科檔一體化管理系統艱難前行的困局淺析

王 朵

(航天晨光股份有限公司，江蘇南京，211100)

航天晨光股份有限公司于1999年9月30日成立，并于2001年6月15日在上海證券交易所上市，現為中國航天科工集團公司所屬大型綜合機械制造企業，公司主營專用車輛、柔性管件、壓力容器、工程機械和藝術制像五大類產品，其綜合技術實力和主導產品經營規模均在同行業中處于領先地位。

1 科檔一體化管理系統的發展困局

作為大型綜合機械制造業企業，科技文件和科技檔案在企業管理和企業生產建設中所起的作用尤為重要，因為科學技術是第一生產力，而作為科學技術載體的科技檔案是科學技術的保存形式，是一種潛在的生產力，是企業無形的資產。近年來，在信息化突飛猛進的背景下，檔案信息化建設亦取得了階段性發展，文檔一體化管理系統建設的成功案例越來越多，積累了一定的經驗，然而在文檔一體化的進程中，人們討論的重點主要集中在政務文件，對科技文件和科技檔案的一體化管理則討論較少，科檔一體化管理系統建設的典型案例甚少，仍處于摸著石頭過河的探索階段。

2 科檔一體化管理系統的困局淺析

2.1 科技文件和科技檔案自身特點分析

科技文件，是在科技生產活動中直接形成的、處于使用和運行過程中的文件材料。其內涵包括三個方面：第一，科技文件是文件實施中產生于科技和生產活動，記載科技思想和科技信息的文件類型。第二，科技文件是處于現行過程中的文件，它正在科技、生產活動中形成著或使用著。第三，科技文件種類繁多，類型復雜，包括科技圖樣、科技文字材料、科技表冊、科技照片以及科技錄音和錄像等。

科技檔案，是科學技術檔案的簡稱，是保存起來以便查考的科技文件，即反映科學技術研究、生產、基本建設等活動的檔案。中國國家標準《科學技術檔案案卷構成的一般要求》將其定義為：“在科學技術活動中直接形成的應歸檔并具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！?/p>

作為科技文件的歸宿，科技檔案的特點主要有：

2.1.1 專業性。專業性是科技檔案最突出的特點之一?？萍紮n案的專業性特點集中表現在形成領域和內容性質兩個方面?？萍紮n案的專業性特點，不僅使它們同一般檔案相區別，而且使不同專業形成的科技檔案彼此之間互相區別。因此，專業性特點是實現科技檔案科學管理的重要依據之一。諸如科技檔案工作管理體制的確立，科技專業檔案館的組建，科技檔案的整理分類等等，都是建立在科技檔案專業性特點的基礎之上的，那么，科檔一體化管理系統的開發建設就更應如此。

2.1.2 種類和類型的多樣性。種類的多元性和類型的多樣性，是科技檔案的又一明顯特點。在各個檔案門類中，以科技檔案的種類最為繁多、類型最為復雜，呈現出多樣化的鮮明特點。以種類而言，由于科技、生產活動的多專業性，導致了它的伴生物科技檔案在種類上的多元化。以類型而言，科技檔案是所有一切種類的檔案中，類型最為豐富多樣的一種。就其種類和類型的多樣性特點而言，相比于其他管理系統（如辦公系統OA）與檔案管理系統集成，即文檔一體化，科檔一體化管理系統的開發建設要困難許多。

2.1.3 成套性。圍繞一個獨立的科研項目，規律性地形成的一系列相關的科技文件整體。成套性是科技檔案相對于其他檔案最鮮明的特點，也是最基本的特點。

2.1.4 現實性?？萍紮n案的現實性特點是指它具有較強的現實使用性。與其他檔案相比，如政務檔案，科技檔案的現實使用性在歸檔后仍然很強。

2.2 企業主體對科檔一體化管理系統開發建設的影響分析

2.2.1 規模集團化、地域分布廣泛化、產品多元化，使得公司科技文件應用系統（以PDM 系統為例）部署分散化，且PDM 系統的開發環境不統一。該系統不是采取總部部署、分級使用的系統部署方式，即總部部署服務器，各分子公司和有關單位分級使用，而是采取各自分散部署，即各分子公司和有關單位分別部署屬于本單位的獨立的PDM 系統，這給今后PDM 系統與檔案管理系統的集成帶來了一定的難度，制約了科檔一體化前行的步伐。

2.2.2 對于一個大型綜合機械制造業企業來說，產品多元化、高科技化，這樣的生產特點就形成了浩繁復雜的設計文件、工藝文件、產品圖紙等，這些文件的格式、數據類型、數據結構等各不相同，PDM 系統和檔案管理系統開發平臺和數據存儲結構也大相徑庭，因而要將這些科技文件最終都導入檔案管理系統中，也絕非一件易事。

2.2.3 企業領導決策者重生產建設輕檔案管理的現象普遍，認為科技文件有了PDM 系統，既方便科技文件形成者使用，又不影響企業生產、建設、經營管理等，無需或不急需再耗費人力、物力、財力將PDM 系統與檔案管理系統集成。即使領導決策者能夠重視檔案工作，一般企業檔案信息化建設的重點也是將辦公系統OA 中的電子文件進行歸檔、整理、利用等，即文檔一體化管理系統建設，因為相比科檔一體化管理系統，文檔一體化管理系統建設更容易實現。

2.3 國家對科檔一體化管理系統的導向性分析

標準規范是信息化發展的基礎和動力，自20 世紀90年代以來，國家和有關部門制定并發布了一些關于電子文件管理的法律、法規或標準，如《CAD 電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》（GB/T17678.1-1999）、《CAD 電 子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第二部分：光盤信息組織結構》（GB/T17678.2-1999）、《檔案管理軟件功能要求暫行規定》（檔發［2001］6 號）、《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）、《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局［2003］第6 號令）等等。這些標準規范大多傾向于政務公文電子文件的歸檔管理，目前還沒有針對企業科技類電子文檔在線歸檔管理和科技檔案管理系統建設方面的詳細的專業的電子文件管理標準，此處仍存在空白，亟待規范。

2.4 軟件開發商對科檔一體化管理系統的開發分析

對于一個企業而言，無論是為了節約成本還是因為企業自身欠缺系統開發能力，在實施檔案信息化建設時的普遍做法是，選擇一家綜合實力在同行業中相對靠前的軟件開發商合作，購買其標準版檔案管理軟件，在此基礎上，軟件開發商進駐實施現場，結合企業自身的行業特點和集團規模，對標準版檔案管理系統進行二次開發。但科檔一體化管理系統的市場需求遠低于文檔一體化管理系統的需求，所以軟件開發商的標準版檔案管理軟件也多側重于政務公文電子文件的歸檔管理，還無法很好地兼顧企業科技文件在線歸檔管理問題，這一點可以從各大檔案軟件開發商的典型用戶中得到印證。而企業自身又限于人力、物力、財力等因素，不是每個企業都能像“一重”那樣，與軟件開發商歷時多年聯合開發適合本企業科技文件和檔案工作特點的檔案管理系統。

2.5 檔案館（局）、高校、科研院所對科檔一體化管理系統的研究分析

科檔一體化管理系統建設是一項系統工程，需要經過調研、立項、論證、軟件開發、平臺構建、資源準備、系統試運行、項目驗收、運行維護等諸多環節，需要各個業務部門、檔案管理部門、信息技術部門以及其他相關單位共同參與。從工作性質和研究能力來看，檔案館（局）、高校、科研院所無疑是研究的主導力量，但他們往往又缺少企業檔案管理的實踐，造成的直接影響是對科檔一體化管理的研究偏重理論輕于實踐，研究重點只限于理論層面，而忽略對實際工作中存在問題的發現與解決，不利于科檔一體化管理系統建設實踐工作的開展。而企業自身的研究力量又十分有限，造成的直接影響是在檔案文獻中很難找到可以參考借鑒的成功案例分析，同樣不利于科檔一體化管理系統建設實踐工作的開展。

3 科檔一體化管理系統篤定前行的措施

3.1 政策先行，有法可依

從國家層面來講，應注重頂層設計，全面推進電子文件管理國家戰略研究，制定有關科技檔案管理系統建設的標準規范，為開發科檔一體化管理合規軟件提供權威性、前沿性、實用性的依據。因為只有法規政策先行，企業才能有的放矢，使目前處于無序狀態的電子形式的科技檔案管理有法可依。

3.2 眾人拾柴，聯合研發

作為企業，自行開發合規軟件不現實，更多要依賴檔案軟件開發商，所以科檔一體化管理系統不完全是檔案部門的事，也不完全是企業的事，眾人拾柴火焰高，應該聯合力量，加強檔案學與其他學科領域之間、學者與企業之間、軟件開發商與企業之間，以及相同行業的企業之間的合作交流，理論聯系實際，共同研發適合本領域的科技檔案管理系統。

3.3 企業重視，全程管控

領導決策者應重視對企業科技檔案的管理。要實現科檔一體化管理，分管領導的理念首先要一體化，其次，在企業信息化建設進程中，必須用好文件生命周期理論，堅持前端控制、全程管理的原則，將需求提前至電子文件形成之際乃至生成之前的設計階段，文件形成時便考慮到與檔案工作的銜接和長久保管檔案的需要。這就要求檔案部門要把握各部門信息化建設的節奏，及時介入OA、PDM 等業務信息系統的建設，提出電子文件歸檔管理需求，統一電子檔案管理系統接口標準，協調原本“涇渭分明”的兩個甚至三個開發平臺不同、數據結構不同的管理系統。

3.4 先科檔再文檔，順序要注意

檔案管理系統與各業務系統的集成，先期主要構建業務系統與檔案管理系統的接口，實現業務系統的數據自動歸檔到檔案管理系統，最終實現檔案管理系統與業務系統的無縫銜接。系統集成過程中可借鑒“一重”模式，先難后易，先解決科檔一體化管理系統，文檔一體化管理系統便可迎刃而解，反之，則不然。

3.5 資源集成，信息共享，提升服務質量

通過系統集成，企業將實現文檔一體化、科檔一體化、結構化數據和非結構化數據的一體化，最終實現對企業全部信息資源的統一管理，以便一站式滿足用戶需求。依托現代信息技術的發展，數據庫技術、信息檢索等技術在檔案領域的綜合應用，為信息共享提供技術保障，用戶才能夠突破時間和空間的限制，實現對科技檔案資源的無障礙利用。

綜上所述，在科學技術日新月異的今天，企業要想提高核心競爭力，提高產品在市場上的競爭能力，就必須深入落實科學技術是第一生產力的思想，作為科學技術資源載體的科技檔案，日益顯現出其在企業發展中的重要作用。科學整合科技檔案信息資源，深入貫徹兩辦《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，推動檔案資源科學配置和高效利用。

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