科學事業單位引入ERP管理信息系統的探討與研究

銀 燕

科學事業單位引入ERP管理信息系統的探討與研究

銀 燕

ERP管理信息系統是一項復雜的系統工程，很多因素影響著ERP的實施效果，由于科學事業單位全面引入ERP系統還較少，在實施過程中也遇到一些問題，本文側重從財務角度分析科學事業單位管理的現狀，探討引入ERP管理信息系統在實施過程中出現的問題及解決的對策。

ERP管理信息系統；財務管理；科研項目管理；預算管理

現代化管理離不開信息技術，ERP管理信息系統作為企業優質管理工具已在企業廣泛推廣和使用并取得良好的效果，而大多數科研單位只使用了ERP系統的財務管理系統，全面引入ERP系統的較少，因此，科學事業單位應根據自身管理的特點和要求，探索通過業務流程的重組、再造、梳理、優化和細化，建立一套標準管理模式和運作流程，建立一個財務和業務合一的集成的科學事業單位的管理信息系統，提升科學事業單位信息化管理的綜合管理水平。

一、目前科學事業單位管理的現狀

（一）科學事業單位信息集成程度不高、數據不能共享。目前多數科學事業單位使用最普遍的是財務管理系統中的總賬、工資等有限的模塊，少數單位還使用了生產管理系統，這些系統相互獨立，沒有接口，使得內部信息無法共享，各職能部門之間的信息不能有效溝通，必須借助手工輔助的辦法提供綜合信息。這種單一模塊不能滿足科學事業單位財務管理、預算管理、科研經費和項目管理、生產管理的要求。

（二）科研經費的預算編制主觀性、隨意性較大，缺乏科學性合理性。通常科研項目的立項、經費的預算編制財務人員并未參與其中，一般是由項目負責人和項目組成員自行編制經費預算計劃，科研人員不熟悉財務，對經費預算的編制缺乏規范性、合理性、科學性，財務部門對于科研經費使用情況只能被動的核算，無法對科研經費實行有效控制，因此到項目結題驗收時預算數與執行數出現偏差。

（三）協作與溝通銜接不夠，出現各自為政、脫節的現象。現有的科學事業單位的體制基本上是科研部門負責科研課題申報、立項、結題驗收，生產部門負責試制產品的購銷存、后勤部門負責固定資產管理，財務部門負責財務核算，造成了各個職能部門各自為政、事事無人管，互相推諉，職責不清，出現的問題不能及時解決，延誤時機。

（四）科學事業單位對生產管理不夠重視。一方面科學事業單位的功能定位和業務內容，主要以開展基礎研究、前沿技術研究和社會公益研究以及科學普及等公益性活動為主，以生產為輔。另一方面，近年隨著國家對科研經費的投入力度加大，科學事業單位往往重科研，輕生產，而且科學事業單位產品特點是生產規模不大、種類繁多、批量小，因此在生產管理方面出現很多問題。

（五）科學事業單位普遍存在實物資產管理不規范。許多科學事業單位的固定資產管理基本沒有運用信息技術管理，固定資產的管理仍然沿用手工操作管理模式，工作量大，重復勞動多，效率低，準確性差，導致固定資產管理效率低下。對于存貨而言更是疏于管理，倉庫都設立在研究所各自專題組，庫存由專題組各自管理，沒有固定的倉庫管理員，各專題組也沒有建立存貨臺帳，往往賬賬不符、賬實不符，存貨的管理流于形式。

二、ERP管理信息系統在科學事業單位實施的建議

（一）根據本單位業務現狀，提出項目建設方案，明確建設目標，制定實施方案。“三分軟件七分實施”，ERP能否成功應用關鍵在實施，科學事業單位應根據ERP信息系統建設整體規劃目標制定實施方案。實施方案包括項目規劃、方案設計、系統建設及上線切換以及項目驗收。

項目規劃：這個階段科研單位要確定項目開發的總體內容和期望值，而且這個期望值是合理并且能夠實現的。組建項目開發實施小組，與ERP簽訂詳細的項目合同書，包括項目的核心需求，進度、階段目標和最終目標（要達到的主要技術、經濟指標）。

方案設計：ERP項目組對單位的業務現狀和需求進行科學、細致的調研和分析，提出優化建議，出具需求分析報告、提出解決方案。

系統建設、上線切換：這一階段的任務包括硬件購置、操作系統安裝測試、操作人員培訓、系統初始數據錄入等。ERP項目從調研、項目規劃、方案設計、系統建設到上線切換，周期較長，每完成一個階段任務，應對這一階段的實施效果進行評價，發現問題及時糾正偏差，達到目標需求，才能實施下一階段的工作，使每個階段的任務順利完成，保證最終目標的實現。

項目驗收：對ERP系統實施成效進行驗收及評價，制定系統驗收報告。

（二）引入適合科學事業單位的業務系統，是ERP成功實施的關鍵因素。科學事業單位要根據功能定位和業務內容選擇適合自身特點的ERP管理信息系統。

1.引入符合預算制度、政府收支分類改革要求且適合科學事業單位科技創新和發展的財務管理系統。財政部、科技部頒布的財教﹝2012﹞502號《科學事業單位財務制度》明確了科學事業單位財務管理的主要任務是：合理編制單位預算，嚴格預算執行，完整、準確編制單位預算，真實反映單位財務狀況。因此，ERP財務管理系統要加強預算管理，能對科研項目進行精細核算，對預算的編制和執行實行及時、全面、有效的控制，提高預算執行效率。

2.構建加強創新能力適應現代科研單位的科研項目管理系統，使科研立項管理、經費管理、結題驗收管理、科技成果管理水平得到進一步提高，促進科研管理的科學性、規范性、準確性，不斷提高單位創新能力。第一，項目管理系統要具備對科研項目動態管理的功能，包括項目立項、經費使用、結題驗收、項目合同、項目成果等全過程的管理；第二，要有項目的查詢和報表統計功能，克服手工統計科研項目的不足，通過系統進行數據采集自動生成各類報表；第三，監控預警功能，科研經費的執行超過預算時系統要有提醒功能，切實做好科研經費預算的監控、預警和有效控制。

科研項目管理系統與ERP系統的統一，使科研管理部門和項目專題組及時跟蹤經費的使用及進展情況，對項目經費進行有效管理和監督。

3.建立資產信息化管理系統。科學事業單位要特別加強實物資產的信息化管理，應用ERP實現資產管理與財務管理、實物管理與價值管理相結合的原則。首先固定資產管理系統，能及時準確的提取固定資產的相關數據、報表并綜合分析，固定資產系統中固定資產的購置、使用、處置等增減變動情況以及計提折舊能自動傳遞到財務系統并生成會計憑證和固定資產賬簿，通過供應鏈調用生成固定資產卡片，實現賬帳相符、帳卡相符，固定資產的卡片除包括固定資產編碼、使用地點、責任單位、維修、折舊等信息外，還應增加科研項目管理需要的信息，如固定資產的資金來源（自籌或撥款）、項目編號（固定資產對應的項目名稱）、預算編號（固定資產對應的預算金額），增加固定資產發票掃描件、大型關鍵設備圖片上傳功能，實現固定資產卡片與發票、實物資產圖片關聯；其次，應用ERP實現存貨核算與財務一體化，所有的存貨單據由終端自動傳遞到會計平臺并生成會計憑證和賬簿，減少手工出入庫單在傳遞過程中出現的錯誤（倉庫已入庫，經辦人未到財務報賬等），系統定期、自動完成存貨的核對，做到財務賬與倉庫賬相符。

4.充分利用ERP信息系統的供應鏈模塊，加強試制產品的購銷存和成本管理。隨著科研體制改革的深化，科研單位的試制產品生產越來越多，科研與生產并重，科學事業單位應加強試制產品的購銷存和成本管理，提高經濟效益。財務系統要與采購、銷售系統有效對接，實現生產管理信息共享，加強采購、銷售業務環節的連貫性，借助系統對采購、銷售業務流程進行整合管理。成本核算自動化，月底結賬及實時報表統計自動完成，確保準確、快速的提供各種成本數據，提高財務人員的工作效率，同時實時監控財務信息，隨時掌握資金動態。

（三）財會部門在ERP建設中承擔的重要責任。財務流程的規范和準確是基礎數據的保證，財會部門在保證所有數據的精確性和完整性方面發揮著重要的作用。數據信息是單位各類業務事項屬性的標識，數據的質量是確保單位系統正常運行的基礎，因此，財務必須對信息、數據進行合理篩選、核對、整合，提高信息的準確性。《科學事業單位財務制度》也規定了“科研項目預算應當由科研項目負責人協助單位財務部門，按照政策相符性、目標相關性和經濟合理性的原則，根據研究開發任務的實際需要科學、合理、真實地編制”，強調了財務人員在科研項目預算編制中的重要作用。ERP上線后財務部門不再僅僅是財務統計和核算部門，而將成為預算監控的中心，為領導提供及時、準確、動態的管理和決策數據。

（四）避免連環錯誤。ERP是一種集成性的系統，雖然可以便捷地將業務邏輯一步步地進行，但是一旦有一步做錯，將導致接下來的步驟發生連帶錯誤，需要追根溯源去尋找錯誤并將其全部更正，整個尋找糾正過程比較麻煩，因此，實施ERP的單位一旦發現錯誤要一步步及時更正，將每個業務流程責任化，避免系統中的錯誤信息越來越多，出現越來越多的錯誤結論，使整個ERP系統陷入惡性循環。

（五）建立和完善內部管理制度，保證ERP管理系統安全穩定運行。首先，要對ERP信息系統建設實施歸口管理，理順各相關部門的職責權限，建立崗位責任制度，做到事事有人管、人人有專責；第二，制定保證系統正常運行的工作程序和操作規范，明確操作工作內容、權限等；第三，建立信息系統安全保密和泄密責任追究制度，ERP上線實現信息共享、提高效率的同時，也意味著科研成果泄密、數據和信息篡改等風險，應制定嚴格的保密制度，明確保密內容、保密措施、密級程度和傳遞范圍等，相關人員要提高信息保密意識，遵守保密制度，防止國有無形資產的流失，增強市場競爭能力；第四，制定信息系統數據備份制度、信息設備管理制度等內部控制制度。

（六）建立各職能部門的溝通協調和聯動機制。各部門的合作、溝通是ERP管理模式下的必然要求，信息的價值必須通過傳遞和使用才能體現，單位應當將內部信息在單位各管理級次、各職能部門、業務環節之間進行溝通和反饋，定期開展必要的信息核對。傳統的管理模式基本上是各自為政，各部門之間只負責本部門的事情，與其他部門溝通較少，而ERP信息管理系統是以業務流程為導向設計的，強調業務流程和數據集成，這就要求各部門之間緊密溝通合作。

（七）需要建立強大的高素質的管理團隊。高素質的人才是ERP成功實施的關鍵之一，因為ERP終端的操作都是基礎數據的來源，而基礎數據錄入的準確，人的因素是關鍵，全員信息管理素質的提高是ERP持續發展的根本，ERP上線，應針對高層領導、中層管理人員、基層操作人員等設計不同層次、不同階段的全面培訓計劃，提高全員素質，促進ERP在科學事業單位持續穩定運行。

［1］財政部、科技部關于印發《科學事業單位財務制度》的通知（財教［2012］502號）.

［2］關于印發《行政事業單位內部控制規范（試行）》的通知（財會［2012］21號）.

［3］楊雅婷.利用ERP系統強化固定資產管理.中國鄉鎮企業會計，2011年03期.

（作者單位：廣東省工業技術研究院（廣州有色金屬研究院））