淺議對檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容和體系的認(rèn)識

馬會

摘 要：檔案名詞術(shù)語的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，不僅有利于檔案學(xué)研究和檔案學(xué)科的發(fā)展，而且有利于檔案工作的順利開展，提高檔案管理效率。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系是各種檔案管理標(biāo)準(zhǔn)相互依存、相互銜接所構(gòu)成的有機(jī)整體。它是對整個檔案管理工作體制和政策、檔案管理水平及其標(biāo)準(zhǔn)化程度的綜合反映。

關(guān)鍵詞：檔案管理;標(biāo)準(zhǔn)化

一、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容

1.檔案專業(yè)名詞術(shù)語與代號代碼標(biāo)準(zhǔn)化。檔案專業(yè)術(shù)語的名稱和含義眾說紛紜，概念范疇模糊不清，會給檔案學(xué)理論研究和學(xué)科發(fā)展造成混亂，并給檔案工作和檔案事業(yè)的發(fā)展帶來負(fù)面影響。因此，檔案名詞術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)，是檔案管理的最基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)首先抓好檔案專業(yè)名詞術(shù)語的標(biāo)準(zhǔn)化工作，為制訂其他各項標(biāo)準(zhǔn)奠定基礎(chǔ)。

檔案代號代碼是檔案標(biāo)記符號，它是利用文字符號、數(shù)字符號、顏色、圖像來表示一個具體的概念。檔案管理的代號代碼標(biāo)準(zhǔn)化，主要包括檔案館代碼、檔案工作名詞術(shù)語代碼、檔案類型與檔案載體代碼、檔案信息處理代碼等的標(biāo)準(zhǔn)化。代號代碼標(biāo)準(zhǔn)化，對于檔案管理自動化有著重要的意義。

2.檔案實(shí)體管理（檔案業(yè)務(wù)工作）標(biāo)準(zhǔn)化。檔案實(shí)體管理標(biāo)準(zhǔn)化包括檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等檔案實(shí)體管理各個環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化。檔案實(shí)體管理標(biāo)準(zhǔn)（檔案業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)）包括：歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檔案接收標(biāo)準(zhǔn)、檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、全宗劃分標(biāo)準(zhǔn)、檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)、檔案銷毀標(biāo)準(zhǔn)、檔案統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)、檔案規(guī)格和尺寸及表冊標(biāo)準(zhǔn)等。檔案實(shí)體管理標(biāo)準(zhǔn)化對檔案實(shí)體管理的質(zhì)量、規(guī)格和工作程序等進(jìn)行規(guī)范，可以保證檔案工作的質(zhì)量，提高檔案管理工作的效率。

3.檔案信息處理標(biāo)準(zhǔn)化。檔案信息處理標(biāo)準(zhǔn)化對于檔案信息組織、報道和交流、數(shù)字檔案館建設(shè)和檔案信息化建設(shè)具有十分重要的意義。檔案信息標(biāo)準(zhǔn)包括：檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)、檢索語言標(biāo)準(zhǔn)、目錄組織標(biāo)準(zhǔn)、檔案編纂標(biāo)準(zhǔn)，等等。檔案信息處理標(biāo)準(zhǔn)化是建立全國統(tǒng)一的檔案信息檢索體系和報道體系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的必備條件。

4.檔案管理技術(shù)與設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理技術(shù)與設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)所涉及的范圍廣泛，主要包括：計算機(jī)檔案管理技術(shù)、縮微技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、視聽技術(shù)、保護(hù)技術(shù)及有關(guān)設(shè)備的一系列標(biāo)準(zhǔn)，如檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)、檔案機(jī)讀目錄格式標(biāo)準(zhǔn)、縮微復(fù)制品規(guī)格和設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)、計算機(jī)硬件與視聽設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)、檔案保護(hù)技術(shù)設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)、檔案建筑物設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)以及檔案裝具標(biāo)準(zhǔn)，等等。

二、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的體系

1.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系的基本特性。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系有下面幾個基本特性：（1）完整配套。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系是由全部檔案管理標(biāo)準(zhǔn)共同構(gòu)成的具有內(nèi)在聯(lián)系的整體，各項標(biāo)準(zhǔn)之間互相依存、互相補(bǔ)充，共同發(fā)揮作用。每種標(biāo)準(zhǔn)的制訂和實(shí)施，都需要有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與之相配套，否則，其作用就會受到限制，不能產(chǎn)生應(yīng)有的效果。例如，檔案檢索標(biāo)準(zhǔn)，就需要檔案著錄、標(biāo)引、檢索語言、目錄組織等各方面標(biāo)準(zhǔn)的相互配合，并要制訂相應(yīng)的細(xì)則，才能達(dá)到整體效果，促進(jìn)檔案檢索工作的發(fā)展。（2）協(xié)調(diào)一致。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系的協(xié)調(diào)性是指各項標(biāo)準(zhǔn)在相關(guān)的質(zhì)的規(guī)定方面互相一致、互相銜接、互為條件、協(xié)調(diào)發(fā)展。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系的協(xié)調(diào)一致包括檔案標(biāo)準(zhǔn)體系之間的相關(guān)性協(xié)調(diào)和與外部標(biāo)準(zhǔn)體系之間的擴(kuò)展性協(xié)調(diào)兩種形式。①相關(guān)性協(xié)調(diào)。相關(guān)性協(xié)調(diào)是指在某一系列檔案管理標(biāo)準(zhǔn)中相關(guān)指標(biāo)的協(xié)調(diào)一致，如檔案分類標(biāo)引規(guī)則和檔案主題標(biāo)引規(guī)則在對檔案標(biāo)引深度的規(guī)定上應(yīng)是一致的。②擴(kuò)展性協(xié)調(diào)。擴(kuò)展性協(xié)調(diào)反映了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系與其他標(biāo)準(zhǔn)體系的聯(lián)系。如檔案著錄標(biāo)引規(guī)則與圖書等一般文獻(xiàn)標(biāo)引的著錄標(biāo)引規(guī)則在項目設(shè)置、指標(biāo)規(guī)定上應(yīng)有所對應(yīng)，保持一定的協(xié)調(diào)性。其目的是為檔案與圖書、資料、網(wǎng)絡(luò)資源等其他信息資源之間的交流和共享創(chuàng)造條件。（3）比例適當(dāng)。不同種類和不同級別的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)在標(biāo)準(zhǔn)體系中存在著一定的數(shù)量比例關(guān)系，它是檔案管理各個方面標(biāo)準(zhǔn)狀況的量的反映。各項標(biāo)準(zhǔn)在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系中所占比例是由標(biāo)準(zhǔn)的適用面、各項檔案管理業(yè)務(wù)和技術(shù)的特點(diǎn)及其工作內(nèi)容的重要程度以及對標(biāo)準(zhǔn)的需求狀況等因素決定的。

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)成體現(xiàn)了上述3個基本特性即配套性、協(xié)調(diào)性和比例性的結(jié)合。它是決定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系形成與發(fā)展的內(nèi)在因素，除此以外，下列因素也會影響標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)成：①檔案管理體制與政策法規(guī)。②檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)。③檔案管理的發(fā)展水平與特點(diǎn)。④檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化在廣度和深度上的發(fā)展水平。

2.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)成。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系是由各個檔案管理工作領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)所構(gòu)成的整體，由縱向結(jié)構(gòu)和橫向結(jié)構(gòu)統(tǒng)一構(gòu)成。

（1）縱向結(jié)構(gòu)?？v向結(jié)構(gòu)，即檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系的層次結(jié)構(gòu)，反映了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的不同層次及各層次之間的相互關(guān)系。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系按照層次和級別，由國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)成。從國家標(biāo)準(zhǔn)到企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，通用性程度逐漸降低，個性逐漸增加。行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)反映了行業(yè)在一定時期內(nèi)的技術(shù)條件和管理水平，在行業(yè)內(nèi)部起著統(tǒng)一和控制的作用，是行業(yè)特殊性的反映。它必須受相應(yīng)的國家標(biāo)準(zhǔn)的制約，不得低于國家標(biāo)準(zhǔn)的要求。檔案管理國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)是概括性的，具有指導(dǎo)意義和伸縮的余地;而地方標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)是具體化的，是對國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)。準(zhǔn)的補(bǔ)充。各層次之間是相互制約、相互滲透的。由于檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作起步較晚，統(tǒng)一化程度低，因此，在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系中，應(yīng)著重建設(shè)國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，而地方標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)則不宜過多。

（2）橫向結(jié)構(gòu)。橫向結(jié)構(gòu)，即標(biāo)準(zhǔn)體系在檔案管理各個工作領(lǐng)域的構(gòu)成及其內(nèi)在聯(lián)系。從整體與部分來看，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系是一個總系統(tǒng)，而各個工作領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)體系則是其分系統(tǒng)，總系統(tǒng)與分系統(tǒng)之間、各個分系統(tǒng)之間是相互協(xié)調(diào)、相互配套的。

在檔案管理各個工作領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)體系中，如下幾個領(lǐng)域的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系比較重要：①檔案業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)體系。A檔案收集標(biāo)準(zhǔn)。包括檔案接收標(biāo)準(zhǔn)、檔案交接文據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)、歸檔標(biāo)準(zhǔn)等。B檔案整理標(biāo)準(zhǔn)。包括全宗劃分標(biāo)準(zhǔn)、全宗內(nèi)檔案檔案標(biāo)準(zhǔn)、案卷格式標(biāo)準(zhǔn)、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)、檔號編制標(biāo)準(zhǔn)等。C檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。包括檔案密級劃分標(biāo)準(zhǔn)、檔案保管期限標(biāo)準(zhǔn)、檔案銷毀標(biāo)準(zhǔn)等。②檔案信息處理標(biāo)準(zhǔn)體系。A檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)。包括數(shù)據(jù)單元標(biāo)準(zhǔn)、信息分類編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)加密標(biāo)準(zhǔn)、磁帶交換格式標(biāo)準(zhǔn)等。B檔案管理系統(tǒng)設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)。包括軟件開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)、文檔編制標(biāo)準(zhǔn)、程序語言設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)、輸入、輸出格式標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)測試與評價標(biāo)準(zhǔn)。③檔案管理系統(tǒng)硬件標(biāo)準(zhǔn)。包括計算機(jī)型號、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，輸入、輸出設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)、通信設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)、中文信息處理設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)等。D檔案信息檢索標(biāo)準(zhǔn)。包括檔案著錄、標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)、檢索語言標(biāo)準(zhǔn)、檔案目錄編制標(biāo)準(zhǔn)、機(jī)讀目錄格式標(biāo)準(zhǔn)等。

在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系結(jié)構(gòu)框架中，檔案管理基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)處于主導(dǎo)地位，它是制訂其他檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)，在制訂一些業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)時需廣泛引用，具有廣泛的通用性。因此，檔案管理基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)具有最高權(quán)威性，應(yīng)優(yōu)先制訂。各種業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)涉及檔案管理的各個領(lǐng)域，應(yīng)區(qū)分不同情況，合理安排它們在體系結(jié)構(gòu)中的位置