加強檔案管理面臨的不利形勢

王霞

（河北聯合大學）

加強檔案管理面臨的不利形勢

王霞

（河北聯合大學）

任何企業組織的運行和發展都離不開檔案管理工作的支持和推動，企業檔案管理工作不僅要適應企業的運行特點和發展趨勢，還要具備良好的前瞻性與可拓展性。企業作為區域經濟發展的支柱性企業，在發展生產技術與生產規模的同時，應對企業內部檔案管理工作作出了深入的分析和適當的工作調整，深入分析了企業檔案管理現狀、明確石油產業檔案管理工作的內涵，加強檔案管理人員的素質建設及能力培訓，建立信息化檔案管理體系，優化檔案利用工作，全面提升和規范企業檔案管理工作。

在分析和改善企業檔案管理工作中，仍然存在一些制約因素：

一是企業檔案管理人才隊伍問題。人員素質建設和能力培訓沒有緊跟企業產品銷售工作發展做出調整，檔案管理工作在引進和發展現代化辦公設備與辦公技術的同時，未能根據檔案管理工作特點強化人才隊伍建設，不能實現工作人員與辦公技術、辦公設備的無縫配合及與現代化辦公網絡的良好融合，大大降低了公司人員在檔案管理工作中的配合度，很大程度上制約了整體辦公效益的提升。

二是檔案管理信息化問題。企業內部信息處理網絡雖已得到很大程度的發展，但文件和資料傳送過程缺乏靈活性，一定程度上制約了公司檔案管理工作效率和工作質量的提升。檔案管理信息化不足的根源是企業未能建立高效的檔案管理信息系統，檔案管理工作沒有良好的技術與系統支持，工作質量與工作效率難以提升；另外，一些企業雖然認識到檔案管理信息系統的重要性，并建立了相應的管理信息系統，但系統建設與完善工作未能緊跟檔案管理工作實際作出調整，致使企業檔案管理工作效率難以提升。

三是檔案管理評估體系不健全。檔案管理的評估工作是過程性與階段性總結檔案管理工作的關鍵所在，很多企業沒有根據自身檔案管理工作特點與工作流程制定相應的管理評估體系，致使對檔案管理工作狀況欠缺了解與準確分析，難以制定切實可行的工作調整與優化方案，制約企業檔案管理工作優化與發展。

傳統的檔案管理工作主要依賴人工規劃和完成，現代化的檔案管理工作在引進和發展現代化辦公設備與辦公技術的同時，需要工作人員與辦公技術、辦公設備的無縫配合及與現代化辦公網絡的良好融合。換言之，現代化的檔案管理工作中，工作人員并未被現代化的技術及設備完全取代，反而更強調工作人員與技術設備的配合度，檔案管理人員素質與能力養成。企業應對專兼職檔案管理人員的綜合素質及工作能力進行系統的評估，根據工作人員的素養及能力狀況，安排專兼職檔案管理人員接受系統的素質建設及能力培訓教育。引導全體檔案管理工作人員學習和熟悉公司生產經營各環節的技術及管理工作，公司設有檔案管理部門，由分管領導主抓檔案管理工作，并安排各部門管理人員作為小組指導人員，根據企業內部檔案管理人員學習進度及小組培訓人員所擅長的業務類型安排和規劃實際培訓工作。同時，引導全體檔案管理工作人員在與公司主體業務相關聯的法律、合同及其他相關領域廣泛涉獵，拓寬知識面，全面提升文化與業務工作素養。另外，通過實踐鍛煉、相互交流指導等途徑增強了教育和培訓效果。

當前，企業檔案管理工作正出在一個創新、改革、轉型的重要階段，同時也是一個面臨著無限機遇而又充滿了挑戰的階段。我國市場經濟形態正經歷著由計劃經濟向市場經濟逐步轉變的過程。在許多大中型企業中，部分傳統的檔案機構被撤消或重組，企業檔案管理工作人員隊伍被精簡，企業檔案管理工作不再沿著既定的方向繼續發展，而破產轉制企業大量出現，企業形式多樣化程度增強，企業組織形式的繁多，民營經濟也在蓬勃發展，這樣的狀況又為企業檔案管理工作提供了更為廣闊的發展舞臺。然而，企業檔案管理工作的革新速度實際上是要低于經濟發展速度的。相關工作進度緩慢甚至停滯不前的具體原因可以概括為以下幾點：

首先，部分企業領導的工作觀念沒有轉變，對企業檔案管理工作的重視程度低，過于關注企業的經濟效益，而忽略了檔案管理工作的重要性。其次，檔案管理工作的發展受到企業本身經濟條件、經濟效益的限制。一些企業的生產狀況欠佳，甚至處于生產半停滯、完全停滯的狀態，整個公司難以正常運轉，檔案管理工作則隨之受到嚴重的影響。此外，公司檔案信息管理人員的綜合素質尚且有待提高。大部分檔案管理工作者文化素質普遍偏低，這也是檔案管理工作長期存在的問題，有人認為檔案管理工作內容簡單、操作簡便，這樣的誤解也是檔案管理工作長期以來難以得到足夠重視的一個原因。除此之外，檔案管理監督部門工作不夠到位。檔案行政管理單位相對更加重視黨政機關、大型國有企業等單位的檔案管理工作，而對民營企業和一些中小型企業的檔案管理監督不夠嚴格，這也是導致當前社會企業檔案管理工作缺乏成效的一個重要原因。上述問題的存在嚴重的阻礙了我國企業檔案管理工作的持續提高。為了解決這些問題，需要檔案管理相關工作人員在實踐過程中善于發現問題，同時還要認真思索解決問題的策略與方法，進而提出具有針對性、創新性的具體改革方案。

企業的檔案是一個企業經濟、科技、管理信息的重要組成部分，加強對企業檔案管理工作的重視，有利于推進企業的技術進步與產品生產。因而，企業的領導決策、人事工資、財務賬目、科技項目、產品開發、科研成果等等都離不開檔案管理工作。除此之外，企業檔案管理工作也是保障企業經濟效益的一個有效方法，合理完善檔案管理工作可以對企業的長久發展起到積極的推動與促進作用。主流的觀點認為，現代企業檔案管理工作主要可以分為五個方面。第一是管理性文件，主要包括法律文書、電子文件、企業發展規劃、產品開發方案等等。第二是科技文件材料，主要包括基建設備、企業征地、工藝裝備等等方面的生產資料。第三是會計檔案材料，主要包括帳薄、會計憑證、報表等。第四則是人力資源檔案，主要有員工的基本情況，員工的測試與競崗材料，員工的績效，員工的培訓等方面的資料。最后一方面則是特殊載體檔案，主要包括照片、影視、錄音錄像以及其他記錄功能的實物檔案。一個企業的管理是否成功，生產能否盈利，在很大程度上依賴于企業檔案管理工作的實施。由于檔案管理工作具有重要性、全面性等特點，一代又一代的科學工作者、管理工作者正在努力的提更加合理、可靠的企業檔案管理方法。

企業檔案工作作為企業管理的一部分，必須適應現代企業和新時期的發展需要，樹立新的觀念，建立新的體制，實行新的管理制度。

[1]柳青,董娟,林雪.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].中國成人教育,2005,4.

[2]王蓉.電子信息技術與企業檔案管理.安徽檔案.2007（5）186-187