高校學(xué)籍檔案信息化管理研究

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，學(xué)籍檔案管理也走上了信息化道路，檔案管理人員如何應(yīng)對(duì)這一挑戰(zhàn)，更好地完成檔案的信息化管理是當(dāng)前檔案管理的工作重點(diǎn)和難點(diǎn)。基于此，文章分析了目前高校學(xué)籍檔案信息化管理中存在的問題，并提出了相關(guān)對(duì)策，以供參考。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)籍檔案；檔案管理；信息化管理；檔案信息安全；數(shù)字信息 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中圖分類號(hào)：G424 文章編號(hào)：1009-2374（2015）10-0012-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.0859

學(xué)籍檔案管理是高校日常管理的重要組成部分。對(duì)于校方而言，學(xué)籍檔案不僅能促進(jìn)學(xué)生管理工作，還能幫助教師更好地了解學(xué)生狀態(tài)，切實(shí)保證教學(xué)活動(dòng)的正常進(jìn)行和學(xué)術(shù)的公正性。對(duì)于學(xué)生而言，通過學(xué)籍檔案可以更加清晰地了解自己的信息，明確努力方向，促進(jìn)個(gè)人進(jìn)步。總之，學(xué)籍檔案具有非常重要的作用，做好學(xué)籍檔案管理對(duì)學(xué)校、老師和學(xué)生都有非常重要的意義。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，學(xué)籍檔案管理也走上了信息化道路，管理人員如何應(yīng)對(duì)這一挑戰(zhàn)，更好地完成檔案的信息化管理是當(dāng)前檔案管理的工作重點(diǎn)和難點(diǎn)，本文對(duì)此進(jìn)行了相關(guān)探討。

1 檔案信息化管理概述

1.1 學(xué)籍檔案信息化管理的概念

在新形勢下，加強(qiáng)學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)，是高校適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然趨勢，也是提高學(xué)籍檔案信息管理和服務(wù)水平的必由之路。檔案信息化是以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)為手段，以檔案資源為對(duì)象，以檔案工作為依托，以檔案管理學(xué)最新理論為指導(dǎo)，按照信息社會(huì)和國家檔案行政管理部門的要求，開展檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過程。由此，所謂“學(xué)籍檔案信息化管理”，指的就是將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于學(xué)籍檔案管理中，把紙質(zhì)檔案信息通過計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。

1.2 學(xué)籍檔案信息化管理的特點(diǎn)

學(xué)籍檔案信息化管理不同于以往的紙質(zhì)檔案管理，具備如下四個(gè)新特點(diǎn)：

1.2.1 檔案內(nèi)容虛擬性。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，學(xué)籍檔案信息化管理的對(duì)象主要是數(shù)字化的檔案信息資源，具備一定的虛擬性，不再是看得見、摸得到的紙質(zhì)載體。其管理內(nèi)容主要來自于兩個(gè)渠道：（1）將原有的紙質(zhì)檔案盒聲像檔案的檔案信息通過數(shù)據(jù)壓縮、掃描技術(shù)等轉(zhuǎn)化而成的數(shù)字信息資源；（2）在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的業(yè)務(wù)流程中生成的數(shù)字化信息。

1.2.2 管理手段技術(shù)化。與傳統(tǒng)的人工管理方式不同，學(xué)籍檔案信息化管理的手段技術(shù)含量高，各個(gè)環(huán)節(jié)自動(dòng)化程度也較高。具體來說，是以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，依靠計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)，并融合了數(shù)據(jù)庫技術(shù)、檢索技術(shù)、多媒體信息處理技術(shù)等。

1.2.3 檔案資源集成性。傳統(tǒng)檔案以紙為載體，所載信息量是非常有限的，而且需占用較大的存儲(chǔ)空間。學(xué)籍檔案的信息化管理突破了空間限制，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)分布于不同節(jié)點(diǎn)上的信息資源進(jìn)行整合和統(tǒng)一管理，存儲(chǔ)信息量十分豐富，實(shí)現(xiàn)了資源的集成存儲(chǔ)。

1.2.4 信息利用率高。傳統(tǒng)的檔案信息利用一般僅限于查閱、復(fù)印等，速度慢、效率低。在學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)中，在線服務(wù)使用戶在任何時(shí)間和地點(diǎn)都能通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息檢索，不僅方便用戶查找和調(diào)取檔案信息，也提高了數(shù)字檔案館的使用效率。

2 高校學(xué)籍檔案信息化管理中存在的問題

2.1 軟硬件投入難以滿足管理要求

由于經(jīng)費(fèi)限制、管理者理念等原因，許多高校在檔案信息化管理中的軟硬件投入上遇到了重重障礙，導(dǎo)致相關(guān)設(shè)備和軟件難以滿足管理要求。在當(dāng)今的信息社會(huì)，檔案信息不僅是學(xué)生、學(xué)校的寶貴財(cái)富，更是社會(huì)的寶貴財(cái)富，不能認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，就不能從根本上轉(zhuǎn)變觀念。

2.2 服務(wù)方式和內(nèi)容開發(fā)程度不夠

學(xué)籍檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)往往不強(qiáng)，且因循守舊，對(duì)于檔案的信息化管理缺少學(xué)習(xí)和研究，導(dǎo)致檔案服務(wù)方式和內(nèi)容開發(fā)程度嚴(yán)重不足，不能做好引導(dǎo)和檔案信息的檢索、輸出工作，難以深入到信息層面，阻礙了由檔案文獻(xiàn)到檔案信息的服務(wù)方式和服務(wù)內(nèi)容的轉(zhuǎn)化。

2.3 檔案信息的安全存在隱患

由于技術(shù)的限制，目前檔案信息的安全問題仍然令人擔(dān)憂：（1）網(wǎng)絡(luò)本身的開放性存在隱患，容易受到各種攻擊；（2）電子檔案載體的安全性也存在損毀的風(fēng)險(xiǎn)，一旦保護(hù)工作不到位，容易造成信息的丟失甚至毀滅。

3 相關(guān)對(duì)策

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，加快軟硬件建設(shè)

要全面實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案的信息化管理，就必須加快軟、硬件建設(shè)，配置與管理目標(biāo)和管理內(nèi)容相適應(yīng)的軟硬件設(shè)備，主要包括計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、路由器、存儲(chǔ)器、服務(wù)器等。此外，還應(yīng)配備或者聘請專業(yè)研發(fā)人員根據(jù)本校實(shí)際情況，開發(fā)適合本校使用的專門的檔案利用軟件以及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、便捷的操作系統(tǒng)和高可靠性的信息安全系統(tǒng)。

誠然，軟硬件的投入需要不菲的經(jīng)費(fèi)。這就需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員積極轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，不能再簡單地將檔案資料輸入電腦等同于檔案信息化管理，應(yīng)認(rèn)識(shí)到其重要意義，主動(dòng)學(xué)習(xí)和接受新技術(shù)、新流程。這里要重點(diǎn)指出的是，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)做一個(gè)長遠(yuǎn)的規(guī)劃，對(duì)檔案管理做戰(zhàn)略性思考，在推進(jìn)本校檔案信息化管理方面做好總體規(guī)劃，將理論與實(shí)踐切實(shí)結(jié)合起來。如此才能產(chǎn)生加快檔案管理信息化建設(shè)的長遠(yuǎn)動(dòng)力，進(jìn)而加大投入力度，切實(shí)保證軟硬件滿足信息化管理的目標(biāo)要求。

3.2 加強(qiáng)培訓(xùn)，建立復(fù)合型人才隊(duì)伍

復(fù)合型人才隊(duì)伍在檔案信息化管理中是必不可少的，人才的欠缺是阻礙檔案管理發(fā)展的根本原因。我國目前的檔案管理人員非科班出身的人員占到了一大部分，即使是科班出身也往往在日復(fù)一日的工作中丟掉了專業(yè)知識(shí)和技能，這對(duì)于檔案信息化管理十分不利，因此必須加強(qiáng)培訓(xùn)和人才引進(jìn)，建立一支復(fù)合型的檔案管理人才隊(duì)伍。檔案的信息化管理不僅需要計(jì)算機(jī)硬件、軟件人才，更需要信息加工、整合、分析與研究人員，數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)與維護(hù)人員，而且對(duì)管理人員自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)提出了很高要求，單一的人才隊(duì)伍已經(jīng)難以滿足檔案信息化管理的要求。高校檔案管理部門在進(jìn)行檔案信息化管理的同時(shí)，應(yīng)建立起一支專業(yè)技術(shù)、信息綜合能力都過硬的人才隊(duì)伍，能夠嫻熟地進(jìn)行信息的轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)、輸出和利用，切實(shí)提高檔案服務(wù)效率和信息開發(fā)深度。

3.3 內(nèi)外結(jié)合，保障檔案信息安全

以上已經(jīng)提及，由于人為因素和技術(shù)因素，檔案信息面臨較大的安全隱患。要保障檔案信息的安全性，必須內(nèi)外結(jié)合，從內(nèi)因和外因著手。內(nèi)因方面，主要是指管理人員和檔案使用人員在操作時(shí)要遵循規(guī)范，增強(qiáng)檔案安全意識(shí)和保密意識(shí)，不能在檔案網(wǎng)站上隨意發(fā)布信息，對(duì)已發(fā)布的信息進(jìn)行嚴(yán)格審查和管理，杜絕泄密事件發(fā)生；此外，電子檔案信息的存儲(chǔ)載體，如光盤、硬盤、磁帶等必須選用質(zhì)量好、性能優(yōu)的產(chǎn)品，并按照存儲(chǔ)介質(zhì)的維護(hù)要求進(jìn)行細(xì)心維護(hù)，控制好濕度和溫度等，防止人為因素造成的介質(zhì)損壞。外因方面，面對(duì)復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和各種破壞程序應(yīng)提起高度注意，利用訪問控制、加密簽署、防火墻、漏洞掃描技術(shù)、入侵檢測等多種手段進(jìn)行信息安全防范和保護(hù)。

4 結(jié)語

高校學(xué)籍檔案管理的信息化是在社會(huì)進(jìn)步條件下適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，信息社會(huì)要求高校的檔案管理應(yīng)更加科學(xué)化和數(shù)字化，只有這樣才能切實(shí)發(fā)揮檔案信息的最大利用價(jià)值。高校檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展，無論是對(duì)于校方還是學(xué)生都有非常重要的意義，將提供很大幫助。作為一名高校檔案管理員不僅需要提升專業(yè)素質(zhì)，還要熟練掌握計(jì)算機(jī)信息管理操作系統(tǒng)，提高信息處理、分析和整合能力，如此才能適應(yīng)學(xué)籍檔案信息化管理的要求。

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作者簡介：田甜（1982-），女，漯河醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校助理館員。

（責(zé)任編輯：周 瓊）