影響高校實施數字檔案館建設的因素分析

杜玉春　申昌安　胡紅

摘 要：本論文從高校開展數字檔案資源建設實踐的角度出發，通過對目前高校數字檔案資源建設的現狀調查分析，深入剖析高校數字檔案資源建設中所出現的各種問題及制約因素，為提出符合高校的數字檔案資源建設對策提供參考依據。

關鍵字：高校；數字檔案館；問題

科研項目：江西省高等學校檔案科研課題資助（jxgxdakt-2012038）

1 背景

隨著信息技術的迅速發展，Internet的普及和電子文檔的大量產生，數字檔案資源建設已經成為國內外檔案學界關注的熱點。

2012年，楊冬權在全國檔案局長館長會議上提出與全面建成小康社會相適應的檔案工作目標，大力發展數字檔案館，推動綜合檔案館館藏檔案數字化進程。

2014年，中共中央辦公廳、國務院印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，要求檔案工作人員加快推進傳統載體檔案數字化，切實推進檔案存儲數字化工作，促進資源共享。

2 數字檔案館

廣義的數字檔案館又稱為數字檔案館群，是一個由眾多檔案信息資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數字檔案館集合，是一種基于網絡環境下的數字化信息共建共享的社會檔案館系統，是一個以有序的信息空間和開放的信息環境為特征的，面向對象的分布式網狀結構模式。

狹義的數字檔案館是一個電子化信息的倉儲，能夠存儲大量各種形式的信息，用戶可以通過網絡方便地訪問它，以獲得這些信息，并且其信息存儲和用戶訪問不受地域限制。[2]

狹義的數字檔案館與廣義的數字檔案館，是一個當前目標與長遠目標的關系，建立廣義的數字檔案館必須以狹義的數字檔案館為基礎。綜上，高校數字檔案館是依托高等學校的電子化信息存儲，能夠存儲大量各種信息。用戶可以不受地域限制，通過網絡授權訪問它，獲取各種檔案信息。

3 高校數字檔案館建設存在的問題

3.1 基礎設施與技術人才的短缺

基礎設施建設是檔案管理信息化的重要保障條件，必須大力加強基礎設施建設，改善軟硬件條件，使檔案管理實現標準化、規范化、科學化。經費投入不足是基礎建設不到位的主要原因。由于缺乏足夠的資金投入，很多高校的檔案設施設備相對落后和簡單。

數字檔案館建設依靠的是物力和人力的綜合投入。技術人才在數字檔案館建設中是最重要的建設資源，是數字檔案館構建與運作的關鍵。數字檔案館不僅僅關注檔案的實體管理，更關注檔案的獲取和整合檔案信息的能力。數字檔案館建設強調檔案工作者的專業知識、技術能力、信息素養等等。數字檔案館的建設依賴于通訊和網絡，需要信息能力強和技術素養高的人才與之相適應。目前高校檔案館的人員知識結構遠遠達不到這個要求，這將成為制約高校數字檔案館建設的瓶頸問題。

3.2 管理模式滯后

1.歸檔流程需要完善

近年來，在數字校園建設的帶動下，高校數字檔案館建設得到了長足的發展。高校數字檔案館建設包括檔案資源數字化建設、檔案信息數據庫建設、檔案信息資源的開發利用等。檔案信息化工作模式短時間內難以成為檔案工作的主流，造成檔案信息化建設滯后，與當前信息化發展趨勢不相協調。多數高校已經開始實施數字檔案館建設，但是由于工作人員對傳統檔案管理模式的沿襲，信息化手段的不成熟，部分高校的檔案工作采取的是人工進行歸檔操作，對一些檔案信息進行人工筆錄、歸類以及統計。管理模式依舊以實體檔案為主，雖然采用計算機與信息技術進行輔助管理，但多數高校僅限于對檔案目錄的信息化管理，檔案全文信息化管理還處于起步階段。

在對紙質檔案數字化的過程中，面臨的主要問題有：數字化目的不明確，管理過程不規范，數字副本命名不規范，數字副本色彩模式不正確，缺乏基本的質量控制程序。

各高校數字檔案館建設模式不一，各類檔案的收集歸檔流程常會出現中斷。數字檔案歸檔一般有兩種歸檔方式即物理歸檔和邏輯歸檔。物理歸檔是指將數字檔案拷貝到脫機保存的載體上向檔案部門移交。邏輯歸檔是指在單位內部以實現網絡化，各部門和檔案部門都已成為網上一個節點的條件下，各部門將本部門形成的電子文件通過網絡傳輸到檔案部門、或按檔案部門的要求加工后進入網絡規定地址，在線歸檔后供本單位各部門查閱。

在收集歸檔流程中，比較突出的問題有：文書類電子文件會因為數字化校園系統電子文件管理功能的普通缺失導致收文不完整；聲像類電子檔案常常是難以篩選抑或是全無保存；新型電子文件，如網頁類、社交媒體類、數據庫類、動漫文件，更是缺乏歸檔規范，暫無歸檔范圍、整理規則、保管期限表以及格式、元數據等各項基本要求。

2.服務觀念有待提升

高校檔案館目前還是傳統管理模式，信息服務手段單一。多數高校能夠提供查閱、摘抄、復印等服務，有些高校還只能提供到館查詢，不能充分利實現檔案全文查詢。用戶需求對服務提出了速度上的要求，高校檔案館要求用戶到館查詢，嚴重影響現代辦公效率，導致檔案館檔案利用率降低。因此，高校檔案館應為利用者提供更加方便、準確、快捷的信息服務，加快檔案信息化、數字化管理，以滿足各類用戶的需求。

高校檔案收集范圍有待拓寬。按照《高校檔案檔案實體分類法》規定，高校所藏檔案分類如下：黨群、行政、教學工作、科學研究、產品生產、基本建設、儀器設備、出版、外事、財會、人事、特載等。在用戶需求日益復雜的條件下，高校檔案館所保管的檔案門類不能滿足用戶群體的需求。例如，當前，學生就業競爭激烈，假證橫行嚴重影響了部分學生的就業，需要學校為學生開具各種證明，以此維護學校的榮譽和學生的利益。但是部分高校檔案館僅僅有畢業學生的學歷、學位、成績單存檔，對于四、六級英語考試、計算機等級證書、優秀干部等等存檔很少。因此，高校檔案館應積極開展這類檔案信息資源的收集工作，根據館藏來發揮檔案憑證作用，對這些證明根據檔案材料來加以認證。

高校檔案館除了按照傳統的收集范圍來收集檔案，還應該根據用戶群體的不同需求，積極拓展檔案信息資源的收集范圍，只有豐富館藏，優化結構才能更好的實現檔案館信息服務的價值。

3.3 數字檔案信息資源質量缺乏統一標準

《數字檔案館建設指南》指出：數字檔案館建設的目標是：推動館藏檔案資源數字化、增量檔案電子化，逐步實現對數字檔案信息資源的網絡化管理以及分層次多渠道提供檔案信息資源利用和社會共享服務。數字檔案館信息資源建設的最終目標就是通過網絡實現信息資源共享，為用戶提供高質量的信息服務。

檔案資源數字化的過程給檔案信息資源的真實性和完整性帶來了威脅。與傳統檔案相比，數字檔案信息具有易更改性、非直讀性、信息與載體可分離性和系統依賴性等特有屬性，傳統的管理方法顯然已無力法保證其真實性和完整性。

3.4 信息安全

檔案信息的發展使物質載體的儲存量急劇增加，但信息的長期保存技術并沒有得到同步發展。延長數字信息的壽命成為發展數字檔案館的重要問題。計算機軟硬件技術飛速發展，帶來了過時載體，過時載體上的信息不能被當前或將來的軟硬件平臺讀出的問題是數字信息長期保管的重要問題之一。

網絡安全也是數字檔案館無法回避的一個問題。網絡安全問題將會給數字檔案工作帶來巨大的影響。網絡安全問題將導致數字檔案館的網絡系統無法正常運行，大量的歸檔、整理、檢索、查詢工作無法正常開展，直接影響檔案館的運作。

計算機病毒是數字檔案館面臨的重要問題。蠕蟲、木馬和間諜程序對網絡的威脅很大，一旦數字檔案館的網絡成為病毒的受害者，數字檔案館的網絡系統很可能無法幸免。此外，網絡內共享文檔，也為病毒的發展創造了傳播機會。

參考文獻

[1]傅榮校，陳榮紅.數字檔案館模式研究[J].檔案學通訊，2005（4）：44一47.

[2]傅榮校.認識數字檔案館兼論數字檔案館與虛擬檔案館的區別[J].中國檔案，2001（5）：7一11.

[3]張佳麗.數字檔案館建設對檔案工作的影響及其調試對策研究[D].黑龍江大學.2011.

[4]國家檔案局辦公室.數字檔案館建設指南[z]，2010.