淺談信息時代對企業檔案管理的認識

遲英嬌

檔案是對企業生產經營活動的全面記錄和總結，對企業的發展具有至關重要的作用，因此，如何完善檔案管理與提高檔案的利用效率成為現下企業關注的熱點問題。隨著時代的發展，信息化已經普遍應用于我們的日常工作和生活中，也逐漸成為檔案管理的重要載體。目前，大部分企業檔案管理已完成由人管向電子管理的重要轉變，檔案管理軟件也應運而生，如財務管理軟件、人事檔案管理軟件等，檔案管理思路日漸清晰，管理方法也日趨完善，但就目前檔案管理現狀而言，仍存在疏于管理、管理措施不到位或管理方式落后等現象。

1 轉變檔案管理思想，認識檔案的重要性

目前企業檔案主要分為：人事檔案、財務檔案、科技檔案和文書檔案。以科技檔案為例，它涉及的范圍面非常廣，不僅是連接生產經營活動的紐帶，更是反映項目建設情況的重要依據，科技檔案中的工程項目建設檔案資料是對整個建設工程過程的實際記錄，包括工程從立項審批、可行性研究、初步設計到招投標、施工、再到竣工階段的各項活動，加強工程檔案資料的編制與管理工作首先要認識到工程檔案的重要性：工程檔案有效記錄的工程施工過程，可及時汲取教訓、總結經驗，并為項目后期的維修、改建等提供有力依據。一套完整、成熟的工程檔案凝聚了前期相關項目建設的經驗，為處理施工過程中的各種問題提供了有力的參考。對于危險系數較高的行業，為避免安全事故的發生、健全安全管理體系、完善施工措施和章程、健全崗位責任制，怎樣使用和借鑒相關文獻、檔案資料使之有效的為本項目的施工管理服務就顯得尤為重要。只有認識到檔案的重要性，才能擺脫部分企業重生產輕檔案的現狀，才能更好的完善檔案管理制度、優化檔案管理體系，讓檔案發揮出更大的利用價值。

2 夯實檔案管理基礎，保證檔案資料的完整性

企業單位須建立和完善檔案管理體系、制度，配備適合的專、兼職檔案管理人員，優化檔案存放環境，嚴格按照國家標準和地方標準循序漸進的完成檔案管理工作。

每一套完整的工程項目檔案都是經過一道道工序精雕細琢而成，而鏈接每道工序的關鍵就是檔案管理人員，要夯實檔案管理基礎就必須提高檔案管理人員素質和管理水平，一個優秀的檔案管理人員必須具備豐富的檔案管理知識，并懂得如何把理論應用到實踐中來。尤其是工程檔案的歸檔和整理過程繁瑣，所涉及的內容專業性都非常強，如果檔案人員不具備對工程資料的了解，就無法分辨出資料是否齊全，無法按礦、土、安三類工程的存檔要求歸檔。隨著各種檔案管理軟件的應用，為檔案的歸檔、檢索和利用提供了方便快捷的新方式，電子版目錄的出現減少了檔案資料的流失，保存時間也更久遠。

因此，要跟上時代的步伐，檔案管理人員必須具備與時俱進的能力和不斷學習的精神，學會在工作中尋找新的方式方法，在提高工作效率的同時及時了解和掌握與檔案有關的政策法規。隨著國家針對重大項目檔案驗收政策的不斷完善，各相關企業也逐漸提高了對檔案重要性的認識程度，但是目前購買檔案管理軟件的費用并不低，檔案管理軟件需要有一定電腦和系統操作經驗的人才能使用。因此要使檔案管理方法由新技術管理完全代替人工管理還需要一定的時間。

要充分發揮檔案資料的利用價值，還需要不斷完善檔案資料的前期整理工作。各類資料在驗收合格準備入檔時，應按各單位的檔號編制要求給檔案資料分類和編制檔號，這也是對檔案管理人員的又一要求。檔案資料管理人員應熟悉資料的屬性，了解資料所包含的內容，只有對資料有足夠的認識才能有一個準確的分類。檔案資料的整理是一件繁瑣的工作，各個環節都需要檔案管理人員有足夠的耐心和細致入微的觀察、認識，像檔案盒脊的填寫，加蓋檔號章，填寫檔號等都是細小的工作，只有靜下心來逐一完成，周期長、范圍廣。企業應進一步貫徹檔案管理的重要導向，強化檔案管理意識，引導員工在自己鍛煉出業務過硬、作風扎實、愛崗敬業、勤于學習、嚴于律己、協作溝通能力強的工作崗位。

按國家要求，檔案資料應配備專門的存放地點，專人負責保管，對存放地點更是有一定要求的，比如存放室應通風，避免陽光直射，是否有防火、防蟲、防濕等措施，涉密文件資料應單獨存放，檔案資料存放地點的選擇直接影響了檔案資料能否長時間保存，企業在選址時應首先考慮當地的氣候特點，樓層的選擇，根據企業自身屬性的不同，檔案資料的存放數量也會有所區別。如一個企業的業務范圍較廣，就應選擇寬敞、明亮的檔案存放地點。為了方便檔案資料的搬運、存放、借閱，檔案資料最好存放在樓層較低的辦公地點。

3 密切各相關部門的配合，明確檔案管理職責

檔案管理工作須具備清晰的管理思路，首先應制定符合企業自身管理的相關制度，以建章建制為前提，讓各項工作有章可循。只有在制度中明確規定檔案資料的管理流程、歸檔范圍、歸檔要求、審核依據，讓各部門在工作中有章可循，了解檔案資料組卷的基本要求，更好的完成本部門、本崗位的工作任務。其次，應在制度中明確各相關部門及人員職責，只有明確責任才能在工作中更加認真，增強工作的主動性、積極性。獎罰有度還可以進一步確保檔案資料的完整性，追究對檔案資料造成遺失的部門、人員責任。檔案管理制度中對各部門之間的銜接要有相關要求，加強各相關部門及人員之間的配合程度，以信息化為媒介，利用網絡和檔案管理軟件快捷、高速的傳播特性，第一時間了解檔案資料的進展情況，加快了整改速度，增強了工作進展時間節點。最后，檔案管理工作脈絡交錯相連，一般企業都設有檔案初審、復核部門，且各部門之間獨立完成各自工作，密切配合并互檢互補。以竣工資料為例，資料在歸檔前要經過施工單位編制、監理單位審核、質檢部門復核、建設單位技術員對資料內容進行查驗、最后經由檔案管理人員組卷、歸檔（有些單位檔案部門分二級復核）。這樣一個完整的工作流程即離不開各部門的密切配合，也離不開制度的明確要求，一方面可以確保檔案資料的完整性，又可互補互約，環環相扣，在資料驗收前完成資料的整改工作，方便驗收工作的順利進行。

4 加強信息化管理，提高檔案資料利用率

在現代信息技術發展的今天，計算機的應用領域已拓展到政治、經濟、文化、軍事、科技等我們能夠認識的各個領域。面對計算機技術在管理創新中的應用，提高檔案資料利用效率，推進管理現代化必須與技術創新、技術進步結合起來，同步進行，統籌考慮。新技術、新系統不僅可以提高工作效率，方便搜索、查找資料，還可以利用系統設定權限，實現資源共享。以科技檔案為例，在檔案軟件沒有普及之前，很多企業用的最多的是EXCEL表格，建立表格版案卷目錄和卷內目錄，這種方式相較于手寫版目錄確實字跡清晰，查找方便，但它仍有很多弊端，如表格版的案卷目錄必須和卷內目錄分開，存在于一個表格內會混淆案卷內容，打印更加不便。檔案管理軟件較EXCEL表格的另一顯著優勢是系統可以實時更新，只要根據公司要求設定好權限，可以隨時輸入隨時更新，即使管理層面不在同一地點，也可隨時查看檔案資料入檔情況，并完成遠程指導。檔案管理軟件的搜索功能也較表格有所發展，查找某一資料時，如無法記清資料名稱，可在檔案軟件搜索功能中輸入資料名稱的關鍵字，馬上就可查出資料所在位置。檔案管理軟件的功能還有很多，信息化、自動化的操作系統，實現了信息的“整合”、“集成”、“處理”，企業能把資源利用在實處。

在企業發展前進的道路上，就要打破原有的慣性思維定勢，梳理動態性思維觀念和與時俱進的觀念，與時俱進，創新思維，以高起點、高標準、高質量為要求，從結果出發想辦法，從目標出發提升執行力，盡一切努力最終實現企業發展再上新臺階。