淺析人事檔案的發展方向

咸陽師范學院網絡與繼續教育學院 孫永登

淺析人事檔案的發展方向

咸陽師范學院網絡與繼續教育學院 孫永登

人事檔案主要用來記錄和反應工作人員的日常表現狀況，具有真實性、機密性以及動態性特點，是考察對象被選拔和升職的重要依據。因此，人事檔案管理應做到科學規范，增強有效性。當前我國人事檔案管理制度已經無法適應社會發展需求，制度體系已經落后，人事檔案變革成為必然的發展趨勢。

人事檔案 發展趨勢 有效性

一、我國人事檔案管理現狀

自新中國成立后，我國人事檔案管理工作就已經進入全面發展階段，在筆者五十多年的管理過程中，雖然遇到過一些挫折，但人事檔案管理工作仍在不斷進步并逐漸完善。

目前，我國人事檔案管理水平和管理人員素質水平都有了很大提升。人事檔案能夠滿足用人單位的基本要求，可以為科學用人、準確評價提供比較準確的參考建議。隨著人事檔案管理工作的不斷深入，組織隊伍也不斷壯大，很多具有專業知識水平且素質較好的人才都加入了這個行列中。近些年，人事檔案管理信息化對檔案管理人員提出了更高的需求和標準，為了適應人事檔案管理信息化，這就需要相關人員不斷提高知識和技能水平。

人事檔案管理工作已經步入現代化。現有科學技術手段逐漸融入人事檔案管理，延長了人事檔案資料的有效性。信息時代的來臨，對于人事檔案工作帶來很大便利，如提高存儲量、提升查閱速度等。一些單位機構和軟件研發部門共同開發了人事管理軟件，如河北大學研制的“認識檔案管理系統”、中科院基礎醫學院開發的“基礎醫院學人事檔案管理系統”等，這些軟件系統提高了人事檔案管理工作的效率和服務水平，為我國人事檔案管理積累經驗。

另外，我國初步建立了有關人事檔案管理制度。任何行為活動都需要遵循條例和規矩，否則容易導致混亂。人事檔案管理以實現標準化服務質量為宗旨，根據人事制度改革的需要，制定和頒布了一些相關制度規定，如陸續推出的《企業職工檔案管理工作規定》《干部人事檔案工作目標管理考評標準》等，以此約束制度，保障人事檔案管理工作有章可循。

二、我國人事檔案管理過程中存在的問題

1.人事檔案管理機制方面。我國當前對人事檔案的保管主要由政府人事部門、國有企事業單位或者是畢業生指導就業中心這三個機構負責，但也有部分人事檔案由個人保管，管理上相對分散。另外，經濟時代不斷進步，人事檔案管理模式卻一成不變，無法與現今信息化時代相適應。

2.人事檔案管理內容方面。目前，我國人事檔案管理內容過于陳舊，缺乏個人的業績、能力以及社保等方面的評價信息，無法明確地反映出個人的優勢和特點，無法對企業在人才選拔和評價時提供參考價值，使企業無法對個人做出全面評定，不利于對人才工作的分配。

3.人事檔案管理方式。我國傳統的人事檔案管理方式效率低，如果需要對個人進行考察和檔案調動必須通過一系列程序而且檔案中個人信息只有本單位的人事檔案管理人員可以閱讀查看，一旦出現轉移檔案，還要經過專門的管理人員批準，因此辦事效率不高。

三、新時代背景下我國人事檔案的發展方向

1.樹立以人為本的管理理念。從現代人事管理角度來看，現存的人事檔案管理制度具有信息不對稱的問題，這與“以人為本”的理念相悖。只有樹立正確的思想意識，才能對人事檔案管理制度進行科學合理的改革，使人事檔案轉變成一個透明、開放的平臺，繼而保障檔案當事人的權利，實現共贏的最終目的。

2.培養高技能專業型的檔案管理人才。要想徹底對人事檔案管理進行改革，人才是進步的關鍵。專業的檔案人才所用的管理理念較為新穎，而且擁有現代化科技技能和先進的管理模式，便于對傳統人事檔案管理方式進行革新，提升人事檔案的有效性，為群眾提供更好的服務。目前，我國已經在15所院校開設了檔案管理專業，從中可以看出我國企事業單位對檔案管理的關注度。因此，一定要加大檔案管理人員的培訓，以便促進人事檔案管理的改革進程。

3.人事檔案信息網絡化、標準化、數字化。首先，從人事檔案信息網絡化來說，借助互聯網平臺，遵循檔案管理條例的前提下，對人事檔案信息資源實現跨區域共享。與此同時，基于人事檔案具有保密性特點，對擁有人事檔案保管的相關部分給予查閱權限，使其通過網絡可以自由查看檔案信息。反之，沒有保管權限的企事業單位則不可查閱。其次，人事檔案信息趨于標準化。人事檔案管理發展進程中，以系統軟件對人才信息資源實現整合，以較為便捷的方式實現全國人才信息資源共享，在網絡化和軟硬件的條件支持下，促進人事檔案信息標準化，以便在全國范圍內進行統一調配。最后，在計算機技術的支持下，我國人事檔案管理正逐漸向數字化趨勢發展。數字化信息系統的基礎平臺應注意：第一，制定數字化信息系統框架，選定相應的軟件，制定檔案輸入規范標準；第二，保障傳統紙質檔案資料和數字資料之間的協調統一；第三，加強后期管理力度，關注應用軟件是否需要升級的需求性。

我國的人事檔案與員工的工資待遇、勞務保障等方面有著極為緊密的聯系，是員工的背景、學歷和資歷的有效憑證。隨著我國經濟改革速度加快，對人事制度提出了新的要求。針對當前人事檔案管理制度存在的弊端，迫切需要結合我國實際情況進行深化和改革，提高我國在人事檔案管理工作上的服務水平和質量。

［1］鄧 純.人事檔案管理模式創新研究［J］.職業，2015

［2］李淑艷.提升人事檔案在人力資源管理中的功能［J］.蘭臺世界，2015

［3］鮑群濤.我國人事檔案管理發展方向的探索［J］.才智，2013

ISSN2095-6711/Z01-2015-11-0235