淺談企業文書檔案管理

魏春萍

摘 要：文書檔案是一個單位在運營過程中所產生的，它記錄著一個單位的運行的情況。它反映黨務、行政管理等活動的檔案。它記錄了一個單位所從事的各類管理活動。本文主要介紹企業文書檔案管理。

關鍵詞：文書檔案管理;問題;措施對策

一、文書檔案管理中存在的問題

（一）檔案工作人員的培訓工作需要加強。在一些單位中，文書檔案的管理人員沒有經過檔案專業培訓就直接接手管理文書檔案，這樣的工作人員對于檔案的分類、立卷等專業的文書管理工作只是一知半解，不能深得要領，其專業素質與現代化的文書檔案培訓工作的要求之間存在很大的差距。在部分單位中，檔案管理者雖然是有上崗證書，但是很少有人參加檔案培訓的深造教育，這些人只是對檔案工作有著基本的認識和了解，并不能及時的更新檔案管理理念，跟不上現代化檔案管理的步伐，更不能夠有效的提高單位檔案管理的水平。尤其是隨著計算機網絡技術的飛速發展，利用計算機進行檔案管理工作是現代化檔案管理的一個必然趨勢。檔案管理人員更加需要加強專業知識的培訓，使單位檔案管理工作更加的標準化和規范化。

（二）文書工作和檔案工作直接的銜接存在問題。文書工作和檔案管理工作直接存在聯系又有著區別，是統一又分工的。在實際的文書檔案管理工作中，文書工作和檔案管理應該相互配合，建立一個分體式的管理體系。實際的管理工作中，文書和檔案應該實行一種分塊式的管理制度，這才是一種有效的、相對科學的管理。但是在實際的操作過程中，這一體制卻在一定程度上拉開了文書工作和檔案工作之間的距離。文書工作人員檔案意識淡薄，檔案管理人員通常很少考慮文秘的工作，這使得兩者在銜接的過程中出現很多的脫節的地方。當前，在文書工作和檔案工作的銜接主體上，也就是在公文的格式和處理方法上存在著很多的不規范的，不標準的現象。

二、提高文書檔案管理工作水平的措施

做好文書檔案工作的前提是領導者的重視，檔案管理工作人員要積極主動的做好文書檔案工作的匯報和宣傳工作，通過多種形式的活動向領導者和員工宣傳檔案的相關的法律法規，加強領導者和員工們對于檔案管理的認識，并爭取得到領導者和員工的理解、重視和支持，爭取使得檔案管理工作能夠納入到單位總體工作規劃和工作重點之中，加大檔案管理設備的投入，不斷的提高檔案管理的現代化水平，從而使得檔案管理工作更加的規范化和標準化。在實際的單位工作中，要變被動的提供有關檔案資料為主動的參與領導者決策需要，切實體現檔案資料的主觀能動性。除此之外，信息技術的飛速發展，對檔案管理動作提出了更高的要求，檔案管理者要不斷的接受新知識，學習新業務，堅持終身學習的理念，不斷的加強檔案管理的現代化專業知識，積極主動的學習現代化的信息技術和管理理念，努力使自己成為一個管理型、技術性和復合型的綜合素質人才，從而給單位和領導提供更加方便、快捷、高效的服務。

（一）做好文書工作和檔案工作的規范銜接。文件是檔案的基礎，文件質量的高低直接關系到檔案的質量的好壞，沒有高質量的文件作為基礎，檔案的質量就得不到有效的提高，由此可見，檔案管理水平的高低是建立在文書部分規范化處理文件的基礎之上的。因而，文書人員要提高檔案意識，切實做好文書材料的立卷歸檔。在實際的文件處理過程中，要時刻意識檔案管理工作，從而真正實現文書、檔案工作一體化。要做好這一點，需要文書人員重視文件材料的質量，例如紙張的大小、文字的格式等都需要有一個標準。嚴謹使用圓珠筆、紅墨水、鉛筆等起草、修改和批閱文件材料等。此外，文件的處理要及時、準確;收發文件需要及時的進行登記和記錄，一旦發現文件的缺少，要及時的查找。尤其是對于帳外的資料，例如領導者的講話以及外出開會的記錄等，要及時的收集和處理，保證文件材料的完整性。

（二）加強部門之間的合作，做好文書檔案的收集工作。檔案工作者要主動的了解業務部門正在或者將要進行的新的工作;經常性的導各個部門之間去走動走動，獲得及時的信息;還要根據單位的實際工作，主動思考檔案的工作怎樣圍繞單位的中心進行，為實際的研究和服務，提供有力的證據和有價值的情報。

（三）建立有效的管理機制和程序，嚴格按照規章制度辦理公文。對于檔案管理的規定和程序，要盡可能的細化，簡潔明了，并且具有可操作性。文書檔案工作人員要嚴格的執行公文的規則，嚴格進行審核和簽發，堅決避免濫發文件和發無效的文件現象。在公文正式印刷之前要認真審核簽發的手續是否完整、附件是否完善以及文件的格式是否規范，在印刷以后發送之前工作人員還需要進行再一次的復核。如果需要修改實質性的內容，則需要按照程序進行復審。

對于公文的用紙、幅面以及字體、排版等都需要按照嚴格得的技術指標進行。要充分的利用隨文卡片的作用，簡明扼要的填寫文件處理單、發文稿紙的卡片，合理的制定文件的發文的范圍。對于文件件數的控制，要嚴格，禁止隨意的抄送現象。

（四）做好文書檔案的基礎工作，調整文書檔案的結構和內容。文書檔案的物質基礎和前提條件是資料的收集、鑒定以及保管和統計工作。因而，工作人員除了要善于收集單位和上下級之間的各種有用的文件和資料之外，還需要善于收集和整理單位在活動中形成的生動的能夠有效的反應細節的檔案資料，并認真的進行整合，對其進行綜合的分析、篩選、研究和整理，促進檔案信息功能的發揮，不斷的豐富檔案的資源，明確不同時期的單位的工作重點和任務，以服務全單位和單位大局來開展文書檔案工作，從而形成服務大局的強大合力。

參考文獻：

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