加強社會養老保險檔案管理的舉措分析

黃清顏

摘 要：隨著我國社會保障制度的完善，加強社會養老保險檔案管理質量成為了一個亟待解決的問題。主要分析了加強社會養老保險檔案管理的舉措，并提出了一系列相應的有效措施，以期能為有關方面的工作提供有益的參考和借鑒。

關鍵詞：社會養老保險；檔案；管理質量；工作效率

中圖分類號：G271；F842.6 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.03.055

社會養老保險檔案是社會養老保險工作中具體業務活動所形成的有完整規范的原始依據。做好社會養老保險檔案管理工作，對維護參保人的根本利益，體現社會的公平、正義和維護國家的和諧、穩定具有十分重要的作用。因此，加強社會養老保險檔案的管理工作十分重要。基于此，本文主要分析了加強社會養老保險檔案管理的舉措，相信能為有關方面的需要提供一定的幫助。

1 規范檔案管理，健全管理制度

社會養老保險檔案包括社會養老保險相關業務的所有原始資料，比如參保人個人的信息賬戶、繳費資料、養老金的發放資料和有關業務的書面資料等。社會養老保險檔案管理的有關部門和工作人員在分類管理檔案時，應當做到規范化，做到高標準、嚴要求，并建立健全相關檔案管理制度和標準。在管理有關檔案時，要嚴格遵循工作原則，將具有實用性和長遠利用價值的資料歸檔、存檔，將能夠充分體現單位活動的有效材料完整備案，以滿足后期使用和考察的需要。然而，社會養老保險檔案的存檔并不是將所有資料記錄、儲存，而是將處在存檔范圍和要求之內的有關文件和具有實際利用價值的資料分類整理并存檔，具有參考性且非最終定稿的文件是不需要存儲的。在明確分類的基礎上做好檔案歸檔工作，實現檔案管理規范化。

此外，檔案管理部門要建立健全社會養老保險檔案管理制度和標準，要建立能夠將所有工作環節包括在內的檔案管理制度。以文件的實際來源和自身價值為依據，進一步確定檔案管理的方式方法、具體流程、檔案資料分類方式等。這些方案的確定要嚴格遵循《中華人民共和國檔案法》等現行法律的規定，以城鄉居民社會養老保險的實際狀況為重要依據，不斷健全檔案管理分類制度、檔案保密制度和檔案存檔制度等。在此過程中，要做到每一個檔案管理部門都能夠嚴格遵守規章制度，以實現檔案管理的規范化和標準化，實現社會養老保險檔案的科學分類、集中管理、規范有序等，不斷完善我國社會養老保險制度。

2 信息化檔案管理

信息技術的快速發展和不斷進步，使得各行各業的工作效率都在不斷提高，以完全人工的方式完成城鄉居民社會養老保險檔案管理工作已經不能滿足時代的要求。人工的方式不僅會耗費大量的人力、物力，也會限制工作效率。傳統的社會養老保險檔案管理方式大都為紙質書面記錄和個人檔案的存放，這樣不僅占據了大量的工作時間，也占據了較大的空間存放資料，并且這些紙質資料不易保存，隨著時間的推移，會出現紙質泛黃、篩選困難等問題。信息化的社會養老保險檔案管理不僅能夠改變傳統的紙質化檔案管理工作方式，使其成為信息化、數字化的信息，做到檔案管理電子化，還能夠完全代替人工實現檔案的查詢和檢索，大大地提高信息檢索的效率和準確度。信息化的檔案管理方式使大量的原始書面資料被有效地壓縮和快速記錄，在節省了空間的同時也大大地延長了資料、檔案保存的時間，并且有效地降低了保存難度。同時，存檔和編碼社會養老保險檔案并且建立計算機檢索信息系統，能夠徹底實現檔案管理的改革和創新。由計算機檢索、掃描獲得信息代替人工查找、翻閱檔案資料原件，節省了大量的時間，并且在很大程度上提高了工作的準確度和效率。

社會養老保險部門在分類和管理檔案時，要科學歸檔，提高工作質量，要注意記錄存檔的時間和類型。普通的業務文件、退休記錄和審計等資料的存檔時間為次年的年中，即6月底，而社會養老保險的結息時間為每年的6月份，會計的管理存檔時間為隔年存檔，基本信息的檔案歸檔時間為所有業務項目結束之后。其中，最重要的是影音資料和照片等資料檔案。這些資料要在第一時間內存檔處理，以合理的歸類方式完成檔案資料的選取、收集和初步記錄，根據一定的規律，比如參保人的參保時間或是其他特點建立、記錄和合理存放檔案，確保再次查找時的準確度，提高檔案管理工作的效率和質量。在檔案管理的過程中，要實現檔案的科學分類和存檔，做到存檔、歸檔有律可循，避免無序存檔的情況發生，切實提高檔案管理工作的有效性。

3 實用化檔案管理

社會養老保險檔案的創建和存儲是為了為之后的查找和檢索工作提供便利，使參保人與社會養老保險管理部門及時、準確地找到所需要的信息進行核對和審查等。有關檔案管理示意圖的繪制也是為了檔案存儲能夠更加便捷。因此，檔案管理部門應當制訂科學、有效的社會養老保險查詢和檢索工具，比如創建全引式的目錄、建立專題形式的索引和編寫案卷形式的目錄等。在檔案管理工作人員的工作過程中，有關部門要配備適應性強的社會養老保險檔案管理軟件和系統，使信息化的檔案管理形式和計算機信息檢索方式能夠為其提供方便。這樣，不僅能夠為工作人員的信息檢索、查詢工作減輕負擔，還能夠有針對性地保護社會養老保險檔案。

為了實現社會養老保險檔案管理工作服務社會的目標，有關部門要提升工作人員的專業素質和工作能力。新形勢背景下的檔案管理工作需要具有較高工作水平的工作人員完成檔案管理工作。檔案管理部門在分配具體的管理工作和責任的同時，應要求工作人員具有能夠完成業務辦理和檔案管理雙重工作任務的能力。要將這兩項工作任務在年初分配，并將其歸入工作任務考核內容中，明確工作職責和標準，明確要求工作人員具備較高的工作素質和政治覺悟，在創新的同時具備專業的工作能力。只有不斷提升工作人員的素質，才能為社會養老保險檔案管理工作打下堅實的基礎，加快檔案管理實用化的步伐，達到檔案管理工作為社會服務的目的。

4 結束語

綜上所述，社會養老保險檔案是完整、有效的社會養老保險工作的最原始數據，是保護參保人利益的重要依據。隨著我國社會保險工作的全覆蓋，參保人數也在逐年遞增，社會保險業務檔案也越來越多，社會養老保險檔案工作也越來越重要。因此，要建立健全管理制度，切實提高管理水平，確保我國社會保障制度的完善。

參考文獻

[1]王紅紅.試論新型農村社會養老保險檔案管理的完善[J].山西檔案，2013（S1）.

[2]賀玉慧.淺談社會養老保險檔案的收集與管理[J].辦公室業務，2014（15）.

〔編輯：白潔〕