面向智慧城市的智慧檔案館建設

王小健 劉延平

（1.北京交通大學經濟管理學院，北京，100044；2.北京化工大學，北京，100029；3.西安電子科技大學，陜西西安，710126）

智慧城市的建設和發展涉及到了城市運作的方方面面，包括政府的行政管理、產業行業的發展動態、人民大眾的日常生活、生態環境的改善保護等。無論是政府決策、企業運作、個人生活還是經濟發展、社會管理、文化服務，都需要對海量的信息資源進行收集、加工、存儲和利用，所以檔案信息建設非常重要。智慧檔案館建設是智慧城市建設的重要組成部分，各地各級檔案館是海量信息的集散地，檔案信息資源數字化、網絡化和共享化已得到各地檔案部門的廣泛認可，智慧檔案館建設也已經在一些地方開始試點探索。

1 前言

在我國城市化建設不斷加速的同時，城市的規模越來越大，城市的人口越來越多，城市的資源越來越緊缺，城市的生態環境日益惡化，這些亟需解決的問題都需要通過大刀闊斧的城市變革、深度優化的資源配置與利用、高效優質的城市運營管理、智能化的公眾信息服務等一些列措施來解決。因此，我國需要打造城市建設的新形態—智慧城市。據不完全統計，截止到2012年2月底，我國已經有154 個城市提出了建設新時期的智慧城

2 智慧城市建設及檔案信息集成服務

2.1 智慧城市的起源

智慧城市的起源可追溯到1998年1月，“數字地球”的理念第一次在加利福尼亞科學研究中心亮相，這一由美國前副總統戈爾提出的新理念旨在利用ICT建設一個更加數字化的城市。2008年11月，“智慧地球”這一新概念被美國IBM 公司正式提出，受到了世界各國尤其是美國政府的高度重視，并于2009年11月上升到美國國家戰略的高度。2010年，IBM公司進一步提出了“智慧城市”的美好設想，使“智慧地球”理念得到進一步細化［2］。

2.2 智慧城市的內涵

智慧城市是一個復雜的現代化生態系統，是城市在知識社會創新背景下經歷工業化城市、數字化城市階段后進化的高級形式，其關鍵支撐是由物聯網、云計算、移動互聯網領導下的新一代信息技術和各種社交網絡、Living Lab、Fab Lab、維基等媒介的廣泛應用，把城市里的人、資源環境、經濟文化等方方面面融合成一個有機整體進行智能化管理，對城市運行過程中的核心信息能夠提前預測、快速感知和智能分析，為人類創造一個更加適宜居住的生態城市［3］。

智慧城市作為城市發展的高級形式，其特殊的地位賦予了智慧城市新的特征：寬帶互聯帶來的無所不知的全面感知，云計算、云存儲帶來的無所不能的融合應用，以人為本理念帶來的無時無刻不在進行的服務創新。

2.3 面向智慧城市的檔案信息集成服務

從本質上來說，智慧城市需要實現在一定區域范圍內各個行業、各個部門、各個群體、各個系統之間的信息共享、數據融合和業務協同，從而為民眾的工作學習、公共安全等方面提供全面的檔案信息服務。因此，智慧城市檔案信息集成服務應包括以下三個方面的功能：面向政府行政管理的智慧政務功能、面向企業經濟發展的智慧產業功能和面向民眾生活的智慧民生功能。檔案信息集成服務是智慧城市建設的關鍵。

2.3.1 面向政府行政管理的智慧政務功能

在智慧城市建設過程中，政府進行行政管理和為民眾提供公共服務都需要公共事務管理平臺、社會生活監管平臺和公眾信息服務平臺來達到智能政務的新水平。公共事務管理平臺用于政府各部門之間共享信息資源，借助計算機技術、網絡通信技術等現代科技整合提升政府各部門的行政交流和社會管理能力；社會生活監管平臺利用物聯網、攝像頭監控、全球定位系統等技術對城市運作進行實時監控，發現問題并做出響應，提高城市的危機處理能力，為民眾提供安全可靠的生活居住環境；公眾信息服務平臺是利用網絡通信技術為企業、公眾提供及時高效的信息服務。

2.3.2 面向企業經濟發展的智慧產業功能

智慧城市需要智慧產業的支撐，智慧產業即符合城市發展需要的產業經過升級換代后的高級形式，例如：智慧物流、智慧交通、智慧電網等。智慧物流以物聯網為基礎，利用無線傳感技術，感知上傳物體的產品信息，利用全球定位系統進行跟蹤定位，利用移動互聯網實時查看物體的全面信息，這樣既可提高物流企業的工作效率，同時滿足用戶的多樣化個性需求；智慧交通即利用現代信息系統服務于交通運輸業，智慧交通同樣離不開物聯網和全球定位系統技術，把包括路況、車流量等信息及時讓每一位交通參與者獲取；智慧電網是利用每一個節點都分布有密集的傳感器和故障檢測設備，時刻監控著電網的正常運行，一旦發生問題，可由其決策控制系統自動發出指令，修復的同時啟動備用線路，以免影響整個電網的正常安全運行。

2.3.3 面向民眾生活的智慧民生功能

智慧城市的宗旨是服務民眾和以人為本，智慧民生是體現一個城市智慧化程度的關鍵。民生服務的智能化體現在智慧教育、智慧民眾醫療、智慧社區活動等多方面。智慧教育是指利用網絡通信技術打造高水平的共享教育資源庫，讓各個地方的民眾都可以通過遠程網絡教學平臺接觸和享受到同樣的教育資源，同時不受時間和空間的限制進行自主學習；智慧民眾醫療是指利用物聯網技術把患者、醫療機構、醫務人員緊密地聯系在一起，使這三者可以無障礙地溝通互動，打造智能化的醫療就診流程；智慧社區是指信息集成服務深入到智慧城市的綜合服務社區，通過記錄和宣傳以往社區工作的經驗和價值，分析并發現每位社區居民的行為習慣和信息價值觀。在智能設備普及的社區里，居民足不出戶就可以獲取全方位的信息服務。

3 我國智慧檔案館建設現狀

3.1 智慧檔案館的內涵

智慧檔案館的建設是智慧城市建設的重要環節。智慧城市背景下，IT 基礎設施實現集約化，IT服務實現計量化，對數據的感知實現全面化，對信息的管理實現智能化，社會知識服務越發個性，城市管理運作更加協同。在前期建設完善數字檔案館的基礎上，對檔案信息化進行深化，對館藏資源的管理進行精細化，對檔案業務進行全面感知化，對檔案信息服務進行知識化。其核心是帶給用戶最好的體驗，服務智慧城市建設，服務社會大眾，實現檔案館建設的全面升級。

智慧檔案館=數字檔案館+新技術應用+以人為本理念貫徹+檔案信息集成。數字檔案館實現了館藏資源數字化、信息傳輸網絡化、檔案管理自動化、信息資源共享化，智慧檔案館則在此基礎上繼續優化，利用物聯網實現全面感知，跨系統應用實現館藏資源的智能處理，以人為本理念的貫徹實現服務創新。數字檔案館的關注重點是檔案的信息化與電子檔案的存儲利用，而智慧檔案館則站在用戶的角度，注重管理品質和服務質量，把以人為本的靈魂理念注入到智慧城市的血液中，用戶可以在權限范圍內不受時空限制，隨時隨地通過手機等移動終端對信息資源進行檢索和利用。

3.2 我國智慧檔案館的建設現狀

在國家智慧城市建設有序進行時，我國圖書館界也逐漸開始對智慧檔案館建設進行研究，一些有超前眼光的地方檔案部門對智慧檔案館建設進行了探索和試行。無論站在智慧城市建設的全局角度，還是為了檔案事業的長遠發展，智慧檔案館建設都有著重大意義和現實必要性。

浙江省麗水市在智慧麗水建設的同時開始了智慧檔案館建設，實行全市檔案資源統籌建設，各級檔案館與各部門檔案室進行協同共建，將區域內所有檔案數據共享。這一目標實現的關鍵在于將各個部門系統中的文件形成格式與元數據處理制定統一規范和標準，采用云計算技術的分布式部署，形成九縣圍繞一市的檔案管理資源共享格局。麗水市建立了館藏檔案大數據和室藏檔案大數據兩個數據倉庫，配備了擁有智能管理、智能監管、智能發布三大功能的操作系統。根據用戶的不同需求，面向居民建立了云檔案共享中心和物聯檔案超市，面向政府部門建立了資產智慧檔案和民生檔案，構建了極具麗水特色的初級智慧檔案館［4］。

浙江省紹興市以其豐富的數字信息資源作為強大的支撐，以全方位的人性化服務作為關鍵要素，注重檔案信息網站的檢索查閱利用綜合功能，創建了“區域公共檔案信息資源管理和服務平臺”、“區域涉民檔案集成管理與服務平臺”，在建設智慧檔案的探索之路上邁出堅實的一步［5］。

山東省青島市于2010年建成檔案歷史知識庫，并于2012年開通使用金宏政務網，實現了與檔案信息網的融合。檔案歷史知識庫的目標是知識共享，試圖建立一個功能強大、結構化、模塊化的知識數據庫，通過先進的技術和統一的管理制度整合檔案館的各類資源。檔案歷史知識庫的宗旨是為用戶提供最優質便捷的服務，注重用戶體驗，某種意義上實現了知識的智能再造功能，通過開放管理使用戶可以參與其中。歷史知識庫的成功運行為青島市智慧檔案館建設打下了堅實的基礎［6］。

上海市啟動了全市18 家國家級綜合性檔案館的館際聯動，實行全市通辦，可以實現就地查詢和跨館出證，為構建智慧檔案館鋪路［7］。中國移動廣東公司提出“五全實時智慧檔案管理體系”。北京量子偉業信息技術有限公司研發了國內首款智慧檔案管理軟件，即“PDE”數字檔案管理系統［8］。

這些城市及企業的開拓性實踐嘗試為面向智慧城市的智慧檔案館建設營造了良好的文化氛圍，奠定了堅實的基礎。但是，這些研究與實踐，距離智慧檔案館的真正要求還有很大的差距，主要體現在以下兩個方面：一是在宏觀方面，現在缺乏站在系統角度規劃城市的數字化發展和數字信息資源的整合利用，缺乏從全局角度對智慧檔案建設的組織架構及工作體系進行優化設計。從數字檔案館到智慧檔案館過程中的系統化管理和統籌化利用需要宏觀把握；二是在操作層面，現在缺乏明確實現系統功能的要求、控制文件對象的程度、聚合檔案資源的范圍和智慧檔案館管理運作的規章流程。目前試點城市的智慧檔案館建設也只是實現了智慧檔案館的一部分功能，在數字檔案館的基礎上前進了一些，但如果已實現的這部分功能不能在智慧城市建設中與時俱進，為民眾提供便捷的公共服務，則有可能被邊緣化，成為歷史檔案館［9］。

4 智慧城市背景下智慧檔案館建設

在智慧城市背景下，智慧檔案館應能夠解決以下三個問題：（1）區域內民眾能夠通過各種終端設備不受時空限制獲取需求的檔案資源與服務；（2）城市檔案部門能夠有效地管理智能檔案系統，確保其正常運行，保障數據安全；（3）檔案信息資源能夠很好地融入到智慧城市建設中。為此，本文提出以下解決策略：

4.1 物聯網、云計算、移動互聯網技術的綜合應用

智慧城市生態系統以物聯網作為感知系統，以云計算搭建數據處理平臺，以移動互聯網構建檔案信息服務平臺。

物聯網使任何物體能夠被感知并且唯一標記，所有物體抽象出的信息形成一個巨大的網絡體系，在體系中的每一個物體都能感知其他物體和周圍環境。具體到智慧檔案館，包括檔案設備、人、周邊環境等，這些實體可以被全面感知，實現跨時空全方位互聯和協同信息共享。檔案信息感知與獲取系統是智慧檔案館利用物聯網的智能化感知去主動獲取智慧城市中各種系統里的有用信息形成的有價值的電子檔案，需要采用集成化的方法進行信息的系統遷移，采用檔案化的方法進行信息的自動封裝和歸檔。智慧檔案館的感知系統分布密集，包括：（1）系統內部數據庫之間進行數據傳遞、遷移和同步的數據感知系統；（2）系統與數據庫之間實現有效訪問和高效存儲的感知系統；（3）系統和系統之間用于溝通交流、業務協同、流程優化的感知系統；（4）人與系統之間的行為感知系統用于捕獲人的行為習慣，并利用數據挖掘分析人的行為規律，從而為用戶提供智能化服務。

云計算數據處理平臺可以應對物聯網感知海量數據。由于需要各種應用系統進行數據共享，并抽取有效數據進行計算，目前只有云計算數據處理平臺可以完成這一使命，同時實現云存儲、云利用和云歸檔。具體到智慧檔案館，則是對即時感知的各類數據包括檔案館的設備、檔案資源及用戶進行快速智能化的分析處理與資源切割、調配、整合。智慧檔案館面臨的信息資源來源范圍逐漸擴大，不僅包括傳統檔案館形成的檔案信息，還包括云數據處理中心、社交網絡、電子商務網站等網絡上的海量信息。因此需要對檔案館實行精細化管理，建立智慧檔案館日常運行數據庫、智慧檔案館長期保存數據庫、智慧檔案館信息服務數據庫和智慧檔案館危機備份數據庫。（1）日常運行數據庫用于支撐檔案館內所有業務信息化建設和智能檔案管理系統的維護。檔案工作人員利用日常運行數據庫圍繞檔案業務開展各項工作，如：檔案的分類整理、檔案的標引劃控、檔案的降密變更、檔案的統計查詢等，實現檔案管理的全程自動化，便于檔案管理過程中的監管監控，建立檔案服務文化基礎。（2）長期保存數據庫根據檔案歸檔時的密級、存儲期限等要求篩選需要長期保存的電子檔案資源，制定長期保存策略進行封存管理。長期保存數據庫中的檔案存儲過程盡量避免人工參與的成分，而是采用系統預先設置好的檔案處理策略，在特定的情形下自動執行。如果用戶需要訪問長期保存數據庫中的檔案，則需要通過專用訪問工具登錄瀏覽，且不能對其進行增加、刪除、修改操作，以確保長期保存數據庫中數據的完整性。（3）信息服務數據庫是面向所有需要利用檔案資源用戶提供信息檢索查閱的數據庫。用戶可以根據自身需求定制檔案信息推送，信息服務數據庫也記錄分析用戶的行為規律主動為用戶提供個性化服務。（4）危機備份數據庫是為了防止數據泄露、遺失、盜取而進行的實時異地備份，確保數據的安全完整［10］。

移動互聯網信息服務平臺應用智能過濾內容技術，智能分析文章標題、內容進行分類整理，實現與網絡應用程序無縫連接，比如：開發智能檔案APP，用戶只需下載即可使用，實現與檔案部門系統的交互，獲取有用信息。

4.2 以人為本理念的深入貫徹

智慧城市與智慧檔案館的建設都是以物聯網、云計算、移動互聯網為技術支撐，同時離不開維基、微博等各類網絡應用的普及。在知識創新時代，用戶在社會創新中有著舉足輕重的作用，現代一切科技都應秉承以人為本理念，智慧城市需要通過像Living Lab等用戶參與的方式來推動社會服務創新與協同創新。面向智慧城市的智慧檔案館建設從開始就要注重用戶需求和用戶體驗，用戶可以通過微博、微信、維基、Living Lab 等網絡應用積極參與到智慧檔案館建設中，民眾的智慧融合是推動社會服務創新、協同創新、可持續發展的強大動力。

4.3 檔案信息集成服務的全面融合

在國家信息戰略的推動下，各地各部門檔案館普遍對檔案資源進行了信息化和網絡化，一些地方建成了數字檔案館并開始探索建立智慧檔案館。但是從實際情況來看，目前多數的檔案應用系統是面向政府部門開設的政府內網，面向大眾的移動互聯網應用很少。智慧檔案館提供開放的信息管理平臺，其核心是為公眾提供優質便捷的信息服務。檔案信息集成服務為用戶提供一站式服務，檔案利用者不需要關注系統后臺運行方式，只需要在統一的瀏覽界面注冊登錄，就可以不受時空限制檢索到集成化的檔案資源。一站式服務系統集成了內部檔案信息服務網絡和外部檔案信息服務網絡，用戶既可以檢索到來自檔案館的檔案目錄、全文、圖片、多媒體等信息，也可以檢索到各種網絡上的信息資源，這種統一的檢索接口既方便用戶對檔案的使用，同時提高了檔案資源的利用效率。

5 小結

智慧城市建設是一個循序漸進的過程，智慧檔案館作為城市信息資源的集散地在智慧城市建設中起著重要的信息支撐作用。各級檔案館應重視檔案信息資源集成服務，構建智慧檔案服務平臺，并且與智慧城市公共服務平臺融合，實現信息資源的高度共享，最大限度地實現檔案資源的使用價值，為用戶提供全新的個性化服務與體驗。

［1］畢娟.智慧城市環境下智慧型檔案館建設初探［J］.北京檔案，2013(02):13-14.

［2］楊智勇，王麗華. 面向智慧城市的檔案信息集成服務［J］. 上海檔案，2013(08):19-21.

［3］許桂清.對智慧檔案館的認識與探析［J］.中國檔案，2014(06):70-71.

［4］朱悅華，王正媛.服務至上：科技撐起智慧檔案［J］.中國檔案，2014(09):27-28.

［5］陳慧瑛.智慧檔案數字先行——紹興市檔案信息化建設轉型升級的探索實踐［J］.浙江檔案，2013(12):14-15.

［6］檀竹茂.智慧城市背景下檔案管理范式的轉換——以青島市智慧檔案館為例［J］.檔案，2014(03):15-17.

［7］老姜.智慧城市需要智慧檔案［J］.上海檔案，2012(10):37.

［8］郝偉斌.面向智慧城市的檔案信息化［J］.檔案管理，2013(04):21-123.

［9］薛四新，衛化昱，楊艷. 智慧檔案館研究思考［J］.北京檔案，2014(05):28-30.

［10］楊艷，薛四新，徐華，蘇龍高娃.智慧檔案館技術系統特征分析［J］.檔案學通訊，2014(04):66-69.