臺灣檔案工作考察紀實

江蘇省檔案學會赴臺灣考察團

為推進海峽兩岸檔案事業合作與發展，2014年6月10日至17日江蘇省檔案學會考察團一行4 人，由江蘇省檔案局局長謝波帶隊，赴臺灣進行學習考察。

考察團先后參訪了臺北、臺中、高雄、臺東等城市，對臺灣檔案管理局、臺北市內湖區戶政事務所戶籍檔案室、臺灣文獻館、臺灣電影資料館、臺灣營建研究院以及孫中山紀念館等地進行了實地考察，并與臺灣同行親切座談。

“翼展飛鴻”檔案特展

一、臺灣檔案工作概況

長期以來臺灣史學研究單位管理著歷史檔案，一些史學研究單位、文物保管單位，如臺北故宮博物院、臺灣文獻館等，保管著從大陸去臺灣時運走的大批歷史檔案，但局限于為“史學”服務。這些單位秉承修與管相結合的傳統，雖然對于史學研究有較大優勢，但對于檔案功能的全面發揮有一些局限。為健全政府機關檔案管理，促進檔案開放應用，充分發揮檔案的功能與價值，臺灣當局于1999年12月15日公布了《臺灣地區檔案法》，確立了檔案管理的法律依據，明確了政府檔案實行集中統一管理的原則，《臺灣地區檔案法》的頒布，開辟了檔案工作具有劃時代意義的新里程。2001年11月23日，檔案管理局成立。2002年1月1日，檔案法及其施行細則等相關子法正式施行。

立法以來，臺灣地區逐步建立檔案管理制度，以及各項標準化工作流程，包括機關檔案業務標準，檔案收集計劃與策略；規劃檔案培訓課程，提升機關管理人員專業技能；建立輔導評價機制，開展機關檔案管理績效評估，全面提升機關檔案管理效能。臺灣檔案工作最高獎項“金檔獎”在衡量指標中首先有中長期檔案管理計劃、年度檔案管理計劃、績效目標；其次是對計劃目標的管理、考核、評選、獎勵，對于檔案管理業務績效卓著的機關，樹立檔案管理標桿，全面提升機關檔案管理效能。評審標準涉及規劃與培訓、立案編目、鑒定與清理、保管與庫房設施、檔案應用、資訊化（信息化）等25 類評分細則。值得思考的是，經過初評和復評，書面審查成績僅占10%，實地評獎成績占90%。

經過半個世紀的風雨歷程和不懈努力，臺灣地區檔案管理制度已逐漸穩固，未來將繼續朝著妥善管理和便捷開放應用這兩大方向努力邁進。

二、重點考察情況

（一）臺灣檔案管理局

檔案管理局主要掌管檔案法規的研究與修訂、管理政策的研擬、管理制度的推動、機關檔案管理工作的輔導與評鑒、檔案管理人員的培訓以及檔案的征集、移轉，并提供檔案開放應用服務。檔案管理局下設五組三室：企劃組、檔案征集組、檔案典藏組、應用服務組、文書檔案資訊組、秘書室、人事室、會計室，另設有“檔案管理委員會”，負責檔案價值的判定、分類、保存期限及其它爭議事項的審議，并兼檔案管理與應用政策的咨詢。目前，檔案管理局已收集立法監察、司法及法務、考核及內政、“外交”事務、“國防”退伍軍人事務、財政金融、教育德育、經濟貿易、交通及公共工程、海洋事務、人文及科技發展事業、地方事務、政治等17 個類別的檔案，計6548.3公尺。檔案管理局珍藏的歷史檔案內容豐富多樣，例如有：臺灣光復檔案、921 震災檔案、憲政檔案、國營事業檔案等，其載體形式除紙質外亦有照片、音像視頻、電子媒體等多種類型。

此次考察團參觀了由檔案管理局布展，以檔案實體記載為主要內容，名為“檔案魁寶”的陳列展覽，檔案管理局派員進行詳細的講解。展覽內容涉及政治、經濟、文化、軍事等各方面，生動再現了臺灣近代歷史。同時，考察團還參觀了由檔案管理局承辦，“內務部”、“財政部”、“法務部”、“勞動部”、“文化部”等18 家機關單位主辦，旨在讓民眾了解政府積極推動“為民服務在地化”理念以及新莊（副都）發展的未來趨勢，名為“翼展飛鴻——新莊副都心機關進駐歷程”的檔案特展。各參展機關具有不同行政屬性，提供了形式多樣的為民服務項目，展覽形式生動活潑，內容豐富多彩，以照片、文字、實體、多媒體、互動等多種方式呈現各機關功能特色，彰顯為民服務使命及整體發展策略，給考察團成員留下深刻印象。

（二）臺灣文獻館

位于臺灣南投市中心村光民一路古樸優雅的建筑群就是臺灣文獻館所在地，是臺灣史政（1949年以前臺灣省）文獻保存機關，專責辦理臺灣省通志的纂修。文獻館下設采集組、整理組、編輯組三個主要業務單位。文獻館負責征集接收政府機關從大陸運到臺灣的檔案和已失時效的檔案，是臺灣地區保管歷史文獻最多的單位。

考察團就館藏珍品、數位化（數字化）搶救、檔案應用、古籍修復技術等課題與5 名文獻館人員進行了座談交流。館長介紹其館藏特色為日本占領時期檔案和戰后省直機關檔案。日本占領時期檔案數量龐大、系列完整、原件孤本，真實記錄了日本占領臺灣的歷史過程與結果，具有十分珍貴的史料研究價值，深受學術界重視。館藏內容涵蓋1895年至1945年日本對臺灣殖民統治期間形成的臺灣總督府公文類、臺灣總督府專賣局公文類和臺灣拓殖株式會社文書。戰后省直機關檔案則分為戰后初期臺灣省行政長官公署檔案、逾時30年以上永久保存檔案及超過保存期擬銷毀檔案。該館對史料編研、文獻數位化、古籍修復搶救、檔案應用等各項工作高度重視，做了大量工作，取得顯著成就。

考察團參觀了文獻館內的“文物展”及“史跡展”，展覽分為館史、民俗文物、民間工藝、信仰文化、臺灣地理、史前考古、外族入侵、歷史人物事件等許多專題，通過展覽，考察團成員上了一堂生動、直觀的臺灣歷史課，使我們對臺灣歷史文化及人文風情有了更深的理解。

（三）臺北市內湖區戶政事務所戶籍檔案室

臺北市內湖區戶政事務所戶籍檔案室是詳實記載所轄區域戶籍登記，確保公眾權益，為政府施政提供戶政資訊的機關，歸臺北市民政局管理。陳冠伶主任為考察團介紹了戶政事務所檔案工作的基本情況，對工作業績一一做了幻燈演示。他們遵循便民、效率、創新、尊重的原則，在介紹片中展示了他們對工作細節的重視及自己的發明創造，例如原來的檔案裝訂方法影響利用效率、有損檔案原件，他們經過精心設計、多次試驗，改造成方便、快捷、環保的裝訂方式，有效地縮短了查閱時間，保護了檔案原件，得到用戶的好評。

戶籍檔案室每年召開鑒定會3 次，除檔案工作人員外，又聯合檔案形成部門、相關學者、專家共同討論、鑒定檔案價值及應用中需應對的問題。用心開展多元化的主動為民服務項目，凡本區市民逢考學、結婚、生子、亡故、遷徙等重要事件，戶籍檔案室都會主動送上與之相關的“方便手冊”和禮物，提供一站式的服務和真誠的祝福。他們結合本地傳統文化開展多種方式的宣傳教育活動，如“歷史地名記憶考驗——古地名對對樂電腦游戲”、“內湖風光橋梁美景——特色拼圖電腦游戲”，通過輕松愉悅的方式了解檔案知識，達到檔案超值服務的效果。通過實地進入檔案室、參觀庫房，并與檔案人員交流，我們感到作為一個基層單位，戶籍檔案室以人為本，將服務理念貫穿于檔案工作的每一個細節，架起了民眾與政府之間的橋梁。戶籍檔案室在檔案鑒定、編研、展覽、精細化管理、信息化等各方面都做得非常到位。其對檔案工作的重視令人欽佩，高度的責任意識和服務意識使得這里的檔案工作規范有序、成績斐然，被檔案管理局授予“金檔獎”，是臺灣檔案管理示范單位。

（四）臺灣電影資料館

臺灣電影資料館為臺灣新聞局于1978年與民間共同集資成立的保護電影文化資產機構，為國際電影資料館聯盟會員。該館成立之宗旨是維護及保存電影文化資產，倡導電影學術研究風氣，提升民眾對電影的認知，提供信息服務，協助臺灣電影事業的發展。其藏品豐富多樣，分成7 大類22 分項，主要是：膠片類、攝影類、紙質類、立體物件、視訊資料、有聲資料及其它電影文物；其中華語影片珍藏14，236 部（含紀錄片、短片及臺影影片）、外語影片2，905 部（含紀錄片、短片）、電影盤片14，955 片、電影錄像帶22，106 卷，各種與電影有關的圖書、中外文期刊、海報、劇照計26673 冊（種）。

電影資料館多年來積極開展電影文化資產的搜集、整理與保存工作，館藏臺灣新聞影片是1950—1980年代臺灣本土最重要的動態影像，內容涵括文化、藝術、娛樂、生態、環保、醫療、教育、體育、經濟建設等各方面，全方位記錄了平民生活的點點滴滴。電影資料館同時重視電影資料的保存條件、受損修復及數位化搶救，現已建成100年恒溫恒濕庫，數位化視頻總計744 小時。

三、特色與感受

(一)文獻編研陳列展覽，檔案應用有聲有色

臺 灣檔案工作者對檔案資源的應用意識非常強烈，我們所參觀考察的單位，無論是文獻館、檔案局、戶政所還是電影資料館，每個檔案保管部門都能夠充分利用館藏資源，開展有聲有色豐富多彩的文獻編研、陳列展覽等檔案應用工作。在檔案管理局我們看到了精彩的陳列展覽，展覽大廳咨詢臺上的文獻資料更是琳瑯滿目，厚薄不等、大小不均、圖文并茂、色彩繽紛、載體多樣，讓人目不暇接，簡單翻閱一下就有《見證百年樹人軌跡——教育檔案展》《美麗島事件檔案導引》《921 地震重要檔案》《民主檔案100年》等文獻匯輯，各參展機關的宣傳圖冊、光盤、海報應有盡有。在臺灣文獻館，有多種語言各個時期館藏檔案彩圖畫冊簡介、《典藏文物》《典藏檔案的故事》光盤贈送、固定期刊《臺灣文獻》等各種文獻編輯材料；文獻館由文獻大樓、文物大樓、史跡大樓組成，其中文物大樓和史跡大樓主要用于陳列展示。電影資料館將影視資料視為無域界越時空的珍貴文化寶藏，出版《臺灣有影》電影圖冊系列，并將老電影的經典畫面制作成各種文件夾贈送客人。

一路走來，感覺臺灣同行充分開發利用檔案信息資源，有效延伸和拓展了檔案本身的價值，其編研成果及展示內容不僅具有歷史的凝重，更具有現實生活的靈性——熱情、生動、活潑，這是他們共同的閃光點和可貴之處，值得我們學習思考。

（二）保護搶救珍貴檔案，數字化工作成效明顯

此次參訪的幾家單位都高度重視檔案數位化（數字化）和古籍文獻的修復搶救工作，電影資料館和臺灣文獻館都是數位典藏和瀕危文獻修復搶救的典型示范單位，臺北市內湖區戶政事務所戶籍檔案室也積極規劃檔案數位典藏，實現了網絡查檔閱覽。

電影資料館的檔案修復搶救工作任務繁重，他們逐件檢查影片質量，倒帶清洗，確保底片、聲片、拷貝等載體狀況無虞，如出現霉變、裂紋等受損現象則盡早進行搶救，采用冷凍庫除蟲、清潔機除塵、防潮箱除濕；該館配有冷氣空調機11 組、影片冷 藏 庫5 座、回溫 庫4 座、空 氣清凈機12 臺，分別由清洗室、影片檢查室、酸片處理室、資料整理室、數字檔案攝影室、拍攝掃描室進行相關操作。該館還成立了“電影數位化典藏及推廣工作小組”，建立電影永續典藏與利用機制，將完成整理的影片進行數位化，并以科技方式加以保存和推廣。目前各種新聞片、紀錄片等數位化總計744 小時，每年搶救電影6-8 部，建立了龐大的資料庫與網站，提供各界欣賞、研究。

臺灣文獻館的珍貴史料，十之八九為手稿式史料，文書紙張自然老化的現象無法避免。該館建有典藏庫房，提供完備的檔案保護修復設施，讓受損的檔案得到妥善的修護，讓保存良好的檔案維持品質。早在1993年就制訂了“日據時期檔案制作光盤計劃”，擬用15年時間有步驟、有計劃、有針對性地進行數字影像掃描，逐步將典藏珍貴文化遺產系統數字化。經過多年努力，將館藏文獻加以整理、分類、編碼、掃描數字化、內容分析、建立數據庫，已完成“日據時期與光復初期檔案整合查詢系統”，初步實現了“網絡無域界，史料隨手得”。

通過考察，我們看到臺灣檔案數字化及檔案搶救修復工作積累了不少好的經驗和做法，非常強調理論與實際并重，有選擇性地開展工作，重視程序可操作性，其工作態度之嚴謹、方法之精細、計劃之周密，無論思路構想還是運營模式，對啟發我們的工作思路，少走彎路，都有許多可借鑒之處。

（三）應用服務高效便捷，民生服務表現出色

為提升檔案資源應用服務水平，臺灣檔案管理局加強了檔案目錄查詢網、檔案資訊網、虛擬檔案館等網站的建設，整合臺灣地區檔案資訊服務網絡，提供單一窗口查詢，讓利用者不受時空限制，方便查詢及利用，提供人性化服務。這種統一共享式檔案目錄資源網絡服務，大大方便了民眾閱檔，有助于普及檔案知識和提升檔案利用價值。

我們感覺臺灣同行貼近民眾的檔案宣傳以及用心為民服務的活動開展得卓有成效，有效促進了社會檔案認知度和提升了檔案應用服務水平。當你走進臺北市內湖區戶政事務所，一定會倍感親切，“志工媽媽”為每一位到訪者雙手奉上熱茶，大廳內設有消毒柜、常用藥箱、老花鏡、嬰兒座椅、供自行上網查閱的電腦、文具、交通手冊等便民設施；墻壁上有孩子們的繪畫作品，內湖社區大學的期刊《用愛深耕內湖》讓你覺得暖意融融。戶籍檔案室的工作人員會將戶籍檔案與社區為民服務工作巧妙結合在一起，讓沉睡于庫架上的檔案煥發生命的活力。2011年，他們組織了“印象內湖——記憶互動檔案展姓名篇”，從“人”、“戶”、“名”來記憶內湖，激起內湖人了解當地人文歷史的興趣。他們是這樣詮釋戶籍檔案的：“因為記憶內湖的古往今來，我們擁有許多檔案，因為記憶深刻的生死結離，我們擁有戶政資料，記憶每位內湖居民的‘互動’體驗，希望在舒緩的片刻與幸福的瞬間，讓你感受到由內而外的喜悅。”他們為民服務，用心、細心、貼心，使所存檔案超值發揮作用，其潛力、魅力、活力值得我們關注。

四、幾點建議

（一）兩岸檔案工作交流互利互惠十分必要。“取人之長補己之短”，臺灣檔案工作的閃光點值得我們學習、借鑒。海峽兩岸有著豐富的檔案文化資源，挖掘整理好這些檔案文獻，對于研究兩岸檔案文化發展的歷史，追思中華民族歷史的記憶，匯聚傳統的文化資源，培養兩岸人民一脈相承、血濃于水的親情，具有十分重要的意義。大陸人口眾多、幅員遼闊、歷史悠久，臺灣同胞亦可采取多種形式，了解大陸的風土人情、文化特色。建議擴大海峽兩岸檔案文化交流的力度和廣度，建立關于兩岸各項文化交流的網站和論壇，為兩岸的檔案文化交流奉獻力量，攜手促進兩岸檔案文化事業共同發展。

（二）細致入微的民生服務值得借鑒。臺灣同行以檔案資源為載體，將檔案的效能發揮得淋漓盡致。他們以檔案知識為主題，制作問答游戲，增加翻閱的樂趣，加深了民眾對當地歷史、地理、文化的了解，充分體現了以人為本的理念，值得我們借鑒。

江蘇省檔案館新館搬遷在即，以此為契機我們應提升服務水平，不僅可拓展各種快捷方便的查檔項目，亦可在新館服務大廳提供人本關懷的各種服務項目，營造熱情溫馨的服務氛圍，陳設服務于老人、孩子、殘障人士等特殊群體的設施以及方便來館人員出行交通、網絡交流、健康關懷的設備。用真心關愛每一位來訪人員，為他們排憂解難，用愛心將檔案工作做細做妙，讓我們的檔案煥發魅力，讓我們的工作更有價值。

（三）傳統文化的珍視與傳承值得思考。臺灣同行對檔案作為一種文化資源和載體的廣泛認同，對檔案文化建設的高度重視，對傳統文化的傳承保護，值得我們學習與深思。我們建議兩岸聯手，充分利用網絡手段，介紹、宣傳中華五千年的優秀傳統文化。大陸可推廣繁體字的識別，習近平總書記在中央黨校建校80 周年慶祝大會暨2013年春季學期開學典禮上說：“中國傳統文化博大精深，學習和掌握其中的各種思想精華，對樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀很有益處。學史可以看成敗、鑒得失、知興替；學詩可以情飛揚、志高昂、人靈秀；學倫理可以知廉恥、懂榮辱、辨是非。”年輕人如果無法識別繁體字，又如何能汲取傳統文化的精華并發揚光大。加深兩岸的交融、交流，尤其是讓青少年加深相互了解和理解，具有傳承歷史文化使命的檔案工作者們重任在肩。