檔案管理科學性分析

羅艷

摘 要：檔案記錄了社會發展的歷程，在檔案的發展過程中檔案管理模式也有了較大的變化?，F代檔案管理工作講究管理技術的先進性和管理模式的科學化，這兩者是檔案管理發展中的重點。其中管理模式的科學化尤其值得重視。只有真正實現了檔案管理模式的科學化，才能最終為企業的管理提供幫助。

關鍵詞：檔案管理 科學性 分析

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）12（b）-0251-01

檔案是社會發展信息記錄的載體，也是企業單位發展歷史記錄的載體，其中對單位所遇到的問題，解決方法，發展情況，決策等等都能夠反映出來。管理模式的科學化可以提高檔案管理工作的質量，提高檔案信息的準確性、有效性，使其價值得到充分發揮。

1 領導對檔案工作的支持和扶植

檔案工作本身就是企業的基礎管理內容之一。各級領導要重視檔案工作，不僅要為檔案工作負責，還要對相關工作人員負責。為了使檔案管理工作順利開展，企業要加大對檔案管理工作的投入，甚至還要在政策制度上為其提供便利，以扶植其發展。定期聽取檔案管理工作的報告，對檔案管理工作的難點進行解決，提供經費支持，提供必需的物資基礎。在生活和工作上對檔案工作人員給予雙重關心，使其對企業的歸屬感得到大幅度提高。此外，還要提高檔案管理隊伍的活力，加強他們的工作積極性和主動性。

2 將檔案搜集作為基礎工作做好

檔案歸檔收集工作是檔案工作的基礎工作，搜集時必須保證檔案的完整性和準確性。否則后續檔案工作就無從做起，檔案管理更無從談起。檔案收集工作要求檔案人員對檔案收集的途徑和方法熟悉，對檔案形成的各個環節以及相關部門都非常清楚，動態的進行監督和檢查，提升所有人員對于檔案重要性的認識，能夠有意識的配合檔案管理工作的開展，提供有力措施來進行檔案收集，讓檔案的收集、歸檔能夠符合標準。

3 檔案集中統一管理

作為檔案管理工作的基礎，企業檔案管理工作的原則是集中統一，這也符合相關法律法規的要求。在集中統一管理中需要注意三點：第一，檔案實體集中管理，企業的各類檔案和載體都需要集中到檔案室加以管理；第二，檔案管理人員由檔案管理部門集中統一管理；第三，集中管理、合理調用檔案部門檔案和人員，為企業提供檔案利用服務。

4 加強企業檔案工作管理體制建設

首先要在建立工作機構的基礎上，成立相關領導小組，明確領導和負責人。其次，要制定檔案管理的細則，如明確檔案收集范圍、檔案分類方法、保管期限等細節。最后，要建立相關的制度，其中包括《企業檔案工作規范》中明文規定企業必須建立的“三納入”、“四參加”、“四同步”制度，并嚴格落實，唯有如此，才能把企業生產經營管理活動所形成的重要檔案全部保存下來，才能保證歸檔文件材料的齊全、完整、準確、系統，才能保證檔案工作的正常有序發展，使檔案工作與企業改革和發展保持同步。

5 檔案管理向信息化、標準化發展

企業要從基礎工作做起，首先要實現檔案工作的標準化，檔案部門人員要學習相關工作標準，努力實現管理的規范化。在實現檔案管理工作標準化的基礎上，再向檔案管理的信息化方向發展。一旦實現信息化和標準化，就能為檔案信息資源的收集、整理和利用打下堅實基礎。有了檔案信息服務的全面化和檔案利用的高效化，企業就能夠實現對信息資源的集中管理。從而發揮出檔案工作潛在的巨大社會和經濟效益。

6 完善檔案保管條件及措施

檔案包括紙質檔案和電子檔案，兩種檔案有各自的保管條件和防護措施。紙質檔案一般保存在庫房里，紙質文件最忌出現霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬等現象，因此對庫房設施也有相對應要求，一般要做到防火、防盜、防高溫、防濕、防光、防蟲、防有害氣體、防塵等；電子檔案則不涉及上述問題，但對電子檔案的保護要注意從兩方面入手，即檔案載體和檔案信息的雙重保護，對于兩者都必須采取必要措施加以保護。

7 加強檔案管理人才建設

現代檔案管理對檔案人員的要求比較高，要實現檔案管理的高效快速，就必須建立高水平的檔案管理隊伍。對檔案管理人員進行協調發展，引入富有創新精神，德才兼備的優秀人才。作為企業的一員，檔案工作人員首先要了解企業的情況，其次除了學習業務方面的知識外，還要主動地學習其他學科的知識，比如管理、文秘、計算機等等。只有具備綜合能力，才能成為復合型人才。根據目前的中心工作來進行學習研究，為檔案管理提供創新策略，提高檔案管理效率和質量。

8 引入科學管理理念，使檔案工作循環有序

現代科學管理理念十分重視管理過程的人性化，只有這樣才能充分調動人的積極主動性，最大程度地實現目標。作為管理工作的一種，檔案管理工作也可以借鑒這種新理念。管理者可以設立合理的工作程序，在實施過程中一旦成熟，盡可以嘗試使這種工作程序循環有序開展。比如目標和措施的制定、具體實施、執行考核、總結交流等都可以制定到程序之中。其中要突出把握后期總結和交流環節?？偨Y工作主要在檔案人員內部開展，交流工作除了在部門乃至企業內部外，還可以將范圍擴大，比如全國本系統內各單位等。加強交流和溝通，樹立典范，推廣優秀經驗，對檔案管理工作之間的溝通和交流提供條件，對其進行指導監督，獲取反饋信息，及時調整，讓檔案管理工作可以全面的提升。

9 結語

檔案管理的科學性和先進性是檔案管理發展的基礎，而檔案的科學性又需要創新的檔案管理模式和現代檔案管理技術。因此，文檔一體化、基于計算機的檔案管理方式，能夠在提高管理效率和速度的基礎上，幫助管理者真正實現管理模式的科學化，從而最終促進檔案管理工作質量的提升。

參考文獻

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