淺談高職院校圖書館機構設置及整合

摘 要：高校圖書館是學校教學和科研工作的重要組成部分。長期以來，圖書館傳統的組織機構都是按其業務功能來劃分的，容易造成多頭管理，各自為政的局面，并對圖書館的各項建設工作產生不利的影響。因此，本文嘗試從業務情況的角度來闡述高職院圖書館機構整合的必要性和整合的設想。

關鍵詞：高職院圖書館；機構整合；文獻資源建設

圖書館是搜集、整理、保存和利用各類文獻資源，為一定社會的政治、經濟服務的文化教育機構。而作為文獻信息中心的高等學校圖書館，是學校教學和科學研究工作的重要組成部分，其任務是進行文獻資源的建設和提供知識、信息的服務。

1 圖書館機構設置的現狀與分析

1.1 館內機構設置的現狀

長期以來，傳統的圖書館組織機構一般都是按其業務功能劃分為采訪、編目、流通（借閱）、閱覽等部門。隨著計算機技術和網絡技術日益普及，為了更好地為讀者服務，跟上時代發展的步伐，大多數圖書館，包括占據高等教育半壁江山的高職院校圖書館亦與時俱進，將內部機構設置進行優化與改革。

綜合起來看，各圖書館的組織機構優化主要體現在：

A 成立了“技術部”、“信息咨詢部”，適應了信息技術和網絡資源的飛速發展；

B 進一步簡化業務流程，將采訪和編目合并成“采編部”，等等。

1.2 組織機構分析

筆者訪問了南京幾家具有代表性的高職院校，發現除個別館外，大多數圖書館都下設四個以上的部門，主要包括了資源建設、讀者服務、計算機網絡技術等業務，除此之外，還凸現出以下幾個特點：

A 各高職院校開始重視“參考咨詢”工作，都在館內設置了進行參考咨詢工作的部門。據筆者了解，目前各高職院校開展的參考咨詢工作主要圍繞著館內使用的各數字資源來為讀 者服務。

B 約有半數院校仍單獨設置一個部門來處理期刊工作，名為“期刊部”或“閱覽部”，但亦有不少院校已將期刊部和流通部合并為“讀者服務部”。

C 上述院校圖書館的館員數量在16～21人之間，而這個區間也是大多數高職院圖書館的工作人員數量，據了解，其中約有一半人是在讀者服務崗位。

1.3 可能存在的問題

根據上文的分析，我們看到，目前高職院校圖書館組織機構配置的主線一般為“資源建設”（采編）——“讀者服務”（流通+閱覽）——“信息技術”（技術+參考咨詢），部分館還外加一個館辦公室，部門總數一般在3～5個之間，已基本涵蓋了圖書館的業務，但在具體工作中，往往可能出現以下情況：

首先，資源建設部門（采編部門）在理論上擔綱負責作為圖書館中心業務的資源建設工作，但在實際操作中只負責紙質圖書資源的建設工作，而期刊雜志的建設工作由閱覽部門負責，數字資源的建設由信息技術部門負責，形成了多頭管理，各自為政的局面，尤其是閱覽部門，承擔期刊、報紙的征集、采購、編目以及對讀者的服務工作，儼然成為圖書館中的一個“獨立王國”。

其次，文獻資源的建設工作多頭管理，各自為政，容易在資源建設工作中重復建設、重復采購，造成資源和資金的浪費。

還有，許多學校圖書館的館員數量在二十人左右，相對高職院校圖書館的規模、藏書量及業務開展情況來說，人數應該不少了。但由于館內機構條塊分割，各部門在開展工作時可能會有協作度不夠的現象，甚至在業務繁忙的時候出現“用工荒”。

鑒于上述原因，筆者建議圖書館內設機構應該根據業務情況做進一步的整合，以促進圖書館各項事業的更好發展。

2 如何整合圖書館內設機構

本文在前面已提到，目前大多數高職院圖書館的內設機構一般在3～5個之間，其職能一般按照業務劃分，但由于各種原因，會出現一些問題。簽于此，筆者認為，圖書館可進一步縮減機構數量，若按其具體業務工作的情況來看，其實內設兩個機構便已足夠。下面我們便以圖書館業務工作的具體情況來進行分析與規劃。

2.1 圖書館業務工作的分析

圖書館到底有哪些業務工作？業界一般認為傳統的業務流程是一種文獻流：把文獻作為重點，按文獻資料類型進行采、編、典、閱、借等精細加工。目前，各高校圖書館的機構設置一般是按照文獻類型和功能設置的，隨著信息時代來臨，圖書館正從一個單一的信息存儲機構變為一個大規模的知識管理與服務體系，單純的文獻加工流程和以此為基礎組建起來的組織結構已變得不合時宜。[1]

2.2 機構設置的不合理之處

傳統的圖書館機構設置有著一些不盡合理之處，主要表現在：把不同類型文獻的加工整理以及服務相分離，協調比較困難，不利于文獻整理的標準化、規范化；且部門劃分得過細過多，工作效率低下。

比如，傳統的圖書館將紙質圖書的采訪及加工整理歸采編部，將期刊的采訪、加工整理及閱覽劃歸期刊部；將數字資料的采訪、加工整理及閱覽歸屬技術部，致使各種類型文獻的建設工作被分散到不同的部門，使同種功能的工作不能集中進行，造成各部門業務工作重復交叉，加工整理的標準亦無法統一。[2]

因此，在目前的新形勢下，圖書館機構的設置也應與時俱進，要根據圖書館事業發展的大方向，努力建立起一套更高效的機構體系，并最終建立起一個完善的運行機制。

2.3 圖書館內新部門的規劃與設計

筆者認為，圖書館的業務工作與流程雖然看上去很復雜，但歸根結底，不外乎是文獻資源的建設與文獻資源的服務兩大類。

我們應該將各類文獻資源（包括紙質圖書、期刊、數字資源）的采訪、加工整理都納入“文獻資源建設”的范疇，屬于圖書館業務鏈的上游；而各類資源的宣傳推廣、紙質圖書期刊的借閱、數字資源的使用、參考咨詢工作等都應該納入“讀者服務”的范疇，屬于業務鏈的下游。計算機信息技術保障建設和服務工作的順利進行。由于計算機技術現已在各圖書館普遍應用，并對業務鏈上游的資源建設工作起到了至關重要的作用，我們應將主管計算機技術的業務劃歸資源建設部管理。

因此，圖書館內設機構其實只需有“文獻資源建設部”和“讀者服務部”兩個部門，即可正常運轉。具體地說：

“文獻資源建設部”應整合將過去的“采編部”全部職能、“信息技術部”全部職能、“閱覽部”職能中對于期刊的采訪和加工工作。

“讀者服務部”應整合過去“流通借閱部”的全部職能、“閱覽部”職能中期刊的整理閱覽工作、“參考咨詢部”的全部職能。

根據以上的規劃來看，新形勢下的圖書館，內部只有兩個部門：文獻門資源建設部和讀者服務部，部門內設置若干個業務組：文獻資源部內設有采訪組、編目加工組及技術保障組；而讀者服務部內設借還組、閱覽整理組和參考咨詢組（活動組織）。這樣，各部門、各組各司其職，相互間的工作也沒有重疊、交叉之處，既方便管理，又有利于工作的展開。

3 結束語

當今世界是一個充滿變化的信息社會，圖書館的管理體系也在隨著時代的變化而發生深層次的變化。高校圖書館只有不斷革新，打破傳統思維模式，積極有效的進行組織重組、改革服務，才能充分發揮為教學科研服務的功能，最大限度滿足全院讀者的需求。

參考文獻

[1]左雪梅，馬功蘭，王曉燕. 基于業務流程重組的圖書館組織變革[J].圖書情況工作. 2011（1）

[2]劉貴富，辛楊. 信息環境下高校圖書館組織機構模式及管理機制研究[J].現代情報，2005（8）

作者簡介

張翼，南京機電職業技術學院，助理館員，研究方向：圖書館資源建設。