淺談院校合作后的檔案工作

李洪艷

（濟南工程職業(yè)技術學院，山東 濟南 250020）

淺談院校合作后的檔案工作

李洪艷

（濟南工程職業(yè)技術學院，山東 濟南 250020）

針對合并院校老檔案的保護、利用和合并后檔案管理工作的順利進行提出了自己的建議。

檔案管理；院校合并

近年來，為調(diào)整教育產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，發(fā)展職業(yè)教育，提高職業(yè)教育的辦學層次和辦學水平，各地紛紛整合教育資源，推行院校之間的合并、重組。濟南市財經(jīng)學校，濟南市市政公用事業(yè)技工學校就是在這種形勢下，并入濟南工程職業(yè)技術學院。院校合并可以充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，突出辦學特色，打破部門和行業(yè)界限，最大化優(yōu)化教育資源，進而提高辦學層次和教育質(zhì)量。

學校合并后，一方面，面臨著機構(gòu)重新設置，人員重新劃分的問題，還有許多不確定因素給檔案管理工作帶來困擾；另一方面，合并前的中專學校隸屬不同的主管部門，其辦學宗旨，辦學理念、服務對象各不相同，體現(xiàn)在檔案管理工作上，也是各有特色。因此，合并后的檔案管理工作主要包括兩個方面的工作。一是要完整的保護好、利用好合并前的老檔案。二是合并后檔案管理工作，要確立新的工作目標，制定新的工作制度。

1 合并前中專學校的檔案

1.1 尊重學校的歷史，尊重同行的勞動

濟南工程職業(yè)技術學院是由兩所全國重點中專合并后，升格成高職院校的。加上整合來的兩所中專學校，一共是四所中專學校。這四所中專學校都屬于行業(yè)辦學，分別隸屬四個不同的上級行政主管部門。由于行業(yè)特點不同，造成檔案管理水平、方法各有差異。有集中管理的，也有分散管理的。分類方法也不相同，有按“卷”裝訂整理的，也有按“件”組合整理。不管按哪種形式管理，這些檔案都真實的記錄了中專學校的日常工作和教書育人情況，反映出中專學校的發(fā)展歷史。基于尊重學校歷史，尊重同行的勞動這個出發(fā)點，我們決定保持各校檔案原有的分類方法，裝訂形式不變，維持老檔案原貌。為了方便檔案的利用，我們將所有老檔案從原校區(qū)遷至新校區(qū)，建立老檔案庫房，統(tǒng)一管理。對分散在各部門的老檔案，我們做了深入細致的調(diào)查工作，進行查找、登記，并逐步回收，集中保管，確保檔案的完整、安全。

1.2 做好廢止印章的管理工作

印章是學校在各項工作中行使主體職權(quán)，證明其身份的權(quán)威性要件。學校合并后，原中專學校的印章逐步停止使用。如果不及時收集、歸檔，極易造成損壞或丟失。由于其原有的法律效果與權(quán)威，一旦被不法分子利用，會給學校帶來不必要的糾紛和經(jīng)濟損失。同時保管好這些印章，也是解決遺留問題，辨別真?zhèn)蔚膽{證。筆者將收集的廢止印章，逐一進行登記，填寫“印章移交登記表”，并使相關人員履行簽字手續(xù)。

最近幾年，各種從業(yè)資格考試越來越熱，并對報考者提出了學歷要求。于是，有些不具備條件的人，通過不正當途經(jīng)，取得偽造學歷證明。筆者應各地人事主管部門委托，做過畢業(yè)證鑒定工作。其中，臨沂市人事局發(fā)出，請求幫助鑒定畢業(yè)證，通過比對學校公章、法人印章，判定這十余份證書全系偽造，我們出據(jù)了文字證明材料。

2 做好檔案利用工作，為領導決策提供有力依據(jù)

2.1 為干部任用、教師職稱聘任提供證據(jù)

學校合并后，內(nèi)部組織機構(gòu)、人事調(diào)整都發(fā)生了很大的變化。在干部任命過程中，發(fā)現(xiàn)有些人前期任職資料不全，影響職務的正常銜接。干部提拔任用，用大處說關系到學校的發(fā)展，從小處說是關系到一個人命運的轉(zhuǎn)變，是一種機遇。為此，筆者仔細查找老檔案，盡最大可能將材料找全。在教師職稱重新聘任過程中，也出過類似情況。

2.2 為畢業(yè)生提供學歷認證證據(jù)

四所中專學校都有近三十年的歷史了，可以說畢業(yè)生遍及全省大部。他們中有些人，因為工作變動，或者職務遷升，個人檔案里的材料不完整，往往要回學校尋找當年的入學蹤跡。這時一本本泛黃的卷宗就更加彌足珍貴。據(jù)我們粗略統(tǒng)計，學生查找學籍憑證、錄取登記表等，占學校檔案利用率50%以上。

2.3 為解決歷史遺留問題提供依據(jù)

來自不同行業(yè)，合并重組的學校，或多或少的都有些歷史遺留問題糾纏不清，困擾著新上任的領導班子。曾經(jīng)有三位教師一位行政管理人員，因為待遇問題與領導僵持。退休時，人離開學校數(shù)月，卻拒不提交任何辦理退休手續(xù)，在學校造成不良影響。最后我們通過查找文書檔案，找到了相關的資料憑證，幫助人事部門順利完成此項工作。

3 合并后的學校檔案工作

學校合并后，由于增設了新的機構(gòu)，人員崗位安排也發(fā)生了很大變化。因此，合校前各校的檔案網(wǎng)絡體系也隨之解體，檔案工作面臨著新的挑戰(zhàn)。首先，我們確定合并后的檔案管理工作，嚴格按教育部國家局第27號令《高等學校檔案管理辦法》歸檔。其次，加強檔案宣傳，強化全員檔案意識。通過學校宣傳欄、校刊等載體，宣傳檔案法規(guī)，提高全員檔案意識。

[1]鄭善學.關于加強合并院校檔案管理的研究[J].檔案學研究,2006,(1):20-21.

[2]陳翠平.淺談中專學校合并為高職院校后的檔案管理[J].衛(wèi)生職業(yè)教育,2003,(2):148-149.

Discussion about academic cooperation archives work

Protection of archives for old institutions merge, merge smoothly after use and file management put forward their own proposals.

Records management; merged universities

G27

A

1008-1151(2015)05-0209-01

2015-04-12

李洪艷，供職于濟南工程職業(yè)技術學院。