書館

文章以東莞圖書館視頻會議系統的部署與應用過程為例，從視頻會議系統在總分館開展工作會議、業務培訓、遠程輔導、講座直播等方面的應用進行探討研究，分析其成效及優勢，總結問題并提出措施，為視頻會議系統的應用研究和實踐提供參考。

視頻會議系統，又稱電視電話會議系統，是一種現代化的辦公系統。它通過通信網絡及多媒體處理設備把位于不同地點的個體或人群連接起來，打破空間隔絕[1]，從而使聲音、影像及文件資料可互傳和共享，實現了即時信息交流和協同工作，是一種新型的信息交流手段。伴隨網絡通信與多媒體技術的不斷發展與成熟，視頻會議的實用性、穩定性、安全性不斷提高，且具有節省成本、靈活高效、使用便捷等顯著優勢。其也被越來越廣泛地應用在教育、醫療、政府機關、公共服務等眾多領域，并發揮著重要作用。但是，目前國內圖書館行業尚未廣泛應用視頻會議系統，對其開展探討研究和應用實踐的案例也寥寥無幾。文章以東莞圖書館為例，結合其總分館業務需求和實踐工作，探討了視頻會議系統在總分館服務體系中應用的必要性、可行性和實用性，以期為圖書館業務研究提供參考和案例。

1 現狀及需求分析

東莞經過十多年的圖書館總分館建設，公共文化服務體系日趨完善，已經構建了空間全覆蓋、時間全天候的動靜結合的總分館服務體系。截至2014年9月，全市已建成了1個總館、52個分館、102個圖書流動車服務站、40個24小時自助借閱服務點和588個文化信息共享工程服務點(公共電子閱覽室)。其擁有鎮(街)圖書館從業人員330人，鎮(街)、村(社區)公共電子閱覽室管理人員800余人(部分人員兼職基層文化服務工作)。

近年，新媒體、新技術對相關行業的沖擊，也為總分館服務體系發展帶來機遇和挑戰。東莞的基層圖書館、公共電子閱覽室等公共文化的服務范圍和服務內容縱深發展，服務手段日新月異，使得體系內聯系更緊密，交流互動、知識分享、統籌協調、科學決策、協同工作等日常工作顯得尤為重要。但是，在鎮(街)、村、社區、企業、學校等分館或基層服務點所在地理區域，基層服務人員隊伍龐大、業務工作繁重，基層讀者的需求日益增長。在這種現實環境下，如何保障信息溝通暢順，有效應對各類緊急事件；如何實現統籌管理和有效監管，開展業務培訓和提升服務水平；如何更好地發揮資源優勢，最大化實現資源共享；如何提升整體效益，降本增效，實現“節能減排”，都是當前制約東莞總分館服務體系服務持續發展的絆腳石。

2 系統選型與搭建

2.1 調研選型

視頻會議系統按構架來分，可分為硬件視頻會議系統和軟件視頻會議系統。硬件視頻會議是基于嵌入式架構的視頻通信方式，依靠DSP(Digital Signal Processor 數字信號處理器)和嵌入式軟件來實現音視頻處理、網絡通信和各項會議功能。軟件視頻會議是基于PC架構的視頻通信方式，其硬件搭建在通用計算機平臺之上，通過軟件來控制計算機進行音視頻編解碼等工作。在性價比方面，硬件系統性能穩定但造價高、靈活性差；軟件系統投入少，靈活方便，但通用計算機平臺易受到病毒、黑客的攻擊，從而影響系統穩定性。

經過市場調研和分析，筆者從東莞圖書館總分館業務需求出發，綜合考慮項目投入產出效益以及系統整體性價比、安全性、實施維護難易等，認為軟件視頻會議系統更適合當前業務需求使用。因此，東莞圖書館在綜合了解瑞福特、華為、中興等國內視頻會議系統產品后，選擇了北京威速科技有限公司開發的 V2 Conference視頻會議系統。

2.2 系統部署

綜合考慮多方因素，東莞圖書館在系統安裝部署時采用了以下措施：①服務器采用虛擬機。配置——CUP：Intel(R) Xeon(R)，2.6GHz；內存：8G；硬盤：60G；操作系統：Windows 2008，64位；Web服務組件：MySQL，JAVA2 SDK。其優點是節省成本，減少耗能；配置靈活，可隨時調配CPU、存儲等硬件資源來滿足需求；系統安裝、數據備份和系統遷移等日常管理維護工作更便捷高效。②網絡配置安全有效。其設置10M光纖專用網絡通道，以保障網絡出口資源，并可根據需要隨時調整帶寬；其配置內、外網IP，以保證館內外都能正常訪問服務器，并使內外網絡資源分配更合理；其只開放系統必需的5222、8082、8083、8099、18080端口，以保障系統安全。③客戶端應用節省投入。其客戶端配置要求低，一般的辦公電腦均能滿足要求，僅需補充少量分辨率較高的桌面攝像頭。

2.3 安裝與調試

V2 Conference是純軟件的視頻會議系統，由服務器軟件V2 Conference Server、會議管理組件和客戶端軟件組成，并通過硬件加密狗認證和授權。會議系統采用B/S架構，因此在系統部署實施時，只需完成服務端的安裝配置，便可實現客戶端應用程序的下載、安裝、版本檢查、升級等工作，無須額外安裝其他組件或驅動，最大限度地減少了客戶端實施和維護的負擔。基于WEB的安裝軟件是通過專業數字簽名公司VeriSign簽名認可的，通過這種方式可以保證用戶使用軟件的安全性。用戶通過IE登陸會議時，會根據網絡環境，自動選用不同的接入通道，館內用戶和個別已接入總館內網的鎮(街)分館可通過內網登錄服務器，既提升了網速，又節省了服務器外網帶寬，其余的鎮(街)分館和村(社區)基層用戶通過互聯網訪問服務器。

3 視頻會議系統在總分館的應用與分析

東莞圖書館完成V2 Conference 5系統搭建和調試后，積極組織館內員工和分館人員分別從總分館日常工作會議、業務培訓、遠程輔導、講座直播等方面進行應用測試。

3.1 日常會議

東莞總分館日常業務繁雜，東莞圖書館作為總館，發揮業務統籌和溝通協調的作用，每年需組織鎮(街)分館召開各種工作會議或專題研討，每次的集中會議都要耗費大量的人力、物力、財力，組織者和參會人員都疲于應付。應用視頻會議系統可有效緩解傳統會議的壓力，提高會議效率，節省會議開支。V2 Conference 5支持自由會議模式和主席控制模式，圖書館一般情況下采用主席控制模式，由會議發起人作為會議主席對會議過程進行控制。其支持旁聽用戶和組播用戶，可一個用戶登錄后組織多人同時觀看，以達到擴大會議規模的目的；其具有會議分組和電子舉手功能，可進行小組討論和投票表決，能更好地滿足會議要求[2]。在系統試用期間，東莞圖書館組織了虎門、塘廈、樟木頭、黃江等鎮(街)分館召開“鎮(街)加強公共電子閱覽室管理工作會議”視頻會議，塘廈分館也組織了轄下的莆心湖、田心、沙湖、三局等社區召開“2014年讀書節活動落實工作會議”。首次使用系統時，除了操作不熟練、客戶端應用程序安裝及音視頻調試耗時較多外，整體會議效果理想，達到了會議目的。

3.2 業務培訓

2013年6月，東莞圖書館開展“基層文化服務月”專業培訓活動，組織館內中層干部和業務骨干共10余人對鎮(街)圖書館和基層公共電子閱覽室工作人員開展現場業務培訓，共培訓25場次，總人數達1,700余人次。2014年，東莞圖書館為了進一步提高基層工作人員的綜合素質和服務能力，提升服務水平和工作效率，樹立良好的隊伍形象，加大業務培訓力度，針對日常業務工作的難點、要點設置了相關培訓課程，以實行基層圖書館工作人員的規范化、系統化管理。視頻會議系統具有靈活的會議模式，強大的數據共享功能，支持電子白板自由繪制和書寫、文件共享、協同瀏覽、桌面共享、屏幕截圖、文字交流、文件傳輸、網絡文件管理和會議錄制，靈活可控，操作便捷，可作為東莞圖書館總分館開展遠程業務培訓的有效支撐平臺。

3.3 遠程輔導

總分館日常業務輔導工作量很大，僅總館對鎮(街)分館的年均輔導量就達700余次(含網絡咨詢)，每個鎮(街)對轄下村、社區的業務輔導每年至少也有20～30次，主要采用了電話咨詢、圖文傳送、QQ遠程、現場輔導等方式。但這些方式均有較大局限性，不能及時有效地提供技術支持、解決業務問題。但是通過視頻會議系統的桌面共享功能，用戶可以方便地將桌面操作情況和應用操作步驟共享給全體人員，以實現遠程控制。靈活的過程控制和共享應用，即時的互動交流，清晰的操作演示，有效的協同工作，給培訓輔導用戶帶來一種全新的感覺，使業務輔導工作更輕松靈活、便捷有效。

3.4 講座直播

東莞圖書館總館及部分文化基礎較好的鎮(街)分館經常組織一些深受市民歡迎、影響力大的讀者活動，如每年舉辦的品牌活動“故事大王比賽”，由資深專家、著名學者主講的專題講座，市政府牽頭的市民道德講堂等。這些優質資源往往因活動場館有限，無法及時有效地與總分館共享，也無法滿足更多市民的文化需求，造成了資源浪費。圖書館可以利用視頻會議系統的會場同步直播功能，將活動場設置為主會場，通過電腦(手提)、攝像頭、視頻采集卡和音頻設備采集現場音視頻信息。其他場館則通過瀏覽器登錄會議，通過投影儀、大屏幕等顯示設備全屏顯示會場視頻窗口，并輸出音頻。這樣，就可以將主會場擴展成多個分會場，使觀眾體驗與主會場一樣的現場感受。

3.5 視頻會議系統的優點

視頻會議系統在圖書館總分館的實踐應用中顯現出以下優點：①節省成本。一方面，其節省了項目建設成本，僅投入了有限的軟件費用，且總分館共用，避免了重復建設。另一方面，其節省了日常會議成本，包括會場租金、參會人員食宿、交通差旅、文件資料印制等，還節省了參會人員的時間成本。②靈活高效。首先，視頻會議只需要啟動設備，可隨時召開會議，增強了會的時效性和靈活性。其次，通過旁聽用戶、集體觀看等方式可使參會人員成倍增加，擴大了會議規模。最后，高度協同共享和交流互動使得業務交流和培訓輔導顯得輕松有效，提高了效率。③拓展服務。其突破了原有活動場地的局限，拓展了服務空間，創新了服務方式。尤其在讀者活動方面，總分館體系一方面擴大了服務活動的覆蓋面，滿足了更多讀者的需求，增強了服務活動的吸引力和影響力；另一方面緩解了個別鎮(街)資源不足、服務水平有限的壓力，實現了整體服務效益的最大化。

4 存在問題與改進

總的來看，V2 Conference視頻會議系統在總分館的工作會議(研討)、業務培訓、遠程輔導和講座直播等方面的應用取得了較好的效果。但其同時也存在一些問題，如首次使用系統時個別客戶端會出現連接服務器錯誤、無法安裝程序、登錄異常等狀況；使用指導不夠，操作不悉練，使得音視頻采集和輸出調試耗時較多，影響使用效果；軟件版本與攝像機、采集卡不兼容；系統安全性有待加強，曾出現因病毒感染導致系統崩潰的情況。

針對上述問題，在實際應用中，需重視和加強以下幾方面工作，從而更好地發揮系統應用成效。

4.1 加大推廣力度

東莞圖書館可根據實際需求，增加購買授權數量，加大宣傳推廣力度，按先試點再鋪開的原則，逐步擴大使用范圍，先在總館和鎮(街)分館普及使用，待其完善成熟后逐步由鎮(街)負責向轄下的村、社區推廣，從而更好地擴大使用范圍，發揮項目效益。

4.2 加強使用指導

V2視頻會議系統具有較強的交互性，使用操作相對而言比較復雜，尤其在首次使用時，大部分用戶因對系統不熟悉，往往會出現客戶端程序裝載異常、音視頻效果沒有調試好等狀況，從而影響使用效果。因此，其需要加強使用指導，編制使用手冊(指南)和操作流程，加強交流反饋，提供有效的技術支持。

4.3 建立管理制度

標準制度是實現總分館體系規范化管理的基礎和保障，正式啟用視頻會議系統后，東莞圖書館需要結合實際情況，制定相應的標準規范和管理制度，主要有《視頻會議系統使用規范》和《視頻會議系統管理制度》。《視頻會議系統使用規范》包括客戶端環境要求(操作系統、硬件、網絡)、用戶操作規范、會議申請流程、信息發布和管理規范等。《視頻會議系統管理制度》包括系統安全管理(網絡安全、信息安全)、用戶管理(賬號命名規則、權限分配及管理)、監管制度(分級管理)、定期會議和培訓制度等。

4.4 加強網絡安全

純軟件的視頻會議系統需依托計算機系統平臺運行，因此容易受到病毒、黑客的攻擊，從而影響應用系統的穩定性。東莞圖書館在試用期間就曾出現因視頻會議系統服務器感染病毒而導致系統崩潰的狀況。因此，一方面需加強服務器操作系統的安全管理，及時為系統打補丁和更新程序；另一方面需通過防火墻、綁定外網IP、限制服務器訪問用戶及其權限、啟用用戶密碼保護等措施加強服務器訪問控制權限，以最大限度地保證服務器安全以及應用系統安全。

5 結語

視頻會議系統為圖書館提供了改進工作方式、提高服務效率的有效手段，但圖書館在決策是否需要引進視頻會議系統或選擇硬件視頻會議系統還是純軟件視頻會議系統時，必須結合自身的業務需求和現實條件來綜合考慮，項目實施前須制定詳細的實施方案，分析和明確項目的可行性和效益性，切忌盲目跟風和草率決策。此外，隨著網絡帶寬的進一步擴展和新的視頻編解碼技術的應用，視頻會議已向高清領域全面推進，為使用者提供了更逼真的視覺體驗，具有更廣闊的發展前景。

[1] 原艷霞.視頻會議系統在干部培訓領域的應用及其建設方略[J].中央社會主義學院學報，2013(3)：118-120.

[2] 北京威速科技有限公司.V2 Conference 5視頻會議系統客戶端手冊[Z].2012：8-10.

(編校：嚴 真)

2015-03-05

葉少青(1977—)，東莞圖書館館員。

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1003-1588(2015)05-0124-03