科技檔案創(chuàng)新管理工作探索

周豐榮

（華陸工程科技有限責任公司，西安 710065）

科技檔案創(chuàng)新管理工作探索

周豐榮

（華陸工程科技有限責任公司，西安 710065）

隨著我國現(xiàn)代化水平的不斷提高，改革與創(chuàng)新不斷深化、新科學新技術的日新月異及社會主義建設事業(yè)的迅速發(fā)展，科技檔案的內容日益復雜，更加豐富。因此，加強科技檔案的管理，創(chuàng)新管理模式就顯得非常必要和迫切。本文簡述科技檔案管理工作的現(xiàn)狀，對其影響因素進行分析，提出了創(chuàng)新管理的有效措施，以供參考。

科技檔案；檔案管理；創(chuàng)新管理

隨著我國現(xiàn)代化水平的不斷提高，改革與創(chuàng)新不斷深化、新科學新技術的日新月異及社會主義事業(yè)的迅速發(fā)展，科技檔案的內容日益復雜，更加豐富。因此，加強科技檔案的管理，創(chuàng)新管理模式就顯得非常必要和迫切。

1　科技檔案管理工作的現(xiàn)狀

隨著經濟的快速發(fā)展，各行各業(yè)在科技領域的競爭日趨激烈。在新的時代背景下，科技檔案的管理工作得到了廣泛的重視，又重新走到前臺扮演重要角色。2002年，國家檔案局發(fā)布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，要求加強科技檔案管理，明確科技檔案標準化管理體系，完善機制體制，加快科技檔案信息化工作，實現(xiàn)科技檔案管理現(xiàn)代化。然而筆者調查發(fā)現(xiàn)，科技檔案管理工作不容樂觀，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.1科技檔案歸檔材料不完整

在實際工作中把科技檔案與文件檔案等同管理，許多部門只重視文件資料的收集工作，對科技檔案不夠重視，對科技檔案信息資源保存較少，又缺乏必要的軟件和硬件設施，加之科技檔案由于其立卷工作不規(guī)范，檔案使用人員難以便捷快速地從中獲取足夠有價值的信息，導致科技檔案信息資源價值大大降低，難以滿足使用者的需要，更談不上促進科技創(chuàng)新與經濟發(fā)展。調查中還發(fā)現(xiàn)，一些部門忽視了技術性資料的歸檔工作，有的用一些復印件代替一些歸檔的科技檔案原始資料，使得檔案資料的可靠性和真實性大為降低。

1.2科技檔案管理制度不完善

由于科技檔案專業(yè)性強、實用性強，決定了它種類繁多、類型廣泛的多元化特點。然而由于管理制度的不完善，缺乏對科技檔案進行系統(tǒng)、科學、有效的管理，致使檔案材料移交混亂，頁碼編號不規(guī)范，檔案排序及材料分類不清，入庫不完整、不及時等問題，造成科技檔案完整性缺失、準確性較差、系統(tǒng)性不高，難以準確反映真實內容和歷史過程。管理過程中缺乏必要的科技檔案整理、修改、補充制度，直接影響了科技檔案整體質量和使用價值。

1.3科技檔案管理手段落后

隨著計算機技術、網絡技術、通訊技術的快速發(fā)展，信息管理、技術集成、云計算等管理方法與理念都已經成為追求工作效率的重要手段。由于缺乏必要的經費支持，對科技檔案數(shù)字化管理軟件和硬件設施投入較少，又缺少必要的技術指導，計算機信息化管理科技檔案工作進展緩慢，對科技檔案的數(shù)字化、網絡化管理則很少涉及，目前還只停留于對案卷著錄和提供一般檢索等階段，極大地降低了檔案信息服務的效率。

1.4科技檔案開發(fā)利用程度不夠

科技檔案作為一種勞動產品、一種資產、一種財富，直接反映和記述組織內部科研活動進程以及成果，具有很強的使用價值。如果對科技檔案進行充分開發(fā)利用，必將直接產生無形的生產力，促進科技創(chuàng)新，推動經濟快速發(fā)展。然而在我國科技檔案管理實踐中，開發(fā)利用程度較低。服務方式被動、坐等上門、按圖索驥、重藏輕用的思想嚴重；缺乏對檔案利用效益的評價反饋機制；缺少對靜態(tài)檔案信息的多角度開發(fā)與深層次挖掘；缺乏與外界的溝通和交流，嚴重影響了對科研資料的再利用和研究成果的轉化。

1.5人員編制緊缺，素質不高

在調查中發(fā)現(xiàn)，許多檔案管理部門工作人員較少，缺乏專職管理人員，有的身兼數(shù)職，日常繁瑣事務較多，只能應付日常文件資料的收集整理工作，很難對科技檔案信息進行有效分析和充分開發(fā)利用。加之檔案管理人員理工科與工程技術背景知識缺失，專業(yè)素質不高。在實際的歸檔收集過程中，對歸檔項目整體了解不足，導致歸檔文件的系統(tǒng)性不強，檔案信息保存不完整，所歸檔文件不能正確反映科研項目的技術全貌、進展過程，嚴重地影響了科技檔案的開發(fā)利用價值。

2　科技檔案管理工作影響因素

科技檔案管理是在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的具有保存價值的文字、數(shù)據(jù)、聲像、圖表、軟盤等各種載體，并且按照一定組織要求和歸檔制度，把真實的歷史記錄集中起來統(tǒng)一保管的一項科學規(guī)范管理工作，然而在日常的管理過程中，存在一些管理不規(guī)范、不系統(tǒng)、不完整等問題，分析其原因大致有兩個方面。

主觀上來講，一是領導不夠重視，科技檔案意識不強。不重視經費的投入，不重視檔案管理隊伍建設，缺乏對《檔案法》《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》《中華人民共和國保守國家秘密法》等法律法規(guī)以及檔案知識的學習，對科技檔案的價值和作用還缺乏足夠的認識，嚴重影響科技檔案有效管理。二是檔案管理人員業(yè)務素質不高。對科技檔案管理功能的認識不到位，科研文件的歸檔率較低，導致科技檔案不完整，質量較低。缺乏對檔案管理專業(yè)知識的學習，導致管理手段落后，服務意識不強，服務效果不理想。缺乏對檔案管理工作宣傳，影響了科技檔案的收集整理與有效利用。三是科研人員檔案意識淡薄，對科技檔案的價值和作用還缺乏足夠的認識，沒有明確《檔案法》所規(guī)定的科研人員在科研檔案方面的法定權利與義務。盡管科技檔案管理部門對科研人員要求材料應立卷歸檔，定期移交科技檔案，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有，但是在實際操作過程執(zhí)行效果不好。歸檔范圍不明確，使科研檔案在形成的初期就出現(xiàn)不完整的現(xiàn)象，直接影響了科技檔案的質量。

客觀上來講，一是經費投入不夠，設施設備落后。受經濟條件影響，對于科技檔案的管理上經費投入較少，有的館舍簡陋，面積不足，設備老化落后，影響了檔案資源管理工作的正常進行。二是人員素質不高，管理技術手段落后。科技檔案專業(yè)性強、內容豐富、范圍較大，受人力財力的影響，實際管理效果不理想。科技檔案信息化管理系統(tǒng)由于受工作人員較少業(yè)務能力較差、專業(yè)水平較低且流動性大等原因，難以發(fā)揮科技檔案管理工作應有的工作職能。三是管理制度不健全。基層檔案管理部門沒有建立相應的科研檔案建設與管理制度，沒有制定配套的管理辦法與獎懲措施，導致配套政策不完善，不利于科研檔案的長效機制建立。四是組織機構不健全，科技檔案管理人員較少，也沒有為基層科研管理部門配備專職或兼職的科研檔案管理人員，在檔案資料收集、交接等過程不夠規(guī)范，尤其缺少反映科研過程的系統(tǒng)材料，難以確保科研檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，無法保證檔案的開發(fā)和利用。

3　科技檔案創(chuàng)新管理的有效措施

科技檔案管理工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分，為滿足社會需求，促進經濟建設等方面發(fā)揮著十分重要的作用。但在自身發(fā)展中還存在檔案機構不健全、人員缺乏素質低、設施設備簡陋、管理制度不健全、信息化建設步伐緩慢、服務手段落后等問題，難以適應新時期科技檔案事業(yè)發(fā)展的需要，必須進一步建立和完善科技檔案服務體系，多措并舉搞好科技檔案創(chuàng)新管理工作。

3.1強化檔案意識，重視科技檔案管理工作

在日常的科技檔案管理中，要增強檔案管理工作人員的意識。一方面在思想上高度重視，通過講座、海報等多種宣傳方式，向組織管理者、科研管理部門、科研人員、檔案管理部門等人員宣傳科技檔案的法律法規(guī)，提高大家對科技檔案管理重要性的認識。另一方面，讓科研人員及檔案管理部門自覺承擔起科研檔案資料積累的責任，把檔案文件的積累和歸檔工作程序化、科學化、規(guī)范化。

3.2健全組織機構，統(tǒng)一領導分級管理

成立企業(yè)內部的檔案管理機構，確定相應工作人員，明確工作職責，實行歸口管理和統(tǒng)一領導，建立高效管理組織機構，努力做好科研項目檔案、科技文書檔案、科技成果檔案、CAD電子文件檔案。從數(shù)量上說，要保證企業(yè)檔案在內容上齊全配套；從科技質量上說，要保持企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內在的有機聯(lián)系，在范圍上應涵蓋企業(yè)全部活動所產生的各種門類、各種形式的檔案文書，嚴防對檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。

3.3完善管理制度，強化科技檔案安全工作

一是要建立健全科技檔案接收保管制度，對有保存價值的科研成果必須由檔案管理部門統(tǒng)一保管起來。二是建立健全科技檔案整理制度，按照統(tǒng)一標準進行分類和著錄，使檔案管理的規(guī)范化。三是建立健全科技檔案的借閱制度，必須根據(jù)科技檔案的不同機密等級履行不同的借閱審批手續(xù)。四是建立健全科技檔案的鑒定銷毀制度，所有失去保存價值的科技檔案需要銷毀的必須經過專門的檔案鑒定銷毀小組鑒定后方可銷毀，使銷毀工作謹慎、銷毀程序規(guī)范。

3.4提高管理人員素質，加快科技檔案的信息化網絡化建設

加強檔案管理工作人員的業(yè)務學習與培訓，參加檔案管理專業(yè)的繼續(xù)教育，提高檔案管理人員的素質和技能，適應現(xiàn)代科技檔案管理發(fā)展要求。加強檔案管理人員的計算機水平培訓與教育，提高業(yè)務技能，加快科技檔案數(shù)字化工作，構建科技檔案信息數(shù)據(jù)庫。同時建立檔案管理和使用的專業(yè)網站，提高科技檔案的利用率。

主要參考文獻

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［3］曹娟.建立高效的科技檔案管理體系［J］.水運科學研究，2011（1）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.04.0153

F407.22

A

1673-0194（2015）04-0209-02

2015-01-19