基于知識管理的航天檔案管理研究

◎北京航天自動控制研究所 王一晴

基于知識管理的航天檔案管理研究

◎北京航天自動控制研究所 王一晴

信息時代給社會和企業(yè)帶來的劇烈變化已經(jīng)為世人共睹，信息化的不斷推進帶來的不僅有便利，還有海量數(shù)據(jù)給人們帶來的困擾和壓力。如何從海量數(shù)據(jù)中提取真正有用的信息成為一個重要的課題，知識管理理論正是在這一背景下誕生并迅速發(fā)展的。如今，越來越多的人意識到知識管理的重要性，將信息轉(zhuǎn)化為知識不僅能為人們提高工作效率提供有力的指導(dǎo)，還能將有形產(chǎn)品以外的服務(wù)、信息和問題處理方式變成價值的源泉，從而為企業(yè)帶來不可估量的財富和獨特的價值。

檔案是社會的“記憶”，檔案中蘊藏著巨量的知識。就我國的航天事業(yè)而言，有大量的科研成果凝結(jié)在檔案當(dāng)中，把蘊含其中的知識有效組織并科學(xué)管理，使其發(fā)揮作用是檔案部門的職責(zé)和使命。隨著信息化的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前繁重的科研生產(chǎn)任務(wù)需求。各單位都在致力于數(shù)字檔案館的建設(shè)工作，數(shù)字檔案館無疑是一個“知識”的寶庫。目前，大多數(shù)單位的數(shù)字檔案館建設(shè)都處于初步構(gòu)架狀態(tài)，如果能在建設(shè)初期提前考慮對于知識的管理功能，必將對日后的檔案工作乃至整個企業(yè)的發(fā)展大有裨益。

一、基于知識管理的檔案管理優(yōu)勢

1.將工作重點從“存”轉(zhuǎn)移至“用”

目前，航天系統(tǒng)中對檔案的管理還是側(cè)重于對檔案實體的管理，以“存”為工作重心，在檔案利用方面還處于被動等待使用人來借取文件的階段。檔案部門保管的檔案大多屬于未經(jīng)加工或者只經(jīng)過初加工的原始信息資源，具有數(shù)量眾多、內(nèi)容淺顯、內(nèi)部聯(lián)系不緊密的特點。

航天科研工作具有很強的延續(xù)性，檔案使用者對檔案的需求往往是特定的，同時呈現(xiàn)出多層次、多角度的特點。檔案部門側(cè)重檔案實體的管理方式無法滿足檔案使用者的需求，也無法體現(xiàn)出檔案應(yīng)有的價值，然而將知識管理的思路和方法運用到檔案管理中恰好能有效解決這一問題。因此，檔案部門應(yīng)該把重點轉(zhuǎn)移到對檔案的二次加工上，借助數(shù)字化手段，通過分類、整理、分析等方法對大量淺顯分散的檔案進行深入挖掘，提取出有價值的知識，為使用者提供解決問題的思路和方案，進而為整個企業(yè)的發(fā)展提供力量和保障。

2.為使用者提供個性化定制服務(wù)

知識管理理論下的檔案管理模式強調(diào)從傳統(tǒng)檔案信息中提取知識，并通過一定規(guī)則的組織和加工，將知識轉(zhuǎn)化為可共享與利用的信息，這種管理模式充分發(fā)揮了人的創(chuàng)造力和主觀能動性。同時，通過建立規(guī)則和系統(tǒng)構(gòu)建，實現(xiàn)對海量數(shù)據(jù)的處理及轉(zhuǎn)化，真正實現(xiàn)以人為核心、以使用者的需求為目標的管理模式。這種突破將檔案使用者從傳統(tǒng)的“死”檔案中解脫出來，且最大限度地滿足了他們的需要。

航天檔案存在很強的專業(yè)性，檔案部門應(yīng)對其所面對的用戶進行詳細的調(diào)查分析，根據(jù)不同領(lǐng)域、專業(yè)、層次的知識需求將檔案信息和檔案用戶劃分為多個群組。用戶對檔案部門提出信息需求后，檔案部門可以根據(jù)前期的調(diào)查結(jié)果迅速提取出有針對性的信息，并以最佳的方式傳遞給用戶，從而實現(xiàn)以人為本的個性化定制服務(wù)。

二、實現(xiàn)步驟

1.建立基于檔案的知識體系

目前的檔案應(yīng)用比較薄弱，做的好的企業(yè)也大多局限于提供檔案信息檢索、對專題檔案進行編研等服務(wù)項目。檔案部門處在整個工作流程的最下游，前期工作結(jié)束后生成的文檔或文件被送到檔案部門歸檔。在檔案利用環(huán)節(jié)，檔案部門處于等待用戶上門借閱文件的被動地位，借什么、怎么用全憑用戶自己把握，檔案部門只負責(zé)借出與收回。知識管理理論的引入，要求檔案工作者深入科研一線進行調(diào)研，根據(jù)本單位的特點與科研人員的需求引入型號、專業(yè)、密級、文件類型、人員個人信息等不同屬性，將用戶和文件劃分為不同的群組，一方面把控文件的生成過程，另一方面掌握用戶利用檔案信息的目的和行為特點，為后期檔案的知識化處理奠定基礎(chǔ)。

檔案部門在掌握了用戶的需求后，可以依據(jù)知識管理的理念有的放矢地處理檔案資源信息。根據(jù)對一線科研人員需求調(diào)研和分析的結(jié)果，通過知識重組和知識再造等方法對檔案信息進行深入加工，找到看似獨立的檔案信息間的內(nèi)部聯(lián)系和潛在知識，凝練出檔案用戶決策時需要的知識產(chǎn)品和問題解決方案。

2.構(gòu)建基于知識的檔案信息系統(tǒng)

檔案知識信息系統(tǒng)構(gòu)架分析。當(dāng)前電子文件的大量產(chǎn)生使各單位都在摸索新的管理模式，檔案管理方式的改革勢在必行。如果能利用現(xiàn)階段檔案信息系統(tǒng)升級的時機將知識管理的方式方法融入其中，必將極大地推進日后的檔案管理工作。

新型檔案知識信息系統(tǒng)應(yīng)具備以下幾個功能：一是為了使檔案管理和知識管理與一線科研生產(chǎn)工作緊密結(jié)合，檔案知識信息系統(tǒng)應(yīng)與其它系統(tǒng)相互集成，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下能夠自動捕捉需要進行檔案管理的資源信息，實現(xiàn)對檔案文件的全過程管理與控制；二是既要以知識為導(dǎo)向進行檔案管理，又要以檔案為基礎(chǔ)進行知識管理，在確保檔案文件長遠價值的同時，實現(xiàn)對檔案的有效組織、積累、交流與應(yīng)用；三是要實現(xiàn)檔案信息和知識信息的有機結(jié)合，以前期人工分析出的需求為依據(jù)，通過信息化的手段將檔案信息自動組織成知識信息，并以檔案用戶能夠識別和利用的方式呈現(xiàn)出來；四是要將檔案工作者的精力和工作重心轉(zhuǎn)移到檔案信息知識化中，就必須通過高智能化的系統(tǒng)將檔案工作者從傳統(tǒng)的手工工作方式中解放出來，減少檔案工作者的手工勞動。

檔案知識信息系統(tǒng)平臺構(gòu)建。目前，大多數(shù)航天企業(yè)已經(jīng)擁有功能比較全面的檔案信息系統(tǒng)。因此，在構(gòu)建檔案知識信息系統(tǒng)時可以原有管理平臺為基礎(chǔ)，增加知識管理方面的相關(guān)模塊，從而比較經(jīng)濟、高效地實現(xiàn)檔案知識信息系統(tǒng)的建設(shè)。在原有檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上增加知識資源后臺收集模塊、數(shù)據(jù)庫資源管理模塊、知識資源應(yīng)用模塊等內(nèi)容，在實現(xiàn)信息采集、數(shù)據(jù)存儲和檢索引擎等基礎(chǔ)功能的同時實現(xiàn)知識挖掘及搜索、組織表達、知識存儲、知識應(yīng)用等功能，并將這些功能與企業(yè)現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，如設(shè)計系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)等，從而實現(xiàn)信息的自動導(dǎo)入和關(guān)聯(lián)，提升檔案部門從前端把控信息的能力。另外，數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建和升級也是檔案知識信息系統(tǒng)構(gòu)建成功的關(guān)鍵所在，只有通過新型管理模式構(gòu)建出一個高級數(shù)據(jù)庫，才能實現(xiàn)對檔案文件、知識資源的共同管理和平穩(wěn)過渡。

信息系統(tǒng)的日常維護。隨著檔案知識信息系統(tǒng)功能的不斷完善，系統(tǒng)的復(fù)雜程度也在不斷增加，檔案部門應(yīng)投入更多的人力資源對系統(tǒng)進行維護。檔案信息的時效性及知識信息的正確性容不得半點馬虎，除了依靠強大的數(shù)字化手段進行保障外，必須加強檔案工作者的人為把控，確保信息系統(tǒng)的準確、有效。

3.形成良性循環(huán)的聯(lián)動機制

信息系統(tǒng)的構(gòu)建是建立在人的需求基礎(chǔ)之上，所以即使擁有了功能強大的信息系統(tǒng)，也需要檔案工作者不斷對新形勢、新情況加以分析，作出準確的判斷并付諸實踐，使檔案工作良性發(fā)展下去。

檔案知識信息系統(tǒng)可以自動完成從檔案信息到知識的轉(zhuǎn)化，但值得注意的是自動采集、自動組織、自動存儲等每一項功能的實現(xiàn)都依靠檔案工作者的前期需求分析構(gòu)架和人為規(guī)則設(shè)定。一旦需求發(fā)生變化，相關(guān)的規(guī)則也必須隨即變化，規(guī)則的變化必然導(dǎo)致知識結(jié)果的變化，進而帶動前端信息的生成產(chǎn)生變化。在對檔案用戶需求更新不斷調(diào)整的情況下，檔案信息資源與知識資源互相促進，形成一種良好的聯(lián)動機制。檔案知識管理機制的運作模式如圖1所示。

圖1 檔案知識管理機制的運作模式

三、問題與解決措施

1.檔案知識管理模式對人力資源的挑戰(zhàn)

知識管理理念的引入在給檔案管理模式帶來巨大變化的同時，也使檔案工作者的工作內(nèi)容乃至工作性質(zhì)發(fā)生了巨大的變化。傳統(tǒng)的檔案管理模式局限于文件的接收、錄入、整理、歸檔等，工作量大且技術(shù)含量低。同時，由于檔案部門的整體創(chuàng)新意識薄弱，如果不在人力資源方面進行深入改革，將很難推進檔案知識管理工作。

所以，檔案部門必須致力于建設(shè)強大的信息系統(tǒng)，將檔案工作者從繁瑣的手工勞動中解放出來，同時還應(yīng)引入專業(yè)人才，改變傳統(tǒng)的考核方式，提高檔案工作者的積極性，從而順利推進檔案知識管理體系的建設(shè)。

2.檔案知識管理面臨安全保密問題

航天檔案信息資源本身具有一定的保密性，數(shù)字檔案館及知識管理體系建設(shè)在給檔案工作帶來巨大變革的同時，也對航天檔案的安全保密工作提出了極大的挑戰(zhàn)。各單位對檔案的使用權(quán)限大多以密級來劃分，做的比較細致的檔案部門還以專業(yè)劃分了權(quán)限。引入知識管理以后，檔案用戶通過系統(tǒng)得到的知識是從大量檔案信息中提取出來的，這就意味著對知識開放權(quán)限的設(shè)置遠遠復(fù)雜于傳統(tǒng)檔案對用戶權(quán)限的管理。因此，需要將密級、專業(yè)、人員信息等多重屬性納入權(quán)限設(shè)置中，從而保護好檔案信息。

同時，健全的規(guī)章制度是檔案知識管理體系有序運作的根本保障。檔案部門在對原有規(guī)章制度進行修訂時，應(yīng)兼顧知識管理以用戶需求為導(dǎo)向的理念，保證檔案信息的安全性和保密性，有效平衡檔案利用效率與檔案開放程度之間的關(guān)系。在檔案知識信息系統(tǒng)中實現(xiàn)對相關(guān)制度的有效控制，以制度為基礎(chǔ)、以數(shù)字化手段為保障，實現(xiàn)檔案知識體系運作的有序化、正規(guī)化。