檔案知識管理助力企業文化建設

陳寶霞

中國石化北京燕山石化檔案管理中心 北京 102500

檔案知識管理助力企業文化建設

陳寶霞

中國石化北京燕山石化檔案管理中心 北京 102500

企業檔案是企業有形資產的重要載體，進入21世紀，社會發展進入知識經濟時代，知識管理應運而生。檔案資源被認為是一種重要的知識資源，從而推動檔案管理逐步進入知識管理階段。而知識管理是現代企業文化建設中的重要組成部分。本文通過在企業檔案基礎上開展的知識管理，對推動企業文化建設產生的作用和影響進行論述，揭示企業檔案與知識管理和企業文化建設三者之間的互動關系，探索企業檔案知識管理為企業文化建設服務的課題。

企業檔案；知識管理；企業文化

1、前言

知識經濟時代，文化越來越成為民族凝聚力和創造力的重要源泉?，F代企業產品的文化內涵和文化附加值，正在成為經濟增長的手段和追求的目標，經濟競爭正在悄悄演變為更隱蔽的文化建設的競爭。企業檔案是企業改革與發展等各項活動中形成的真實記錄，是企業生產、經營和管理的重要財富，它不僅僅是企業的技術儲備，同時也是企業的文化儲備，企業檔案工作應當、也完全能夠在企業文化建設中發揮出重要作用。因此，研究與探討企業檔案與企業文化建設的關系，是十分必要和具有現實意義的。

2、企業檔案、知識管理、企業文化的涵義

企業檔案是企業在生產、經營和管理等各項活動中形成的以各種載體真實記錄的具有保存價值的文字、圖表、聲像等資料，是企業的重要信息資源和文化資產，是企業生產、經營和管理的支撐與保障。在企業發展壯大過程中，不少成功的企業堅持依法科學管理檔案，開發利用檔案，為企業發展服務，使檔案工作在企業文化建設和企業持續發展中發揮了重要的作用。

知識管理這個名詞在上個世紀90年代就引入我國，目前知識管理雖然在國內早已很熱，但說到知識管理目前還沒有一個標準的定義。而根據通俗的理解，知識管理是指生產、儲存、傳遞、應用和創新知識，以實現組織目標的程序總和。

企業文化是指一個企業將一定數量的勞動者聚集在一定的工作場所中，為企業的經營和發展的目標而工作，企業的經營和發展的目標必須讓企業員工所了解；同時為了使企業保持正常的工作秩序，企業內部必然會制定一些員工行為、觀念的規范和標準，由此形成符合企業經營和發展需要的價值觀念和行為準則。企業文化不是自發形成的，而是企業經營管理者根據企業經營、管理、發展的需要而有意創造、貫徹或者引導的。企業文化不僅是企業經營管理者的需求，也是員工的一種需求。具體地說，企業精神是企業文化的核心，是企業的發展之魂；企業形象是企業文化的表象，是企業的無形資產；企業以人為本，造就高素質的職工隊伍是企業文化建設的出發點和落腳點?？傊?，將文化建設融入企業管理之中，就會使市場競爭的主體——企業，發展生動力、經營增活力、管理顯威力、整體擴實力。

2、檔案知識管理服務于企業文化建設

企業文化是一個企業的靈魂,也是企業管理的最高形式,良好的文化可以增強員工的使命感、責任感。在這種主人翁意識的驅動下,員工的能力自然而然的達到最大化的發揮。因此,構建一種知識型的企業文化是非常有必要的,也正是知識管理的關鍵。所以,在主張知識管理的同時,必須重視企業文化氛圍的塑造。當前，檔案館正朝著網絡化、數字化和自動化的方向飛速發展，我們也必須站在時代的角度對檔案館進行重新定位。因此，就必須要抓住機遇，以“知識發現、知識管理、知識創新”為理念，努力提高檔案館的信息服務能力和知識服務能力，為企業文化建設提供助力。

2.1 拓寬渠道，為領導決策提供信息服務

企業文化由企業的領導倡導，爾后成為全體員工的共同信念。企業文化要充滿個性，富有特色。企業領導必須深入了解企業所處的內外環境、生產經營情況、現存的制度、管理方式和員工的思想狀況等等，并進行深入細致地研究，檔案是企業各種活動的歷史記錄，這些情況在檔案中都有記載。當企業領導培育企業文化時，檔案工作者可以通過知識管理的平臺提供信息服務，也可以提出檔案部門對培育企業文化的建議，供領導和有關部門參考。也就是檔案工作中所說的檔案工作要延伸到領導的工作案頭。

燕山石化檔案館在知識管理方法上不斷嘗試和探索，在信息渠道窄這個瓶頸方面取得了突破性進展。為編研人員爭取到瀏覽公司調度會會議紀要（機密文件）的權限，使編研工作能夠第一時間了解公司生產經營管理情況、公司領導關注的熱點問題，根據館藏和信息資源及時制作編研專題，為公司領導決策、主業發展、企業管理、文化建設等工作提供有效的信息服務。

2.2 整合資源，建設知識管理平臺

至2011年年底，燕山石化檔案信息管理系統已經整合了檔案、圖書、期刊、國家標準、科技論文等多種信息資源。該系統主要功能有：利用采集平臺實現企業知識資源匯集、檢索和利用；利用庫房視圖查看實體檔案存放物理位置，檔案案卷目錄和卷內目錄；利用資產知識庫對設備進行全方位、全周期的管理；可脫離應用軟件和數據庫對電子檔案原文管理；以及電子憑證中心、電子目錄自動導入、系統自動組卷及報表批量打印等。該系統以傳統載體檔案數字化為基礎，整合圖書情報資源和企業業務系統歸檔數據，實現管理流程規范化、信息化，形成企業知識資源平臺；可為企業員工提供個性化服務，提高工作效率和服務水平，推動檔案利用向深層次發展，向知識化管理層次邁進。該系統下一步將實施生產裝置模擬操作培訓系統和企業ERP、OA管理系統中增加接口等多個項目。

2.3 在線利用，建設企業文化宣傳平臺

鑒于實物檔案輪展活動受到場地和參觀人員的限制，為了更好地利用館藏檔案，燕山石化檔案館充分利用現代化管理手段，將數字化成果納入數字檔案館綜合信息管理系統，將實物圖片嵌入瀏覽，用生動、直觀的形式增強實物檔案的檢索功能，實現在線利用。例如：結合企業黨建網站內容，依據網站上有關科技之光、團青工作、工會天地、紀檢監察、企業文化、政工研究、組工動態、黨委工作、黨建工作等模塊內容，挑選出相關的351件實物檔案照片，提供給軟件管理人員，用于制作網上實物檔案展廳，利用網絡展廳直觀、成本低廉、交互度高、信息量大的優勢，最大限度地提高了實物檔案的利用效率，同時也是企業文化建設的有效手段。

2.4吸收借鑒，繼承優良文化傳統

就現階段的中國企業而言，隨著現代企業制度改革的深化，國內經濟市場化進程加快和市場競爭的加劇，企業生存和發展的環境發生翻天覆地的變化，這種變化必然要求進行企業文化的變革和創新。然而，任何一種企業文化都不可能憑空產生。它的形成一方面有其歷史淵源，另一方面也要借鑒、吸收國內外先進的企業文化建設的經驗。建設新型企業文化首先必須繼承原有企業優秀的文化傳統。企業文化應在繼承中發展，發展中創新。

“精心工作、止于至善”是燕山石化公司在黨委五屆三十次擴大會議和九屆五次“雙代會”上針對“爭當中國石化尖兵”的戰略目標提出的最新工作理念。繼早年的“團結、求實、嚴細、創新”，到2005年公司提出“嚴細管理”之后，我們逐年加以深化，“精心工作，嚴細管理”、“精心工作，嚴細管理，爭創一流”、“精心工作，嚴細管理，持續創新，科學發展”，在一年一個臺階的理念升級背后，我們看到的是燕山企業文化的繼承和發展。“精心工作，止于至善”是我們基于過去的深厚積淀提出的更高層次追求。

檔案知識管理就是要在建設企業文化的過程中，將所保存的大量的企業檔案中篩選出反映企業好的傳統的檔案史料，形成專題并精心編研成冊提供給有關領導和部門參考利用。

2.5 樹立典型，弘揚企業精神

先進是企業文化的一種象征，他們的一言一行體現了企業的價值觀念和行為準則。企業傳奇般的創辦人、企業的勞動模范、企業的優秀員工，都是企業的先進人物。大力宣傳先進，使大家都以先進為榜樣，可以增強企業的凝聚力，提高全體員工的素質，使企業文化得以弘揚。企業先進人物檔案忠實記錄了先進人物從一個普通員工成長為先進人物的軌跡。將這些先進人物的檔案材料匯編成冊，通過宣傳他們的事跡、弘揚他們的精神，教育干部職工熱愛企業、忠于職守，在本職崗位上，履職盡責，推動燕山石化發展；弘揚這種精心工作、注重積累、不斷成長的職業精神，專心致志、精益求精地做好本職工作，經年累月，積量變為質變，成為崗位能手、行業專家，實現人生理想和價值，更好地服務社會。

2.6 化解矛盾，鞏固企業文化建設

目前國有企業改革進入攻堅階段，因結構調整而進行的減員增效、下崗分流等，使企業面臨不少新的問題和矛盾，只有正確處理好這些矛盾和問題，才能最大限度地調動職工群眾生產經營和參與改革的積極性和創造性。許多企業設有信訪辦，負責處理信訪事宜。將信訪檔案分類匯總，細細研究，可以從中了解員工關心的熱點、難點問題，摸清員工的思想脈搏，有針對性地做好員工的思想政治工作，化解矛盾，消除企業文化中不和諧的音符，增強企業凝聚力，鞏固企業文化建設。

2.7 研究考證，企業文化的權威見證

企業文化是社會文化的一個重要組成部分，在多種社會文化中占有特殊的重要地位。當學者研究社會文化時，也會研究其不同的構成，如果缺少企業檔案的記載，學者對企業文化的研究就缺少了第一手資料。

3、企業檔案知識管理與企業文化的內在聯系

企業檔案記載企業發展的軌跡，企業的文化思想也被真實地記錄在企業檔案之中。唯物辯證法告知，共性存在于個性之中，個性亦離不開共性，企業文化亦是如此。企業文化不僅要注重其共性建設，更要注重其個性的設計和塑造，以反映本企業的特色。企業文化的個性設計和塑造離不開企業檔案，要通過挖掘積淀在檔案中的文化精髓，繼承本企業的優良傳統，體現企業特色，在企業文化的共性中充分顯露其個性。

檔案學理論已經論證了企業檔案是一種企業文化現象，而企業檔案的內容也處處展示出其獨具的文化特色。企業文化在企業發展中的作用已得到廣泛共識，企業檔案在企業文化建設中相互作用，相得益彰。而在企業檔案與企業文化之間，知識管理就是橫跨二者之間的橋梁，因為檔案精髓的挖掘與積淀這個過程，其實也就是信息提升到知識的過程。較之傳統產業，其企業文化更具有開放、創新、應變的特點，唯有如此才能保持創造力和競爭力，因此在企業內部更加注重行業知識和資訊的更新和整理，以及經驗交流和企業內訓的實施。

4、結語

企業文化內求團結以增強企業凝聚力，外求發展以增強企業競爭力。企業文化是知識管理的文化基礎, 決定著企業能否長久生存和可持續發展,也決定著知識管理能否達到預期目標,企業的創新能力也盡含其中。所以，知識管理首要的一個環節不是對現有知識資本的管理，而是對企業文化的改善，使得知識更容易創造、交流和積累。企業文化對知識管理的意義如同土壤對大樹的意義,企業文化的底蘊越深厚,知識管理就越有成效。

[1]黃禹康.論現代企業檔案與企業文化建設.積淀兵船檔案,2010,(1):P15～18.

[2]丁文軍.試論企業檔案文化建設.新西部,2010,(4):P78.

[3]孫莉.試論企業檔案與企業文化建設.新疆有色金屬.2010，93):P95～98.

[4]辛勤耕耘四十載奉獻青春鑄輝煌——在慶祝燕山石化成立40周年暨倒班40年優秀職工表彰大會上的講話,2010年7月19日.

[5]在勞模座談會上的講話,2011年4月27日.

[6]肖景文.如何提高知識管理與數字圖書館服務效能.

[7]賈玲,周曉林,陸江等.從檔案實體管理、信息管理到檔案知識管理.

[8]劉曉燕.試論企業項目管理中知識管理體系建立途徑.

[9]梅書翀.企業知識管理與核心競爭力的提升.

[10]陳立耘,黃曉東,葉勤松.淺談知識管理在我國的發展軌跡與趨勢. [11]李廷庫.企業知識管理的理論和實踐研究.

陳寶霞，1972-03-02出生，畢業于北京航空航天大學工程管理專業，于北京燕山石化檔案管理中心檔案館從事檔案編研與開發利用工作.