數(shù)字化檔案長期保存的問題與解決途徑

何玉鳳

摘 要：本文首先對數(shù)字化檔案工作進(jìn)行概述，接著說明數(shù)字化檔案長期保存中面臨的問題，最后提出了解決問題的幾種方法，希望本文能夠?yàn)槠髽I(yè)數(shù)字化檔案工作的發(fā)展提供幫助。

關(guān)鍵字：數(shù)字化檔案;保存;解決途徑

中途分類號：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

信息時代的到來使人類生活發(fā)生了根本的變化，其中一點(diǎn)就是信息存儲和傳輸方法的轉(zhuǎn)變，這一轉(zhuǎn)變同樣影響到企業(yè)檔案管理。如今，進(jìn)行數(shù)字化檔案建設(shè)已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理工作的

重點(diǎn)。

一、數(shù)字化檔案工作概述

數(shù)字化檔案工作即是把傳統(tǒng)的紙質(zhì)和事務(wù)檔案轉(zhuǎn)化成文檔、電子圖片和影像、聲像等格式，進(jìn)行檔案存儲和管理。數(shù)字化檔案管理不僅減小了檔案存儲空間，還方便提取，能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案的服務(wù)職能，但數(shù)字化檔案工作中存在著一些問題，如何實(shí)現(xiàn)檔案的長期保存，就是其中的主要問題之一。

二、數(shù)字化檔案長期保存的問題

（一）存儲工具的壽命有限

數(shù)字化檔案存儲的空間是電腦、移動硬盤等，這些設(shè)備既是數(shù)字化檔案產(chǎn)生要應(yīng)用的工具，也是存儲工具，數(shù)字化檔案的保存時間，也由這些工具的壽命決定。然而，永遠(yuǎn)可用的存儲工具是不存在的，即便是不經(jīng)常使用，一張光盤的壽命也只有10年，一個移動硬盤的壽命也不過20年。再加上對這些存儲設(shè)備的經(jīng)常應(yīng)用、設(shè)備所處的環(huán)境變化、粉塵污染導(dǎo)致的設(shè)備老化以及人為損壞等，這些存儲工具的壽命就更短，導(dǎo)致數(shù)字化檔案在同一位置的存在時間縮短、檔案需要經(jīng)常變更位置才能得以長期保存，再加上存儲設(shè)備老化和技術(shù)不足，其使用穩(wěn)定性有待考察，一旦出現(xiàn)問題，就很容易導(dǎo)致數(shù)字檔案損壞或丟失。

（二）存儲技術(shù)和讀取技術(shù)之間的沖突

數(shù)字化檔案已經(jīng)成為目前企業(yè)檔案的重要形式，存儲檔案并進(jìn)行檔案管理的最終目的是為了使用檔案為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，因此，數(shù)字化檔案要在長期存儲中滿足檔案調(diào)取的需求。但是，隨著軟硬件技術(shù)的不斷升級和更新，新舊版本之間的軟件有時候無法兼容，數(shù)字化檔案就難以還原成可讀的形式。數(shù)字化檔案對系統(tǒng)軟硬件平臺的依賴性，使得數(shù)字化檔案的讀出、還原技術(shù)過時問題成為困擾數(shù)字化檔案長期保存的又一大障礙。特別是在市場的推動下，技術(shù)的發(fā)展非常快，記錄與存儲數(shù)字化信息的設(shè)備與軟件大約每兩到三年就完成一個更新周期，這給數(shù)字化檔案的長期保存帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

（三）數(shù)字化檔案的安全問題

企業(yè)檔案是對企業(yè)運(yùn)營活動的記錄和保存，通過檔案整理和分析，我們能夠得到企業(yè)運(yùn)營的真實(shí)情況，因此，數(shù)字化檔案長期保存中的一項(xiàng)重要任務(wù)就是維護(hù)數(shù)字化檔案的真實(shí)性。然而由于數(shù)字化檔案具有易更改性，在保存和使用的過程中，容易被人為修改、拷貝、移動、粘貼和重新編輯等，且改動不留任何痕跡，造成數(shù)字化檔案的真實(shí)性難以確認(rèn)。同時，數(shù)字化檔案的結(jié)構(gòu)具有復(fù)雜性，在對數(shù)字化檔案進(jìn)行有效的存儲、壓縮、傳遞、遷移等過程中，容易造成數(shù)據(jù)的丟失。

三、解決數(shù)字化檔案長期保存問題的途徑

（一）保證數(shù)字化檔案存儲工具的質(zhì)量

要規(guī)避由于數(shù)字化檔案存儲工具老化和質(zhì)量風(fēng)險造成的長期存儲問題，就必須保證數(shù)字化檔案存儲工具的質(zhì)量。企業(yè)和檔案管理工作人員有必要做到以下三點(diǎn)：第一，不以節(jié)約企業(yè)資金開銷為由隨意縮減數(shù)字化檔案存儲工具的開支，在企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的可用開支范圍內(nèi)，盡量選擇性價比較高的、質(zhì)量可靠的存儲工具;第二，企業(yè)要嚴(yán)格對數(shù)字化檔案存儲工具的購買和使用進(jìn)行監(jiān)督，杜絕檔案管理員工對硬件工具進(jìn)行私自挪用;第三，檔案管理工作人員有必要熟悉每一個存儲工具的正確使用方法、使用年限，保證對數(shù)字化檔案管理操作得當(dāng)，避免人為損壞的事件發(fā)生。

（二）對數(shù)字化檔案管理硬件和軟件進(jìn)行定期檢查和更新

數(shù)字化檔案管理硬件和軟件更新快，導(dǎo)致檔案讀取困難造成的長期存儲不利的問題，需要通過檔案管理工作人員的進(jìn)一步努力、精細(xì)的工作來解決。檔案管理工作人員首先需要具備對各種數(shù)字化存取硬件和軟件進(jìn)行預(yù)先測驗(yàn)的能力，在引進(jìn)新的數(shù)字化檔案管理設(shè)備時，要對設(shè)備進(jìn)行全面的檢查和測試，確保設(shè)備安全;此外，檔案管理工作人員還應(yīng)具備對硬件和軟件進(jìn)行檢查、檢修和更新的能力，按照數(shù)字檔案存儲的時間，對硬件和軟件設(shè)備進(jìn)行及時的調(diào)整和檢修，例如在電腦上安裝自動更新，保證檔案數(shù)據(jù)庫軟件的版本與文檔檔案和視頻、音頻檔案的格式匹配，以確保數(shù)字化檔案長期存儲有效。

（三）完善數(shù)字化檔案安全管理工作

繼續(xù)強(qiáng)化和完善數(shù)字化檔案的安全管理工作，是有效規(guī)避由于安全問題造成的檔案長期存儲不利的主要途徑。完善數(shù)字化檔案安全管理工作的方法有以下兩種：第一，對數(shù)字化檔案進(jìn)行備份和異地保存，一旦資料庫中的檔案發(fā)生變化，就可以通過異地備份的檔案對其進(jìn)行還原，避免由于檔案損壞和丟失造成的損失;第二，對重要的數(shù)字化檔案設(shè)立訪問限制，對涉及到企業(yè)機(jī)密的檔案進(jìn)行加密程序?qū)懭耄挥性谄髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)層和檔案管理工作人員共同在場的時候才能解密讀取;對于員工個人檔案，則設(shè)立訪問賬戶和密碼，并保證每次訪問都有時間記錄，以此保證檔案內(nèi)容不被隨意篡改。

總結(jié)：綜上所述，數(shù)字化檔案管理是企業(yè)檔案管理在網(wǎng)絡(luò)時代發(fā)展的必然走向，而數(shù)字化檔案也因?yàn)槭艿骄W(wǎng)絡(luò)時代信息儲存弊端的影響而產(chǎn)生種種問題，使檔案資料長期保存面臨各種困難。只有檔案管理工作人員對數(shù)字化檔案管理予以高度重視，積極主動地去應(yīng)對這些問題，數(shù)字化檔案存儲才更加科學(xué)、安全和可靠。

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