淺談檔案管理的現代化趨向

趙 穎

(大慶市人力資源和社會保障局)

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淺談檔案管理的現代化趨向

趙 穎

(大慶市人力資源和社會保障局)

在科技不斷發展的今天，各行業的辦公現代化已經逐漸成為一種發展趨勢。對于檔案管理來講，要是實行檔案現代化的管理首先需要具備的就是現代化的管理理念以及進行檔案現代化管理的管理思想。在進行檔案管理的過程中如果相關的工作人員缺乏現代化管理理念，就會對官案管理造成很大的影響，從而會對我國檔案現代化的發展建設造成影響。

檔案；管理；現代化；建設

0 前 言

在檔案管理的過程中，如果不具備現代化的檔案管理思想，即使有現代化的檔案管理硬件，也不能稱之為是現代化的檔案管理。所以在檔案管理現代化的過程中，作為檔案管理的工作人員，必須要具有科學的管理理念，同時還需要具有較強的管理能力，盡可能的將傳統的檔案管理理念予以轉變。從而將傳統檔案管理的一種被動服務變為現代檔案管理的主動服務，從而更好的為我國社會主義現代化的發展建設做出貢獻。

1 推動檔案現代化建設

如果相推動檔案管理的現代化建設，就需要將現代化的科技技術引入到檔案管理的工作中，同時在人事檔案管理的過程中也要引入一定數量的硬件設備，以滿足檔案管理現代化改革的需要，同時需要將強檔案管理軟件的研發，盡可能的加速推動檔案管理現代化的建設。但同時進行檔案現代化的建設工作也需要政府基于大力的支持，在檔案管理部門轉變觀念、提升工作能力的同時，也需要得到財政部門的大力支持。并且對于檔案管理部門來講，也需要通過各種手段對檔案的價值進行進一步的挖掘，從而使其變為經濟價值。現代化檔案管理的建設主要從以下幾方面展開：

1.1 實現檔案管理的無紙化與自動化

在將現代化技術引入到工作中以后，無紙化辦公逐漸取代了傳統的紙質辦公模式。在傳統的辦公模式中的一些需要進行上傳下達的文件，現在都可以在網上進行，這樣就可以在一定程度上減少了相關的流程同時文件的傳遞也變得更加的安全、快捷。辦公模式的改變主要是由科技的發展所帶來的，辦公的自動化進程也給檔案管理工作的現代化發展帶來了新的挑戰。檔案管理工作的主要目的就是實現檔案資源的共享，而檔案的資源是需要有相當數量的館藏作為支持的，而進行檔案管理的現代化建設主要就是希望通過對互聯網的應用實現不同檔案館之間的資源共享，從而使檔案館的館藏量得到提升。

從理論上來講，一旦將全球的檔案館中的信息都在互聯網上進行共享，那么也就可真正的實現了檔案管理的全球互聯，可以在極短的時間內查看全球任何一個國家與地區的檔案資料，從而有效的解決了傳統檔案管理過程中的一些弊端，并且具有占用空間少，管理便捷等特點。

1.2 檔案管理將逐漸實行縮微化與數字化

在檔案管理的過程中引入縮微攝影技術以及數碼影像技術，可以為數字化檔案的建設與發展提供基礎。我們通常所說的檔案信息化與檔案數字化主要是指在檔案管理的過程中引入具有較好科技含量的現代電子設備，將傳統的紙質存儲檔案文件轉變為電子版的文件。當完成檔案數字化的建設以后，可以通過計算機來實現檔案的智能化檢索，這將在極大程度上提高檔案管理的檢索速度以及檢索范圍，從而有效的解決了傳統的檔案管理給檔案的空間容量所造成的壓力。所以，檔案管理的數字化是未來檔案管理的發展趨勢。

1.3 檔案管理將逐步像信息化網絡化發展

隨著科技的不斷發展，計算機與互聯網通信技術已經在諸多領域得到了廣泛的應用，這就使得我們逐漸的實現了信息全球化，在信息全球化的過程中，人與人之間的距離被不斷的拉近。信息化的建設在一定程度上提升了全社會的工作效率，同時也使得人與人之間的聯系變得更為緊密。這樣的發展模式為我們實現檔案材料的信息化管理提供了必要的條件。

就現階段我國的信息化發展情況來講，從我國的中央機關到地方的各企事業單位基本都已經建起了計算機局域網絡，并且對于某些涉密部門來講，為了確保信息的安全規定不能講互聯網接入到局域網中，在極個別的單位甚至對互聯網實行物理隔離的方式，來確保信息的安全。

但今年來在電子技術不斷發展創新的情況下，信息加密技術也隨之不斷的快速發展，例如，指紋識別技術、視網膜識別技術等，使得信息的保密程度得到了顯著的提升。在新技術不斷的出現于應用的情況下，為我國檔案管理過程中信息的真實性以及可靠性提供了有力的保障。

1.4 我國檔案管理將實現多元化與智能化

在新興科技不斷發展的今天，檔案資源已經逐漸呈現出一種多樣化的發展趨勢。多樣化信息存儲載體的出現，也使得我國的檔案管理必將走上多元化的發展道路。同時傳統的檔案管理模式已經不能滿足新形勢下的檔案管理發展需要，所以檔案管理的信息化與多元化已經成為檔案管理發展的必經之路。

當在檔案管理過程中引入語音識別技術以后，將會使檔案管理朝著管理自動化與智能化的方向發展。在全新的管理模式下，使使穩當管理呈現出一體化的特征，即全部的檔案信息會由計算機進行自動的接受，并且按照事先已經設定好的程序進行分類處理。從而最終實現檔案的自動化與智能化管理，傳統的人工整理、人工搬運的模式逐漸被取代。通過檔案信息化管理可以有效的提升檔案管理的效率，同時還能降低檔案管理人員的工作量，有效的發揮檔案的信息價值。

1.5 檔案管理的社會化與市場化

(1)檔案資源實行市場化管理，有利于檔案“共存共享”的實現。檔案資料是社會發展的“記錄儀”，有著“鑒往知來”、服務當代、惠及后世的重要價值，是不能再生的信息資源。實行檔案資源市場化管理，能有效地增強人們保護檔案的意識，完善檔案共享機制，實現檔案的真正價值。

(2)檔案資源實行市場化管理，有利于檔案的開發利用。檔案信息資源是反映歷史的一面“鏡子”，其有效地開發利用，有助于人們“鑒古知今”。

(3)檔案資源實行市場化管理，有利于檔案事業的健康發展。一方面檔案數據庫需得到社會的支持，將社會各行各業的檔案信息匯攏起來，不斷充實和豐富庫存資源;另一方面，社會各界也需要得到檔案數據庫的支持，檔案管理的現代化趨向為其提供方方面面原始的詳實資料。二者的相互依賴的關系，為檔案資源實行市場化管理提供了客觀條件，可以為解決檔案經費不足的困難開拓出一條新路。

2 結 語

在科學技術不斷發展創新的今天，檔案的信息化管理已經逐漸成為一種發展方向，所以，要從根本上改變檔案的管理理念，增強現代化意識，每一位檔案工作者都要有緊迫感，建設好硬件設施，具備現代化的技術和裝備。將檔案管理工作提升到一個新的臺階。

2015-03-13

F283

C

1008-3383(2015)09-0188-01