血站檔案分類及檔號編制方法探討

文／海南省血液中心　吳春萍

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血站檔案分類及檔號編制方法探討

文／海南省血液中心吳春萍

【摘要】本文結合工作實際，對血站檔案分類及檔號編制方法進行分析探討。

【關鍵詞】血站檔案；分類；檔號編制；方法

血站在各項工作活動中形成大量具有保存價值的多種形式、門類和載體的血站檔案，包括文書檔案、科技檔案、專門檔案和特殊載體檔案。如何編制科學的、切合血站實際的“檔案分類大綱及編號方案”是值得探討和實踐的一個不可忽視的課題。筆者就血站檔案分類及檔號編制方法與同行交流探討。

一、分類原則

1.血站檔案分類以血站全部檔案為對象，依據血站管理職能和業務特點，結合檔案管理與開發利用進行分類。

2.按照檔案形成的領域范疇，將形成于同一活動領域的檔案作為一個整體歸入相同的類別。

3.在充分反映檔案的形成規律和內容、特點的前提下，確定統一的實體分類體系，把同一門類檔案的管理性和業務性材料集中在一起。

4.類目設置必須有相對穩定性，不受偶然因素、短期行為的影響，在較長時期內不隨意改變。

5.類目排列、檔號結構的確定嚴格按從總到分，從一般到具體的原則劃分。各類之間、各類相同級位之間的劃分標準一致。下位類目的外延之和，等于上位類目的外延。同位類目之間界限清楚，不互相交叉和包容。

二、分類標準

血站職能涉及范圍廣、體系較大，內設機構多，分工職責明確，且相對穩定，各內部機構在從事各項活動中形成的檔案成分和內容各異。也就是說，形成的檔案門類繁多，載體形式多樣。鑒于以上特點，血站檔案應以檔案不同種類為標準進行類目設置及標識。檔案號由代字和代號組成，“代字”表示大類（一級類目），用英文字母來標識；“代號”表示屬類、小類。屬類各層次的“代號”用阿拉伯數字來標注。

三、血站檔案分類

（一）檔案分類大綱。根據血站檔案產生的領域范疇，結合檔案記述的內容性質，根據分類原則和分類標準，血站檔案劃分為四個基本大類12個一級類目。分類如下表1：

表1

（二）血站檔案實體分類。1.文書類包括黨群和行政部門在工作中形成的文件材料。文書檔案（A）采用年度-保管期限分類法在最低一級類目內。文書檔案按機構或問題，結合事由、時間、重要程度等排列。2.科學研究類主要包括科學研究管理和科研實踐活動過程形成的文件材料。科研檔案采用課題分類法，以獨立的科研課題為分類單元，劃分類別。管理類用檔案自然形成的年度，項目、專著、譯著等用其完成年度。分類號標識如表2。3.基本建設類主要包括基本建設管理和項目建設中形成的文件材料。基建檔案采用工程項目分類法，以工程項目為分類單元，劃分屬類。綜合管理類用檔案自然形成的年度，工程項目類用竣工年度。4.設備儀器類主要包括儀器設備工作管理和儀器設備申請購置、開箱驗收、安裝調試、管理使用、維修改造、申請報廢等各個環節中形成的文件材料。設備儀器檔案采用型號分類法，以各個型號的設備為分類單元，劃分屬類。年度用設備購置的年度。分類號標識如表3。5.采供血業務類主要包括采供血業務管理和生產活動過程中形成的文件材料。采供血業務檔案采用業務項目分類法，以業務項目為分類單元，劃分屬類。分類號標識如表4。6.DNA親子鑒定業務檔案采用業務項目分類法，以業務項目為分類單元，劃分屬類。7.宣傳出版類主要包括血站宣傳工作管理和活動過程中形成的文件材料。宣傳檔案采用宣傳項目分類法，以宣傳項目為分類單元，劃分屬類。8.會計類主要包括財務工作管理和會計核算活動中形成的文件材料。會計檔案采用會計核算專業分類法，以會計核算專業項目為分類單元，劃分屬類。9.人事類主要包括組織人事部門，按照有關法規政策，在培養、選拔和任用人才等工作中，形成的記載職工個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的文件材料。10.實物類主要包括血站真實記載和反映血站工作和實踐活動的有史料、藝術和科學價值的歷史實物。實物檔案采用物品種類分類，按“件”整理，按種類結合時間進行排列。11.聲像類主要包括血站在科研、服務、建設、事業發展和日常管理等社會實踐活動中形成的、具有保存價值的的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶、光盤、硬盤、幻燈片、掃描圖片等聲像制品及其文字說明材料。聲像檔案采用年度分類法，同一年度先排永久（錄音帶→錄像帶→光盤）后排定期（錄音帶→錄像帶→光盤）年度用檔案

自然形成的年度。12.電子檔案類主要包括血站在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件材料。電子檔案采用年度-保管期限-機構（問題）分類法在最低一級類目內，按機構或問題，結合事由、時間、重要程度等排列。分類號標識如表5：

表5

四、檔號編制

（一）檔號編制原則。檔號是存取檔案的代號和排架的依據，必須反映血站檔案的分類體系和物理位置。檔案編號必須符合唯一性、合理性、穩定性的要求，即同一級類目內的檔案不得設重號；方便插卷、插件，使其有充分擴展的余地，不能隨意變動；能適應計算機管理的需要，發揮排架、檢索的雙重功能。檔案號的編制必須準確、簡明，不要過于復雜。要反映系統整理后的科學秩序，同分類體系（分類大綱）的分類方法和機構層次相一致。血站檔案號采用混合號碼制，一級類目用代字（英文字母），其它層次用阿拉伯數字作標識，案卷順序號用阿拉伯數字來標識。

（二）檔號結構。1.文書檔案：年度號+保管期限＋機構（問題）；2.科技檔案：分類號＋案卷順序號；3.專門檔案：分類號＋案卷順序號；4.特殊載體檔案：年度號+保管期限＋機構（問題）。

（三）模式及標識。1.文書檔案：年度號+保管期限；2.科學研究檔案: B·1—1（科研檔案代字·科研檔案代號—案卷順序）；3.基本建設檔案：C·1—1（基建檔案代字·基建檔案代號—案卷順序）；4.設備儀器檔案：D·1—1—1（設備檔案代字·設備檔案代號—設備案卷順序）；5.采供血業務檔案E·1—1（采供血業務檔案代字·采供血業務檔案代號—案卷順序）；6.DNA親子鑒定業務檔案F·1—1（DNA親子鑒定業務檔案代字·DNA親子鑒定業務檔案代號—案卷順序）；7.會計檔案G·1—1（會計檔案代字·會計檔案代號—案卷順序）；8.人事檔案H·1—1（人事檔案代字—姓名第一字母—案卷順序）；9．宣傳檔案I·1—1（宣傳檔案代字·宣傳檔案代號—案卷順序）；10.實物檔案J·1—1（實物檔案代字·實物檔案代號—案卷順序）；11.聲像檔案K·1—1（聲像檔案代字·聲像檔案代號—案卷順序）；12.電子檔案L·1—1（電子檔案代字·電子檔案代號—案卷順序）。

五、總結

檔案分類是合理組織檔案保管單位、系統排列和科學編目的基礎，是及時準確提供利用的重要條件。血站檔案分類是檔案整理工作的重要組成部分，分類標準要具有穩定性，要根據《中國檔案分類法》《衛生檔案管理暫行規定》和《海南省檔案管理辦法》等有關法規，結合血站檔案工作實際情況，確定分類方案，編制分類清楚、期限準確、符合要求的分類編號，完善細化檔案的編目規則，統一血站檔案實體分類、編號、排架、檢索的標準和規范，盡量做到分類統一標準，前后標引一致，同一類文件標引一致，以此實現檔案分類、整理、排列、管理的標準化和規范化，以獲得事半功倍的效果，更好地為血站各項工作服務。