“互聯網+”背景下的學校檔案工作探索——以鹽城市田家炳中學為例

徐榮梅

（鹽城市田家炳中學，江蘇鹽城，224001）

隨著“互聯網+”首次被寫進政府工作報告，各個傳統行業都在努力尋找觸網“風口”。積極尋求“互聯網+”時代的創新、實踐，并進一步尋求更大、更高的發展，是包括學校在內的檔案工作的迫切需要。在新常態下，學校檔案管理工作從理論到實踐，都需要主動適應，探索創新。在持續不斷推動檔案工作電子化、數字化的前提下，利用大數據分析、聯網共享等技術手段，推動學校檔案管理工作與互聯網有機深度融合，實現檔案工作管理和開發的重建，是建設數字學校，更好地服務師生和教學活動的有效途徑。

一、中學檔案工作在“互聯網+”背景下普遍存在的突出問題

近年來，隨著全省檔案事業的整體推進和檔案現代化工程的加快實施，學校檔案工作作為其有機組成部分也得到了長足發展。特別是伴隨著《關于加強和改進新形勢下全省檔案工作的意見》的深入實施和大數據、互聯網等現代信息技術手段的廣泛運用，傳統的檔案工作將大踏步地邁向信息化時代，檔案工作的信息化建設和改造對廣大學校來說也顯得愈發緊迫和重要。但是，無論是與專業性檔案館相比，還是與科研型事業單位相比，還是與高等院校相比，中學檔案工作因其思維慣性、學校規模等諸多因素的影響，大部分還停留在低水平狀態，而重點中學又好于普通中學，建校時間長的學校又好于新辦的。設備陳舊、手段落后、經費較少、人員老弱是許多中學檔案工作現狀的寫照。對照檔案工作的新要求，對照“互聯網+”的新形勢，中學檔案工作存在的問題和差距越來越突出。

1.軟硬件投入不足，檔案工作現代化建設落后

現代化學校需要現代化的檔案信息管理相配套和支撐。理想化的“互聯網+檔案”模式，應該是未來要建設的數字學校、智慧學校的信息神經中樞和智慧大腦，無論是對軟件，還是硬件，還是對檔案工作人員都有極高的要求，都需要較大的人力物力精力投入。但是，受規模層次的局限和辦學經費的壓力，中學檔案工作信息化建設的投入嚴重不足，相當缺乏現代化的信息設備，制約了其在“互聯網+”大背景下的迅速發展。許多中學檔案工作還停留在有幾間庫房、幾臺電腦、幾個人（一般是1-2 個人，而且兼職為多，或者是老教師轉崗的）的低標準階段，遠遠落后于現代化建設的要求。

2.入網聯網的意識薄弱，檔案工作的手段陳舊

隨著互聯網的快速發展，“互聯網+”已經成為時代的必然選擇，學校檔案管理事業的發展，必然會進入互聯網的大網時代。但在現實工作中，相當多的學校及其管理者對檔案管理的互聯網建設缺乏系統的認識和理性的思考，對檔案管理工作依然停留在傳統理念和辦法上，創新意識缺乏，創新實踐較少，忽視了檔案管理及其信息資源的利用，致使學校檔案管理與互聯網的融合進程較慢，滯后于學校發展需要。檔案工作的信息化僅僅是紙質檔案的掃描錄入，電子檔案只是提供了備份和查找的簡單作用，離信息化的初衷相距甚遠。也有一部分學校花費了較多的投入，建立了門戶網站或引進了管理軟件，但關于檔案工作的部分較少，也很少有檔案管理的專題和板塊，檔案工作的互動共享功能更是基本缺失，這勢必影響了學校檔案工作的創新與發展。

3.工作內容和職能單一，大檔案的工作格局尚未形成

記錄和存儲是大多數學校當前檔案工作的主要任務。在學校師生的眼中，甚至是檔案工作人員自己也認為，檔案工作與其他人員無關、是檔案員的事情，主要任務就是把歷年的文件、資料整理歸檔，檔案利用就是簡單的復印查詢。檔案工作的管理性、保密性、專業性、服務性，在許多學校是遞減式的。互聯網的加盟，極大地擴大和豐富了檔案工作的內涵及范圍。信息就是數據、就是檔案，檔案就是信息、就是數據，可以說是網絡化條件下檔案工作的新特征、新要求，中學檔案工作的范圍、內容、職能必須主動調整并與之相適應，形成全程記錄、全員參與、大開大合的大檔案工作格局。

二、鹽城市田家炳中學“互聯網+”檔案管理的實踐

鹽城市田家炳中學系鹽城市教育局直屬、市財政全額撥款的重點中學。學校創建于1958年，2008年1月被省教育廳評定為江蘇省四星級普通高中。學校有初高中班級69 個（其中新疆班8 個），在校學生3240 人；有專任教師276 人，其中高級教師104 人。近年來，學校適應學校發展的新要求和檔案工作的新形勢，積極推進檔案工作的信息化建設，努力構建“互聯網+檔案工作”的新格局。學校設有專業檔案保管室、閱檔室，配有專業檔案管理人員與電子檔案收集處理人員。依托學校門戶網站，建立了獨立的電子檔案管理、查閱平臺，分設校務、備課、督導、互動、圖書館、網絡硬盤等各個子欄目。

1.加大人力物力財力投入，保障檔案管理互聯網應用

實現數據共享資源互通的學校網站

檔案管理與互聯網的融合，需要加大資金投入，開展信息化基礎設施，特別是硬件和數據庫建設，這是推動學校檔案管理與互聯網融合的基本前提。近年來，鹽城市田家炳中學在上級部門和社會各界的大力支持下，加大了檔案管理的互聯網硬件建設，從檔案室、機房等建筑設施，到專業檔案保存設備和防火墻、服務器等網絡硬件設備，再到投影機、掃描儀等電子設備，按照科學合理、節約夠用的原則，從實際需要出發，逐步配齊配足。同時，設立了專門的檔案管理部門，安排了專門的檔案管理人員、電子信息傳輸人員、網站管理人員。考慮到檔案管理工作牽涉部門廣泛，項目眾多，學校研究制定了檔案管理工作制度，從檔案的收集、整理、裝訂、歸檔與借閱等各個方面，均進行嚴格的制度控制，以制度建設促進檔案管理工作水平的提升。特別是在檔案管理的互聯網建設上建立健全相關的制度，為學校檔案工作的數字化、信息化和網絡化做好了鋪墊。

2.加強宣傳教育培訓，實現檔案聯網效應的最大化

學校領導把檔案管理納入學校發展和管理的重要內容，將檔案的管理與教學、招生等學校業務建設同步規劃，同步布置。在學校的重要決策中，注重利用大數據的分析方法，發揮檔案信息的參考作用。加強對檔案法律法規的宣講，使干部職工認識到檔案工作的重要性，更好地支持檔案管理工作，也使每一個教職工成為檔案信息的采集員。為適應信息化的需要，學校采取多種方式加強對檔案管理人員進行網絡知識、計算機技術的教育和培訓，優化檔案管理人員知識結構，提高檔案管理人員素質和專業化水平。堅持技術和管理并重，保證檔案的信息安全。通過對檔案管理人員的教育，不僅提升了檔案的完整性、真實性，更重要的是使檔案管理人員更具有專業知識，更具有學習最新知識尤其是互聯網知識的意識和能力。從而造就一支具有現代檔案信息管理知識、掌握現代信息技術、熟練運用電子計算機和現代通訊設備及提供現代化服務能力的專業隊伍。

3.樹立互聯網意識，推動檔案管理與互聯網的有機融合

學校領導班子提高認識、統一思想，將檔案管理的業務范疇從純粹的存檔、查檔拓展到網絡化、信息化建設中，延伸到為教育工作現代化提供服務的軌道上來。在學校檔案管理的開發利用上，借助計算機、網絡管理系統來滿足包括師生在內的社會各界的查閱、學習需求，為學校檔案信息資源的開發和利用提供目標支持和需求導向。通過點擊，就能從網頁上將檔案信息呈現給授權的需求者，增強需求者對檔案信息的了解，最大限度滿足各方面對信息查詢的需求，使學校檔案信息的價值得到大幅體現，不斷提高檔案信息資源的利用率。

三、“互聯網+”背景下學校檔案工作創新的思考

大數據、云計算、互聯網等新技術、新手段，正越來越以不可抗拒和不可思議的方式廣泛而深刻地影響著人類思維與行為。“互聯網+檔案”，使檔案工作與現代信息技術相融合，絕不是運用新技術對檔案工作外在表現形式的簡單嫁接改造，而是對檔案工作傳統思維和管理運行方式的顛覆和重構，堅持“四個創新”，推動“四個轉變”，實現檔案的價值新生和檔案工作的轉型升級。

堅持定位創新，推動檔案工作角色由“保管庫”向“思想庫”轉變。泛黃的塵封古紙堆、直矗的冰冷鐵皮柜、封閉常年陰濕的檔案庫，加上面無表情、了無生氣的檔案員，這是傳統檔案工作給人的全部刻板印象。伴隨之的檔案工作定位，常常是把文書資料歸檔入庫，需要時查詢驗證。學校檔案工作的重新定位就是從重保管到重開發利用轉變，把對存檔保管和以后的查詢驗證，變成通過對學校過去工作的研究分析，成為指導當前工作，研究發展趨勢，制定發展規劃的依據，把一本本死檔案變成活檔案和生動豐富的信息，把檔案庫變成學校工作決策的知識庫、思想庫，使檔案不僅成為歷史的記憶，而且成為現實的遵循和未來的方向。要實現此目的，不僅對檔案工作的設備、軟件提出要求，而且要求檔案工作人員的能力素質跟上信息化的步伐。新時期的檔案工作人員應該是一個具備發展戰略眼光、管理學知識、經濟學知識、統計學知識、信息技術知識和檔案學知識的復合型人才，不僅要保管好檔案，而且要開發好檔案，不僅要被動地提供查詢等服務，而且要主動地提供決策參考等服務。因此，互聯網時代的學校檔案工作，其角色和定位就是成為學校決策的參謀部和智慧源泉。

堅持介質創新，推動檔案存儲介質由紙質向紙電并存，更加注重電子化、數字化轉變。電子化、數字化是實現檔案工作現代化的基本要求和發展方向。電子化是死板的檔案活化和運用的前提，互聯網為共享和開發提供了實現可能和技術支撐。檔案的數字化與數據化，不僅要求把紙質的東西存進電腦、網絡，實現長久保存，關鍵是讓他們活起來，為利用開發提供條件。電子化只是檔案工作現代化的第一步，不是最終目的，數據化、集成化才是最終目的。伴隨著信息技術的發展，檔案保管從紙質檔案、實物檔案的唯一性，逐步擴大到圖片音像、電子數據等存儲方式的多樣性，存儲的速度越來越快、存儲的容量越來越大、存儲的時間越來越長，但不管檔案工作發展到哪一個階段，紙質檔案和電子檔案長期并存的格局不會改變，只會因事因時在主次上有所區分。而且有時候，因其唯一性和不可復制性，紙質檔案會發出永久的獨特芳芬。因此，積極推動傳統載體檔案實現數字化，以電子檔案代替原件提供利用，是檔案存儲正確的發展方向。

堅持來源創新，推動檔案收集范圍由條線分割向匯總整合轉變。傳統的學校檔案主要是教職工檔案、學生學籍檔案和教學管理檔案，數量較少，相互孤立。互聯網的運用和數字學校的建設，要求不斷擴大新時期的檔案來源，需要將學校所有的人和事、所有的教學管理活動都數據化，是建立在綜合數據分析基礎上的。如圖書借閱、課程設置、教學研究、出勤管理、學生成績分析等全部生成信息、納入檔案管理范疇，實現學校活動的檔案資源系統化、全景式的存儲運行（當然有的是用于數據的即期分析，有的是按照檔案要求進行保存），以數字化檔案建設數字學校、智慧學校。這就要求在檔案數據流來源渠道不變的前提下，建立匯總收集、整合機制，形成一個充沛的、完整的學校工作大數據庫。因此，檔案工作要統籌規劃，打破條線分割，整合同一單位內不同部門的檔案資源，推動檔案來源科學配置、合理整合。

堅持服務創新，推動檔案利用由收集查詢向深度開發轉變。檔案管理開發，不僅包括簡單的收集、整理、鑒定、保管等管理職能和統計、利用、查詢等簡單利用，更應該是互聯網背景下的精準管理、整體開發、深度利用。如通過對學校某類圖書借閱的對象、時間、頻率等進行研究分析，既可以發現某個年齡段或年級的學生閱讀興趣和閱讀方向，為學校掌握學生的思想動態，及時做好思想引導提供依據，也可以為學校調整館藏書籍的種類、數量和圖書室的開放時間提供依據。再如通過對一屆學生從高一進校時到高三畢業時產生的所有學習數據進行分析，可以找出學生的成長規律和對三年教學工作進行整體評估。因此，通過對檔案進行深層次、高質量的分析、甄別，不斷挖掘檔案的價值，找到新發現、新趨勢，利用新規律指導和服務于學校的教學管理工作，是檔案工作新價值的體現和努力方向。

“互聯網+”的時代已經不可逆轉地到來，檔案管理要主動適應新時代背景下的新常態，堅定不移地走信息化、網絡化道路。學校檔案管理工作必須把握“互聯網+”背景下呈現的新特點和新要求，從思想、技術、管理、組織等方面做好各項準備，并積極投入其中，強化創新創業意識，加大實踐探索力度，在“互聯網”大潮中，緊跟住時代發展的步伐。這是學校檔案管理發展的必然趨勢和根本要求。

［1］于曉慶.企事業單位檔案管理基礎［M］.內蒙古：內蒙古人民出版社，2001.

［2］吳寶康.檔案學概論［M］.北京：中國人民大學，1988.

［3］維克托.邁爾.舍恩伯格，肯尼斯.庫克耶.大數據時代——生活、工作與思維的大變革［M］.浙江：浙江人民出版社，2013.