視頻會議系統(tǒng)在圖書館總分館的應(yīng)用研究
——以東莞圖書館為例

葉少青

(東莞圖書館，廣東東莞 523071)

?

視頻會議系統(tǒng)在圖書館總分館的應(yīng)用研究
——以東莞圖書館為例

葉少青

(東莞圖書館，廣東東莞 523071)

視頻會議系統(tǒng)；總分館；東莞圖書館

文章以東莞圖書館視頻會議系統(tǒng)的部署與應(yīng)用過程為例，從視頻會議系統(tǒng)在總分館開展工作會議、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、遠(yuǎn)程輔導(dǎo)、講座直播等方面的應(yīng)用進(jìn)行探討研究，分析其成效及優(yōu)勢，總結(jié)問題并提出措施，為視頻會議系統(tǒng)的應(yīng)用研究和實踐提供參考。

視頻會議系統(tǒng)，又稱電視電話會議系統(tǒng)，是一種現(xiàn)代化的辦公系統(tǒng)。它通過通信網(wǎng)絡(luò)及多媒體處理設(shè)備把位于不同地點的個體或人群連接起來，打破空間隔絕[1]，從而使聲音、影像及文件資料可互傳和共享，實現(xiàn)了即時信息交流和協(xié)同工作，是一種新型的信息交流手段。伴隨網(wǎng)絡(luò)通信與多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展與成熟，視頻會議的實用性、穩(wěn)定性、安全性不斷提高，且具有節(jié)省成本、靈活高效、使用便捷等顯著優(yōu)勢。其也被越來越廣泛地應(yīng)用在教育、醫(yī)療、政府機(jī)關(guān)、公共服務(wù)等眾多領(lǐng)域，并發(fā)揮著重要作用。但是，目前國內(nèi)圖書館行業(yè)尚未廣泛應(yīng)用視頻會議系統(tǒng)，對其開展探討研究和應(yīng)用實踐的案例也寥寥無幾。文章以東莞圖書館為例，結(jié)合其總分館業(yè)務(wù)需求和實踐工作，探討了視頻會議系統(tǒng)在總分館服務(wù)體系中應(yīng)用的必要性、可行性和實用性，以期為圖書館業(yè)務(wù)研究提供參考和案例。

1 現(xiàn)狀及需求分析

東莞經(jīng)過十多年的圖書館總分館建設(shè)，公共文化服務(wù)體系日趨完善，已經(jīng)構(gòu)建了空間全覆蓋、時間全天候的動靜結(jié)合的總分館服務(wù)體系。截至2014年9月，全市已建成了1個總館、52個分館、102個圖書流動車服務(wù)站、40個24小時自助借閱服務(wù)點和588個文化信息共享工程服務(wù)點(公共電子閱覽室)。其擁有鎮(zhèn)(街)圖書館從業(yè)人員330人，鎮(zhèn)(街)、村(社區(qū))公共電子閱覽室管理人員800余人(部分人員兼職基層文化服務(wù)工作)。

近年，新媒體、新技術(shù)對相關(guān)行業(yè)的沖擊，也為總分館服務(wù)體系發(fā)展帶來機(jī)遇和挑戰(zhàn)。東莞的基層圖書館、公共電子閱覽室等公共文化的服務(wù)范圍和服務(wù)內(nèi)容縱深發(fā)展，服務(wù)手段日新月異，使得體系內(nèi)聯(lián)系更緊密，交流互動、知識分享、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、科學(xué)決策、協(xié)同工作等日常工作顯得尤為重要。但是，在鎮(zhèn)(街)、村、社區(qū)、企業(yè)、學(xué)校等分館或基層服務(wù)點所在地理區(qū)域，基層服務(wù)人員隊伍龐大、業(yè)務(wù)工作繁重，基層讀者的需求日益增長。在這種現(xiàn)實環(huán)境下，如何保障信息溝通暢順，有效應(yīng)對各類緊急事件；如何實現(xiàn)統(tǒng)籌管理和有效監(jiān)管，開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和提升服務(wù)水平；如何更好地發(fā)揮資源優(yōu)勢，最大化實現(xiàn)資源共享；如何提升整體效益，降本增效，實現(xiàn)“節(jié)能減排”，都是當(dāng)前制約東莞總分館服務(wù)體系服務(wù)持續(xù)發(fā)展的絆腳石。

2 系統(tǒng)選型與搭建

2.1 調(diào)研選型

視頻會議系統(tǒng)按構(gòu)架來分，可分為硬件視頻會議系統(tǒng)和軟件視頻會議系統(tǒng)。硬件視頻會議是基于嵌入式架構(gòu)的視頻通信方式，依靠DSP(Digital Signal Processor 數(shù)字信號處理器)和嵌入式軟件來實現(xiàn)音視頻處理、網(wǎng)絡(luò)通信和各項會議功能。軟件視頻會議是基于PC架構(gòu)的視頻通信方式，其硬件搭建在通用計算機(jī)平臺之上，通過軟件來控制計算機(jī)進(jìn)行音視頻編解碼等工作。在性價比方面，硬件系統(tǒng)性能穩(wěn)定但造價高、靈活性差；軟件系統(tǒng)投入少，靈活方便，但通用計算機(jī)平臺易受到病毒、黑客的攻擊，從而影響系統(tǒng)穩(wěn)定性。

經(jīng)過市場調(diào)研和分析，筆者從東莞圖書館總分館業(yè)務(wù)需求出發(fā)，綜合考慮項目投入產(chǎn)出效益以及系統(tǒng)整體性價比、安全性、實施維護(hù)難易等，認(rèn)為軟件視頻會議系統(tǒng)更適合當(dāng)前業(yè)務(wù)需求使用。因此，東莞圖書館在綜合了解瑞福特、華為、中興等國內(nèi)視頻會議系統(tǒng)產(chǎn)品后，選擇了北京威速科技有限公司開發(fā)的 V2 Conference視頻會議系統(tǒng)。

2.2 系統(tǒng)部署

綜合考慮多方因素，東莞圖書館在系統(tǒng)安裝部署時采用了以下措施：①服務(wù)器采用虛擬機(jī)。配置——CUP：Intel(R) Xeon(R)，2.6GHz；內(nèi)存：8G；硬盤：60G；操作系統(tǒng)：Windows 2008，64位；Web服務(wù)組件：MySQL，JAVA2 SDK。其優(yōu)點是節(jié)省成本，減少耗能；配置靈活，可隨時調(diào)配CPU、存儲等硬件資源來滿足需求；系統(tǒng)安裝、數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)遷移等日常管理維護(hù)工作更便捷高效。②網(wǎng)絡(luò)配置安全有效。其設(shè)置10M光纖專用網(wǎng)絡(luò)通道，以保障網(wǎng)絡(luò)出口資源，并可根據(jù)需要隨時調(diào)整帶寬；其配置內(nèi)、外網(wǎng)IP，以保證館內(nèi)外都能正常訪問服務(wù)器，并使內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)資源分配更合理；其只開放系統(tǒng)必需的5222、8082、8083、8099、18080端口，以保障系統(tǒng)安全。③客戶端應(yīng)用節(jié)省投入。其客戶端配置要求低，一般的辦公電腦均能滿足要求，僅需補(bǔ)充少量分辨率較高的桌面攝像頭。

2.3 安裝與調(diào)試

V2 Conference是純軟件的視頻會議系統(tǒng)，由服務(wù)器軟件V2 Conference Server、會議管理組件和客戶端軟件組成，并通過硬件加密狗認(rèn)證和授權(quán)。會議系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，因此在系統(tǒng)部署實施時，只需完成服務(wù)端的安裝配置，便可實現(xiàn)客戶端應(yīng)用程序的下載、安裝、版本檢查、升級等工作，無須額外安裝其他組件或驅(qū)動，最大限度地減少了客戶端實施和維護(hù)的負(fù)擔(dān)?；赪EB的安裝軟件是通過專業(yè)數(shù)字簽名公司VeriSign簽名認(rèn)可的，通過這種方式可以保證用戶使用軟件的安全性。用戶通過IE登陸會議時，會根據(jù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，自動選用不同的接入通道，館內(nèi)用戶和個別已接入總館內(nèi)網(wǎng)的鎮(zhèn)(街)分館可通過內(nèi)網(wǎng)登錄服務(wù)器，既提升了網(wǎng)速，又節(jié)省了服務(wù)器外網(wǎng)帶寬，其余的鎮(zhèn)(街)分館和村(社區(qū))基層用戶通過互聯(lián)網(wǎng)訪問服務(wù)器。

3 視頻會議系統(tǒng)在總分館的應(yīng)用與分析

東莞圖書館完成V2 Conference 5系統(tǒng)搭建和調(diào)試后，積極組織館內(nèi)員工和分館人員分別從總分館日常工作會議、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、遠(yuǎn)程輔導(dǎo)、講座直播等方面進(jìn)行應(yīng)用測試。

3.1 日常會議

東莞總分館日常業(yè)務(wù)繁雜，東莞圖書館作為總館，發(fā)揮業(yè)務(wù)統(tǒng)籌和溝通協(xié)調(diào)的作用，每年需組織鎮(zhèn)(街)分館召開各種工作會議或?qū)ｎ}研討，每次的集中會議都要耗費大量的人力、物力、財力，組織者和參會人員都疲于應(yīng)付。應(yīng)用視頻會議系統(tǒng)可有效緩解傳統(tǒng)會議的壓力，提高會議效率，節(jié)省會議開支。V2 Conference 5支持自由會議模式和主席控制模式，圖書館一般情況下采用主席控制模式，由會議發(fā)起人作為會議主席對會議過程進(jìn)行控制。其支持旁聽用戶和組播用戶，可一個用戶登錄后組織多人同時觀看，以達(dá)到擴(kuò)大會議規(guī)模的目的；其具有會議分組和電子舉手功能，可進(jìn)行小組討論和投票表決，能更好地滿足會議要求[2]。在系統(tǒng)試用期間，東莞圖書館組織了虎門、塘廈、樟木頭、黃江等鎮(zhèn)(街)分館召開“鎮(zhèn)(街)加強(qiáng)公共電子閱覽室管理工作會議”視頻會議，塘廈分館也組織了轄下的莆心湖、田心、沙湖、三局等社區(qū)召開“2014年讀書節(jié)活動落實工作會議”。首次使用系統(tǒng)時，除了操作不熟練、客戶端應(yīng)用程序安裝及音視頻調(diào)試耗時較多外，整體會議效果理想，達(dá)到了會議目的。

3.2 業(yè)務(wù)培訓(xùn)

2013年6月，東莞圖書館開展“基層文化服務(wù)月”專業(yè)培訓(xùn)活動，組織館內(nèi)中層干部和業(yè)務(wù)骨干共10余人對鎮(zhèn)(街)圖書館和基層公共電子閱覽室工作人員開展現(xiàn)場業(yè)務(wù)培訓(xùn)，共培訓(xùn)25場次，總?cè)藬?shù)達(dá)1,700余人次。2014年，東莞圖書館為了進(jìn)一步提高基層工作人員的綜合素質(zhì)和服務(wù)能力，提升服務(wù)水平和工作效率，樹立良好的隊伍形象，加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，針對日常業(yè)務(wù)工作的難點、要點設(shè)置了相關(guān)培訓(xùn)課程，以實行基層圖書館工作人員的規(guī)范化、系統(tǒng)化管理。視頻會議系統(tǒng)具有靈活的會議模式，強(qiáng)大的數(shù)據(jù)共享功能，支持電子白板自由繪制和書寫、文件共享、協(xié)同瀏覽、桌面共享、屏幕截圖、文字交流、文件傳輸、網(wǎng)絡(luò)文件管理和會議錄制，靈活可控，操作便捷，可作為東莞圖書館總分館開展遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)培訓(xùn)的有效支撐平臺。

3.3 遠(yuǎn)程輔導(dǎo)

總分館日常業(yè)務(wù)輔導(dǎo)工作量很大，僅總館對鎮(zhèn)(街)分館的年均輔導(dǎo)量就達(dá)700余次(含網(wǎng)絡(luò)咨詢)，每個鎮(zhèn)(街)對轄下村、社區(qū)的業(yè)務(wù)輔導(dǎo)每年至少也有20～30次，主要采用了電話咨詢、圖文傳送、QQ遠(yuǎn)程、現(xiàn)場輔導(dǎo)等方式。但這些方式均有較大局限性，不能及時有效地提供技術(shù)支持、解決業(yè)務(wù)問題。但是通過視頻會議系統(tǒng)的桌面共享功能，用戶可以方便地將桌面操作情況和應(yīng)用操作步驟共享給全體人員，以實現(xiàn)遠(yuǎn)程控制。靈活的過程控制和共享應(yīng)用，即時的互動交流，清晰的操作演示，有效的協(xié)同工作，給培訓(xùn)輔導(dǎo)用戶帶來一種全新的感覺，使業(yè)務(wù)輔導(dǎo)工作更輕松靈活、便捷有效。

3.4 講座直播

東莞圖書館總館及部分文化基礎(chǔ)較好的鎮(zhèn)(街)分館經(jīng)常組織一些深受市民歡迎、影響力大的讀者活動，如每年舉辦的品牌活動“故事大王比賽”，由資深專家、著名學(xué)者主講的專題講座，市政府牽頭的市民道德講堂等。這些優(yōu)質(zhì)資源往往因活動場館有限，無法及時有效地與總分館共享，也無法滿足更多市民的文化需求，造成了資源浪費。圖書館可以利用視頻會議系統(tǒng)的會場同步直播功能，將活動場設(shè)置為主會場，通過電腦(手提)、攝像頭、視頻采集卡和音頻設(shè)備采集現(xiàn)場音視頻信息。其他場館則通過瀏覽器登錄會議，通過投影儀、大屏幕等顯示設(shè)備全屏顯示會場視頻窗口，并輸出音頻。這樣，就可以將主會場擴(kuò)展成多個分會場，使觀眾體驗與主會場一樣的現(xiàn)場感受。

3.5 視頻會議系統(tǒng)的優(yōu)點

視頻會議系統(tǒng)在圖書館總分館的實踐應(yīng)用中顯現(xiàn)出以下優(yōu)點：①節(jié)省成本。一方面，其節(jié)省了項目建設(shè)成本，僅投入了有限的軟件費用，且總分館共用，避免了重復(fù)建設(shè)。另一方面，其節(jié)省了日常會議成本，包括會場租金、參會人員食宿、交通差旅、文件資料印制等，還節(jié)省了參會人員的時間成本。②靈活高效。首先，視頻會議只需要啟動設(shè)備，可隨時召開會議，增強(qiáng)了會的時效性和靈活性。其次，通過旁聽用戶、集體觀看等方式可使參會人員成倍增加，擴(kuò)大了會議規(guī)模。最后，高度協(xié)同共享和交流互動使得業(yè)務(wù)交流和培訓(xùn)輔導(dǎo)顯得輕松有效，提高了效率。③拓展服務(wù)。其突破了原有活動場地的局限，拓展了服務(wù)空間，創(chuàng)新了服務(wù)方式。尤其在讀者活動方面，總分館體系一方面擴(kuò)大了服務(wù)活動的覆蓋面，滿足了更多讀者的需求，增強(qiáng)了服務(wù)活動的吸引力和影響力；另一方面緩解了個別鎮(zhèn)(街)資源不足、服務(wù)水平有限的壓力，實現(xiàn)了整體服務(wù)效益的最大化。

4 存在問題與改進(jìn)

總的來看，V2 Conference視頻會議系統(tǒng)在總分館的工作會議(研討)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、遠(yuǎn)程輔導(dǎo)和講座直播等方面的應(yīng)用取得了較好的效果。但其同時也存在一些問題，如首次使用系統(tǒng)時個別客戶端會出現(xiàn)連接服務(wù)器錯誤、無法安裝程序、登錄異常等狀況；使用指導(dǎo)不夠，操作不悉練，使得音視頻采集和輸出調(diào)試耗時較多，影響使用效果；軟件版本與攝像機(jī)、采集卡不兼容；系統(tǒng)安全性有待加強(qiáng)，曾出現(xiàn)因病毒感染導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰的情況。

針對上述問題，在實際應(yīng)用中，需重視和加強(qiáng)以下幾方面工作，從而更好地發(fā)揮系統(tǒng)應(yīng)用成效。

4.1 加大推廣力度

東莞圖書館可根據(jù)實際需求，增加購買授權(quán)數(shù)量，加大宣傳推廣力度，按先試點再鋪開的原則，逐步擴(kuò)大使用范圍，先在總館和鎮(zhèn)(街)分館普及使用，待其完善成熟后逐步由鎮(zhèn)(街)負(fù)責(zé)向轄下的村、社區(qū)推廣，從而更好地擴(kuò)大使用范圍，發(fā)揮項目效益。

4.2 加強(qiáng)使用指導(dǎo)

V2視頻會議系統(tǒng)具有較強(qiáng)的交互性，使用操作相對而言比較復(fù)雜，尤其在首次使用時，大部分用戶因?qū)ο到y(tǒng)不熟悉，往往會出現(xiàn)客戶端程序裝載異常、音視頻效果沒有調(diào)試好等狀況，從而影響使用效果。因此，其需要加強(qiáng)使用指導(dǎo)，編制使用手冊(指南)和操作流程，加強(qiáng)交流反饋，提供有效的技術(shù)支持。

4.3 建立管理制度

標(biāo)準(zhǔn)制度是實現(xiàn)總分館體系規(guī)范化管理的基礎(chǔ)和保障，正式啟用視頻會議系統(tǒng)后，東莞圖書館需要結(jié)合實際情況，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和管理制度，主要有《視頻會議系統(tǒng)使用規(guī)范》和《視頻會議系統(tǒng)管理制度》?！兑曨l會議系統(tǒng)使用規(guī)范》包括客戶端環(huán)境要求(操作系統(tǒng)、硬件、網(wǎng)絡(luò))、用戶操作規(guī)范、會議申請流程、信息發(fā)布和管理規(guī)范等。《視頻會議系統(tǒng)管理制度》包括系統(tǒng)安全管理(網(wǎng)絡(luò)安全、信息安全)、用戶管理(賬號命名規(guī)則、權(quán)限分配及管理)、監(jiān)管制度(分級管理)、定期會議和培訓(xùn)制度等。

4.4 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全

純軟件的視頻會議系統(tǒng)需依托計算機(jī)系統(tǒng)平臺運行，因此容易受到病毒、黑客的攻擊，從而影響應(yīng)用系統(tǒng)的穩(wěn)定性。東莞圖書館在試用期間就曾出現(xiàn)因視頻會議系統(tǒng)服務(wù)器感染病毒而導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰的狀況。因此，一方面需加強(qiáng)服務(wù)器操作系統(tǒng)的安全管理，及時為系統(tǒng)打補(bǔ)丁和更新程序；另一方面需通過防火墻、綁定外網(wǎng)IP、限制服務(wù)器訪問用戶及其權(quán)限、啟用用戶密碼保護(hù)等措施加強(qiáng)服務(wù)器訪問控制權(quán)限，以最大限度地保證服務(wù)器安全以及應(yīng)用系統(tǒng)安全。

5 結(jié)語

視頻會議系統(tǒng)為圖書館提供了改進(jìn)工作方式、提高服務(wù)效率的有效手段，但圖書館在決策是否需要引進(jìn)視頻會議系統(tǒng)或選擇硬件視頻會議系統(tǒng)還是純軟件視頻會議系統(tǒng)時，必須結(jié)合自身的業(yè)務(wù)需求和現(xiàn)實條件來綜合考慮，項目實施前須制定詳細(xì)的實施方案，分析和明確項目的可行性和效益性，切忌盲目跟風(fēng)和草率決策。此外，隨著網(wǎng)絡(luò)帶寬的進(jìn)一步擴(kuò)展和新的視頻編解碼技術(shù)的應(yīng)用，視頻會議已向高清領(lǐng)域全面推進(jìn)，為使用者提供了更逼真的視覺體驗，具有更廣闊的發(fā)展前景。

[1] 原艷霞.視頻會議系統(tǒng)在干部培訓(xùn)領(lǐng)域的應(yīng)用及其建設(shè)方略[J].中央社會主義學(xué)院學(xué)報，2013(3)：118-120.

[2] 北京威速科技有限公司.V2 Conference 5視頻會議系統(tǒng)客戶端手冊[Z].2012：8-10.

(編校：嚴(yán) 真)

2015-03-05

葉少青(1977—)，東莞圖書館館員。

G251

A

1003-1588(2015)05-0124-03