關(guān)于提升醫(yī)院檔案管理效益的方法

鄭淑萍

（湖北省孝感市婦幼保健院，湖北 孝感 432100）

關(guān)于提升醫(yī)院檔案管理效益的方法

鄭淑萍

（湖北省孝感市婦幼保健院，湖北 孝感 432100）

檔案管理是醫(yī)院發(fā)展制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的重要指標，是提高醫(yī)院基礎(chǔ)水平的根本需求，也是衡量一家醫(yī)院先進性的標準。但目前，我國檔案管理工作仍存在諸多問題，沒有系統(tǒng)全面的管理工作，因此，需要針對存在的問題給予相應(yīng)的改進措施，從而用更規(guī)范更科學(xué)的方法管理醫(yī)院檔案，為廣大人民群眾提供一個舒適的醫(yī)療環(huán)境以及醫(yī)療服務(wù)。

醫(yī)院；檔案管理工作；創(chuàng)新

1　醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題

1.1檔案管理意識薄弱

我國絕大多數(shù)的醫(yī)院將醫(yī)療建設(shè)、新醫(yī)療技術(shù)的研發(fā)以及經(jīng)濟效益作為發(fā)展重點，而對與人民群眾利益直接相關(guān)的檔案管理工作投入的精力卻較少，對此工作的重要性認識不足。這種情況主要表現(xiàn)為以下幾方面。首先，從事檔案管理工作的人員對任務(wù)的重要性理解不深，錯誤地將檔案管理工作與醫(yī)院的效益掛鉤，更有甚者認為檔案管理工作只是“面子工程”；其次，檔案管理者對檔案管理的意識淺薄，對檔案管理工作沒能引起足夠的重視，僅僅將檔案進行歸檔、整理、保管的環(huán)節(jié)就認為完成了任務(wù)，缺乏對此項任務(wù)強烈的責(zé)任感，影響醫(yī)院對于檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，導(dǎo)致其工作模式停滯不前，降低了檔案的有效利用率。

1.2檔案管理制度不夠健全

除了對于檔案管理的意識薄弱，我國多數(shù)醫(yī)院進行檔案管理的工作時比較混亂，沒有較為健全的管理制度。而當醫(yī)院缺乏健全的檔案管理制度與條款時，各個科室部門在進行檔案管理工作時勢必會按照自己的意愿進行操作，隨意性較強，不利于醫(yī)院對于檔案的統(tǒng)一管理。另外，醫(yī)院檔案管理體制不健全還會導(dǎo)致工作過程中管理人員的分工不明確，加大了檔案管理工作的混亂程度；除了以上弊端，醫(yī)院對于檔案管理工作人員的考核制度也較欠缺，這就導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量較低，不能引起檔案管理人員的足夠重視。

1.3檔案管理不集中

檔案管理工作在醫(yī)院中屬于較為嚴密性質(zhì)的一項工作，操作時需要進行集中管理，統(tǒng)一調(diào)配。然而，國內(nèi)多數(shù)醫(yī)院的檔案管理工作并沒有集中操作，管理較為分散。這主要體現(xiàn)為檔案分類不明確，管理內(nèi)容不全，只對文書、科技、房產(chǎn)及部分實物檔案等進行歸檔，而醫(yī)療文書、線膠片、會計、醫(yī)療設(shè)備檔案等部分卻分散至各不同科室進行管理，這種檔案管理模式在整體性與安全性上都存在較大的不足，經(jīng)常造成歸檔重復(fù)的現(xiàn)象，浪費了大量的人力物力。

1.4檔案管理工作中投入較少

改革開放以來，我國進入了高速發(fā)展階段，特別是醫(yī)療行業(yè)，引進了大批先進醫(yī)療設(shè)備與高新技術(shù)，醫(yī)療人員的素質(zhì)也在不斷提高，但發(fā)展過程中難免出現(xiàn)不平衡的地方。醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展較為緩慢，特別需要運用現(xiàn)代化的管理手段進行改革創(chuàng)新，提高管理效率。但是由于我國各地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展水平不平衡，導(dǎo)致部分地區(qū)在檔案管理的硬件設(shè)施上投入較少，導(dǎo)致管理水平較低，主要包括以下幾個方面:檔案管理室狹小，設(shè)備更新非常緩慢。管理手段仍然依靠人工手動整理，能整理的檔案量較為有限。檔案管理技術(shù)也相對較為落后，與現(xiàn)代化的管理標準有較大差距。以上幾個方面均較為嚴重地影響了醫(yī)院工作高效率的進行，不符合我國對于醫(yī)院進行現(xiàn)代化建設(shè)的標準。

2　醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新策略探討

2.1提高對醫(yī)院檔案管理工作的重視程度

進行醫(yī)院檔案管理工作的改革創(chuàng)新，首先要提高全體人員對于檔案管理工作的重視程度，形成自上而下的監(jiān)督體制。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視在檔案管理工作中起到尤為重要的作用，它是檔案管理工作良好進行的重要保證。加大檔案管理工作的宣傳力度，使醫(yī)院全體工作人員都能認識到檔案管理工作的重要性，強化其管理意識。

2.2建立健全檔案管理制度

檔案管理工作能夠順利進行的基本保障是有一套健全的檔案管理體制。醫(yī)院在進行檔案管理工作時應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展現(xiàn)狀，在符合國家相關(guān)法律要求的基本前提下實現(xiàn)檔案管理的各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

2.3從根本上避免檔案閱覽的漏洞

應(yīng)根據(jù)國家《檔案法》等法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合自身實際情況，制訂出有關(guān)檔案保管、借閱、查閱、銷毀等方面的實施方案，明確電子檔案和零散文件的收集歸檔制度。

2.4創(chuàng)新檔案管理的模式與方法

醫(yī)院的檔案管理中的分散問題在很大程度上受到其管理模式落后的影響。因此，醫(yī)院必須對檔案管理的模式進行改革創(chuàng)新。在日常的檔案管理工作中，應(yīng)統(tǒng)一管理檔案，成立專門機構(gòu)與監(jiān)督機構(gòu)，改善檔案管理工作中分散的情況，使其由分散的模式逐步轉(zhuǎn)變成集中模式。采用現(xiàn)代化的管理方式，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)對檔案進行數(shù)字化管理。各個管理小組進行指責(zé)劃分，統(tǒng)一協(xié)調(diào)工作，保證檔案管理工作順利進行。

2.5增加醫(yī)院檔案管理工作的投入

增加醫(yī)院對于檔案管理工作的投入有利于檔案管理工作效率的提高，保證檔案管理工作順利進行。積極引進一批與現(xiàn)代醫(yī)療標準相符的現(xiàn)代化設(shè)備，利用計算機信息技術(shù)實現(xiàn)對檔案資料的收集、保存以及管理。另外，醫(yī)院還應(yīng)根據(jù)自身情況增加一些現(xiàn)代化的辦公系統(tǒng)以及空調(diào)、滅火設(shè)備等。利用現(xiàn)代化的科技促進醫(yī)院工作的順利進行，為人民群眾提供良好的服務(wù)。

3　結(jié)　語

我國醫(yī)院的檔案管理工作還存在著許多亟待解決的問題，醫(yī)院各部門之間應(yīng)齊心協(xié)力，攻堅克難，有針對性地提出解決措施。筆者在文中簡述了較為常見的幾類問題，并提出了參考性的解決措施，希望能給相關(guān)機構(gòu)與人員提供參考，為我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展提供幫助。

主要參考文獻

［1］黃恩梅.創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理提高檔案工作水平［J］.科技檔案，2009（6）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.04.0148

R197.3

A

1673-0194（2015）04-0204-01

2015-01-15