關(guān)于高校固定資產(chǎn)管理的內(nèi)控缺陷及應(yīng)對方法探究

王靜華

關(guān)于高校固定資產(chǎn)管理的內(nèi)控缺陷及應(yīng)對方法探究

王靜華

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，特別是教育事業(yè)改革的不斷深入，對高校的投入不斷增加，高校的固定資產(chǎn)總值每年都會快速增長。加強(qiáng)對高校固定資產(chǎn)的管理有利于為高校事業(yè)發(fā)展提供保障，提供固定資產(chǎn)的利用效率。在高校固定資產(chǎn)管理中，內(nèi)部控制相對薄弱，影響固定資產(chǎn)管理的整體效果，應(yīng)該建立完善的高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制體系，確保高校固定資產(chǎn)的完整性。本文首先分析高校固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制中存在的缺陷，然后分析高校固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制制度的建立與評價指標(biāo)體系的建立，最后提出應(yīng)對高校固定資產(chǎn)管理內(nèi)控缺陷的措施，供有關(guān)人員參考。

高校固定資產(chǎn)管理；內(nèi)部控制；缺陷；應(yīng)對措施

高校固定資產(chǎn)是國有資產(chǎn)中重要的組成部分，是高校行政管理工作以及教研工作的基礎(chǔ)，固定資產(chǎn)的數(shù)量、價值能夠有效的反映出高校辦校規(guī)模以及教學(xué)條件。隨著我國教育體制改革不斷深入，高校固定資產(chǎn)不但增加，做好高校固定資產(chǎn)管理內(nèi)控工作成為高校管理工作中的重點問題之一。現(xiàn)階段，我國教育事業(yè)正處于快速發(fā)展的新時期，高校固定資產(chǎn)還處于不斷增加的狀態(tài)下，加強(qiáng)對高校固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制問題的研究具有十分現(xiàn)實的意義。

一、高校固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制缺陷分析

1.缺乏有效的固定資產(chǎn)內(nèi)部監(jiān)督評價機(jī)制，內(nèi)控意識相對薄弱

現(xiàn)階段，絕大部分高校中都成立了內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)，但內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)缺乏獨立性，并且內(nèi)部審計制度缺乏完善性，還沒有形成完整的高校固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制監(jiān)督評價體系。審計機(jī)構(gòu)往往對資產(chǎn)采購、驗收等環(huán)節(jié)的審計工作較為重視，對資產(chǎn)的管理、使用、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移等方面的作用較為忽視。另外，學(xué)校相關(guān)管理部門對固定資產(chǎn)的增長量以及經(jīng)費投入量較為重視，卻忽視了對固定資產(chǎn)的日常管理。

2.高校固定資產(chǎn)管理體系不夠健全

高校固定資產(chǎn)現(xiàn)階段實行按類別分類管理，然后由財務(wù)部門根據(jù)資產(chǎn)的價值進(jìn)行統(tǒng)一核算管理；資產(chǎn)管理單位的主要工作主要集中在對實物的管理，同時管理各個院系中占有使用，形成了多頭管理的局面，固定資產(chǎn)的管理者與使用者發(fā)生重合，造成管理職權(quán)不分等問題，嚴(yán)重影響固定資產(chǎn)管理的內(nèi)控質(zhì)量。

3.高校固定資產(chǎn)缺乏暢通的信息溝通渠道

由于高校固定資產(chǎn)管理為歸口管理，相關(guān)的部門之間缺乏有效的溝通，為了自身資產(chǎn)使用提供方便，各個部門過分的追求小而全的管理，導(dǎo)致固定資產(chǎn)采購前期無法形成有效的方案論證，從而導(dǎo)致高校固定資產(chǎn)缺乏統(tǒng)一的調(diào)配，甚至出現(xiàn)重復(fù)購置現(xiàn)象。在高校內(nèi)部，各個院系、辦公室之間缺乏有效的溝通渠道，也沒有實現(xiàn)真正的資源共享，導(dǎo)致固定資產(chǎn)在采購后的運轉(zhuǎn)效率降低，甚至出現(xiàn)部分資產(chǎn)長時間的閑置，造成高校資產(chǎn)浪費損失。

4.高校固定資產(chǎn)信息記錄存在賬務(wù)不符等問題

現(xiàn)階段，高校財務(wù)部在固定資產(chǎn)核算過程中，僅僅核算固定資產(chǎn)的價值，而沒有形成有效的臺賬，導(dǎo)致賬物分離。同時由于固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)還沒有形成，使得高校固定資產(chǎn)的使用部門、管理部門、財務(wù)管理部門之間的信息存在很大的差異，會計核算滯后現(xiàn)象嚴(yán)重；另外，在固定資產(chǎn)管理日常工作中，管理部門為了節(jié)省時間往往不嚴(yán)格執(zhí)行清查盤點制度，賬務(wù)不符問題日益突出。

二、完善高校固定資產(chǎn)管理內(nèi)控制度以及評價指標(biāo)體系的建立

1.不斷的完善固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制制度，提升責(zé)任管理意識

在國家相關(guān)法律法規(guī)要求基礎(chǔ)上，高校應(yīng)該根據(jù)自身發(fā)展的實際情況，建立完善的固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度體系，保證制度的安全性、可操作性等，提高高校固定資產(chǎn)的使用效益以及安全完整性。同時實行有效的資產(chǎn)清查、審批、驗收、使用、收益處置等管理制度，提倡全員參加固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制，制定合理的責(zé)任制度，將內(nèi)控責(zé)任落實到個人，形成相互配合與制約的全員內(nèi)部控制體系。

2.實行不相容崗位分離管理制度，提高固定資產(chǎn)管理的有效性

高校固定資產(chǎn)管理中存在崗位不相容問題，包括資產(chǎn)采購與驗收、預(yù)算編制與預(yù)算審批、固定資產(chǎn)處置申請與審批執(zhí)行、會計核算與業(yè)務(wù)辦理等，因此需要建立不相容崗位管理制度，完善崗位分工責(zé)任制，形成相互制約的工作管理控制體系。

對于高校固定資產(chǎn)的購置階段，必須保證購置的透明性、公正性以及規(guī)范性，推行政府采購與公開招標(biāo)等方式。對于大額固定資產(chǎn)購置，需要采取有效的集體決策，并由集體對購置計劃方案進(jìn)行審批，保證決策的科學(xué)合理性。資產(chǎn)采購承擔(dān)單位需要對資產(chǎn)供應(yīng)商的具體情況進(jìn)行詳細(xì)了解，做好市場調(diào)研工作，選擇信譽(yù)度高、報價低的供應(yīng)商，并與其簽訂有效的合同文件。同時加強(qiáng)對中標(biāo)的廠商，不定期的對其生產(chǎn)產(chǎn)品進(jìn)行抽查。在資產(chǎn)驗收過程中，管理部門應(yīng)該組織財務(wù)部門、使用部門、監(jiān)察審計部門等一起進(jìn)行對資產(chǎn)的驗收。對購置資產(chǎn)的種類、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、技術(shù)參數(shù)等進(jìn)行檢查，并逐一與購置合同中進(jìn)行對比，還需要對相關(guān)的技術(shù)參數(shù)事項相應(yīng)的測試。在驗收完成后，管理部門需要出具驗收報告，并將驗收信息發(fā)布出去，并做好后續(xù)的建卡、登記、入賬、手續(xù)辦理等工作。

對高校固定資產(chǎn)使用的過程中，使用部門應(yīng)該同時承擔(dān)對資產(chǎn)的維護(hù)保養(yǎng)工作。使用部門應(yīng)該保證本部門使用的固定資產(chǎn)完整、真實、安全，并將對固定資產(chǎn)的管理歸入本部門工作職責(zé)范圍內(nèi)，同時作為評價工作績效的指標(biāo)，緩解使用部門輕管理的現(xiàn)狀。管理部門應(yīng)該定期對高校固定資產(chǎn)進(jìn)行盤查，降低固定資產(chǎn)風(fēng)險。

對于高校固定資產(chǎn)的處理過程，應(yīng)該嚴(yán)格的遵循分級責(zé)任管理的原則，嚴(yán)格按照審批程序辦事，將資產(chǎn)處置審批工作當(dāng)做是資產(chǎn)內(nèi)部控制的重點。對固定資產(chǎn)處置種類、數(shù)量等進(jìn)行明確，并明確資產(chǎn)處置的權(quán)限與責(zé)任，同時對資產(chǎn)處置管理資料進(jìn)行不斷的完善。在資產(chǎn)處置前，相關(guān)部門還應(yīng)該對其進(jìn)行嚴(yán)格的論證與評估，提出處置的意見。在處置階段中，采取有效的控制措施，保證賬物一致性。將學(xué)校對外出租收入、對外投資等歸入預(yù)算管理中。

3.建立完善的固定資產(chǎn)管理內(nèi)控監(jiān)督評價指標(biāo)體系

在高校固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制過程中，需要建立完善的監(jiān)督評價指標(biāo)體系，從以下幾個方面出發(fā)：（1）對固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制制度的合理性進(jìn)行評價，保證內(nèi)部控制方式滿足固定資產(chǎn)管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，保證各個控制點全部建立相應(yīng)的內(nèi)控制度；（2）在評價過程中發(fā)現(xiàn)的問題，需要及時采取措施進(jìn)行政治，及時的消除內(nèi)控缺陷；（3）對制度的執(zhí)行情況進(jìn)行評價，保證制度發(fā)揮有效的作用。

4.在加強(qiáng)內(nèi)部控制的同時加強(qiáng)外部監(jiān)督

在高校固定資產(chǎn)管理過程中，除了加強(qiáng)內(nèi)部控制外，還需要加強(qiáng)外部監(jiān)督力度，兩則相結(jié)合，更能提高資產(chǎn)管理的質(zhì)量，提高高校固定資產(chǎn)的利用價值。其中，內(nèi)部控制工作貫穿于資產(chǎn)購置、驗收、使用、處置等各個環(huán)節(jié)中。同時，高校固定資產(chǎn)屬于國有資產(chǎn)的一部分，還需要政府相關(guān)部門進(jìn)行有效的監(jiān)督控制，有關(guān)部門需要不定期的對高校進(jìn)行抽樣調(diào)查，委托具有專業(yè)資質(zhì)的會計事務(wù)所進(jìn)行專項審計工作。

三、高校固定資產(chǎn)管理內(nèi)控缺陷的應(yīng)對措施

1.加強(qiáng)對高校固定資產(chǎn)組織人員控制

在高校固定資產(chǎn)管理崗位分工過程中，嚴(yán)格的按照不相容滋味分離的原則，并對各個崗位職權(quán)范圍進(jìn)行明確，想成人員控制制度。將組織機(jī)構(gòu)、崗位責(zé)任等作為組織控制的核心內(nèi)容。在人員控制中，主要包括不相容崗位分離、專業(yè)相關(guān)管理等。將歸口管理、財務(wù)部門管理與資產(chǎn)使用部門管理三方面管理有機(jī)的結(jié)合起來，有固定資產(chǎn)管理部門組織使用部門、財務(wù)部門、監(jiān)察部門等，對高校固定資產(chǎn)進(jìn)行有效的控制。

2.高校固定資產(chǎn)授權(quán)審批控制

對高校固定資產(chǎn)的審批人員以及經(jīng)辦人員賦予一定的權(quán)限，形成經(jīng)辦人與審批人員相互制約控制的局面，并對固定資產(chǎn)管理各個環(huán)節(jié)工作的責(zé)任、權(quán)限等進(jìn)行明確。固定資產(chǎn)經(jīng)辦人以及審批人員需要在其工作權(quán)限中工作，審批人員在未經(jīng)授權(quán)的情況下審批的資產(chǎn)，經(jīng)辦人可以拒絕辦理，同時需要向上級部門提出報告，起到良好的監(jiān)督制約作用。

3.高校固定資產(chǎn)會計系統(tǒng)控制

根據(jù)我國會計行業(yè)的相關(guān)規(guī)定，高校固定資產(chǎn)管理過程中，需要建立完善的固定資產(chǎn)會計控制系統(tǒng)，并設(shè)置專門的會計核算崗位，通過會計控制制度，對高校固定資產(chǎn)實行有效的價值評價，為內(nèi)部控制提供有力的依據(jù)。在會計控制系統(tǒng)中，需要對固定資產(chǎn)會計審核范圍、標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行明確，并建立資產(chǎn)明細(xì)卡以及臺賬，對新增的規(guī)定資產(chǎn)進(jìn)行及時的核算與歸類；對一定年限的固定資產(chǎn)進(jìn)行折舊計價處理。另外，會計控制系統(tǒng)的建立，形成了固定資產(chǎn)使用部門、管理部門以及財務(wù)部門三方面相互制約的關(guān)系體系，固定資產(chǎn)使用與管理部門除了設(shè)置會計核算總賬外，建立了固定資產(chǎn)卡與資產(chǎn)保管明細(xì)卡等，上面詳細(xì)的記錄了高效固定資產(chǎn)的相關(guān)信息，包括資產(chǎn)購置時間、驗收時間、使用部門名稱、資產(chǎn)數(shù)量、類型、價值金額等。

4.高校固定資產(chǎn)預(yù)算控制

高效固定資產(chǎn)購置、使用、處置與資產(chǎn)預(yù)算編制與質(zhì)量屬于一個統(tǒng)一的過程。高效固定資產(chǎn)主要包括建筑樓、教學(xué)設(shè)備、實驗設(shè)備等，對學(xué)校資金占用量比例較大，所以應(yīng)該加強(qiáng)對其的管理。學(xué)校新增的固定資產(chǎn)需要經(jīng)過嚴(yán)格的預(yù)算編制、申請、審批、招標(biāo)購置、驗收等，保證固定資產(chǎn)管理工作有據(jù)可依、有賬可查。固定資產(chǎn)的管理部門，應(yīng)該與財務(wù)部門一起，對已有的固定資產(chǎn)進(jìn)行審核，并根據(jù)高校整體的經(jīng)費預(yù)算、發(fā)展規(guī)劃等，進(jìn)行科學(xué)合理的年度預(yù)算編制工作，對各個預(yù)算控制點要求進(jìn)行明確，并堅持節(jié)約型高校校園的理念，理順高校庫存量與增長量之間的關(guān)系。

5.高校固定資產(chǎn)日常管理控制

高校固定資產(chǎn)日常管理工作的實施，主要是為高校固定資產(chǎn)的安全與完整提供保障。學(xué)校應(yīng)該成立資產(chǎn)清查小組，有固定資產(chǎn)管理部門人員、使用部門人員、財務(wù)部門人員共同組成，不定期或定期對高校固定資產(chǎn)進(jìn)行清查，如果發(fā)現(xiàn)問題需要及時的進(jìn)行解決，避免高校固定資產(chǎn)流失。另外，固定資產(chǎn)的使用部門應(yīng)該承擔(dān)起資產(chǎn)維護(hù)保養(yǎng)的責(zé)任，定期對其進(jìn)行檢查與維護(hù)。同時，相關(guān)部門應(yīng)該做好固定資產(chǎn)管理的記錄工作，妥善保管好相關(guān)的資料，做好資料安全備份工作。

6.加強(qiáng)高校固定資產(chǎn)管理隊伍建設(shè)

高校固定資產(chǎn)不管是一般設(shè)備、專用設(shè)備，還是圖書、標(biāo)本及陳列物，對固定資產(chǎn)管理人員的專業(yè)要求都是很高的。高校領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到資產(chǎn)管理人員素質(zhì)的高低對固定資產(chǎn)管理質(zhì)量起著關(guān)鍵性的作用。學(xué)校要高度重視固定資產(chǎn)管理隊伍建設(shè)，按照工作需要和內(nèi)控制度要求足額設(shè)置崗位，配備高層次、高素質(zhì)專業(yè)人員。學(xué)校各資產(chǎn)使用、保管基層單位應(yīng)設(shè)專職或兼職的資產(chǎn)管理人員，采取走出去請進(jìn)來方式，讓更多的資產(chǎn)管理者參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)。培養(yǎng)提高人員的素質(zhì)和能力，應(yīng)明確每人的工作職責(zé)，不得越權(quán)行事。對于一些諸如采購、保管、登記等重要崗位的工作人員，應(yīng)定期或不定期輪換工作崗位，不斷挖掘員工的潛力潛能。固定資產(chǎn)管理隊伍控制就是要提升資產(chǎn)管理人員綜合素質(zhì)，促進(jìn)資產(chǎn)管理隊伍整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平不斷提高。

四、總結(jié)

綜上所述，高校固定資產(chǎn)屬于國有資產(chǎn)的一部分，現(xiàn)階段我國高校固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制中存在一定的問題，導(dǎo)致高校固定資產(chǎn)使用效率低下，無法發(fā)揮其應(yīng)有的價值。因此，應(yīng)該不斷的加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理的內(nèi)部控制，避免高校資產(chǎn)浪費，提高固定資產(chǎn)的使用效率，實現(xiàn)高校固定資產(chǎn)增值的目的，促進(jìn)其更好的為高校教科研活動提供服務(wù)。

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（作者單位：三門峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院）