信息化建設(shè)下的人社檔案管理初探
——以鎮(zhèn)江市人社局檔案管理為例

劉 菁

鎮(zhèn)江市人力資源社會保障信息中心，江蘇鎮(zhèn)江 212003

信息化建設(shè)下的人社檔案管理初探
——以鎮(zhèn)江市人社局檔案管理為例

劉 菁

鎮(zhèn)江市人力資源社會保障信息中心，江蘇鎮(zhèn)江 212003

人社部門承擔(dān)著為老百姓服務(wù)一生、記錄一生、保障一生的重要職責(zé)，做好人社檔案信息化建設(shè)，就顯得尤為重要。本文以鎮(zhèn)江市人社局信息化檔案管理建設(shè)為例，闡述了目前人社檔案管理存在的一些問題，對信息化建設(shè)下如何加強人社檔案管理探索了一些思路。

信息化；人力資源社會保障；檔案管理

1 背景和依據(jù)

為認真貫徹黨的十七大精神，全面落實科學(xué)發(fā)展觀，推動民生檔案工作深入開展，推動建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和服務(wù)人民群眾的檔案利用體系，國家檔案局于2007年印發(fā)《關(guān)于加強民生檔案工作的意見》，要求全國各級檔案部門貫徹實施。人力資源和社會保障局承擔(dān)保障民生、服務(wù)民生的重要職責(zé)，服務(wù)對象涉及廣大老百姓，做好此部分檔案的有效管理工作，將帶來深遠的影響。依照人社檔案管理工作“統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一建設(shè)、資源共享”的指導(dǎo)方針，通過對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，減輕紙質(zhì)檔案對檔案庫房的壓力，以適應(yīng)日益發(fā)展的人力資源和社會保障事業(yè)的需求。

2 現(xiàn)狀及存在主要問題

近年來，鎮(zhèn)江市人社局堅持以人為本，科學(xué)發(fā)展，緊緊圍繞全市經(jīng)濟社會發(fā)展大局，始終保持良好的發(fā)展態(tài)勢。目前市人社局的各類檔案主要包含：業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、文書檔案、財務(wù)檔案，其中業(yè)務(wù)檔案部分涉及社保、醫(yī)保等眾多業(yè)務(wù)內(nèi)容，且各部分內(nèi)容分散管理，信息化的水平也參差不齊，部分內(nèi)容的管理還存在Excel表格半手工管理方式，大量的實體紙質(zhì)檔案的存放因為沒有統(tǒng)一集中的庫房而分散在四處，給檔案的集中管理和利用均帶來了很大的不便。

以社保業(yè)務(wù)為例，近年來社保經(jīng)辦業(yè)務(wù)量快速增長，業(yè)務(wù)檔案以及人事檔案與日俱增。社保業(yè)務(wù)的覆蓋范圍不斷擴大，經(jīng)辦管理效率也越來越引起關(guān)注，傳統(tǒng)性紙質(zhì)檔案管理已無法從根本上解決參保者要求簡化手續(xù)、便捷服務(wù)的訴求。迫切需要建設(shè)一套具有從檔案快速采集、審核，到電子檔案傳輸、緩存以及海量電子數(shù)據(jù)存儲，再到電子檔案的快速調(diào)閱、全面應(yīng)用等服務(wù)的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。

3 鎮(zhèn)江市人社檔案數(shù)字化平臺建設(shè)項目的建設(shè)

1）建立全局統(tǒng)一的檔案管理模式。統(tǒng)一管理和指導(dǎo)全局檔案管理業(yè)務(wù)、建立統(tǒng)一、標準的檔案管理服務(wù)中心，實現(xiàn)資源設(shè)備、檔案資源的集中統(tǒng)一管理。

2）以社保檔案為重點建立檔案數(shù)字化管理平臺。實現(xiàn)對全局檔案統(tǒng)一標準、分類、裝訂、上架、保管。利用信息技術(shù)，進行檔案信息化建設(shè)，配置檔案信息化設(shè)備，開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案電子化掃描和管理。實現(xiàn)電子檔案與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，整合和優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)處理模式，實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，實現(xiàn)從以保管檔案為主向以檔案系統(tǒng)管理為主，從手工管理向電子化管理轉(zhuǎn)變。

為人力資源和社會保障的社會化服務(wù)提供技術(shù)支持。充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，以滿足人力資源和社會保障服務(wù)對象的實際需求為宗旨，提供多形式、全方位的檔案信息查詢服務(wù)。

項目的業(yè)務(wù)需求架構(gòu)圖如下。

如上圖所示，從業(yè)務(wù)流程維度分析本項目包括檔案收集（生成、接收）、檔案管理（存儲）、檔案利用三大業(yè)務(wù)階段。

1）檔案收集。

針對不同的數(shù)據(jù)來源、提供不同的收集方式，以實現(xiàn)鎮(zhèn)江人社局檔案資源庫的建設(shè)。包括“金保業(yè)務(wù)”系統(tǒng)、財務(wù)等其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)中需要歸檔的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)通過標準數(shù)據(jù)接口自動進入檔案管理平臺的方式進行收集；永樂方正網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)中對的文書檔案、財務(wù)檔案等通過庫與庫之間的數(shù)據(jù)管道工具進行批量導(dǎo)入；紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工內(nèi)容通過批量導(dǎo)入、掛接的方式進行收集；部分增量檔案通過手動著錄的方式進行收集。

2）檔案管理。

一方面從檔案業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)管理著手，提供檔案接收、檔案掃描、檔案管理、整理編目、檢索查詢、檔案借閱、檔案鑒定、統(tǒng)計分析、打印輸出、系統(tǒng)管理、信息訂閱等管理操作，滿足檔案業(yè)務(wù)信息化管理的要求；另一方面從存放實體檔案的庫房的基礎(chǔ)管理著手，提供庫房定義、檔案上架、檔案移架、檔案出庫、檔案入庫、庫房瀏覽、條碼管理、3D庫房、密集架集成、智能監(jiān)控等管理操作，滿足實體庫房信息化管理的要求。

3）檔案利用。

打破“重藏輕用”的傳統(tǒng)思維和各業(yè)務(wù)條線間信息閉塞的僵局，構(gòu)建一體化聯(lián)動體系，讓檔案充分發(fā)揮其價值，包括檔案查詢、業(yè)務(wù)統(tǒng)計、檔案借閱、業(yè)務(wù)互聯(lián)以及項目后期根據(jù)進一步的業(yè)務(wù)需求拓展多維度的業(yè)務(wù)應(yīng)用。

檔案建設(shè)涉及業(yè)務(wù)部門眾多，分布范圍廣，人員操作水平層次參差不齊，各下級機構(gòu)的眾多用戶需要通過廣域網(wǎng)接入系統(tǒng)使用，業(yè)務(wù)有一定的時效性要求，根據(jù)技術(shù)架構(gòu)的選擇原則，系統(tǒng)應(yīng)保證使用穩(wěn)定、性能滿足、操作簡便、易推廣、易擴展等方面要求，以滿足當(dāng)前業(yè)務(wù)需求。因此選擇采用B/S架構(gòu)，集中統(tǒng)一部署平臺應(yīng)用及服務(wù)，人社分支機構(gòu)（如區(qū)級經(jīng)辦等）部署傳輸與緩存服務(wù)，通過IE瀏覽器登陸使用。應(yīng)用中間件產(chǎn)品采用商業(yè)化或開源J2EE中間件，滿足各種規(guī)模的客戶應(yīng)用，具有良好的伸縮性能，支持垂直擴展和水平擴展，適合集群部署或分布式部署，提供良好的性能擴展能力和可靠性保障。

信息化建設(shè)下的人社檔案管理系統(tǒng)可以大大提高工作效率，不再需要投入大量的人力物力進行繁瑣的檔案調(diào)閱和復(fù)雜的檔案管理，降低了勞動強度，壓縮了管理成本，提高了管理效能。檔案的整個生命周期都由平臺支撐實現(xiàn)檔案的采集、處理、上傳、存儲、調(diào)閱和管理，強大的索引功能使得各個業(yè)務(wù)能夠及時、準確地得到所需要的檔案信息，實現(xiàn)檔案的共通共享。

TP3

A

1674-6708（2015）149-0069-01