機關單位檔案信息化管理中的問題與對策探索

□王麗曼

機關單位的檔案是記錄單位工作活動和發展歷程的重要信息源，它以客觀、動態、細致的視角對機關單位的信息記錄作出了貢獻。當前，隨著我國信息化建設的全面展開，信息化管理也深入發展到各個行業和部門。檔案信息化管理已逐漸成為當前機關單位檔案管理的主要模式。當然，在信息化建設的過程當中，不可避免地出現了一些漏洞和缺陷，我們需要認識到問題所在，分析問題，并解決問題，從而實現有效的檔案信息化管理。

一、機關單位檔案信息化管理中存在的問題

(一)部分領導對檔案信息化管理工作不夠重視。當前我國機關單位檔案管理的信息化建設已經取得了較為顯著的成果，但其中仍然存在一些發展空白，其中一個主要的原因就在于部分領導對檔案信息化建設的重視程度仍然不足，并沒有真正充分認識到檔案信息化管理的積極作用和對機關單位整體發展的重要意義。基于此，部分領導層的檔案信息化建設理念也并未成熟，這就直接導致了政策、經費、設備等各個方面對于信息化建設的投入和傾斜不足，從而延緩了檔案信息化管理的發展步伐。

(二)檔案信息化技術有待提升。檔案信息化管理的質量依托于信息技術的完備，先進的信息技術保證了檔案管理的效率。而當前機關單位檔案信息化建設中，仍然存在著技術相對落后的問題，當前某些信息化管理技術仍然存在著一定的缺陷，需要不斷改進才能夠更好地適應檔案管理需要。

1.電子文件和電子檔案中存在著一定局限性。一是電子文件本身就存在著保管條件和保管期限等方面的局限性。二是在紙質檔案向電子檔案轉化的過程中，掃描儀等中間設備存在著缺陷。當前很多單位使用的掃描儀速度較慢，所以在一定程度上影響了電子文件的轉化，降低了速度和工作效率。

2.數據存儲備份和管理中存在問題。一是當前機關單位的檔案信息化管理需要加強電子數據備份意識，在此基礎上，豐富數據備份手段和途徑。目前很多單位的檔案數據備份僅有DVD或者VCD光盤，并沒有其他的備份方式，單一的備份方式在很大程度上影響了備份效果。二是備份光盤的質量也有待提高。三是光盤備份格式等沒有統一要求，電子數據內容清單也不完善，這樣的備份手段在信息量巨大的今天已經不能夠滿足檔案管理的現實需要。

(三)檔案管理業務人員的專業素養有待提高。檔案管理人員的業務素質對于檔案管理工作的質量有著直接影響，檔案管理的信息化建設更要求業務人員能夠在專業素質上有較高的提升，并且適應時代的需要掌握先進的信息技術。而從目前我國機關單位的檔案管理人才隊伍的發展情況來看，機關單位普遍存在著管理人員業務水平不均衡、新技術掌握不足的問題。

(四)檔案信息安全意識淡薄。檔案管理的一個重要原則就是安全，而當信息技術引入檔案管理工作中后，更要加強安全意識，采取先進技術進行信息安全防范，以防止信息泄露，對單位和工作人員自身造成不利影響。目前各單位檔案管理的信息化建設狀況良好，管理人員的素質也得到了普遍提升，但仍然存在少數單位管理人員安全意識淡薄的現象，對于網絡安全并沒有防范意識，所以在工作中并不注重必要的安全防范工作，這就會為數據安全留下了隱患，不利于檔案管理的正常運行。

二、提升檔案信息化管理水平的有效策略

(一)全面提升檔案管理人員的綜合素質。檔案管理的工作質量很大程度上依賴于高素質高能力的管理人員，特別是在信息化時代，檔案管理工作者需要進一步提升業務能力，學習新技術，豐富工作經驗，才能夠真正適應檔案管理信息化建設的發展。基于這一要求，機關單位要重視并積極開展對管理人員的培訓工作，從專業技能到職業素養，進行全方位的學習提升。另外，加強在檔案信息化管理方面的指導，加強信息技術和計算機專業的培訓和教育，及時完善和更新知識技術結構和人才結構。在管理人員隊伍中間普及信息技術知識，推進管理人員在信息技術方面的能力提升，使業務人員能夠積極適應信息化的檔案管理工作。

(二)重視檔案管理信息化建設，積極開發先進的檔案管理技術。檔案信息化管理工作的進行，一是要從意識層面真正重視，將檔案管理的信息化建設作為主要的工作項目加以開發，確立全面的檔案信息化理念和創新發展理念，加大人力物力的投入力度，全面推進機關單位檔案信息化管理的建設的發展。二是信息化建設重在技術的更新與引進，檔案管理的信息化也需要遵循這一發展理念，要提高檔案信息化管理水平，必須積極開發相應的管理軟件，并升級當前軟件和設備，從單位工作性質、特點和實際要求出發，有針對性地開發推廣管理軟件和信息技術，將檔案信息化管理納入到有序的發展軌道。當前檔案管理軟件的發展需要盡快完善統一的軟件發展規劃與行業標準，確保全國檔案管理軟件有標準可依。同時，檔案管理軟件應該具有較強的通用性，能夠適應不同類型的檔案管理和不同層次的人員素質。總之，檔案管理軟件的開發是檔案信息化管理的重要前提和基礎，開發安全、可靠、易于操作的優秀軟件，是當前提升檔案信息化管理水平的主要工作。

(三)完善檔案信息化管理制度，實現規范化管理。檔案管理工作需要在有序的軌道內運行，這就需要在制度上加以規范和約束，實現規范化的檔案管理，從而有效提高檔案管理工作質量和效率。在信息收集方面，要創新收集手段，實現嚴格、規范的收集。廣泛收集與重點收集相結合，適時收集，掌握檔案的形成規律，實現科學的材料收集。檔案管理要實現統一集中，這樣有利于檔案的保管和利用;同時也要保證檔案保存的條件和環境，特別是電子檔案要保證其環境的安全性，避免信息泄露。

(四)提高安全意識，做好檔案信息系統的安全工作。檔案信息化管理的重要原則之一就是保證信息系統的安全性，特別是在信息技術高度發達的今天，來自黑客、病毒、系統自身故障等多方面的安全因素都時刻對檔案管理的安全產生威脅。所以，在檔案管理信息化建設的過程中，必須重視其中的安全問題，構筑堅實的安全堤壩，實時控制網絡運行系統，最大限度地降低風險。對檔案管理網絡要實時監控，并制定嚴密的措施，防范黑客攻擊。對于各種網絡病毒也要有充分的認識和了解，掌握應對病毒的方法和技術。做好數據備份工作也是檔案管理安全中的重要內容。由于網絡信息系統自身可能會出現故障，再加上來自系統外部的多種因素干擾，檔案信息和數據極易受到損壞、流失，所以，做好數據的備份是十分必要的。

三、結語

檔案信息化管理的建設是一個長期的過程，其中，管理部門必須做好對其信息化建設的引導工作，加強對檔案管理信息化建設的科學規劃和實時指導，在保證檔案信息化管理正常運行的基礎上，進一步提升其科學性，從而最大限度地發揮檔案管理在機關單位事業中的積極作用。機關單位除了增強自身檔案管理建設之外，更要著眼于對國內外先進檔案信息技術的學習交流，將我國機關單位的檔案管理工作引領向更加先進的發展軌道。

［1］王仁邦，張有明，徐金華.檔案信息化建設的重要一環——檔案信息資源的有序整理［J］.山東檔案，2001，5

［2］胡愛娟.論企業檔案資源信息化建設存在的問題與對策［A］.寧波市檔案學會交流論文［C］，2007