對高校檔案管理信息化的探索

田欣池

（白城醫學高等專科學校，吉林白城137000）

對高校檔案管理信息化的探索

田欣池

（白城醫學高等專科學校，吉林白城137000）

高校檔案管理信息化，是高校信息資源現代化的基礎和重要組成部分，但高校檔案管理信息化過程中存在諸多亟待解決的問題，必須加大提高思想認識、加快信息化運行機制、提高工作人員現代化綜合素質等工作的力度，更好地為高校和社會提供優質服務。

高校；檔案管理；信息化

現代科技飛速發展，使全社會信息意識不斷增強，我國正處于檔案信息化建設起步階段。加快檔案信息化管理步伐，是高等學校順應時代發展、加快現代化建設的重要任務。

高校檔案是高校在從事教育、教學、科研、黨政管理及其他活動中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同門類和載體的原始記錄，全方位反映了學校辦學實力和辦學水平，是維護高校歷史真實面貌的重要資料，高校檔案管理信息化是高校信息資源現代化的基礎和重要組成部分。隨著學校招生規模不斷擴大和教育改革深入，檔案數量增長很快，檔案載體、記錄方式也發生較大變化，檔案已成為一種文化資源、知識資源和信息資源。很多學校利用現代化網絡技術，建立檔案主頁，使利用者不受時空限制獲取所需檔案信息，實現檔案信息資源高度有效共享。但目前，許多主客觀因素嚴重制約著高校檔案管理信息化進程，高校檔案管理信息化工作成效依然不大。要解決檔案管理工作中存在的問題，充分發揮其在高校建設和發展中的作用，就必須加快檔案管理信息化步伐，確保網絡環境下檔案信息的安全性與完整性。

1 高校檔案管理信息化的必要性

目前，大多數高校檔案管理仍沿用傳統工作模式，對高校行政、教學、科研等重要信息資源進行收集、整理、編目、保管和利用。隨著信息技術廣泛應用，傳統高校檔案管理模式已經暴露出一些問題，如工作繁雜、檢索速度慢、檔案信息內容單一、周期長、綜合性差、檔案不易保存、館藏空間不足以及利用過程中易損壞等。計算機和信息技術的發展、應用，為最終解決這些問題提供了可靠的技術手段。

（1）實現資源共享的需要。高校和社會用戶群對信息系統性、時效性的要求日益提高，需要提供經過加工的系統、全面的檔案信息服務。檔案信息化將充分拓展檔案利用的各個環節，尤其打破傳統檔案信息資源的空間限制，便于檔案資源共享，同時也使檔案管理效率得到顯著提高。

（2）提高自身技術和信息化建設的需要。文件數量膨脹使庫容量日漸飽和，傳統的加工、利用、存貯工作使檔案管理人員不勝負荷。隨著科技發展，以計算機應用技術為主體的檔案現代化管理技術已經在各層次系統廣泛應用。

（3）適應檔案載體形式變化的需要。傳統的高校檔案基本上都以紙質、實物為主要載體，既不易收集、加工、管理，又不利于保存和使用。信息化使得高校檔案館紙質檔案向磁帶、磁盤和光盤等電子介質轉變，使高校檔案文件的形成、處理和利用方式發生根本性變化。這不僅有利于高校檔案信息的長期保存，也有利于高校檔案資源的開發和利用，提高高校檔案管理的質量。

（4）實施規范化管理的需要。隨著高校體制改革進一步深化，對外交流活動的增加使檔案門類增多。檔案管理規范是檔案信息資源共享的基礎，只有建立了數字檔案資源在標識、描述、存儲、查詢、交換、管理、使用和檢索等方面的統一標準，以及檔案收集、整理、歸檔、上網和檔案系統建設等各環節的統一規范，才能實現檔案信息有序流通。按統一分類標準和立卷整理方法實現高校檔案的信息化儲存和檢索，既保證歸檔案卷的完整性和規范性，又使查詢、檢索、統計等更便利，明顯提高檔案的標準化和現代化管理水平。

2 高校檔案管理信息化存在的問題

（1）思想觀念有待更新。高校檔案管理信息化是高校信息資源現代化的基礎和重要組成部分，因此高校檔案工作的內容與形式需要不斷創新發展。有些領導對檔案工作必要性和重要性認識不到位，缺乏戰略思維和全局觀念；一些檔案工作者也不思進取、墨守陳規。這些都是影響高校檔案管理信息化的重要因素。因此，要從檔案工作實際出發，使檔案工作的方針、政策、法規、標準以及檔案工作者的思想觀念與我國當前經濟社會發展相適應。

（2）管理手段有待改善[1]。由于資金不足，檔案管理信息化建設滯后于現實需要，目前我國高校檔案管理工作手工操作現象較多，缺乏信息化管理手段與設備，制約了檔案工作的發展。有些高校雖然配備計算機來管理檔案，但大部分工作仍由人工完成，現代化設備只是擺設。

（3）檔案管理人員素質亟待提高。目前，高校普遍缺乏從事檔案管理信息化工作的專業人員，尚未形成素質優良、結構合理、科學高效的檔案管理工作者隊伍。對于從事檔案管理信息化工作的人員，不僅要求其掌握現代信息技術，而且熟悉檔案工作。但由于從事檔案工作的部分人員學歷結構、知識結構、年齡結構都不盡合理，還有工作人員是非計算機專業畢業、沒有經過嚴格信息化技術訓練，掌握信息化技術的能力較差[2]。

3 高校檔案管理信息化策略

高校檔案管理信息化建設內容廣泛，主要包括高校檔案信息資源整理、信息庫及信息網絡建設、檔案信息技術運用、高校檔案信息資源開發利用以及高校檔案信息化人才隊伍建設等。因此，為盡快實現高校檔案管理信息化，應采取以下措施。

（1）強化高校檔案管理信息化重要性認識。隨著高校檔案管理事業的發展，高校檔案工作已步入規范化軌道，校領導和師生檔案意識加強，檔案在高校教學、科研中的重要作用逐漸顯現，但對于檔案管理信息化仍缺乏足夠認識。要從檔案管理各階段和具體環節出發，針對檔案工作過程中遇到的重點、難點問題開展相關研討，遵循認識規律，不斷研究新情況，解決新問題，形成新認識。加大宣傳力度，如舉辦各類展覽、編輯檔案工作簡報、宣傳檔案法規、介紹檔案管理信息化工作知識等，運用多種形式宣傳檔案管理信息化工作的重要性。通過宣傳提高學校領導和檔案工作人員的檔案意識，進一步解放思想，更新觀念，樹立主動服務、主動參與意識，以高度的責任感積極投入學校檔案管理信息化建設以及檔案資源開發利用中。

（2）充分利用網絡技術，建立檔案管理信息化運行機制，實現檔案資料及信息收集、整理、查詢和檢索自動化。檔案的真正價值在于利用，檔案信息化管理將為檔案信息充分利用提供條件。目前，許多高校已建成高性能校園網絡系統，檔案管理工作應充分利用校園網基礎設備，提高管理質量，更好地服務于教學、科研和各項管理工作，既可以利用網絡快速、及時、準確地收集和整理高校各類檔案信息，還可以實現檔案資料查詢和檢索自動化。檔案管理人員在日常工作中應加強與各單位的協調，鼓勵各單位按規定格式和要求以電子文件形式上報檔案材料。高校檔案館要通過現代技術，對照片、錄音、錄像、文字等信息資料進行集中存儲、傳送、利用和綜合管理；同時，在校園網開辟檔案信息站點，根據檔案類別和屬性，將高校沿革、發展歷史、文件、規章制度、教育教學信息、科研與開發動態、師資情況、學生學籍情況等內容納入其中，實現資源共享。根據內容檔案信息可分為3種類型：一是非保密公開檔案信息（在公眾信息平臺上自由查閱）；二是日常辦公所需內部檔案信息（利用辦公網絡實行個人授權方式在專用服務器數據庫中查閱）；三是保密檔案信息（通過檔案信息管理人員對有權查閱的對象在檔案專用服務器中調用和提供）[3]。

（3）加強高校檔案管理人員業務培訓和繼續教育。除了加強高校檔案資源建設、實現相關技術保障外，還要加強高校檔案管理人員業務培訓和繼續教育。檔案管理人員的素質直接影響到檔案管理工作的實際成效。有些高校檔案管理人員不熟悉信息技術，與檔案信息化管理要求差距較大。高校檔案管理信息化建設需要事業心強、具備相關知識、精通業務的復合型人才。在注重人才引進的同時，要大力加強現有人員繼續教育，把檔案管理隊伍建設納入高校師資隊伍建設中，以多種方式加強檔案管理人員繼續教育。可采取在職學習、脫產培訓和外出進修等方式，使大多數檔案管理人員掌握計算機基本操作技術，為高校檔案信息化奠定良好基礎。同時，加強網絡、信息技術及相關專業英語學習，以適應信息化工作的需要。總之，要充分調動檔案管理人員工作積極性、主動性和創造性，使其知識結構與業務水平滿足高校檔案信息化建設和發展要求。

[1]張紅英，劉民根.淺議高校檔案管理信息化[J].經濟師，2006（4）：89-90.

[2]吳菊.試論高校檔案信息化建設面臨的問題及對策[J].教育理論與實踐，2005（7）：62-63.

[3]朱金鳳.高校檔案管理信息化研究[J].商丘師范學院學報，2005（3）：177-178.

G472.4

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1671-1246（2015）05-0015-03