淺談事業單位檔案管理的現狀及對策

李婀娜

摘 要：隨著我國經濟的快速發展，我國事業單位數量急劇增加，一些發展較快的事業單位的業務量和范圍逐漸增大，大量的文字資料、照片、圖片等檔案開始增多，這些東西都是事業單位的發展歷史，還包括一些事業單位重要事件的記錄，對于事業單位來說這些檔案十分重要，需要給予足夠的重視。因此，事業單位檔案管理工作逐漸受到了事業單位領導的重視。但是，由于這是一個新興行業，我國絕大多數的事業單位以前都沒有過該方面的工作經驗，因此，在實際的檔案管理工作過程中存在著很多問題，下面，研究者就來具體分析一下目前事業單位檔案。

關鍵詞：事業單位 檔案管理 問題探討

中圖分類號：C21 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）11（b）-0240-01

1 事業單位檔案管理工作現狀剖析

1.1 對于檔案管理工作的重視程度不夠

事業單位的檔案管理工作面臨的第一個問題就是人們對于該份工作的重視程度不夠，這就致使該工作很難進展下去，更別說好好管理了。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。因此，一些單位領導往往容易忽視檔案管理工作，領導對于檔案管理工作的疏忽，就致使檔案管理工作在整個企業的工作中地位的下降，很多從事檔案管理工作的人員都會抱有“領導都不重視我重視干啥”的心里，最終致使檔案管理工作越做越不好，越做越形式化。

1.2 檔案管理工作信息化程度不高

隨著社會的不斷發展，事業單位的業務也變得越來越多，[1]檔案資料的數量也呈現出一種井噴的趨勢，因此，以往的那種檔案管理模式已經不能適應事業單位的發展速度了，因此，第二個問題就是檔案管理信息化程度不夠。雖說，隨著科學技術手段的不斷更新，檔案信息管理系統已得到普遍采用，計算機信息的水平在不斷提高，但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在檔案管理中廣泛運用，有的單位是把個人信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索、調閱檔案等仍習慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

1.3 檔案資源很難實現再利用

檔案管理工作的首要目的就是方便日后的利用，但是現實的事業單位的檔案資源基本上很少會被再利用起來，因此困擾檔案管理工作的第三個問題就是檔案資源再利用程度有限。有很多事業單位沒有能夠最大程度的發揮人事檔案應當發揮的作用。對檔案的管理工作僅限于整理和保管，片面的認為不丟失不損害就完成了工作。忽視了對檔案資料的整理和利用這一重要工作環節。

1.4 檔案材料制作不符合標準

檔案在進行入庫的之前，要進行同意的編制管理[2]，以便與以后進行查閱，但是，目前我國很多事業單位的檔案材料制作都不規范，讓人看起來十分混亂，查閱的時候更是十分不便。一般的檔案材料，需統一使用十六開規格的辦公用紙，大于或小于十六開規格的檔案材料以及對那些不規則、破損、卷角、折皺的材料都要進行技術加工、折疊、剪裁及裱糊。但近幾年來，時常有A4紙規格的材料歸檔，這些材料裁剪非常困難，同時也使得檔案案卷很不美觀。

2 改善檔案管理工作的方法分析

2.1 提高企業領導對于檔案管理工作的重視

要想做好檔案管理工作，第一步就是要提升領導人對于檔案管理工作的重視程度，比如說，加大檔案管理宣傳力度。加大檔案管理宣傳力度可以從根本上提高工作人員的重視程度以及糾正對檔案管理工作的片面認識。我們應當經常學習與檔案管理相關的法律條文、規章制度。

2.2 建立企業相應的、健全的檔案管理制度

一個好的工作，是要有一個相應的管理制度與之相隨的，因此，做好檔案管理工作的第二步就是建立一個健全的檔案管理制度，讓工作人員按照工作制度開展工作，從而提升工作質量。一切工作有條不紊的有序進行是做好檔案管理工作的關鍵。首要的是，用規章制度嚴格規范檔案管理的操作流程，再者，要用健全的制度對檔案管理工作的進行過程嚴格審查。杜絕由于操作人員的馬虎大意發生低級錯誤。

2.3 增強檔案管理信息化程度

解決繁重的檔案管理工作量的最有效的辦法就是，加快檔案管理工作信息化進程，從而提升檔案管理工作的效率和質量。隨著計算機技術的廣泛應用，信息化已經成為時代發展的必然趨勢，而事業單位的檔案管理若要能適應時代發展潮流，也必須要加強檔案的信息化管理，加大信息化建設力度，提高檔案管理的信息化水平。

2.4 提高檔案管理人員的專業素質

提升事業單位的檔案管理工作的質量的最后一個措施就是，提升檔案管理人員的專業素質。比如說，我們可以在新員工開始正式上班前對他們進行一次統一的培訓，給他們將一些檔案管理工作的重點要點，從而讓他們可以更快的適應新工作。

3 事業單位檔案管理工作的意義分析

事業單位的檔案管理工作是近些年來才逐漸發展起來的，[3]很多人們到現在都還沒有真正的理解該項工作的意義，下面，我們就來具體分析一下事業單位檔案管理工作的意義。事業單位作為國家機構的一個分支機構，其發展水平的高低直接影響著當地社會文化、教育、科學、衛生等各方面社會福利發展水平"而檔案作為事業單位的主要資料信息載體，做好檔案管理工作對于事業單位的發展是有著極大的促進意義的。

4 結語

我國事業單位的檔案管理工作就像上面說的那樣，需要有很多改進的地方。但是首先我們需要知道什么是事業單位。所謂的事業單位，指的是一些為社會和人們服務的組織，因此，一些文字方面的資料對于這些事業單位來說就顯得更為重要。比如說，如果他們資助了某個人，但卻沒有留下相應的檔案作為存根，那么以后再想資助該人的時候就會失去聯系的方式，或者出現重復資助已經不需要資助的人，這些問題都會給事業單位的發展帶來影響。而要想杜絕以上這些問題，就應該做好檔案管理工作。但是，希望事業單位領導人能夠認識到自身單位的實際情況，再結合其它單位的管理經驗的時候能夠根據實際情況而定，從而有效的避免一些不應該出現的檔案管理問題，為事業單位的未來做出做大的貢獻。

參考文獻

[1] 劉金蓮.機關事業單位檔案管理工作[J].中華書局，2010.

[2] 程永寧.機關事業單位檔案管理[J].黃山書社，2012.

[3] 楊軍.高校人事檔案管理策略分析[J].黑龍江檔案，2011.endprint