淺析企業信息管理組織

(河北經貿大學 河北 石家莊 050051)

一、企業信息管理組織

信息化背景下，信息逐漸成為人力、資本、物質之外的第四個重要企業資源，也因此，信息管理成為企業日常管理中重要的一部分，而信息管理組織也成為企業組織的重要子系統。

信息管理組織，顧名思義，就是以管理信息為組織目標，以信息資源為主要管理對象的相關工作人員的體系集合。由于這一組織屬于企業內部組織，其組織目標又可以進一步細化為對相關信息資源的收集、整理、處理并為企業內部人員提供所需的信息服務，其最終目標要為企業發展的總目標服務。

二、信息管理組織的結構

企業內部的信息管理組織結構要與企業本身的組織結構和業務流程相適應，可以分為基本型和矩陣型。

基本型組織結構與企業中其他部門結構類似，由部門主管(信息主管CIO)下轄各個細化的職能部門，包括信息系統的開發管理部、信息系統運行維護部以及信息資源管理服務部。這一結構類型適應相對規模較小、結構趨于傳統的企業。

矩陣型則是與企業運行中的項目緊密結合，配合項目所需的各職能部門提供相應所需信息。這一結構較為靈活，適合規模較大的企業，可以保證多個項目共同運行時的信息需求，也更適應企業的扁平化管理趨勢。

在信息管理組織結構中，有一個角色顯得極為重要，那就是組織的主要管理者和最高領導：信息主管。隨著信息在企業運行中的重要性不斷提升，信息主管的地位由原本的普通部門主管逐漸向高層升級，目前與首席執行官并列，位于企業最高決策層，并增加了為決策提供參考以及參與決策的權利和職責。

三、信息管理組織的職責

隨著企業辦公信息化的發展，信息技術在企業管理中的應用日趨廣泛，當前的信息管理組織職責也主要圍繞企業信息系統展開，其一是信息系統的研發與管理，其二是信息系統的運行與維護，其三是信息資源的管理。

可以看到信息系統是企業信息管理乃至企業整體管理的重要依據，因此開發適應企業的信息系統也就成為重中之重，信息部門要充分了解企業內部運行流程、各部門信息需求以及企業總體發展需要，并且做出相應有效的系統設計。

除去與信息系統相關的兩項職能，信息管理組織還有最重要也是最根本的職責，那就是對信息資源進行管理。嚴格來講，無論是近代的企業文書管理，還是計算機問世后的數據管理，抑或是當前圍繞信息系統的信息管理，都是對不同形式的信息資源進行管理。要做好企業信息管理，根本上就是做好信息資源管理，匯總整合信息并能提供符合需求的信息。

當前的企業信息管理對信息系統的依賴較大，但隨著大數據的發展應用，僅僅是數字化的線上信息集合已經越來越難以適應企業發展需求了，這時就要回歸最初最根本的管理職責，重新審視信息資源的存在形式，找尋將可用資源從海量信息中提取出來的有效方式，并將其納入日常管理活動，更好地為企業內外提供信息服務。

四、信息管理組織的未來發展

隨著信息網絡技術的不斷發展，信息獲取、存儲和分享變得越來越容易，大量信息正不斷涌入公共領域，一方面拓寬了人們的視野，為企業決策和發展提供更多參考，另一方面也加大了我們提取有效信息的難度。

現在的企業管理正逐漸由傳統的固化線性模式向靈活的扁平化模式發展，當前的以信息系統為中心的信息管理模式已經逐漸落后于時代發展，其預測難以適應環境變化，對用戶的信息需求實質——提供解決問題的方案關注不夠，尤其是沒有將知識視為重要戰略資源，對隱性知識管理的忽視，直接導致員工和企業的創新能力低下。信息管理人員雖然參與了企業決策，但更多時候還是處于輔助參考地位。

信息管理要與時俱進，應該由簡單的數字化、信息化向知識化、智能化發展。

無論是知識還是智能，都離不開人的主觀作用。如果說現階段的信息管理的主角是涉及企業運行方方面面的信息系統的話，那么下一階段作為信息管理主體的人將重回主要角色，企業內部信息管理的重要性也將進一步提升。

提到信息管理組織中的“人”，信息主管無疑是最重要的一個，他不僅代表著信息管理在企業中地位的提升，是信息管理組織參與企業戰略制定和決策的標志，也是信息管理組織的領導者，承擔著組織發展變革的先驅作用，因此組織對信息主管提出了更多要求。

信息主管CIO這一職位要更加專業化，他不僅要熟悉企業本身經營領域，更要有充分的信息知識管理素養。除此之外，CIO作為高層管理人員，要有明確的角色定位，不能僅僅停留在“滿足其他部門需求”的層面上，要能制定企業高度的戰略規劃，目光要立足整體發展，信息管理不僅著眼于企業內部，更要看到外部環境的變化并能做出相對準確的預測；不僅要分析過去的經驗和當前的情況，更要看到未來企業乃至整個行業的發展方向；不僅參與企業變革，更要成為推動企業變革的引領者。

一個組織要發展，要實現整體目標，不僅需要高素質的領導者，更需要專業化的組織成員，組織內部的權責要進一步明確，各項工作要向專門化、標準化發展。成員要具備自我信息管理的能力，能夠充分將自己的隱性知識應用在顯性的工作過程中，同時要能體現出組織內外成員的能力區別，引進專業人才，并設置合適的崗位，賦予明確的職責范圍。企業不僅需要引進人才，更要充分利用人才、留住人才，要建立有效的績效考核和激勵制度，鼓勵知識創新，鼓勵成員將自身隱性知識顯性化，在組織內外形成知識共享，進而促進整體信息管理智能化。

五、結語

可以看到，信息管理組織作為以信息管理為主要職能和目標的企業內部組織，其目標和結構要與企業總體相適應，根本職責是對信息資源進行管理。隨著社會整體的信息化發展，信息管理組織逐漸由輔助型部門向主要職能部門發展，逐漸參與企業日常決策和戰略制定，并且對組織成員提出了更高的個人素質要求。信息管理組織不斷向專業化智能化發展，正在成為企業未來發展的重要推動者。