提高檔案室服務能力建設 加強檔案室服務能力

艾銀娥

（湖南省永州市中心醫(yī)院北院圖書室，湖南 永州 425000）

提高檔案室服務能力建設 加強檔案室服務能力

艾銀娥

（湖南省永州市中心醫(yī)院北院圖書室，湖南 永州 425000）

檔案工作的核心內容便是服務，服務能力關系著檔案室工作效率與質量的提高。檔案室在工作過程中要以“服務為先”為基本原則，結合現(xiàn)代化科技設備，建立高水平檔案室服務體系，完善檔案利用系統(tǒng)，為各級領導和相關部門提供完善的服務。本文主要結合檔案室工作的基本內容，分析提高檔案室服務能力的相關措施，以便為檔案室服務能力建設提供合理的參考依據(jù)。

檔案室；服務能力；建設

檔案室是單位所有檔案信息資源收集、整理、開發(fā)與利用的綜合管理部門，是單位運行過程中對職工信息了解的重要依據(jù)，肩負著各項信息管理的職責。檔案室建立的目的是為相關人員服務，所以服務能力的高低是評判檔案室工作能力的主要指標。但是檔案室在實際運行中存在較多問題，制約其服務水平的提高，所以我們必須找到問題根源所在，切實提高檔案室服務能力。

1　提高檔案室服務能力建設的意義

檔案室工作的目的是為員工提供信息管理服務，實現(xiàn)檔案價值。檔案室工作是單位重要的信息財富，是開展各項業(yè)務工作的保障。只有提高檔案室服務能力建設，才能不斷提高檔案室服務水平，有效發(fā)揮檔案價值，使檔案在實際生產(chǎn)中發(fā)揮其積極作用；另外能夠提升單位工作人員的檔案意識，通過提高檔案體使用服務，能夠使需要檔案信息的人員及時查詢到所需信息，使大家認識到檔案利用的重要性與便利性，從而更好地發(fā)揮檔案價值。

2　檔案管理中存在的問題

2.1信息化水平低

近幾年，我國科學技術不斷進步，信息化水平得到迅速發(fā)展，檔案室工作也應積極利用信息化手段，提高工作效率。但在實際生活中由于單位對檔案投入力度有限，導致檔案室較難購進先進信息設備，影響其工作及服務質量的提高。

2.2管理方式落后

在實際工作中，單位管理人員對檔案室管理工作重視程度低，以至于對檔案的合理開發(fā)、利用工作做得比較差，對檔案的管理僅停留在資源信息的收集與整理層面，忽略了其開發(fā)、利用功能，影響檔案價值的發(fā)揮。

2.3檔案管理人員綜合素質較低

在實際工作中檔案管理人員綜合素質不高，專業(yè)人員緊缺，有些員工只是一些下崗職工或者臨時聘用，對檔案管理沒有足夠的認識，也沒有經(jīng)過統(tǒng)一、專業(yè)的培訓，服務意識比較差，很難在實際工作中提高檔案服務能力。

3　提高檔案室服務能力建設的措施

針對檔案管理中存在的問題，在實際工作中必須找到解決的措施，提高檔案管理水平。

3.1加強檔案資源建設

檔案資源是檔案工作的生命之水，在平時的工作中要深入挖掘檔案資源，嚴格管理檔案資料，確保檔案服務水平的提高。檔案資源建設的提高首先要加強其制度建設，制定合理的檔案收集、整理、統(tǒng)計、分析、管理等一系列的規(guī)章制度，建立完善的制度體系，以便使檔案資源管理的各個細節(jié)更加科學化、規(guī)范化；其次是重點做好檔案資源的收集工作，注重文件檔案收集的同時也要注重圖像、事物等檔案的收集工作，加強大活動檔案的收集工作，不斷豐富檔案資源；再次是加強鑒定工作，提高檔案資源價值。在檔案資源管理中確定好文件材料歸屬，制訂科學、規(guī)范的收集制度，保障檔案鑒定工作的開展；最后要做好檔案解密和整理工作，檔案解密工作直接影響著檔案資源結構和服務水平的提高，所借檔案解密一定要根據(jù)相關檔案法合理解密。

3.2提高檔案管理的信息化建設

檔案工作是一項繁瑣而復雜的工作，而信息化建設是簡化工作程序、提高工作效率的重要措施。做好傳統(tǒng)紙質檔案的數(shù)字化管理，在傳統(tǒng)的歷史檔案中整理方式一般為錄著和編目，在實際查詢過程中可以從案卷的標題上劃分類別，再進一步調查卷宗文件，這樣的查詢效率比較低、準確度不高，且不利于檔案的保護。如果實現(xiàn)了檔案的數(shù)字化管理，建立統(tǒng)一的電子檔案管理系統(tǒng)，就會提高檔案查詢效率與準確率。在電子檔案管理系統(tǒng)的基礎上逐漸發(fā)展局域網(wǎng)使用、互聯(lián)網(wǎng)使用，建立檔案網(wǎng)站，不斷優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)。實現(xiàn)電子檔案管理的辦公自動化管理，實現(xiàn)檔案文件的隨時辦結、隨時歸檔、隨時利用，提高檔案管理的質量、效率與服務水平。

3.3注意檔案利用效果反饋

檔案室工作的目的是提高檔案的利用價值，所以在工作中要注重檔案利用效果反饋的收集，分析利用率、利用目的、利用價值等，以便為整改使用效果提供信息依據(jù)。定期分析檔案利用情況，總結檔案利用規(guī)律、重點和目的；對檔案的利用效果進行不定期調查，調查方式可以采取電話訪問、歸檔詢問等。另外，要深度挖掘檔案資源，對檔案資源進行合理加工提煉，以便提高檔案資源的開發(fā)，發(fā)揮檔案的積極作用，提高檔案室服務水準。

4　結　語

總之，檔案室服務能力的提高首先要有高水平的檔案管理方式，加強檔案的信息化建設，注重檔案資源的開發(fā)與利用，除此之外還要加強對檔案管理人員的培訓工作，提高他們的管理與服務水平，全面提高檔案室服務能力，切實發(fā)揮檔案價值。

主要參考文獻

［1］張俊英.檔案室信息化建設與提高服務能力的實踐探索［J］.包頭職業(yè)技術學院學報，2012，13（3）：92-93.

［2］杜媛媛.檔案室服務能力建設與提高［J］.北京檔案，2013（6）：24-25.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.04.0145

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A

1673-0194（2015）04-0201-01

2015-01-11