大學生檔案管理模式創新與實踐

李杰

摘 要：大學生檔案管理是人事檔案管理工作的一部分，隨著國內各大高校擴大招生計劃，每年都有成千上萬的學生走向大學校門，形成了自己的人事檔案，這無疑為檔案管理帶來了繁重的工作量，在這樣的形勢下必須加強檔案管理模式創新，提高檔案管理水平。本文分析了大學生檔案管理的意義以及管理模式的創新。

關鍵詞：大學生;檔案管理;意義;模式創新

大學生是祖國的未來，是支持社會建設與發展的潛能性力量，因此，大學生檔案管理具有十分重要的意義。傳統的大學生檔案管理只是對學生學業歷程信息的簡單歸檔、整理與傳遞，缺乏嚴格規范的管理制度，也沒有明確的責任約束，必須積極改革完善傳統的大學生檔案管理模式，創新管理模式，提高檔案管理水平。

一、大學生檔案管理的意義

大學生作為社會建設型人才，支持社會發展的主導力量，其檔案管理具有十分重要的意義。因為學生檔案是對學生整個學習、成長過程資料的記錄和總結，是用人單位聘用、選拔人才的依據，也是國家人事檔案管理的重要組成部分。

大學生檔案具有重要的信息價值，是大學生求職就業的重要資本，也是社會對人才進行評價的依據，特別是高校學生檔案管理，能夠為學校培養教育特殊人才提供信息依據，從而支持學校各校事業的發展，可以說高校的學生檔案管理水平會直接影響到該校的長遠規劃與未來發展。

同時，從學生的角度出發，加強檔案管理也是尊重學生、重視人才的表現，只有科學完善的學生檔案管理，才能將學生的學習經歷、成長過程以及榮譽所得等統一歸類記錄下來，從而有利于學生個人的考核、評價工作的開展，讓學生獲得一個更加公平的社會競爭環境，讓學生早日找到自己社會位置。

二、大學生檔案管理模式創新與實踐

大學生是支持經濟發展、支援社會建設的主導人力資源力量，因此，無論是教育教學機構還是社會性的檔案管理部門必須先從思想上將大學生檔案管理昂在關鍵而重要的位置。加大檔案管理的軟件、硬件建設力度，提高大學生檔案管理水平，具體應該從以下方面做起：

1、加強教育培訓

檔案管理工作是一項高度的責任性工作，首先要從檔案工作人員入手，加強對他們的宣傳教育，使他們形成強烈的檔案管理責任意識，嚴格規范他們的工作標準，并經常組織檔案管理員思想教育、技術培訓與成績考核，提高檔案管理職位的準入標準，堅決執行達標上崗，并設定特定的考核項目，進行定期考核，實行能者上、庸者下的檔案人事制度，先為大學生檔案管理工作打下堅實的人事基礎。

2、加強制度的制定與執行

科學的檔案管理工作離不開科學、規范的制度規定的約束與支持，各大高?；蛏鐣詸n案管理部門必須制定出一套全面、科學、詳盡的檔案管理制度，用制度來監督和約束檔案管理人員的行為，強化大學生檔案的制度化、規范化管理。

第一，設置單獨、獨立的檔案管理部門，內設正規的層次分明的檔案管理工作崗位，實行正規化管理，并制定規章制度，明確不同崗位的具體工作內容、職責范圍、任務指標等等，達到分工明確、各負其責、高效工作的效果，實現檔案責任制管理。

第二，制定明確的制度，其中統一規定各個部門大學生檔案資料的歸檔時間、歸檔負責人、歸檔程序與責任等等，維護學生檔案資料的完整、齊全，確保學生檔案能夠適時更新，這樣才能維護檔案的完整性與時效性。

第三，制定一種的存檔標準。檔案管理機構或部門必須細化檔案管理標準，形成統一的標準。同時，對檔案資料的接收、歸檔、管理、投遞等做出明確、統一的規定，維護檔案管理工作的嚴肅性、規范性。

3、充實完善大學生檔案信息

大學生檔案的信息資料必須要健全、充實、完善，不僅要體現學生的學業成績，還要包括他們的思想道德水平資料以及其他的社會實踐等資料。

（1）增設信用檔案

面對當前大學生檔案信息資料類型較為單一的問題，應該適當增加信用檔案數量。因為信用檔案能夠反映出一名學生的德行、素質與品行，這些必將成為學生未來走向用人單位的首要資本，要增設一個專門的信用檔案欄，來動態反映學生的道德品質以及德行修養變化情況。

（2）重視學生的能力

大學生檔案資料內容不應該局限于學生學業成績的反應，更應注重不同學生能力、優勢、潛能等的體現，其中包括例如：創造性能力、社會實踐能力、溝通交往能力等等，同時，也應該加入學生的個人成長資料，例如：學生在學期間所獲榮譽、作品證書等等。

同時，高校檔案管理過程中，還應關注學生的心理變化，每年定期開展心理健康調查工作，從而獲得學生的心理健康狀況資料，將其歸檔，添加到檔案資料中，形成心理檔案。

4、推動檔案的全面信息化管理

當今時代是網絡信息新時代，網絡信息技術為檔案管理提供了新的途徑和方法，也提升了管理工作效率。因此，無論是高校還是社會性檔案管理機構都要加快實現檔案的全面信息化管理。依托于網絡信息技術，提升檔案管理工作效率，確保人們能在第一時間獲得最準確的檔案信息資料，接受到最快捷的檔案管理服務，要善于利用多媒體技術、掃描技術等對大學生的檔案中的照片、作品、文本信息等進行掃描，實施數字化處理，形成電子檔案，創建一個電子化的檔案數據庫，這樣就能夠實現檔案信息內容的電子化檢索、歸類與整理，實現了檔案管理的信息現代化管理，從而減輕人為工作強度，提高工作效率，滿足對眾多群體的服務需求。

此外，為了使大學生檔案管理工作順利開展，還要注重加強檔案管理機構或部門之間的聯系和溝通，確保檔案資料信息能夠及時、動態更新。

總結：大學生檔案管理模式需要不斷地發展、創新，必須隨著時代的發展、形勢的變化來與時俱進，不斷創新管理方法，使大學生檔案管理朝著科學、規范的方向發展。

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