后現代科技檔案知識資源管理體系的構建

朱青梅

（宿遷學院綜合檔案室，江蘇宿遷，223800）

以現代科學技術為核心的知識經濟在多媒體語境下，更多元地凸顯了知識信息的生產、存儲與使用對經濟發展的作用。可以說“新常態”下經濟新的增長點的挖掘，社會文明化程度的提高都必須扎根于技術進步，而知識是其中必不可少的一方面。那么有效地對知識進行管理已然成為我們檔案人所追蹤的熱點問題［1］。科技類檔案蘊含著豐富的政治、經濟、文化知識信息，這些知識信息是改善與提高經濟效益的有效手段，也是科學研究的重要資料，還可以成為提高工作效率的手段，處理法律事務的證據［2］。泛在多元化的后現代生活與工作情境凸顯了實施科技檔案知識管理，實現科技檔案知識管理的流程定型是客觀使然。由此，我們首先需要界定后現代科技檔案知識資源管理基本內容；其次要思考梳理科技檔案知識管理體系的構建要素與作用。

1 后現代科技檔案知識資源管理的內容

后現代科技檔案知識管理內容的界定與知識和知識經濟是密切聯系在一起的。我們把理論與實踐二維描摹的世界界定為知識，知識所探討的客觀世界既包括自然世界也包括社會學所指稱的人類社會。知識的著眼點是客觀事實、具體信息、科學描摹和通過教育與實踐而獲得的技能。當然知識的習得和內化涉及諸多復雜的心理過程，主要有：感覺，交流，推導。知識同樣可以被看成是影響人類智慧的最為客觀的內在要素。哲學層面上，我們稱之為知識論，歷史上也有諸多科學家對知識進行界定。柏拉圖對知識的界定有一個經典的論述：任何一個所謂知識點的敘述或者陳述都必須滿足知識要素的三個前提條件：一是要被驗證過的；二是正確的，即一定的準確性；三是要為眾人或者個別人所崇信。所以說概而言之，科技知識就是通過學習、實踐或探索所獲得的認識、經驗或能力。知識信息管理是各層次的企業、事業單位實現知識共享的新途徑：即把顯性知識與隱性知識進行科學柔合，從而使科技知識信息更具集約化，這也是利用集體的智慧來有效提高企事業單位適應“經濟新常態”的創新能力［3］。科技知識的集約化管理通常包括四個維度的內容：一是集約化知識庫本體的建立；二是知識庫本體內部成員的有效知識交流；三是知識至上的內部循環生態；四是知識等同資產的協作化管理。因此我們探討對知識的管理就是在研究知識的利用，知識管理是將組織可得到的各種來源的信息轉化為知識，并將知識與人聯系起來的過程［4］。

那么科技知識信息化管理就是指對科技檔案知識內容進行搜集、識別、保存、分享的過程。科技檔案知識管理，通俗地講，就是利用基于云計算的科技檔案管理技術來對知識信息載體進行基于效益的程序化管理。知識信息載體的管理要通過統一規范的操控標準設定，對集約化的科技知識信息進行有效的循環管理，來構建完整的知識信息循環體系，注重科技知識檔案處理的全程信息化。全程信息化涵蓋：大數據搜集信息化、移交接收信息化、歸檔信息化、存儲管理信息化、借閱利用信息化和編研發布信息化等，同時逐步將業務管理模式轉換為知識服務化管理模式，以服務模型為業務管理基礎，業務流和數據流建立在以知識服務為模型的系統平臺之上［4］。科技檔案資源體系、科技檔案利用體系和科技檔案安全體系三者之間相互聯系，相互依存，其共同的基礎是科技檔案所蘊含的知識單元，科技知識單元之間的相互聯結或耦合，組成了科技檔案資源體系，形成了用戶需要的紛繁多樣的科技檔案知識內容，也是科技檔案安全體系構建的基礎。

2 科技檔案知識資源管理的體系構建

2.1 科技檔案知識資源管理體系是科技檔案管理程序的直接映射

科技檔案鑒定、科技檔案登記和編碼、科技檔案保存和科技檔案利用可以直接映射到知識信息集約化管理的主要步驟上，這些主要步驟體現了系列化的知識信息管理和利用及其加工過程，這個過程架構了科技檔案的知識管理體系。對科技檔案信息進行篩選和辨別的過程是科技檔案鑒定的基本要素。伴隨著社會進步，特別是我國“一帶一路”的發展方略的提出，無論是經濟還是文化都會產生數以億計的各類科技知識信息，但是這些海量的科技檔案記錄的保存價值是有限的。科技檔案鑒定的任務就是要把那些具有保存價值，可以重復利用的加以收集整理并保存。所以，科技檔案知識管理的首要任務就是對科技知識信息檔案進行評估和篩選，并確定保密等級［5］。而對已篩選的科技知識信息檔案進行加工的過程就是科技檔案登記和編碼。科技知識信息在大數據環境下的存儲方式是多元化的，自有其管理與利用的不便之處。因此，在科技檔案知識登記和編碼中，把科技檔案信息翻轉為可檢索、可注解、可分析、可利用的大數據時，就需要依據分類和著錄的需求來設定為各個行業所認可的信息標準。避免簡單地依賴內容主題和載體形式草率地進行登記與編碼，特別是在編碼前要依據科技知識內容的特定屬性，獲取相關的主題作為關鍵詞，從而使不同的知識信息之間保持有效的維度鏈接，使得多維度共享機制成為可能。

在科技檔案知識庫系統中進行科技檔案的有效多元存儲本身就是實現知識信息保存的有效形式。大數據技術的普及是知識管理電子化、網絡化的一個先決條件。具體操控知識信息存儲的工具為基于行業和任務需求而開發的各種檔案管理系統，在這類系統的運行中，要防止檔案知識信息的意外受損，就必須要做好檔案的備份工作。檔案知識信息的使用和服務用戶的過程就是檔案利用的過程。科技檔案知識管理體系是科技檔案管理程序的直接映射，其有效整合的內容是科技檔案資源體系、科技檔案利用體系和檔案安全體系的三位合一，這一做法也可以扭轉重保存輕利用行業傾向，克服資料存儲化、歷史邊緣化的行業弊端。特定的績效評估也是科技檔案利用實際效果的標尺。甚至在一定程度上，這些績效評估成為科技檔案知識信息鑒別、登記和編碼、存貯的參照點。

2.2 科技檔案知識資源管理體系的基本要素

（1）科技檔案知識的表征

科技檔案知識信息的表征是指實現科技檔案知識管理途徑的二元化——編碼與存儲［7］。換而言之就是指科技檔案信息在系統和組織內的架構與再認的方式。科技檔案知識信息的高效利用是科技檔案知識管理的最終目的。所以在科技檔案管理信息系統內部，它的表征途徑與構建渠道都應該以符合用戶的客觀認知習慣為先決條件，同時也匹配于用戶的記憶形式。現代大腦神經研究告訴我們：分階遞進序列的存儲是大腦神經元操控信息的主要方式，大部分知識的應用和轉換都依賴于神經元的相互輻射和彼此聯結，特別是在大腦有知識需要的驅動時，神經元就得以被激發，源源不斷地產生腦電波來激活知識信息。因而，在我們對科技檔案知識信息集約化編碼的步驟中，首先要來解構科技檔案知識信息本體，使之成為不同的表征單位，再將這些知識表征單位注冊到科技檔案管理系統內部，構成同位一體的科技檔案信息網絡。我們可以借助大數據手段來實現科技檔案信息的離散式表征，也可以在不同的網絡節點和表征結構上對科技檔案信息進行利用與存儲的二維轉換。管理系統也可以在用戶利用科技知識信息的同時，對科技信息進行分布式的再加工再處理，進而提高科技知識信息的利用有效性和輸出精確性。除此之外，也可以利用云計算來實現檔案知識信息的“雙套制”云備份管理，從而保證在特定節點的數據丟失狀況下，科技檔案管理系統仍然能夠實現正常運轉。

（2）科技檔案知識的共享

依據一定的標準將離散的科技檔案數據集合在一起，對其進行分布式表征，為科技檔案知識共享奠定了基礎。但是共享必須要有層級化的知識信息源的挖掘。差別化的科技知識信息決定了構建科技知識庫的方式與渠道的差異性［5］。比如，電子技術類檔案只需要科研單位建設；而諸如建筑類檔案、基礎設施類檔案則是由各級建設部門與施工單位統領保存。但是若論及特色檔案知識庫，則是隸屬于科技檔案館，其建設也是由該科技檔案館獨自進行。如何整合各具特色的行業科技檔案，以“知識管理”為媒介把現行的科技檔案資源進行有效利用是貫徹習近平總書記“創新是社會進步的靈魂”精神之更好體現。

（3）科技檔案資源的集成

在科技檔案知識管理過程中，要實現不同科技檔案信息的可鏈接性，必須遵循分布式檔案表征的原理和方法，這也是科技檔案知識信息共享的基礎。經濟新常態下的發展和社會文明的進步使得大眾對于知識信息的需要呈現出復雜多變的趨勢。基于載體形態和信息屬性進行管理的傳統管理模式與現代科技知識信息管理的需求存在著巨大的沖突，即有損于科技檔案的管理，也影響科技檔案的使用。然而通過一定資源集成的科技檔案能夠有效地規避知識信息集約化管理的此類障礙。載體差異化、內容差異化、功能差異化的科技檔案信息有機整合的途徑就是對信息進行分布表征，再集約化管理。信息技術和網絡技術的支撐是科技檔案資源集成管理的基石。在實踐中，我們也發現科技檔案資源管理系統的多樣性決定了系統類型差異化的狀況下彼此兼容的困難性。其實科技檔案知識信息的一站式服務就是要在實踐上規避“信息孤島”現象。

（4）科技檔案全宗的科學界定

全宗是指由個人、組織或獨立機關在參與社會活動過程中所形成的系列檔案，它的基本涵義體現在：一是全宗為系統化的整體；二是基于特定的社會活動；三是架構在一定的社會行業系統之上。一個全宗的科技檔案是在特定的歷史階段由一定的行業活動所積累下來的有傳承價值的科技知識信息，它的構成要素為：形成過程的歷史性；組成體系的有機性；記錄的完整性。它依據特定的來源單位所形成的分門別類的科技知識信息，其記錄方式、載體以及文種形式都是多元的。檔案館對科技知識信息進行整理分類、編目和日常管理的基本操作單位就是全宗。尤其是在其分類、傳閱與存儲中，同一全宗的材料必須保持完整性不分散，不同全宗的知識信息檔案也不得雜混于一起,即所謂的全宗不可分散性，操控的基本依據就是根據來源組建全宗來保持全宗的獨立性和完整性。全宗理論客觀體現了科技檔案間的聯系性，為科技檔案知識的整理和分類提供了合理的客觀的依據［7］。但是科技檔案知識的分布式表征雖然實現了科技檔案的資源集成和功能集成，可是也有無序化科技檔案整理體系存在的風險。所以根據科技檔案知識信息的來源進行科學的歸屬并做出標記，進而進行細化的登記和編碼才可以確保全宗的完整性。

2.3 科技檔案知識資源管理體系的作用

（1）構擬了全新的科技檔案管理理念

對知識對象加工，從而實現知識的創造和增值是知識管理的本質。構建科技檔案知識化信息化集約化管理體系能夠加快科技知識信息的加工速度和利用效率，全新的科技檔案管理理念克服了傳統的“存為主用為輔”的弊端，確立了以提高利用效率為核心的科技檔案體系建設。科學發展觀的核心是以人為本，以用戶需求為中心是實施科技檔案知識管理各個流程的必備理念。原因有五：一是科技檔案知識管理的流程應該與人們的知識建構的心理過程協同一致；二是要能夠滿足并實現用戶檢索科技檔案信息和獲取信息的一站式服務；三是使用嵌入式技術和分布式數據技術并根據用戶的需要來引導整個界面的設計；四是貫徹用戶的參與和互動原則；五是注重用戶的情感體驗。

（2）實現了科技檔案信息個性化服務

能夠滿足用戶個體信息需求的服務是個性化的信息服務。個性化信息服務要求滿足三方面內容：一是用戶鎖定大數據的來源范圍；二是用戶可以自己設定信息源的取樣方式；三是預測所獲取信息的表現形式。更高層級的服務就是完全基于用戶需求，甚至考慮用戶個性及其使用習慣來推送其可能需求的信息［8］。根據科技知識單元進行組合，形成不同的科技檔案知識主題表征從而使得科技檔案信息有序組織。科技檔案用戶可根據個體的知識需求來駕馭集約化的知識信息，并從中獲得自己所需要的科技知識信息［9］。大數據和云計算的普及應用為科技知識用戶提供了更大空間，尤其是用戶可依據自己現有的知識體系和認知理念來搜集、補充、更正并擴充科技知識信息源的有關內容。提供方和使用方的有效雙向互動不僅可以促進知識信息源的豐富，還可以讓用戶通過體驗式的參與建立起有效的主體感受，同時信息系統能夠依據用戶的認知習慣、專業背景以及過往的信息提取痕跡，幫助檔案管理人員通過RSS技術進行個性化科技檔案信息服務推介，極大地創新了傳統科技檔案數據的存在方式和加工方式。

3 結語

知識經濟的發展使得科技檔案知識管理成大勢所趨，知識信息的集約化管理也是提高科技檔案效率的可行辦法。我們在注重知識信息產權的前提下，在保證科技檔案知識信息全宗完整性的原則下，科學地構擬全新的科技檔案管理理念，實現科技檔案信息個性化服務，將科技檔案知識信息拆解為獨立的科技知識信息單位，以大數據的形式存儲于集約化的系統內部，有效共享和使用科技檔案知識信息，這也是我們科技檔案人在云計算條件下理性思考與前行的方向。

［1］徐擁軍.“檔案知識管理”系統構建的原則與策略［J］.檔案學通訊,2009(02):58-62.

［2］賈玲，曾虹.檔案知識管理研究的定量分析［J］.檔案管理，2010(06):53-55.

［3］丁華東.檔案知識管理理論范式的特點與建構探略［J］.圖書情報知識，2007(04):18-20.

［4］徐擁軍.企業檔案知識管理模式——基于雙向視角的研究［J］.檔案學通訊,2007(05):50-53.

［5］倪代川，丁華東.檔案知識管理研究分析（2000-2006）［J］.檔案管理，2008(05):67-69.

［6］賈玲，周曉林.試論檔案知識管理的特點［J］.云南檔案，2011(04):36-37.

［7］雷慧.2006年～2010年我國檔案知識管理研究述評［J］.檔案管理，2011(05):64-66.

［8］賈玲，周曉林，陸江，陳東.從檔案實體管理、信息管理到檔案知識管理［J］.中國檔案，2012(02):42-44.

［9］胡康林.基于文獻計量法的國內檔案知識管理研究分析（2000年～2012年）［J］.檔案管理，2013(04):69-71.