高職院校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化信息化之思考

湖南鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院 王 思

高職院校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化信息化之思考

湖南鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院 王 思

隨著我國教育改革的不斷深入和推進，高職院校為國家和社會培養(yǎng)了越來越多的專業(yè)技術(shù)型人才，高職院校的發(fā)展逐漸被人們所重視。高職院校檔案管理更加網(wǎng)絡(luò)化、信息化，對于完善學(xué)校的管理、加強學(xué)校的建設(shè)有著重要意義，需要各高職院校不斷加強對于檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化的思考，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，使學(xué)校的發(fā)展符合時代發(fā)展潮流，為國家和社會培養(yǎng)更多的高素質(zhì)、高水平的專業(yè)技術(shù)型人才。

高職院校 檔案管理 網(wǎng)絡(luò)化 信息化

一、高職院校檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案管理意識不足。受傳統(tǒng)教學(xué)理念影響，高職院校在建校和發(fā)展中更加重視教學(xué)和科研等方面的投入，而檔案管理的意識普遍不足，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)方面投入較少，學(xué)校的檔案管理不符合現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展潮流，對學(xué)校正常的檔案管理工作產(chǎn)生了不利影響。

2.忽略檔案管理的意義。檔案是高職院校發(fā)展的重要基礎(chǔ)，是高職院校自身的寶貴資源，但是部分高職院校仍然沒有意識檔案管理對于促進高職院校發(fā)展的重要意義，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化信息化的意識相對薄弱，長此以往將會導(dǎo)致高職院校檔案管理不合理、不科學(xué)，使相關(guān)管理人員在檔案管理工作中產(chǎn)生消極、怠慢的情緒，給高職院校的可持續(xù)發(fā)展帶來阻礙。

3.檔案管理設(shè)備落后。檔案管理中設(shè)備是制約其發(fā)展的重要因素，許多高職院校相關(guān)負(fù)責(zé)人雖然也意識到檔案管理的重要意義，但是部分檔案管理設(shè)備落后，管理設(shè)備使用率不高，高職院校在管理檔案時仍然使用過去老式的電子設(shè)備，甚至是人工紙質(zhì)錄入的方式，使高職院校網(wǎng)絡(luò)化、信息化的檔案管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足現(xiàn)代化高職院建設(shè)。

4.缺少檔案管理專業(yè)人才。高職院校網(wǎng)絡(luò)化信息化的檔案管理建設(shè)中，對于相關(guān)的檔案管理人員的素質(zhì)要求逐漸提高，不僅要求檔案管理人員具備較高的業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)知識，還要求檔案管理人員具備較高的計算機操作水平，可以熟練操作信息管理平臺。但實際的高職院校檔案管理仍然缺少大量的檔案管理專業(yè)人才，檔案管理人員的素質(zhì)和能力無法滿足網(wǎng)絡(luò)化、信息化的檔案管理建設(shè)，高職院校的檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的正常推進受到巨大阻礙。

二、高職院校檔案管理的意義

高職院校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化的發(fā)展符合時代對于高職院校發(fā)展的要求，能夠?qū)崿F(xiàn)高職院校對于檔案的高效、科學(xué)、便捷管理，不論是人事檔案、后勤檔案，還是儀器設(shè)備的檔案都能進行系統(tǒng)化分類和保存，解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不好查詢和歸檔等問題，使高職院校能夠精確管理龐雜的檔案，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化的檔案管理，節(jié)省大量的人力、物力、財力資源，通過對計算機的合理利用，把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案占用的空間全部利用在其他校園建設(shè)中。

高職院校還可以充分結(jié)合自身發(fā)展的實際情況，綜合利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)促進高職院校校園網(wǎng)站、辦公網(wǎng)絡(luò)平臺等建設(shè)，將網(wǎng)絡(luò)科技化的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，實現(xiàn)檔案管理的快速查找，提高檔案管理的安全性，降低檔案管理成本，使檔案管理能夠共享，完善高職院校辦公自動化，提高檔案管理相關(guān)人員的檔案管理效率，促進高職院校全面建設(shè)和發(fā)展。

三、完善高職院校檔案管理的措施

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念。各高職院校的管理者應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，更加深刻地認(rèn)識網(wǎng)絡(luò)化、信息化檔案管理對于促進學(xué)校建設(shè)的重要作用。更新網(wǎng)絡(luò)化、信息化檔案管理的思維，努力在檔案管理建設(shè)中找到符合高職院校自身發(fā)展的方式，積極宣傳網(wǎng)絡(luò)化、信息化檔案管理的意義，跟隨時代發(fā)展的潮流，利用計算機等電子設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)科技技術(shù)實現(xiàn)電子檔案管理建設(shè)，在檔案管理、存儲、檢索等方面完成網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理。例如，某高職院校建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化、信息化的檔案管理之前，管理者先認(rèn)真了解了檔案管理的意義，充分理解網(wǎng)絡(luò)化、信息化檔案管理會給學(xué)校的管理帶來創(chuàng)新和改變，結(jié)合學(xué)校發(fā)展的實際情況，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，采用現(xiàn)代電子檔案和聲像檔案管理的模式，實現(xiàn)對檔案信息高效、便捷式管理，進一步加強該校的管理水平。

2.增加檔案管理資金投入。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念基礎(chǔ)上，高職院校還需要增加檔案管理的資金投入，購買更加先進的檔案管理設(shè)備，開發(fā)符合學(xué)校發(fā)展的信息網(wǎng)絡(luò)化校園平臺，在網(wǎng)絡(luò)平臺上發(fā)布一些校企合作的崗位推薦、求職應(yīng)聘技巧、職業(yè)生涯規(guī)劃等信息，使學(xué)生能夠在平臺上獲取所需信息。學(xué)生還可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺對自己的考試成績、課程情況等信息進行查看。與此同時，高職院校還應(yīng)加強對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)，使其能夠靈活運用檔案管理平臺，為學(xué)校發(fā)展構(gòu)建出一支專業(yè)化的檔案管理隊伍，實現(xiàn)高職院校科學(xué)合理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化檔案管理工作。

3.及時更新檔案管理信息。由于高職院校規(guī)模不斷擴大，學(xué)校內(nèi)的檔案信息隨之不斷增多，高職院校網(wǎng)絡(luò)化、信息化的檔案管理需要及時更新檔案管理信息，對于檔案信息進行維護，保證檔案信息的準(zhǔn)確性，加強學(xué)校各部門的資源共享，提高各部門的協(xié)調(diào)性，增強高職院校整體化管理，為更好地建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化、信息化的檔案管理提供保證。

綜上所述，高職院校網(wǎng)絡(luò)化、信息化的檔案管理建設(shè)不是一朝一夕就可以完成的，需要各高職院校的管理者及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，加強學(xué)校檔案管理建設(shè)意識，增加對于檔案管理方面的人力、物力、財力的投入，及時更新檔案管理信息，更好地促進高職院校發(fā)展。

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ISSN2095-6711/Z01-2015-11-0239