談企業會計電算化下的內部控制問題

顧艷紅

談企業會計電算化下的內部控制問題

顧艷紅

在會計工作中引進計算機技術，這使得企業數據處理的速度和精度都很大程度上得以提高，會計的工作效率也大大提高。企業會計電算化的實現所帶來的便利和安全隱患都是同時的。問題有原始數據是否準確，操作人員太過集中等。對于企業的內部控制和管理而言，就需要達到更高的工作要求。文章分析了會計電算化對企業內部控制的影響，同時提出加強內部控制的合理建議。

企業管理；會計電算化；內部控制

一、企業會計電算化下的內部控制問題

（一）原始數據操作準確性問題

會計電算化中,是在程序控制之下進行計算機數據輸出的，計算機會自動加工處理輸入的數據源，同時在磁性介質上存儲,全部的相關工作都是自動進行，并且受計算機程序的控制。但是，事先還是要人工審核、輸入計算機中的原始數據。要是輸入原始數據的過程中出現失誤,計算機就不能進行識別,并且按照錯誤數據進行各種計算工作。所以，能否準確地對數據進行自動處理，基本上要看原始數據是否輸入準確。針對會計電算化的這一缺陷，就需要在內部控制上規范所有數據的處理方法和過程,促使其更加準確和穩定,如此會計信息才能確保真實、準確和完整。

（二）人員職能問題

內部控制中有一種比較基礎和常見的就是授權、批準控制。對于手工會計系統而言,就一項經濟業務而言，需要相應人員來審核各個環節并且進行簽章。然而在會計電算化之后，就在很大程度上改變了職能劃分。由于基本全都是通過電算化系統來處理業務,所以高度集中的電算化功能和知識也造成職能發生集中,尤其是會計人員的職能逐漸發生了轉移，由過去的核算型轉變為管理型。有些人員參與到很多的數據處理過程，若是內部控制不加強，數據處理結果可能會被操縱,這樣出錯的風險就大大增加了。

（三）會計電算化工作中的安全問題

目前的會計軟件系統存在一些不好的現象，這主要是針對設計、開發階段，指的是在系統需求中缺乏安全需求，在軟件設計中重視功能而忽視安全。在軟件設計中，語言和數據庫缺乏安全性，進而在之后投入運行時會有一些安全隱患存在，例如數據庫所呈現的是一種開放狀態，打開非常容易等問題。目前還沒能從根本上解決這類問題,與此同時，很多安全設施都沒有配置齊全,尤其是硬件自身缺乏安全性，最終會因為硬件安全問題而對運用會計應用系統軟件產生直接影響。

二、會計電算化下的內部控制建議

（一）加強操作和控制程序系統

企業首先要將有效的內部控制制度建立起來，確保其科學完善，如此才可以按照規定流程來進行計算機操作。這樣就能減少操作失誤，而信息處理質量也會得到提高，并促使事故發生概率大大降低。規范地控制好相關業務流程，可以使操作人員技術欠缺方面原因所引起的隱患盡可能得到避免。即使遇到一些特殊情況，若是確保管理的有效性，也能避免進一步擴大損失。企業需要在具體實施過程中做好下面幾個要求：(1)不管是外來人員還是工作人員，未經允許，都禁止進入機房操作程序系統。(2)對于錄入和管理財務信息的工作，要由特定部門來審批，同時要反復多次地核對輸入的數據，從而確保原始數據的正確性。(3)在輸入數據的時候，若是操作人員質疑數據，就應該向上級及時反映，從而使輸入數據的準確性得到保障，不應該進行私自的輸入、修改。(4)嚴禁機房工作人員帶出計算機中的數據，對于未經允許的文件信息也不得帶出機房。(5)工作人員在開機后，就不能擅自離開。(6)要及時做好企業數據和重要信息的備份工作，同時對備份內容進行及時檢查。

需要特別留意的是這些管理措施并非絕對，具體實施時，還要以企業自身特點和管理模式為依據來進行合理調整，從而建立適合企業運轉的管理體制，避免錯誤發生的一條重要途徑就是要對內部控制體制進行完善。

（二）合理控制人員的職能

盡可能分散處理一些較為重要的職能，針對其中的某項職能可以是讓幾個不同的部門或人員來一起負責，以便于員工之間可以加強分工與合作，同時也可以將彼此的監督做好。在進行職能分工的同時應當將相應的管理機制建立起來，從而促使工作效率大大提高。職能分工的時候，應該先分離電算化與用戶兩個部門。關于原始數據的輸入和管理人員，其所在的部門應該分開，以防過度地集中職能，進而帶來太多的安全隱患不利于數據安全。

（三）對檔案管理制度進行建立健全

檔案管理的實現通常是借助檔案管理制度的制定和實施來進行，通常包括：(1)存檔保管一定要經過主管和管理員的簽章才可以；(2)采取一系列安全保證措施，例如，對于一些備份軟盤就需要將保護標簽貼上并且在安全、潔凈的地方進行存儲放置；(3)若是會計文檔的保存采用的是磁性介質，檢查和復制就要定期進行，以防會損壞磁性介質進而丟失會計檔案。除此之外，對于培養電算化人才的工作要予以高度重視，并且要提供必要的物力和財力來開展此項工作，從而將一支素質較高的財會隊伍打造出來。

（四）加強系統安全控制

安全控制主要包括接觸與安全控制以及環境保護。接觸控制主要是為了避免有未經授權擅自動用系統資源的情況出現，從而確保所有資源正確。其控制措施主要有：(1)通過內部操作制度的確立，對擅自操作計算機嚴厲禁止；(2)對操作權限進行限制設置；(3)隔離數據存儲和處理；(4)對接觸和操作的日志控制進行設置。

（五）加強內部審計

因為在會計電算化過程中進行的是“人機”對話，所以內部審計工作就需要更嚴格的進行。內部審計包括：(1)定期審計會計資料，有沒有正確地對電算化會計賬務進行審查，憑證附件部分有沒有做到規范化、完整化；(2)將計算機數據與書面資料之間進行比對，審查其一致性；(3)以安全合法的保存方式來保存監督數據，以防有對歷史數據進行非法修改的情況發生；(4)審查系統運行過程中的每一個環節，以防有漏洞存在。

三、結束語

企業實現會計電算化很大程度上方便了企業的會計工作，然而若是對內部控制不加強管理，就會大大增加企業發生損失的概率。所以企業一定要很重視會計電算化的風險，同時促使內部管理機制制定并進行完善，從而達到規避風險的目的，進而使計算機技術自身所帶的安全隱患得到最大程度地降低。在進行管理實際工作中，一定要操作規范化，對操作人員的職能進行有效地控制，控制好系統安全等，進而促使企業的安全系數大大提高，以便企業達到良性發展狀態。

[1]安強,郭立新.談企業會計電算化下的內部控制問題[J].財會月刊,2006(05).

[2]陳艷.加強會計電算化下的內部控制研究[J].企業導報, 2012(15).

[3]黃韶華.關于企業會計電算化下內部控制問題的思考[J].財經界(學術版),2013(23).

（作者單位：江蘇省淮安市淮安區公路管理站）