數字檔案在檔案信息化建設中的重要性

鄭小成

（依安縣最低生活保障管理局，黑龍江依安161500）

數字檔案在檔案信息化建設中的重要性

鄭小成

（依安縣最低生活保障管理局，黑龍江依安161500）

在檔案管理工作中，使用信息技術和多媒體技術建設數字檔案，進行現代化的檔案管理，有助于更好的利用檔案資源，詳細分析數字檔案在檔案信息化建設中的重要作用，也有助于檔案管理人員真正認識到數字檔案的重要性。

數字檔案；信息技術；信息化建設

1　數字檔案的管理模式

檔案具有多種不同的形式，包括文字、圖表、聲像等，記錄國家、社會或者個人的以及各個領域的有價值的信息，是一筆巨大的財富，要想好好利用檔案，發揮檔案的潛在價值，就必須對檔案進行科學有效的管理。傳統的檔案是由紙張組成的，存放以及管理都十分不方便，還會受到存放時間的限制，數字檔案則可以將不同載體的、存放在不同位置的信息資源以數字化的方式進行存儲，并實現網絡互聯，實現資源的共享以及有效利用，因此，檔案數字化可以很好地解決傳統檔案管理中存在的問題。目前，檔案數字化可以通過掃描方式將紙張電子化，然后加以存儲，并可以通過網絡發布到局域網、廣域網、互聯網上，網絡用戶可以通過搜索引擎快速查找信息，這種信息利用方式使靜態的信息聯動起來，并利用網絡的快速傳播功能擴大了信息的輻射面，使檔案信息的價值得到了有效的實現。

2　數字檔案的管理模式

2.1數字檔案的管理對象

隨著時代的變化和科學技術的發展，檔案管理對象已經不單單是傳統的紙質檔案，更多的是管理數字檔案，形成了數字檔案為主，紙質檔案為輔的管理模式。在社會的演變過程中，檔案的載體也由古代的甲骨、金石演變為紙張，再到如今的磁帶、磁盤、光盤，隨著社會信息化程度的提高，新型檔案載體——數字檔案——會得到社會公眾以及政府的更多關注，數字檔案也會成為檔案管理的主要對象。

2.2數字檔案的管理內容

傳統檔案的管理內容主要是對歷史文獻、有價值的紙質資料的妥善保存，需要做好檔案的歸檔、分類、存儲等工作，管理內容單一，效率低下。數字檔案通過現代化的手段對紙質資料進行數字化處理，以光盤、硬盤等為存儲介質，它的管理內容在傳統檔案管理的基礎上，還要做好數字化工作、進行數字檔案的業務管理，并借助計算機技術和網絡技術搭建信息傳輸交流與共享平臺，對數字檔案的交流與使用進行科學管理。

2.3數字檔案的管理手段

長期以來，檔案管理都采取人工管理模式，從檔案的收集、整理到檔案的分類、編目，再到檔案的檢索、利用等，這一系列的工作都通過手工操作來完成，工作量巨大，工作內容繁雜，很容易出現錯誤。而數字檔案采取的是自動化管理模式，它的出現在很大程度上減少了檔案管理人員的工作量，促使檔案管理工作朝著自動化、現代化、信息化的方向發展。數字檔案的存儲介質具有很大的存儲容量，海量存儲已經逐漸成為可能，這使得檔案管理逐漸擺脫了對存儲空間的限制。借助計算機的自動分類與組合功能，電子文件可以輕松產生，因此檔案管理形成了以計算機為核心的自動化辦公模式，這極大地簡化了檔案管理工作，減輕了檔案管理人員的工作壓力，改善了工作人員的辦公環境，大大提高了檔案管理工作的效率和質量。此外，借助互聯網快速的數據傳輸能力，數字檔案能夠借助網絡迅速傳播，從而使檔案資源成為全民共享的資源。

3　數字檔案在檔案信息化建設中的重要性

3.1有助于提高檔案的安全性及實用性

檔案信息化建設主要是使用計算機技術、網絡技術等高科技手段，將傳統的檔案變成全民共享的、方便查閱與編輯的網絡化檔案，發揮檔案資源的巨大價值，它可以在保證檔案內容與傳統檔案相同的基礎上，提高檔案管理的安全性以及檔案的實用性，減少人們在查閱和使用檔案資源過程中遇到的困難，使人們能夠在最短的時間內得到最為準確的信息。

3.2有助于提高檔案管理的標準化和規范化

在信息化時代，信息技術的快速發展推動了檔案的信息化建設，而數字檔案則是其中非常重要的一環，在檔案信息化建設中合理使用數字檔案，可以很好地提高檔案管理的標準化和規范化。對于部門和企業來講，檔案信息每天都在增加，單單依靠人力不足以實現檔案的科學管理，也難以利用檔案資源進行科學決策，這對于部門和企業的發展是十分不利的，只有運用現代化的檔案信息管理技術，簡化檔案管理手續，提高檔案管理效率，才可以有效提高檔案管理的標準化和規范化。

3.3有助于提高檔案信息的有效性、準確性和安全性

檔案一方面是對歷史事件的記錄，一方面也是對未來事件的啟發，因此，保證檔案信息的有效性和準確性是檔案信息化建設過程中值得思考的問題。數字檔案是高科技產物，通過數字檔案的管理可以實現檔案的及時更新，在保證檔案信息的有效性和準確性方面具有很大優勢。在信息化的時代，信息安全一直是熱點問題，在檔案信息化建設中，確保檔案資料的安全是檔案管理工作的重點。與流傳了幾百年的紙質檔案相比，數字檔案具有安全性較高的優勢，它可以采用安全密匙等高科技手段和多種多樣的加密技術對重要的檔案資料進行加密，保證檔案在存儲以及傳輸過程中的安全，因此與紙質文檔相比，數字檔案可以有效地提高檔案信息管理的安全性。

4結語

在數字化檔案的建設過程中，檔案管理人員要真正認識到數字檔案的重要性，認識到自己的責任與義務，掌握先進的檔案管理知識和管理技術，在工作中善于總結，能夠及時發現并解決問題，做好自己的本職工作，才能夠將數字檔案的巨大優勢發揮出來。

［1］秦磊華，肖波.數字檔案館可用性分析——從信息系統的角度［J］.檔案學研究，2011，（02）：23-24.

［2］高莉萍.淺談對企業檔案信息化工作的幾點看法［J］.黑龍江科技信息，2011，（17）：56-58.

The Importance of Digital Archives in the Construction of Archives Information

ZHENGXiao-cheng
(Yian County MinimumLivingGuarantee Bureau,Yian 161500，China)

The use of information technology and multimedia technology in the construction of digital archives,to carry out the modernization of archives management,help to better use of archives resources,detailed analysis of the important role of the digital archives in the archives information construction,and alsohelp file management personnel totrulyrealize the importance ofdigital archives.

Digital Archives;Information technology;Information construction

G270.7

A

1674-8646（2015）09-0128-02

2015-05-22