檔案數字化建設中存在的問題與對策

涂 華

（威遠縣龍會中心衛生院，四川 內江 642463）

檔案數字化建設中存在的問題與對策

涂 華

（威遠縣龍會中心衛生院，四川 內江 642463）

在信息爆炸的時代，信息充斥著社會的各個角落，也沖擊著各個行業。數字化改革成為經濟發展的強大推動力，一個國家的信息水平如何，代表著綜合國力、現代化水平與進程，因此各行各業進行完整系統的信息數字化改革勢在必行。本文對當前檔案數字化管理中存在的問題進行分析的同時，提出了建設性的改革策略。

檔案管理；數字化建設；問題對策

傳統檔案管理已經跟不上時代快節奏的步伐，信息時代需要檔案管理工作必須進行數字化可行性建設，改革傳統檔案管理為多樣化管理，讓先進科學的檔案管理充分突破紙質局限，讓檔案的利用率與安全性達到最大化，目前相關部門應積極找出問題，研究對策，讓信息化的滲入更加暢通無阻。

1　檔案數字化進程中存在的問題

1.1檔案數字化硬件與設備配置不足

檔案數字化管理首先需要理念的轉變，然后就是硬件與設備的配備，理念是硬件配置的保障，因此，相關部門應首先對數字化進程進行重視，對員工進行培訓及要求，最后再進行設備配置。需要配置的硬件有3種:信息采集設備，如掃描儀、采集卡、縮微片掃描儀等等，這些設備一般用于圖像及聲音、視頻的采集，或進行一般化的信息間相互轉化；信息存儲設備，如貯存聲音影像的光盤、磁帶、錄影帶之類的設備，檔案管理人員需要根據材料的性質來選擇存儲設備，數字化性能強的才可用，存儲的要快、多、安全為準；信息利用設備，如微機、網絡、打印復印機、掃描儀等。這些設備在一般的檔案管理處因為各種原因都達不到要求，數字化改革進程緩慢。

1.2檔案數字化軟件與系統研發落后

檔案管理數字化進程的關鍵是軟件的研發和應用，但目前各個檔案相關部門對于軟件的開發處于能用且用，懶于開發的狀態，甚至有些有信息管理軟件的部門也直接將其忽視，更別提沒有數字化功能的相關部門了。部門之間缺少必要的聯系，有些檔案管理部門研發出新型軟件后，并不對外宣揚，保守自用，即使宣揚，由于機型不同，有好多軟件并不兼容，這就從層次化上對數字化進行造成了一定的桎梏。數據庫的使用率太低，沒有專業人員來研發利用，將其進行功能最大化釋放，沒有一個合理的條例來保護和促使數據庫的發展，這也是其造成發展阻礙的原因之一。

1.3檔案數字化管理條款規定不明細

沒有規矩，不成方圓。目前，檔案數字化改革正在被大多數人所接受，但數字化管理的條款規定并不明晰、詳細，標準不統一，檔案管理部門一般建館的時間比較長，因此許多管理條款都缺乏更新，數字化管理更是因為沒有積極的條例約束與促進，造成進程緩慢，不僅基本規格差，質量低，技術組織工作更是不受重視。

1.4檔案數字化管理人員素質需提升

人才是促進管理的關鍵性因素，只有在周期性的培訓中提升數字化管理人員的專業素質，才能保證檔案數字化的順利開展實現，一般的電腦技術是不能滿足檔案數字化專業建設的，檔案管理的專業化數字建設，有了現代化、高水準的設備硬件，就需要高素質、高水準、高層次的知識人才來掌控現代化的檔案數字設備，讓其真正發揮出最大功用。

2　檔案數字化進程中問題的解決對策

2.1硬件設備配置等加大投入力度

數字化進程的實現首先要保證硬件設備到位，就比如要跑萬里路，首先要擇得一匹良駒。現如今數字技術高度發達，在添置環節要對數字硬件設備進行精心挑選，滿足信息采集、存儲、利用等需求，照相機、掃描儀、錄音機等，并在存儲的時候購置磁帶、光盤等，按要求進行整理分類，并對周遭環境進行科學化建設，有效對塵埃、靜電、強光、輻射、地震、雷電、偷竊、火災等實行預防措施，同時注意溫度、濕度和通風，電腦設備、打印機、復印機等都要定期進行檢修，必要時進行更換新機，保證數字檔案的建設順利進行。

2.2數據庫建設的加強性措施

數據庫需要進行精改、完善，先將檔案館內收藏的各種各級檔案的目錄詳單整理出來，然后進行計算機輸入，保存電子版之后，并打印進行紙質存儲目錄完善，保證數據庫的完整性；利用電子采集設備進行紙質信息的電子化，還可以實現兩項同時保存，實現雙規。數據庫的建立與完善，可以大大提升檔案管理的工作效率，便于操作，節省了財力與人力，與信息化的新時代接軌。

2.3數字化檔案的規范化條款標準

檔案數字化需要有章可循，每一名檔案管理人員都應對這一問題進行重視，努力將檔案數字化進程中的每一個細節都標準化、規范化，讓這個特殊的、沒有硝煙的戰斗旗開得勝。制定數字化管理條例，并人性化地將數字化檔案建設可持續發展下去。

2.4軟件開發、網站開設的安全性建設

數字化檔案建設包含的內容種類的功能施展，需要大眾化、實用化、普及化的軟件進行技術性支持，計算機機型與程序兼容性等都可能讓同一款軟件在不同的館內出現各種各樣的問題，比如數據丟失等安全問題，這就需要相關部門對其進行針對性的幫扶，讓軟件開發兼容性能更好，并倡導普及，便于管理，電子目錄數據庫的建設中對名稱、長度、類別等都有了嚴格的規定，讓數據庫與網站的建設更具方法性、目的性、防范性、發展性和安全性。

2.5數字化檔案建設的人才培養

人才可以讓僵化的設備靈動起來，他們可以利用頭腦來開發更好的數字化進程，及時解決數據庫問題，保質保量地完成既定任務，因此人才的建設必須從現在開始行動起來。招賢納士，在全體理念更新的同時，挑選出更適合數字化檔案建設改革的人才，并對其進行針對性、周期性培訓，讓其能攻堅、克難、創新、應急，讓專業的隊伍成為數字化檔案建設中的最強大的推動力。

主要參考文獻

［1］濱海新區漢沽檔案館.檔案數字化［J］.天津檔案，2013（6）.

［2］付瑜.淺談檔案信息數字化［J］.檔案天地，2014（1）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.04.0143

G270.7

A

1673-0194（2015）04-0199-01

2015-01-16