加強合同管理 防范法律風險

武彩虹

（中鐵物資集團西南有限公司，成都 610081）

加強合同管理 防范法律風險

武彩虹

（中鐵物資集團西南有限公司，成都 610081）

合同既是企業進行經濟往來、取得經濟效益的紐帶，也是企業產生法律風險的主要根源，守住合同關口就可以防范大部分的法律風險。基于此，結合企業的實際情況，從事前防范與事中控制兩個方面入手，就企業合同法律風險的防范措施進行了簡單分析與總結。

合同管理；法律風險防范；降級效益

合同是企業對外溝通的橋梁，是企業發展的命脈，更是法律風險的風口所在。能否實施有效的合同管理，對于現代企業經營管理具有舉足輕重的作用。前國資委主任黃淑和說:“加強合同管理是防范企業法律風險的基礎性工作。”通過加強合同管理可以最大限度地防范和降低企業的法律風險，避免和減少合同風險給企業帶來的損失。同時，還可以優化企業成本，穩健企業的運營環境，為企業經營管理保駕護航，有效提升企業市場競爭優勢。

正文開始前，筆者首先引入一則寓言:

一日，魏文王問名醫扁鵲:“你們家兄弟三人，都精于醫術，到底哪一位最好呢？”

扁鵲答:“長兄最好，中兄次之，我最差。”

文王再問:“那么為什么你最出名呢？”

扁鵲答說:“我長兄治病，是治病于病情發作之前。由于一般人不知道他事先能鏟除病因，所以他的名氣無法傳出去，只有我們家的人才知道。我中兄治病，是治病于病情初起之時。一般人以為他只能治輕微的小病，所以他的名氣只及于本鄉里。而我扁鵲治病，是治病于病情嚴重之時。一般人都看到我在經脈上穿針管來放血、在皮膚上敷藥等大手術，所以以為我的醫術高明，名氣因此響遍全國。”

通過這則寓言，我們不難得到這樣的啟示:合同管理風險防范如同醫生治病救人，事后救濟不如事中控制，事中控制不如事前防范，應力爭做到合同風險關口前移，預防在先，治病于未發之時。

1　合同簽訂前的法律風險防范

合同訂立前的法律風險主要包括合同對方當事人的主體資格和履行能力兩方面的法律風險。如果合同主體不適格，合同的效力就會受到影響甚至失去效力或者最終無法履約。所以，審查合同時必須對對方當事人的主體資格及履約能力進行審查。

對合同主體的合法性審查主要包括:當事人民事主體資格和有效性審查、經營資格合法性審查、許可經營合法性審查。簽約對方為法人主體的，應要求對方提供法人營業執照、組織機構代碼證、開戶許可證、稅務登記證、生產經營許可證等證件；簽約對方為無獨立法人資格的法人分支機構的，對方須提供上級單位書面授權委托書或分支機構成立等文件；簽約對方為自然人的，對方須出示身份證；如由代理人簽訂，應出示加蓋公司公章或授權人簽字的授權委托書。上述法人營業執照、自然人身份證、授權委托書及相關證明、授權文件均應列為合同歸檔資料與合同一并保存。這樣做，合同一旦無法履行或對方違約，可以順利查找對方當事人的基本資料，無論對以后的訴訟，還是對合同的繼續履行，都非常重要。在這里，筆者想強調一個問題，應盡可能與具有獨立法人資格的主體簽訂合同，而避免與無獨立法人資格的分支機構、職能部門訂立合同。其對外訂立的合同可能無效，最終的責任和后果將由法人承擔。如果發生法律糾紛，起訴時只能起訴職能部門、分支機構所屬的法人單位。但如果在合同簽訂前未能取得合同對方當事人關于主體資格的資料，發生法律糾紛時，對于分支機構與法人單位之間的隸屬關系，在舉證方面或多或少存在一定困難。

此外，還要審核合同對方當事人是否具有履行合同的能力，要盡可能地通過市場調研、財務審計、實地考察等有效方法調查合同對方當事人的商業信譽和履約能力，例如，合同相對人的注冊資金真實情況、企業規模、資產負債情況、生產經營狀況等情況以及是否涉及訴訟、仲裁等相關事項。

筆者所在企業已建立起合同主體審查制度，并通過信息化手段建立起與之配套的客商信息管理系統。凡是開展新增業務前，必須對合作對象進行信用審查，確定誠信記錄情況后方可開展合作。只有通過客商信息系統的合同，才能進入合同評審流程。同時，專門出臺制度，針對不同的業務類型對合作客戶的企業規模及相關資質分別做出詳細規定，比如，企業性質、注冊資本金等要求，符合條件的客戶才能與之簽訂合同。此外，筆者所在企業還建立了客戶信用等級評價制度，對客戶實施檔案管理，對于合作關系良好，在合同履行過程中誠實守信的客戶，建立誠信客戶檔案；對于信譽差、履約能力低、雙方曾發生訴訟糾紛的客戶，納入《部分非誠信合作方風險警示名錄》，在企業內部進行警示，嚴禁與列入警示名錄的企業開展合作，簽訂合同。以上舉措大大降低了因合同主體因素引發法律風險的幾率。

2　合同簽訂時的法律風險防范

2.1建立合同評審制度

合同評審的目的與宗旨是各評審單位或部門站在不同的角度對合同提出改進意見，通過大家共同的智慧提示、防范、控制合同風險。

筆者所在企業早在前些年即建立起嚴格的合同評審制度，公司所有經濟業務一律納入合同管理，所有合同必須嚴格按照程序評審后方可簽訂。公司法律合規部、經營管理部、財務部、預算審計部、資源采購中心及管理層參與合同的評審。評審制度根據部門職責范圍分別明確了各部門評審的重心與方向，從而明確了各部門在合同評審中的職責與分工。例如:法律合規部審核與關注重點是合同條款的合法性、嚴密性、完整性及合同法律風險及爭議解決方案；財務部的審查與關注重點是資金保證能力、財務風險、合同盈利能力及付款結算條款等；預算審計部須對合同進行預算分析并查找合同風險源，對風險控制提出具體防范措施；資源采購中心須重點審核供應商資格及采購合同條款的可行性；經營管理部須對合同風險進行綜合評價。同時，非公司固定版本合同在公司內部評審前，首先須經公司外聘常年法律顧問審查，一方面確保合同評審更具客觀性；另一方面，也保障了合同評審的專業性。最后，由法律合規部針對評審意見的修改情況對合同進行檢查與復核，確保評審效果與質量。通過建立科學系統的合同評審制度，推進合同管理制度化、規范化、信息化，有效規避合同風險，確保企業各項業務安全、有序運行。

2.2規范合同條款內容

2.2.1合同條款要完整齊備、內容要清楚明確

根據《合同法》規定:“合同的內容由當事人約定，一般包括以下條款:當事人的名稱或者姓名住所；標的；數量；質量；價款或報酬；履行期限、地點和方式；違約責任；解決爭議的方法。”以上這些條款應當是合同的主要條款，在簽約時必須具備這些條款，合同才完整。如果合同內容不完備，某些條款沒有約定或約定不明確，則極易導致合同雙方當事人產生爭議，引發合同糾紛 。

2.2.2關鍵條款的審查

2.2.2.1質量標準條款

合同中，應明確寫明適用的質量標準是國家標準或行業標準，對于沒有國家標準、行業標準的產品，應在合同中約定可操作的檢驗標準；應明確產品驗收地點、方式、人員等事項；對產品質量異議的提出應明確具體時間與條件，同時，明確承擔質量責任的期限。

2.2.2.2交付方式

應對貨物交付地點、交付時間、運輸方式、運費的承擔等作詳細約定；明確貨權及風險轉移的時間；合同中應列明收貨方經辦人的姓名，同時，盡量讓收貨方加蓋公章確認，防止經辦人離開后，對方不承認收貨的事實，給訴訟中的舉證帶來困難。

2.2.2.3付款方式

如我方作為賣方時應明確約定付款時間、付款方式（現金、電匯、承兌匯票），避免“買方根據資金到位情況逐步支付貨款”“當因不可控因素影響買方付款進度時，買方可適當延期付款”等模棱兩可的約定，類似約定會導致付款時間不明確，給合同相對方找到拖延付款的理由。

2.2.2.4違約責任

合同中，應避免不平等或加重我方責任的違約責任條款，同時，應明確約定對方的違約責任，約定違約金的數額或計算方法。

2.2.2.5爭議管轄條款

盡量爭取在己方所在地法院、仲裁委員會解決合同糾紛，以減少企業訴訟成本和風險。

2.3簽訂擔保合同或擔保條款

擔保在合同中是為了保證合同能夠切實得到履行，根據法律規定或者合同約定而采取的保證措施。沒有擔保的合同，當事人違約雖然要承擔違約責任，但其責任僅限于《合同法》及具體合同條款中約定的一般違約責任。與之相比，被擔保的合同義務人一旦違約，除承擔上述違約責任外，還要承擔擔保責任，違約方當事人的責任加重了，違約成本也相應增加了。因此，為了避免雙重責任的承擔，從自身經濟利益考慮，當事人也要積極履行合同。同時，擔保可以最大限度地維護非違約方的合法權益，克服違約方當事人可能逃避違約責任的弊端，這也是合同擔保措施設置的目的所在。合同擔保可采取保證、抵押、質押、留置和定金5種方式。企業可以根據業務實際，選擇合適的擔保方式。有效擔保可以大大提高合同履約率，防控合同風險。

3　合同履行過程中的風險防范

3.1防范合同風險

簽訂合同是第一步，履行合同這個階段更關鍵。很多企業重視合同簽訂，但對合同履行重視不夠，常常發生實際執行情況與合同約定發生偏離，嚴重脫節的情況，引發法律風險。

目前，筆者所在的企業主要采取以下措施對合同履行過程進行管控。

第一，建立合同臺賬登記制度，經營單位每簽訂一筆合同，合同管理部門即根據業務類型分門別類登記入冊，從而準確掌握合同業務的基本信息，有針對性地開展合同履行監督和檢查工作；同時，通過業務單位上報的在手合同執行情況表，定期對合同的履行情況進行跟蹤登記，統計分析。

第二，利用信息化手段建立合同履約預警機制。利用ERP管理軟件、NC系統等信息化手段實現財務與業務的協同，對合同履行情況進行動態管理，即對未按照合同約定履行的，系統提前預警，管理人員與業務人員可以通過信息化系統及時掌控合同履行信息，及早采取措施，預防風險的發生。

第三，建立“一合同一檔案”管理制度。為從源頭做好企業合同法律風險防范工作，公司制定了“一合同一檔案”管理辦法，對于公司簽訂的每一份合同，業務單位必須妥善保存自項目投標至合同簽訂至合同履行完畢整個過程，包括合同在內所有涉及到的業務材料，并最終歸為一個檔案。辦法根據每一類合同業務的實際情況，列出應收集的業務資料，要求業務單位嚴格按照規定收集材料，并按月裝訂成冊、分裝入盒。同時，辦法還對合同檔案的抽調與移交做出詳細規定。此辦法的建立，有效促使各業務單位完整保存合同履行資料，不僅有利于規范業務流程，及時監控合同履行情況，而且在出現合同糾紛時，有利于訴訟、仲裁證據材料的提供，從而有效防范企業經營風險與法律風險。

3.2對 策

第一，嚴格按照合同約定執行合同條款，同時根據合同履行的實際情況，對合同條款做出利于己方的變更，如預見到己方可能發生違約行為時，則應及時以書面形式簽訂補充協議，約定對己方相應免責的條款；如預見到對方可能發生違約行為，應提前向對方發出書面通知，要求對方全面履行，這樣做既盡到了提醒義務，也留下了書面證據，從而分清責任，避免不必要的糾紛。

第二，合理運用法律賦予的權利。《合同法》中的三大抗辯權制度（同時履行抗辯權、不安抗辯權和先履行抗辯權）與合同的法定解除權，為拒絕對方的履約請求提供了充分的法律依據，均可以作為守約方利用的法律武器。這些權利的設置，使當事人在法定情況下可以對抗對方的請求權，使當事人的拒絕履行不構成違約，可以更好地維護當事人的利益。

4　結　語

合同管理必然貫穿于合同簽訂前的事前防范、合同履行過程中的事中控制及事后救濟的整個過程。通過加強企業合同管理，采取有效措施，強化法律風險的事前防范與事中控制，可以從根本上減少法律糾紛、防范經營風險，提高企業的經濟效益，保障企業持續、健康、穩定發展。

主要參考文獻

［1］吳江水.完美的合同［M］.北京：北京大學出版社，2010.

［2］王然.論企業合同管理及其法律風險的防范［D］.武漢：華中科技大學，2010.

［3］李立升，馬麗.淺析合同法律風險的防范措施［J］.航天工業管理，2013（7）.

［4］ 奉慧娟.淺談企業合同法律風險防范實務［J］.法治與經濟，2009（10）.

［5］侯麗艷，楊海龍.淺論經濟合同的擔保制度［J］.地質技術經濟管理，1994（12）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.04.0139

D923.6

A

1673-0194（2015）04-0192-02

2015-01-13